HYT 057-2011 海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（正式版）

代替HY/T057—2001海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicad2011-07-08發(fā)布I 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語(yǔ)和定義 4總體質(zhì)量要求 25文件材料的收集積累 25.1收集積累范圍 25.2收集積累種類 25.3收集積累方式 25.4收集積累要求 26文件材料的整理 36.1紙質(zhì)文件材料整理 36.2電子文件整理 67文件材料的歸檔 7.1紙質(zhì)文件材料的歸檔 77.2電子文件的歸檔 88檔案整理 88.1檔案盒排列 88.2編輯檔案盒信息表 98.3建立全宗管理檔案 9檔案的保管、統(tǒng)計(jì)與利用 9.1保管 10檔案的鑒定、移交與銷毀 附錄A(規(guī)范性附錄)文件材料歸檔范圍與保管期限表 附錄B(規(guī)范性附錄)不歸檔文件材料范圍與處理 25附錄C(規(guī)范性附錄)檔案盒與常用表格格式 Ⅲ本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則修訂。本標(biāo)準(zhǔn)代替HY/T057—2001《海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》。本標(biāo)準(zhǔn)在原HY/T057—2001基礎(chǔ)上，按照GB/T1.1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第8號(hào))和DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》,對(duì)結(jié)構(gòu)及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行——增加了新的規(guī)范性引用文件，GB/T11821《照片檔案管理規(guī)范》、GB/T18894—20——?jiǎng)h除了“立檔單位與全宗”(見(jiàn)原HY/T057—2001的第4章);——增加了“總體質(zhì)量要求”(見(jiàn)第4章);第7章、第8章，原HY/T057—2001的第5章、第6章);統(tǒng)計(jì)與利用”(見(jiàn)第9章，原HY/T057—2001的第8章);利用”章節(jié)，修改后為“檔案的鑒定、移交與銷毀” 修改了“文件材料歸檔范圍和保管期限表”,明確界定歸檔文件“定期”的保管年限(見(jiàn)附錄A的附錄A“檔案盒封面”與“檔案盒脊”(見(jiàn)附錄C圖C.5、圖C.6,——?jiǎng)h除了“案卷交接登記表”,增加了“歸檔文件交接手續(xù)表”的格式(見(jiàn)附錄C圖C.8,原——修改了“檔案交接文據(jù)”的格式(見(jiàn)附錄C圖C.12,原HY/T057—2001的附錄A圖A.8);——修改了“檔案銷毀清冊(cè)封面”、“檔案銷毀清冊(cè)”的格式(見(jiàn)附錄C圖C.14、圖C.15,原登記簿封面格式”、“檔案庫(kù)房溫濕度控制登記表”、“文號(hào)目錄”(見(jiàn)原HY/T057—2001的本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家海洋局第二海洋研究所提出。本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)海洋標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/TC283)歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家海洋局第二海洋研究所、國(guó)家海洋局機(jī)關(guān)檔案室、國(guó)家海洋局東海分局、浙江省海洋與漁業(yè)局、國(guó)家海洋技術(shù)中心、中國(guó)海洋檔案館。本標(biāo)準(zhǔn)歷次版本發(fā)布情況為：——HY029.2—1993《國(guó)家海洋局系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》。1海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的基本要求、技術(shù)方法和工作程序。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)海洋管理機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的文件材料歸檔與檔案管理，其他海洋機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適應(yīng)于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則JGJ25—2000檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范國(guó)家海洋局接收海洋檔案進(jìn)館暫行辦法3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T18894、DA/T22、DA/T1界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。海洋管理機(jī)關(guān)文件材料(簡(jiǎn)稱文件材料)oceanicadministrationorgandocument反映國(guó)家各級(jí)海洋管理機(jī)關(guān)在履行其法定職能職責(zé)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄。電子文件electronicrecords通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，照片印件一組為一件、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交2的過(guò)程。物理歸檔physicalfiling把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。[GB/T18894—2002,定義3.6]海洋管理機(jī)關(guān)檔案(簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案)oceanicadministrationorganarchives各級(jí)海洋管理機(jī)關(guān)從事管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的各種載體的歷史記錄。全宗fonds一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。[DA/T1,定義3.6]由說(shuō)明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門(mén)案卷。[DA/T1,定義8.3]4總體質(zhì)量要求歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，真實(shí)和客觀反映本單位機(jī)關(guān)職能職責(zé)各項(xiàng)活動(dòng)的面貌，能夠根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、職權(quán)范圍、職責(zé)分工、文件數(shù)量和特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類，從文件形成、積累到整理歸檔和保管利用應(yīng)始終處于安全狀態(tài)。5文件材料的收集積累5.1收集積累范圍收集積累的文件材料，應(yīng)按照附錄A的規(guī)定執(zhí)行，不歸檔的文件材料，應(yīng)按照附錄B的規(guī)定執(zhí)行。5.2收集積累種類反映本單位機(jī)關(guān)主要職能職責(zé)活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、音像文件、電子文件等各種信息載體，以及題詞、字畫(huà)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物。