《秘書工作理論與實務》課件-第六章 接待工作

——接待工作秘書工作理論與實務接待前準備工作接待工作程序接待前的準備工作包括五個步驟，分別是收到接待信息、了解來賓情況、確定接待規(guī)格、制定接待方案、做好接待準備。收到接待信息了解來賓情況確定接待規(guī)格制定接待方案做好接待準備接待前的準備工作接待工作安排接受領導布置的任務收到接待信息接到來訪者的請求第一步接待工作安排接待前的準備工作收到接待信息第一步了解來賓情況第二步了解來訪者意圖了解來訪者信息來賓的人數來賓的姓名來賓的職務來賓的性別來賓的民族來賓的年齡來賓的宗教信仰來賓的生活習俗來賓的身體狀況來賓的單位接待工作安排接待前的準備工作收到接待信息第一步了解來賓情況第二步了解來訪者意圖了解來訪者信息來賓的人數來賓的姓名來賓的職務來賓的性別來賓的民族來賓的年齡來賓的宗教信仰來賓的生活習俗來賓的身體狀況來賓的單位接待工作安排來賓離開時間乘坐的交通工具車次或航班號來賓抵達時間收到接待信息第一步了解來賓情況第二步確定接待規(guī)格第三步高規(guī)格接待對等接待低規(guī)格接待接待前的準備工作接待工作安排收到接待信息第一步了解來賓情況第二步確定接待規(guī)格第三步制定接待方案第四步日程安排接待經費接待工作安排接待前的準備工作341625會見、會談安排宴請地點和數量各項活動的起止時間、地點接待期間的交通工具的安排住宿地址及房間數量、房型參觀、游覽、娛樂活動日程安排7工作人員安排接待工作安排接待前的準備工作---日程安排序號活動內容起止時間地點人員安排交通工具備注1接

站

2入住酒店

3迎

接

4會

談

5宴

請

6參觀游覽

7娛樂活動

8送

客

收到接待信息第一步了解來賓情況第二步確定接待規(guī)格第三步制定接待方案第四步日程安排接待經費接待前的準備工作接待工作安排341625交通費工作經費住宿費紀念品費餐飲費參觀考察娛樂經費接待經費7其他費用接待前的準備工作---接待經費接待工作安排序號物品名稱單價數量總價備注1接站牌10110