5.3收集積累方式建立由本單位機(jī)關(guān)職能部門(mén)參加的檔案工作網(wǎng)絡(luò)組織，每個(gè)部門(mén)指定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)收集積累本部門(mén)形成的應(yīng)歸檔的文件材料；單位檔案室工作人員負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理和檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。5.4收集積累要求5.4.1紙質(zhì)文件材料5.4.1.1收集積累的文件材料應(yīng)種類齊全，每一份文件材料應(yīng)內(nèi)容完整，有署名、行文日期、印章等要素，重大活動(dòng)或會(huì)議形成的文件材料應(yīng)成套并系統(tǒng)化。35.4.1.2收集積累的文件材料應(yīng)為原件。已破損的文件應(yīng)予修補(bǔ)，字跡模糊或褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，原件與復(fù)制件一并保存。5.4.2音像文件材料5.4.2.1收集積累的音像文件材料應(yīng)是原版、原件，圖像清晰、聲音清楚、內(nèi)容準(zhǔn)確、具有代表性。5.4.2.2音像文件的說(shuō)明性文字材料，如報(bào)告、文稿、演講稿、解說(shuō)詞等均應(yīng)與音像文件一并收集齊全完整。音像文件的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、攝制人等均應(yīng)同時(shí)記錄。5.4.2.3模擬音像文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)換成數(shù)字音像文件材料，數(shù)字音像文件材料應(yīng)同時(shí)積累。5.4.2.4收集積累過(guò)程中應(yīng)檢查音像文件材料的有效性，并采取防磁、防潮等保管措施。5.4.2.5照片的收集與積累按GB/T11821的規(guī)定進(jìn)行。5.4.2.6重大事件和重要活動(dòng)形成的照片與底片應(yīng)配套收集積累，兩者影像一致，無(wú)照片的底片應(yīng)沖印照片，無(wú)底片的照片或數(shù)碼照片應(yīng)翻拍底片。5.4.3電子文件5.4.3.1凡是本單位在職能工作中形成的、已經(jīng)辦理完畢、具有查考保存價(jià)值的電子文件均應(yīng)歸檔，具體要求按GB/T18894的規(guī)定進(jìn)行。5.4.3.2電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。5.4.3.3電子文件在收集積累過(guò)程中應(yīng)注明文件形成單位、完成日期、題名等文件特征，硬件和軟件等環(huán)境特征和相關(guān)數(shù)據(jù)。5.4.3.4電子文件的最終定稿，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，防止誤修改。5.4.3.5電子文件與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)同時(shí)收集積累。6文件材料的整理6.1紙質(zhì)文件材料整理6.1.1組件與裝訂6.1.1.1組件時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；不同語(yǔ)言版本的文本，中文版本在前，其他文種版本在后。6.1.1.2歸檔文件材料按件裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)不破壞文件原貌，可采取線裝、不銹鋼釘、粘貼等方式。6.1.1.3對(duì)大于A4幅面的文件材料予以折疊。折疊時(shí)，盡量減少折疊層次，折痕處應(yīng)盡量位于字跡外。不宜折疊的文件材料應(yīng)平放或卷放，并可加袋(筒)等檔案裝具。對(duì)小于A4幅面或裝訂線上有文字的文件材料應(yīng)先貼補(bǔ)后裝訂。6.1.2.1分類方法歸檔文件材料采用“年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-保管期限”三級(jí)分類法，機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單或每年形成文件數(shù)量較少的立檔單位，可采用“年度-保管期限”二級(jí)分類法。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。6.1.2.2按年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-保管期限分類先按歸檔文件的形成年度分類，在每個(gè)年度內(nèi)，再按立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置類目，最后根據(jù)保管期限分類。每個(gè)分類過(guò)程應(yīng)按如下方法操作：a)按年度分類過(guò)程中，每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度，一般文件歸入其形成年度，4跨年度形成的文件采取如下方式歸類：1)法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；2)指示、命令等指令性文件歸入簽署年度；3)計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)等文件歸入其針對(duì)年度；4)跨年度的會(huì)議文件歸入閉幕年度；5)多份文件為一件時(shí)，歸入文件形成日期最晚年度。b)按機(jī)構(gòu)分類過(guò)程中，一個(gè)單位(部門(mén))設(shè)置一類，各類的次序可按照本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)序列排列，c)按保管期限分類過(guò)程中，保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年，保管期限對(duì)應(yīng)的歸檔文件范圍見(jiàn)附錄A;保管期限從文件材料辦理完畢的次年1月起算。6.1.2.3按年度-保管期限分類先按歸檔文件的形成年度分類，再根據(jù)保管期限分類。6.1.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列。6.1.3.2不同保管期限的文件，應(yīng)按文件所屬期限分別排列。6.1.3.3不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的文件，按分類方案設(shè)置的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)排列。6.1.3.4成套性文件應(yīng)集中系統(tǒng)排列。6.1.4.1編頁(yè)號(hào)編頁(yè)號(hào)的方法如下：a)以件為單位編頁(yè)號(hào)；b)頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次編頁(yè)號(hào)；c)凡有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均編頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的，在其右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的，分別在其正面的右上角、背面的左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；d)已編頁(yè)號(hào)且正確的不再重編頁(yè)號(hào)。裝訂成冊(cè)的可用原頁(yè)碼，頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)中應(yīng)計(jì)入未統(tǒng)編頁(yè)碼的e)無(wú)法裝訂的圖紙?jiān)谄溆蚁陆俏恢脴?biāo)識(shí)頁(yè)號(hào)。6.1.4.2編件號(hào)編件號(hào)的方法如下：a)室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)，按歸檔文件的永久、30年、10年三個(gè)保管期限分別從“1”起進(jìn)行流水編號(hào)；b)照片印件在背面逐張標(biāo)識(shí)，編號(hào)方式為“件號(hào)一序號(hào)”;c)件號(hào)填寫(xiě)在歸檔章內(nèi)。6.1.4.3加蓋歸檔章歸檔章加蓋在文件首頁(yè)上端空白處或照片印件圖像背面，并逐件加蓋。歸檔章圖樣見(jiàn)附錄C圖C.1。