2房間商務套房120011200

單人間4502900

標間4502900

3臺簽21224

4茶水2012240

5會議室8201820

6餐費菜450014500

酒水480014800茅臺、威龍煙802160陽光利群7門票15081200

8娛樂費/p>

9交通費用6001600別克GL810紀念品（萬事利絲綢）30061800

合計

接待前準備工作接待工作程序收到接待信息第一步了解來賓情況第二步確定接待規(guī)格第三步制定接待方案第四步日程安排接待經費接待前的準備工作接待工作安排收到接待信息第一步了解來賓情況第二步確定接待規(guī)格第三步制定接待方案第四步做好接待準備工作第五步接待工作安排信息資料準備場地準備交通工具準備接待物質準備接待前的準備工作通知相關人員酒店餐廳預訂做好接待準備工作酒店餐廳預訂通知相關人員接待物質準備交通工具準備場地準備信息資料準備接待活動的開展過程中涉及較多的物品，需要秘書人員提前購買或者預備，主要有紀念品、酒水、接站牌、臺簽等。做好接待準備工作酒店餐廳預訂通知相關人員交通工具準備接待物資準備場地準備信息資料準備接待過程中有多個環(huán)節(jié)需要用到交通工具，特別是各種車輛，秘書要提前向車輛管理部門提出申請，落實車輛安排。做好接待準備工作酒店餐廳預訂通知相關人員場地準備交通工具準備接待物質準備信息資料準備接待過程中會用到各種場地，秘書需要根據接待工作的實際需要，提前對所用到的各種場地進行預約或布置。接待前的準備工作接待工作安排做好接待準備工作場地準備通知相關人員酒店餐廳預訂交通工具準備接待物質準備信息資料準備住宿和宴請地點的預定也是接待準備工作中必不可少的一項內容，因此秘書要視實際情況進行提前預定。接待前的準備工作接待工作安排做好接待準備工作場地準備酒店餐廳預訂通知相關人員交通工具準備接待物質準備信息資料準備接待方案制定完畢以后，秘書應將方案制成紙質材料，印發(fā)涉及接待工作的各有關人員。接待前的準備工作接待工作安排做好接待準備工作場地準備酒店餐廳預訂信息資料準備交通工具準備接待物質準備通知相關人員秘書除了要了解來訪者基本信息外，還要在接待工作實施前進一步做好信息準備工作。接待工作實施接待工作程序接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施接待工作安排接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作安排接待工作實施收到接待信息第一階段接待前的準備工作第一步了解來賓情況第二步了解來訪者意圖了解來訪者信息來賓離開時間乘坐的交通工具車次或航班號來賓抵達時間接待工作安排接待工作實施---接站接待工作安排接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---迎接接待工作安排（1）提前準備來訪者到達約見、會談地點前十五分鐘通知參加接待工作的領導和相關工作人員前往迎接，并在來賓抵達前到公司門口等候。。（2）介紹接待人員按照身份高低向來賓介紹參加迎接的主要人員。（3）引入會場二、迎接二、迎接（1）提前準備來訪者到達約見、會談地點前十五分鐘通知參加接待工作的領導和相關工作人員前往迎接，并在來賓抵達前到公司門口等候。。（2）介紹接待人員按照身份高低向來賓介紹參加迎接的主要人員。（3）引入會場雙方互致問候以后，引導來訪者進入約見、會談場所。接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---會見會談接待工作安排1.會見會見是一種禮貌性應酬，禮節(jié)性的會晤時間較短，一般安排半個小時左右。2.會談會談，內容比較正式，而且專題性較強，是指雙方或者多方就某些實質性問題交流情況、交換意見及達成協議等。接待工作安排接待工作實施---會見會談接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---會見會談接待工作安排一般會見、會談當天，接待方會宴請來訪者。接待工作實施---宴請接待工作安排接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---參觀游覽接待工作安排組織安排來訪者參觀游覽有利于增進友誼和加深相互了解，參觀游覽包括兩種情況：一種是以了解單位業(yè)務情況為目的一種是以游玩為目的接待工作安排接待工作實施---參觀游覽接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---娛樂活動接待工作安排為了表示接待方的熱情，在會見、會談等重要事項辦完當日的晚上，一般為宴請活動結束之后為來訪者安排一定的娛樂活動。六、娛樂活動接待工作實施---娛樂活動接待工作安排接待工作實施分為七個部分：接站、迎接、會談、宴請、參觀游覽、娛樂活動、送客。接站迎接宴請參觀游覽會見會談送客娛樂活動接待工作實施---送客接待工作安排在來訪者返程當日，接待方要安排送行。接待工作實施---送客接待工作安排目錄二接待工作程序√三

接待工作的基本知識一接待工作的概念√接待工作的概念秘書接待工作是指組織在公務活動中對來訪者所進行的聯系接洽、迎送、招待等服務性活動，包括來訪者，來訪意圖，接待者，接待任務和接待方式等要素。接待工作的概念接待工作安排接待工作程序

接待工作程序是指秘書部門收到接待信息到辦理完接待工作費用財務報銷手續(xù)的整個工作流程。第一階段第二階段第三階段接待前的準備接待工作實施接待后的工作接待工作安排接待工作程序接待后的工作接待工作程序接待后的工作新聞報道總結費用結算接待后的工作接待工作安排接待后的工作新聞報道總結費用報銷重要來賓的接待工作結束后，秘書要根據接待活動的實際情況，選擇恰當的角度及時撰寫新聞稿。接待工作安排接待后的工作接待后的工作新聞報道總結費用報銷重要來賓的接待工作結束后，秘書要根據接待活動的實際情況，選擇恰當的角度及時撰寫新聞稿。接待工作結束后按照財務報銷流程，完成各項費用的報銷。接待工作安排序號物品名稱單價數量總價備注1接站牌10110

2房間商務套房120011200

單人間4502900

標間4502900

3臺簽21224

4茶水2012240

5會議室8201820

6餐費菜450014500

酒水480014800茅臺、威龍煙802160陽光利群7門票15081200

8娛樂費/p>

9交通費用6001600別克GL810紀念品（萬事利絲綢）30061800

合計

接待后的工作接待后的工作新聞報道總結費用報銷重要來賓的接待工作結束后，秘書要根據接待活動的實際情況，選擇恰當的角度及時撰寫新聞稿。接待工作結束后按照財務報銷流程，完成各項費用的報銷。來訪者接待工作的記錄，是重要的檔案資料之一，對下次來訪和開展業(yè)務有重要的作用，一定按照檔案管理規(guī)定的要求整理歸檔。接待工作安排接待后的工作接待工作基礎知識一、接待工作種類接待工作種類1.按照來賓的來訪意圖3.按照來訪者有無預約2.按照接待對象不同公務接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、經營活動接待、基礎考察接待和其他接待。外賓接待和內賓接待。預約來訪者接待和未預約來訪者接待。接待種類接待工作安