填寫(xiě)內(nèi)容及方式按以下要求：a)全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)；5b)年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如2009,由歸檔部門(mén)文件整理人(兼職檔案員)填寫(xiě)；c)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，由歸檔部門(mén)文件整理人(兼職檔案員)填寫(xiě)；d)保管期限：歸檔文件的保管期限，由歸檔部門(mén)文件整理人(兼職檔案員)填寫(xiě)；e)室編件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)，編制方法見(jiàn)6.1.4.2a);f)館編件號(hào)：移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求標(biāo)注的編號(hào)；g)頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)，空白頁(yè)不計(jì)入。6.1.5編制歸檔文件目錄6.1.5.1歸檔文件目錄應(yīng)依據(jù)分類方案和件號(hào)逐件編制，以實(shí)體一件為一條目錄，內(nèi)容包括：a)件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)；b)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；c)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；d)題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)，外文標(biāo)題應(yīng)翻譯成中文；e)日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20090102;f)頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)；g)備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。6.1.5.2歸檔文件目錄格式見(jiàn)附錄C圖C.2,用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。6.1.5.3歸檔文件目錄按不同保管期限裝訂成冊(cè)并編制封面，封面格式見(jiàn)附錄C圖C.3。6.1.6.1裝盒方法裝盒方法如下：a)按照“永久、30年、10年”三個(gè)保管期限，將歸檔文件分別裝盒；b)同一期限內(nèi)的文件，按照“件”的流水號(hào)排列順序裝盒；c)照片印件及底片按排列順序逐件逐張放置專用照片檔案盒內(nèi)，并按照要求填寫(xiě)照片的文字說(shuō)明信息，同類目?jī)?nèi)照片少時(shí)可以與上一級(jí)類目合并裝盒，但不跨年度；d)絕密級(jí)文件單獨(dú)放入專門(mén)檔案盒保管。6.1.6.2填寫(xiě)備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，格式見(jiàn)附錄C圖C.4,填寫(xiě)內(nèi)容包括：a)情況說(shuō)明：盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)b)整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名；c)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；d)日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。6.1.6.3標(biāo)注檔案盒封面和盒脊信息檔案盒封面式樣見(jiàn)附錄C圖C.5,檔案盒脊式樣見(jiàn)附錄C圖C.6,填寫(xiě)內(nèi)容包括：a)全宗號(hào)：檔案館給定立檔單位的序號(hào)；b)年度：檔案盒內(nèi)文件的形成年度；c)保管期限：檔案盒內(nèi)文件所屬保管期限；6d)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的類目名稱；e)室編起止件號(hào)：檔案盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“～”號(hào)連接；f)館編起止件號(hào)：移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求標(biāo)注的編寫(xiě)；g)盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)，依檔案盒的排列順序從“1”起連續(xù)依次編定，并在同一檔案盒號(hào)目錄內(nèi)保持唯一，歸檔后由檔案室統(tǒng)編；h)密級(jí)：檔案盒內(nèi)文件的最高密級(jí)；i)全宗名稱：構(gòu)成全宗單位的全稱；j)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱：歸檔機(jī)構(gòu)的全稱；k)關(guān)鍵詞：能夠表達(dá)盒內(nèi)文件內(nèi)容主題并具有檢索意義的詞或詞語(yǔ)；1)件數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總件數(shù)。6.2電子文件整理6.2.1電子文件相對(duì)集中組織后存儲(chǔ)歸檔。存儲(chǔ)載體采用一次性寫(xiě)光盤(pán)，音像電子文件可用形成時(shí)的載體歸檔。6.2.2電子文件組織6.2.2.1電子文件按紙質(zhì)文件相同分類方案中的最低一級(jí)類目組織文件。6.2.2.2同類目下的電子文件存儲(chǔ)在同一個(gè)目錄下，以類目名稱作為目錄名。6.2.2.3多個(gè)事由或同一事由下的文件較多時(shí)，按照事由建立子目錄，目錄名應(yīng)基本反映事由。6.2.2.4對(duì)反映同一事由或事物的一組照片應(yīng)集中存放在一個(gè)目錄下。6.2.2.5同類目下的文件比較多或數(shù)據(jù)量大時(shí)，可以單獨(dú)存儲(chǔ)在一個(gè)載體上，需要多個(gè)載體存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)標(biāo)識(shí)順序號(hào)。6.2.2.6同級(jí)類目下文件少時(shí)，可以合并到上一級(jí)類目存儲(chǔ)。6.2.2.7歸檔電子文件不能裸露在載體根目錄下。6.2.3存儲(chǔ)格式歸檔電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用存儲(chǔ)格式，一般格式為：d)視頻文件和多媒體文件：MPEG、AVI;f)數(shù)據(jù)庫(kù)文件：DBF、XLS。6.2.4文件命名6.2.4.1歸檔電子文件名應(yīng)能準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件內(nèi)容。6.2.4.2歸檔電子文件名后綴采用文件存儲(chǔ)格式默認(rèn)的擴(kuò)展名。6.2.4.3同一個(gè)載體內(nèi)的電子文件名應(yīng)唯一。6.2.5載體制作6.2.5.1建立說(shuō)明文件，以readme.txt文件形成存儲(chǔ)在歸檔載體的根目錄下。文件內(nèi)容包括：a)電子文件清單；b)對(duì)無(wú)法轉(zhuǎn)換成指定格式的電子文件，提供其軟硬件運(yùn)行環(huán)境說(shuō)明；c)載體制作相關(guān)信息包括：制作單位(部門(mén))、制作日期、制作人等。6.2.5.2歸檔光盤(pán)刻錄前，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件以及所在機(jī)器進(jìn)行病毒查殺。6.2.5.3建立光盤(pán)卷標(biāo)，按年度排流水號(hào)，以7位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，前4位表示年度，后3位表示光盤(pán)76.2.5.4歸檔載體可讀性檢查，核實(shí)歸檔電子文件的一致性、有效性和完整性。6.2.6載體標(biāo)識(shí)和包裝6.2.6.1每一個(gè)歸檔載體應(yīng)有標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容包括：載體編號(hào)、類目名、密級(jí)、6.2.6.2歸檔光盤(pán)標(biāo)識(shí)打印在專用的光盤(pán)標(biāo)簽上，或用帶光盤(pán)打印架的噴墨打印機(jī)打印在光盤(pán)背面。6.2.6.3歸檔載體應(yīng)有外包裝，外包裝標(biāo)識(shí)內(nèi)容與載體標(biāo)識(shí)一致。光盤(pán)外包裝選用方型的硬塑料盒，每張盤(pán)片獨(dú)立包裝。6.2.7編目6.2.7.1電子文件的著錄應(yīng)按照DA/T18進(jìn)行著錄。6.2.7.2歸檔電子文件目錄按逐個(gè)盤(pán)、逐個(gè)錄下文件數(shù)量多且屬同類型文件，可建立到目錄級(jí)。6.2.7.3填寫(xiě)歸檔電子文件目錄，歸檔電子文件目錄格式見(jiàn)附錄C圖C.7:a)載體編號(hào)：標(biāo)識(shí)歸檔電子文件載體的唯一序號(hào)，按年度排流水號(hào)，方法同6.2.5.3,b)文件名：歸檔電子文件的計(jì)算機(jī)文件名稱；c)路徑名：歸檔電子文件在該載體的路徑全名；d)文件內(nèi)容：歸檔電子文件的簡(jiǎn)要描述；e)形成時(shí)間：歸檔電子文件的形成日期(計(jì)算機(jī)修改日期);f)版本代碼：電子文件版本代碼分別為：M——草稿性電子文件、U——非正式電子文件、F——正式電子文件；g)類別代碼：電子文件類別代碼分別是：T——文本文件、I——圖像文件、G——圖形文件、i)互見(jiàn)件檔號(hào)：對(duì)應(yīng)的紙介質(zhì)歸檔文件的檔號(hào)；7文件材料的歸檔7.1紙質(zhì)文件材料的歸檔7.1.1.1歸檔的文件材料，應(yīng)一律蓋歸檔章并填寫(xiě)相應(yīng)內(nèi)容。7.1.2.1整理部門(mén)應(yīng)按不同保管期限和單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)順序排列檔案盒，填寫(xiě)歸檔文件交接手續(xù)表(見(jiàn)7.1.2.2交接雙方應(yīng)逐盒點(diǎn)交，并檢查檔案質(zhì)量。質(zhì)量合格的，移交人、接收人履行簽字手續(xù)。不符合質(zhì)量要求的，退還整理部門(mén)限期整理完善后再歸檔。7.1.3歸檔時(shí)間文件材料應(yīng)于形成年度的次年6月底以前完成歸檔。87.2電子文件的歸檔7.2.1歸檔原則電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”原則。電子政務(wù)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)制成相同內(nèi)容紙質(zhì)文件并與原電子文件的存儲(chǔ)載體一同歸檔，形成兩種介質(zhì)，兩套同一內(nèi)容的檔案，并使兩者建立互聯(lián)。7.2.2歸檔方式7.2.2.1電子文件歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。使用單機(jī)和局域網(wǎng)條件有限的單位，直接進(jìn)行物理歸檔。具有穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和嚴(yán)密的安全管理措施以及對(duì)內(nèi)容重要的電子文件制作紙質(zhì)版本的單位，可先實(shí)施邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。7.2.2.2邏輯歸檔邏輯歸檔按如下要求執(zhí)行：a)歸檔電子文件應(yīng)具有該電子文件的元數(shù)據(jù)；b)歸檔的電子文件的物理地址應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)采用可靠安全的備份措施；c)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換措施，并做好相關(guān)記錄，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤運(yùn)行于新系統(tǒng)；d)網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。7.2.2.3物理歸檔物理歸檔按如下要求執(zhí)行：a)歸檔電子文件存儲(chǔ)載體應(yīng)標(biāo)注：載體編號(hào)、密級(jí)、保管期限、存檔日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)；b)歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)、完整、有效、無(wú)病毒，載體外觀無(wú)劃痕，清潔完整，登記表、軟件、說(shuō)明資料等齊全；c)辦理歸檔手續(xù)時(shí)，電子文件產(chǎn)生部門(mén)和檔案部門(mén)填寫(xiě)歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表(見(jiàn)附錄C圖C.9),一式三份，一份復(fù)制件留電子文件形成部門(mén)自存，兩份(含原件)交檔案部門(mén)保存；d)物理歸檔的電子文件載體一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套供查閱使用。套別用7.2.3歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔同步進(jìn)行。8檔案整理8.1檔案盒排列8.1.1依據(jù)全宗內(nèi)分類方案，將檔案盒分別歸類。8.1.2全宗內(nèi)分類編號(hào)方案應(yīng)根據(jù)檔案盒內(nèi)容和載體形式，統(tǒng)一采用年度、組織機(jī)構(gòu)或年度、問(wèn)題的方法編制。8.1.3全宗分類方案及其編號(hào)應(yīng)前后保持一致，不得隨意變動(dòng)。98.2編輯檔案盒信息表8.2.1編輯要求檔案盒信息表按年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限逐盒編寫(xiě)。8.2.2檔案盒信息表編輯方法8.2.2.1檔案盒信息表內(nèi)容檔案盒信息表封面及內(nèi)容格式見(jiàn)附錄C圖C.10和圖C.11,填寫(xiě)內(nèi)容包括：a)檔案盒號(hào)：檔案盒的順序號(hào)，依檔案盒的排列順序依次編定。在同一檔案盒號(hào)目錄內(nèi)，不得出b)關(guān)鍵詞：能夠表達(dá)盒內(nèi)文件內(nèi)容主題并具有檢索意義的詞或詞語(yǔ)，如“海洋廳局長(zhǎng)會(huì)議”、“海c)保管期限：檔案盒封面上標(biāo)識(shí)的保管期限；d)文件件數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總件數(shù)；e)文件頁(yè)數(shù)：盒內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)；f)密級(jí)：檔案盒封面上標(biāo)識(shí)的密級(jí)；g)保密期限：檔案盒封面上標(biāo)識(shí)的保密期限；檔案盒封面僅標(biāo)識(shí)密級(jí)而未標(biāo)識(shí)保密期限者，其保密期限分別按秘密級(jí)10年、機(jī)密級(jí)20年、絕密級(jí)30年標(biāo)識(shí)；h)備注：檔案盒的必要說(shuō)明文字。8.2.2.2檔案盒信息表份數(shù)8.3建立全宗管理檔案8.3.1全宗卷的主要內(nèi)容8.3.1.3檔案鑒定材料：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與8.3.1.4檔案保管材料：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。8.3.1.5檔案統(tǒng)計(jì)材料：檔案收進(jìn)、移出統(tǒng)計(jì)，檔案基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。8.3.1.6檔案利用材料：全宗介紹、大事記、利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。8.3.1.7檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。8.3.2全宗卷的整理8.3.2.1全宗管理中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)積累，適時(shí)整理組件。8.3.2.2全宗卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題-時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，順序?yàn)椋喝诮榻B、立檔單位大事記以及檔案8.3.2.3全宗卷內(nèi)文件材料應(yīng)按其形成順序編件號(hào)、裝訂、裝盒保存。在此基礎(chǔ)上編制其文件目錄。9檔案的保管、統(tǒng)計(jì)與利用9.1.1保管要求9.1.1.1庫(kù)存檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類、統(tǒng)一編號(hào)、系統(tǒng)排架。入庫(kù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案盒號(hào)順序，由左到右，由上而下直立排列，并預(yù)留架位空間。9.1.1.2檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。9.1.1.3制定符合本單位檔案保管實(shí)際情況的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。9.1.2保管環(huán)境9.1.2.1庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防防震等防護(hù)功能。9.1.2.2紙質(zhì)檔案保管環(huán)境應(yīng)按JGJ25—2000的規(guī)定進(jìn)行。9.1.2.3歸檔電子文件載體保管環(huán)境應(yīng)按GB/T18894的規(guī)定進(jìn)行。9.1.2.4照片印件保管環(huán)境應(yīng)按GB/T11821的規(guī)定進(jìn)行。9.1.3安全維護(hù)9.1.3.1對(duì)于受損或易損的檔案，應(yīng)及時(shí)采取修補(bǔ)等措施加以保護(hù)，確保檔案的安全完整。9.1.3.2每年應(yīng)檢查兩次館(室)藏檔案資料的情況，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄相關(guān)信息和處理結(jié)果。9.1.3.3定期檢查庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄相關(guān)信息和處理結(jié)果。9.1.3.4對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)應(yīng)按GB/T18894的規(guī)定進(jìn)行。9.2.1統(tǒng)計(jì)形式機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)分為專門(mén)統(tǒng)計(jì)和綜合統(tǒng)計(jì)。9.2.2統(tǒng)計(jì)要求9.2.2.1機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)能反映機(jī)關(guān)檔案及其工作現(xiàn)象和數(shù)量特征，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)及時(shí)和準(zhǔn)確，歷次統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)保持連續(xù)性。9.2.2.2專門(mén)統(tǒng)計(jì)要求由本單位根據(jù)具體情況確定，建立內(nèi)部統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)工作機(jī)制。9.2.2.3綜合統(tǒng)計(jì)(含上級(jí)機(jī)關(guān)年度統(tǒng)計(jì)任務(wù))按照任務(wù)下達(dá)時(shí)的要求進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)結(jié)果一式兩份，一份提交給任務(wù)下達(dá)單位(部門(mén)),一份由本單位永久保存。9.2.2.4定期分析統(tǒng)計(jì)結(jié)果，編制統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，評(píng)價(jià)各項(xiàng)工作效能，查找存在問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。9.2.3統(tǒng)計(jì)內(nèi)容9.2.3.1專門(mén)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括：a)檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案各類和檔案載體形式，以及不同種類、不同載體形式的檔案數(shù)量；b)檔案質(zhì)量情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案歸檔率和齊全率。檔案歸檔率為實(shí)際歸檔工作個(gè)數(shù)與應(yīng)歸檔工作個(gè)數(shù)的百分比，檔案齊全率為實(shí)際歸檔文件數(shù)量與應(yīng)歸檔數(shù)量的百分比；c)檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)：包括各種保管期限、各種秘密等級(jí)的檔案數(shù)量。9.2.3.2綜合統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括：d)檔案編研情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案編e)檔案移交銷毀統(tǒng)計(jì)：包括本年向檔案館移交檔案(盒)件數(shù)量、本年銷毀檔案(盒)件數(shù)量；9.3.1利用要求檔案利用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密的法律法規(guī)，以及檔案利用規(guī)章制度。9.3.2檔案借閱9.3.2.1按借閱檔案的權(quán)限、程序，本單位工作人員可借閱本部門(mén)產(chǎn)生的檔案，借閱其他部門(mén)形成的檔案應(yīng)征得檔案產(chǎn)生部門(mén)的同意。9.3.2.2外單位人員查閱機(jī)關(guān)檔案，需持有效證件，經(jīng)主管檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提供，必要時(shí)應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)審批。9.3.2.3閱覽檔案應(yīng)在檔案借閱室進(jìn)行，電子檔案閱覽應(yīng)配備專用設(shè)備。9.3.2.5復(fù)制檔案或抄錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，復(fù)制件或抄錄內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案復(fù)制件印章后方能生效。9.3.3檔案開(kāi)發(fā)9.3.3.1建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、機(jī)關(guān)檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用系統(tǒng)等，實(shí)施計(jì)算機(jī)檢索利用檔案信息。9.3.4利用效果分析9.3.4.1建立機(jī)關(guān)檔案利用效果反饋記錄，檔案利用效果記錄表格式見(jiàn)附錄C圖C.12。9.3.4.2對(duì)機(jī)關(guān)檔案利用效果進(jìn)行定期的分析、編制機(jī)關(guān)檔案利用分析報(bào)告，總結(jié)機(jī)關(guān)檔案利用取得的經(jīng)驗(yàn)和存在問(wèn)題，提升機(jī)關(guān)檔案利用效益。機(jī)關(guān)檔案鑒定分為保存價(jià)值的鑒定和移交進(jìn)館的鑒定：a)保存價(jià)值的鑒定：對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，重新確定歸檔文件的保管期限；對(duì)于保管期限已滿失去保存價(jià)值的文件應(yīng)按規(guī)定予以銷毀；b)移交進(jìn)館的鑒定：對(duì)機(jī)關(guān)檔案是否符合進(jìn)館條件進(jìn)行鑒定。保管期限一般每3年～5年集中鑒定一次，密級(jí)鑒定時(shí)間和機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館鑒定時(shí)間由相關(guān)工作要求確定。10.1.3.1成立鑒定小組機(jī)關(guān)檔案鑒定小組由檔案管理部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)相關(guān)人員、檔案人員及特邀專家組成。機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)組織編制鑒定實(shí)施方案，內(nèi)容應(yīng)包括鑒定范圍、鑒定內(nèi)容、鑒定依據(jù)、鑒定步驟、鑒定人員和負(fù)責(zé)人組成等。10.1.3.3實(shí)施鑒定方案按照鑒定方案，審閱符合鑒定范圍內(nèi)的每份文件，對(duì)文件的鑒定內(nèi)容做出判斷，記錄相關(guān)文件信息，填寫(xiě)機(jī)關(guān)檔案鑒定記錄表。鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組撰寫(xiě)鑒定工作報(bào)告，與機(jī)關(guān)檔案鑒定記錄表、鑒定意見(jiàn)一并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。10.1.3.5歸檔鑒定記錄檔案鑒定工作中形成的方案、記錄、報(bào)告等材料應(yīng)歸檔保存。10.2.1.1列入國(guó)家海洋檔案事業(yè)規(guī)劃范圍應(yīng)移交的檔案，連同檢索工具及參考資料一并向國(guó)家級(jí)海洋專業(yè)檔案館移交。10.2.1.2撤銷或合并單位(機(jī)關(guān)),應(yīng)將全部檔案、全宗卷、檢索工具、編研材料、參考資料向國(guó)家海洋管理機(jī)關(guān)指定的接收單位(機(jī)關(guān))移交。10.2.2.1對(duì)列入進(jìn)館的檔案應(yīng)編制移交目錄。10.2.2.2檔案移交應(yīng)填寫(xiě)檔案交接文據(jù)(見(jiàn)附錄C圖C.13),一式二份。10.2.2.3移交檔案運(yùn)送按照《國(guó)家海洋局接收海洋檔案進(jìn)館暫行辦法》執(zhí)行。10.2.2.4檔案移交和接收雙方按照檔案移交目錄，清點(diǎn)檔案文件無(wú)誤后，在檔案交接文據(jù)上簽字，各執(zhí)一份存查。10.3.1經(jīng)鑒定需要銷毀的機(jī)關(guān)檔案，由檔案部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)和建議，并編制書(shū)面報(bào)告和檔案銷毀清冊(cè)，書(shū)面報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檔案鑒定情況和銷毀的理由和依據(jù)。檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，式樣見(jiàn)附錄C圖C.14和圖C.15。10.3.2經(jīng)鑒定需要銷毀的機(jī)關(guān)檔案，必須報(bào)請(qǐng)單位(機(jī)關(guān))主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可銷毀。10.3.3經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)送指定地點(diǎn)化為紙漿或焚毀；磁性載體的檔案，應(yīng)連同紙質(zhì)檔案一并銷毀或物理清除。10.3.4銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前對(duì)銷毀的檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。10.3.5銷毀檔案過(guò)程中形成的申請(qǐng)、報(bào)告、清冊(cè)等文字材料應(yīng)歸檔保存。(規(guī)范性附錄)文件材料歸檔范圍與保管期限表表A.1給出了文件材料歸檔范圍與保管期限。表A.1文件材料歸檔范圍與保管期限表A本單位召開(kāi)的黨員的代表大會(huì)、紀(jì)律檢查委員會(huì)、工、青、婦等社團(tuán)組重要賀電、賀信，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文10年本單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、行政辦公會(huì)議的會(huì)議記錄本單位召開(kāi)的勞動(dòng)模范、先進(jìn)單位、先進(jìn)工作者等表彰請(qǐng)示、批復(fù)、通知、報(bào)告、總結(jié)、決定、紀(jì)要、事跡材料、受獎(jiǎng)名單、本單位為主辦的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決本單位為協(xié)辦的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要10年本單位承辦(參加)國(guó)際會(huì)議、雙邊會(huì)議、大型展覽會(huì)請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告(原文及譯文)委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登學(xué)會(huì)組織召開(kāi)的歷次代表大會(huì)、年會(huì)、理事會(huì)議、常務(wù)理事會(huì)議、學(xué)會(huì)議的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、紀(jì)要、學(xué)術(shù)論文和領(lǐng)導(dǎo)B針對(duì)本單位和屬于本單位主管業(yè)務(wù)范圍以內(nèi)并要執(zhí)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和知名人士為本單位的題詞、題字、書(shū)畫(huà)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的同級(jí)單位制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位視察、檢查本單位工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像、本單位領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要講話、電話記錄，向上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要的一般的本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專題本單位制發(fā)的(包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的)方針政策性法規(guī)性、中長(zhǎng)本單位各種普查、檢查工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、記重要的一般的C海洋主體功能區(qū)、海洋事業(yè)發(fā)展、海洋經(jīng)濟(jì)發(fā)展、海洋信息化以及單位綜合申報(bào)審核海洋法律法規(guī)及規(guī)章草案材料海洋經(jīng)濟(jì)、海洋統(tǒng)計(jì)的管理法規(guī)、規(guī)章制度和海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查10年《中國(guó)海洋年鑒》、《海洋事業(yè)發(fā)展公報(bào)》和中國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)行政復(fù)議、行政訴訟、聽(tīng)證、國(guó)家賠償?shù)纫?guī)范性、政策海洋功能區(qū)劃及海岸保護(hù)與利用規(guī)劃、區(qū)域用海規(guī)劃圍填海計(jì)劃管理用海管理、海域使用權(quán)登記、海域使用權(quán)登記證書(shū)、原始材料登記冊(cè)、發(fā)海域使用管理法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性、政策性文件、海洋設(shè)施、海底電纜管道、海上人工構(gòu)造物的管理海域使用論證、評(píng)估及國(guó)家海域使用動(dòng)態(tài)監(jiān)視監(jiān)測(cè)管理系統(tǒng)有關(guān)管理辦法、國(guó)家海域使用動(dòng)態(tài)監(jiān)視監(jiān)測(cè)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)化運(yùn)行有關(guān)文件海域使用論證、評(píng)估監(jiān)督檢查和國(guó)家級(jí)海域使用論證評(píng)審專家海島保護(hù)與管理有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理無(wú)居民海島使用申請(qǐng)審批、使用項(xiàng)目審核、使用權(quán)確權(quán)登記、證書(shū)發(fā)放有國(guó)家海島監(jiān)視監(jiān)測(cè)及管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)化工作有關(guān)文件材料審核新建、改建、擴(kuò)建海岸工程建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書(shū)赤潮、海洋石油勘探開(kāi)發(fā)溢油、海洋環(huán)境突變事件應(yīng)急預(yù)案及應(yīng)急工作程序10年海洋環(huán)境保護(hù)、海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)、海洋石油勘探開(kāi)發(fā)、海洋傾廢、傾倒區(qū)選劃、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等法律、重大海洋環(huán)境問(wèn)題和污染損害事件的監(jiān)視、中國(guó)海洋環(huán)境質(zhì)量公報(bào)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)體系建議和發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、海洋自然保護(hù)區(qū)、海洋特別保護(hù)區(qū)建設(shè)管理的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告、海洋生態(tài)損害的國(guó)家索賠及海洋生態(tài)系統(tǒng)和海洋生物多樣性保海洋標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，質(zhì)量檢定驗(yàn)收的報(bào)告、紀(jì)要海洋標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)、審批、復(fù)審及批準(zhǔn)發(fā)布的海洋海洋生態(tài)海洋環(huán)境保護(hù)與整治規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范全國(guó)海洋觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理和國(guó)際海洋觀測(cè)計(jì)劃在國(guó)內(nèi)的實(shí)施項(xiàng)海洋預(yù)報(bào)體系的建設(shè)、海洋防災(zāi)減災(zāi)能力建設(shè)專項(xiàng)的海洋觀測(cè)、預(yù)報(bào)、防災(zāi)減災(zāi)、海洋專項(xiàng)服務(wù)保障工作的政策、規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范風(fēng)暴潮、海浪、海冰和海嘯災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案和海洋災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、海洋災(zāi)海洋領(lǐng)域應(yīng)對(duì)氣候變化文件、海平面變化、沿海警戒潮位核中國(guó)海洋災(zāi)害公報(bào)和中國(guó)海平面變化公報(bào)國(guó)家重點(diǎn)海洋科學(xué)技術(shù)計(jì)劃項(xiàng)目材料國(guó)家科技獎(jiǎng)勵(lì)的推薦、申報(bào)和批復(fù)文件國(guó)內(nèi)外科技合作、交流及國(guó)外海洋技術(shù)引進(jìn)工作文件材料海洋科學(xué)技術(shù)研究計(jì)劃、總結(jié)及科技體制改革的規(guī)定、管理辦法、方案、計(jì)劃、海洋科技管理獎(jiǎng)勵(lì)、海洋科技資料、圖書(shū)期刊出版海洋科技成果的評(píng)審、鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密、統(tǒng)計(jì)等管理文件海水淡化與綜合利用、海洋可再生能源發(fā)展規(guī)劃、政策、論證、海洋領(lǐng)域高新技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目和國(guó)家科技支撐計(jì)劃項(xiàng)目材料、基礎(chǔ)研組織、實(shí)施海洋基礎(chǔ)、綜合調(diào)查與評(píng)價(jià)、海洋專項(xiàng)調(diào)查、大洋調(diào)“數(shù)字海洋”發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)與管理文件海洋調(diào)查數(shù)據(jù)、樣品庫(kù)(館)、野外科學(xué)觀測(cè)研究站國(guó)際合作與維權(quán)周邊國(guó)家海洋劃界、共同開(kāi)發(fā)、島嶼爭(zhēng)端等問(wèn)題的對(duì)策建議、監(jiān)督管理涉外的海洋科學(xué)調(diào)查研究活動(dòng)、海洋設(shè)施建造、海底工程與國(guó)外簽訂的協(xié)議書(shū)、合同、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要的換文正本(或副本)外事主管機(jī)關(guān)發(fā)送的需要本單位執(zhí)行的國(guó)際科技協(xié)人員出國(guó)訪問(wèn)、考察、參加國(guó)際會(huì)議和接待外賓、華裔學(xué)者10年國(guó)外團(tuán)體、個(gè)人來(lái)往的涉及本單位工作的信函雙邊海洋合作與交流項(xiàng)目的立項(xiàng)、報(bào)批、管理和協(xié)調(diào)文件及合作協(xié)出國(guó)人員審批材料雙邊海洋外事規(guī)劃、計(jì)劃，雙邊海洋合作發(fā)展戰(zhàn)略、政策和外事極地事務(wù)涉外權(quán)益文件、涉海國(guó)際會(huì)議、條約、協(xié)議出席全球、區(qū)域涉海國(guó)際組織和機(jī)構(gòu)的重要會(huì)議、年會(huì)、高官會(huì)、部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議的談判材料有關(guān)我實(shí)施或參與的涉海國(guó)際組織和機(jī)構(gòu)的有關(guān)國(guó)際項(xiàng)審核相關(guān)派出團(tuán)組和因公護(hù)照及簽證材料國(guó)際合作與交流工作的規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)涉外海洋科學(xué)研究活動(dòng)、海洋設(shè)施建造、海底電纜管道船舶飛機(jī)使用計(jì)劃、調(diào)度指揮工作相關(guān)文件、計(jì)劃、海洋行政執(zhí)法工作方針、政策、戰(zhàn)略研究、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)公報(bào)、海洋行政執(zhí)法監(jiān)督、指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性文件、規(guī)章制度、及技術(shù)支撐系統(tǒng)示中國(guó)海監(jiān)網(wǎng)站發(fā)布的信息(包括新聞、圖片等電子資料)重大新聞事件、宣傳活動(dòng)、外事活動(dòng)相關(guān)文件及主流媒體相關(guān)報(bào)本單位出版的業(yè)務(wù)書(shū)籍、期刊中國(guó)海監(jiān)機(jī)構(gòu)、稱謂、旗幟管理相關(guān)文件中國(guó)海監(jiān)人員著裝、標(biāo)識(shí)管理相關(guān)規(guī)章制度中國(guó)海監(jiān)人員著裝、標(biāo)識(shí)管理相關(guān)文件海監(jiān)船舶、艇、飛機(jī)新造及購(gòu)置立項(xiàng)、可研報(bào)告及設(shè)計(jì)海監(jiān)船舶、艇、飛機(jī)新造及購(gòu)置項(xiàng)目申報(bào)及建造過(guò)程性文件、實(shí)施管理規(guī)定、海監(jiān)船舶、艇、飛機(jī)搭載設(shè)備的采購(gòu)、配置、維護(hù)及報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、海監(jiān)飛機(jī)人員登機(jī)政審、飛機(jī)臨時(shí)轉(zhuǎn)場(chǎng)、辦理機(jī)10年海監(jiān)飛機(jī)航空監(jiān)視、監(jiān)測(cè)報(bào)告、照片、錄像等文字海監(jiān)執(zhí)法車(chē)輛采購(gòu)計(jì)劃、合同、協(xié)議分配方案及車(chē)輛報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、無(wú)線電通信聯(lián)絡(luò)、衛(wèi)星通信和通信導(dǎo)航業(yè)務(wù)電臺(tái)建臺(tái)、遷臺(tái)的相關(guān)文件“中國(guó)海監(jiān)溢油檢驗(yàn)鑒定執(zhí)法業(yè)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)”有關(guān)技術(shù)規(guī)程、鑒定報(bào)告等相關(guān)文件材料學(xué)會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流的情況報(bào)告、學(xué)會(huì)《會(huì)訊》、《工作簡(jiǎn)報(bào)》、《海洋科技工作者建議》10年學(xué)會(huì)重大問(wèn)題及活動(dòng)的請(qǐng)示、策劃報(bào)告、國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人題詞、賀信及講話稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、總結(jié)、學(xué)會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)及獲得國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)的申報(bào)材料、遴選評(píng)審結(jié)果、報(bào)告D土地征用合同及拆遷補(bǔ)償協(xié)議書(shū)，建設(shè)用地規(guī)劃許可證(含紅線圖),初步方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)成果文設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工的招、投標(biāo)和文件材料及建設(shè)過(guò)程圖紙會(huì)審記錄、施工組織設(shè)計(jì)，材料及構(gòu)配件出廠證明、質(zhì)檢及實(shí)驗(yàn)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單、洽商簽證單、會(huì)議紀(jì)要、施工日志，質(zhì)量監(jiān)督和安全監(jiān)督相關(guān)記錄、隱蔽工初步設(shè)計(jì)概算及評(píng)審批復(fù)文件、施工圖預(yù)算、工程標(biāo)底、中標(biāo)預(yù)算、竣工結(jié)算職工住房配售的規(guī)定、方案、細(xì)則及情況統(tǒng)上級(jí)單位下達(dá)和本單位審批基本建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)國(guó)庫(kù)集中支付改革范圍劃分及申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算指標(biāo)支付方式文件本單位資產(chǎn)預(yù)算、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)核實(shí)、產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)有關(guān)國(guó)有資產(chǎn)規(guī)章制度、劃轉(zhuǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢、報(bào)損、轉(zhuǎn)讓及統(tǒng)計(jì)等的申國(guó)有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表安全保衛(wèi)、應(yīng)急、維穩(wěn)等管理工作的規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃、總結(jié)槍支、彈藥、易燃、易爆和放射性物品管理信息安全應(yīng)急有省、部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)重要批示和辦理結(jié)果的有上級(jí)機(jī)關(guān)或本單位領(lǐng)導(dǎo)重要批示和辦理結(jié)果的其他有辦理結(jié)果的(包括沒(méi)有處理結(jié)果的)10年重大問(wèn)題的一般問(wèn)題的人大代表建議和意見(jiàn)、政協(xié)委員提案、人大主辦答復(fù)意見(jiàn)的協(xié)辦答復(fù)意見(jiàn)的配合主流媒體報(bào)道本單位工作活動(dòng)的紀(jì)錄片、專題片、稿件以單位領(lǐng)導(dǎo)及新聞發(fā)言人名義發(fā)布的新聞和重要稿件全國(guó)全局性海洋社會(huì)宣傳和公眾教育活動(dòng)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知本單位編輯的、并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本、宣傳視頻資檔案室全宗名冊(cè)和檔案材料的交接文件、鑒定、記錄、銷毀、申請(qǐng)清冊(cè)報(bào)告及檔案材料匯編和資料目錄、向有關(guān)部門(mén)移交、接收檔案的清冊(cè)重大海洋調(diào)查(考察)、基建工程等專項(xiàng)檔本單位編寫(xiě)的歷史沿革大事記、文件選編、規(guī)章制度匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯單位保密委員會(huì)的成立、調(diào)整及科研項(xiàng)目的保密申報(bào)及審批材料、處人事、勞資、機(jī)構(gòu)編制與培訓(xùn)公務(wù)員、干部、職工管理工作的規(guī)章制度任免、錄用人員調(diào)動(dòng)的行政和工資關(guān)系介紹信及存根、轉(zhuǎn)遞證明公務(wù)員、干部、職工傷、病、殘、死亡、撫恤、休假省部級(jí)以上有政策待遇的一次性獎(jiǎng)勵(lì)或司、處以下的勞動(dòng)、工資、福利、津補(bǔ)貼制度及社會(huì)保障管理制度人事、工資、社保、體制編制工作統(tǒng)計(jì)及海單位組建、擴(kuò)建、調(diào)整、撤銷、合并、命名、更名、轉(zhuǎn)移領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、離退休工作政策、規(guī)章制度、人員待遇及有關(guān)請(qǐng)示、人才戰(zhàn)略、政策和規(guī)劃及院士、特殊津貼、百千萬(wàn)人才等人選教育培訓(xùn)、專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標(biāo)及教材編寫(xiě)的請(qǐng)示、繼續(xù)教育、研究生招生、培養(yǎng)管理工作的計(jì)劃、總結(jié)和博士后科研10年審核、審批和頒發(fā)種類學(xué)歷的證書(shū)及文件材料學(xué)位委員會(huì)章程成立、改選、組成人員的報(bào)批文件材料E貫徹黨的路線、方針、政策及政治思想教育、學(xué)習(xí)的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告黨建工作的計(jì)劃、總結(jié)、情況統(tǒng)計(jì)及黨員名冊(cè)、黨組建立、調(diào)整、撤銷、印章啟用及重大問(wèn)題向部級(jí)以上授予的其他的一般的重大問(wèn)題的一般的30年本單位紀(jì)委、監(jiān)察專員辦公室的建立、撤銷及其他重大問(wèn)題向上級(jí)紀(jì)委的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、紀(jì)檢監(jiān)察工作的年度