機關事業(yè)單位檔案管理核心制度

機關機關檔案管理制度第一章總則為了加強檔案管理，有效地保護和利用好檔案，提升資料利用效率，使其愈加好服務于本局工作，現(xiàn)依據(jù)《中國檔案法》、《政府檔案管理條例》，結合本局實際情況，特制訂本制度。第二章歸檔制度一、歸檔制度1．局檔案資料分為科技檔案、文書檔案、會計檔案、電子檔案、圖書資料、測繪資料等。2．局各科科在各項工作中形成并有保留價值材料（含文字、圖表、聲像、光盤、磁盤、實物材料等）必需由本部門或專員負責搜集、整理，于第二年6月30日前或本項工作結束后向局檔案科移交歸檔，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。3．歸檔文件材料應齊全、完整，能系統(tǒng)、正確地反應本單位在各項工作管理等方面真實內(nèi)容；歸檔文件書寫字跡和載體材料要能耐久保留，嚴禁使用圓珠筆、紅墨水、蘭墨水書寫或審批簽字（只能用黑色），嚴禁使用復印紙復寫；歸檔文件材料必需紙質優(yōu)良，線條、字跡圖象清楚，反差良好；文件材料和表格統(tǒng)一使用國際標準尺寸A4紙。4．歸檔文件材料應為原件，因故無原件，可歸含有憑證作用、法律效用文件材料，文件材料歸檔后不得更改。5．歸檔文書、科技、會計、各類地圖，文件必需是蓋有公章正文，其定稿必需由單位領導在發(fā)文稿紙上簽字并加蓋公章。領導簽批應使用碳素墨水或簽字筆；計算機生成文件定稿必需使用噴墨或激光打印機打?。欢喾N圖紙，表格做到手續(xù)完備，按要求簽字蓋章，圖紙圖幅和圖標按國家標準繪制。6．會計檔案應根據(jù)要求由會計人員裝訂成冊，加蓋公章。由部門保管十二個月，期滿以后，指定專員編制移交清冊,于每十二個月六月底前移交檔案科統(tǒng)一保管。7．電子檔案是指經(jīng)過計算機磁盤等設備進行存放，和紙質檔案相對應，相互關聯(lián)通用電子圖像文件集合。現(xiàn)在本局電子檔案有和可研、計劃相對應電子版；遙感影像數(shù)據(jù)；和本局發(fā)文相對應電子版；荒漠化沙化監(jiān)測數(shù)據(jù)；各項工程數(shù)據(jù)及結果材料；本局各項日常和業(yè)務活動影像資料等。8．各科科歸檔文件材料，交接手續(xù)要齊全，各類檔案移交必需在檔案移交單上簽字。二、預立卷制度（一）預立卷基礎要求針對本局工作特點，方便領導和各業(yè)務科科在工作中使用檔案材料，把工作過程中各個階段所形成管理文件和技術材料完整地、立即地搜集、積累、整理出來；為預防檔案流失，加以妥善保密，必需進行預立卷工作。（1）檔案預立卷工作由各科科完成。（2）各科科在檔案預立卷業(yè)務中，要接收檔案科檔案人員指導、檢驗和監(jiān)督。（3）搜集范圍：搜集整理本科科各業(yè)務人員手中文件材料并檢驗文件材料是否有保留價值、內(nèi)容是否齊全、有沒有反復材料。當年搜集上十二個月度形成、和科科工作相關文件、照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等結果資料或當年已經(jīng)完成工程項目資料。（4）整理單位：可按平時工作過程進行次序整理。文書檔案中請示和批復為一件、正件和附件為一件、轉發(fā)件和原件為一件。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉發(fā)件在前，原件在后。獲獎上報材料附上級批文或獲獎證書復印件，為一件。林業(yè)科技檔案中具體工程項目從立項起至項目結束，全部資料為一件。（5）歸檔文件材料一律用藍黑或黑色鋼筆書寫，歸檔材料中不得出現(xiàn)圓珠筆或鉛筆字（特殊情況要加以說明）。（6）送交到檔案科文件材料統(tǒng)一采取A4紙，如有特殊類紙張應尤其說明。（二）林業(yè)科技檔案預立卷制度林業(yè)科技檔案預立卷工作由各科科完成。工作結束后，由各科科于每十二個月10月底前歸檔，或在工作結束后直接歸檔。預立卷時，各科科按本局檔案歸檔范圍，將形成各階段業(yè)務材料立即進行搜集，多種積累材料要進行分類、整理并放入局規(guī)范要求標準檔案材料檔案盒中，在各科科統(tǒng)一動態(tài)管理。工作結束后，由各科科責任人清點和檢驗各研究階段文件材料正確性、標準性、完整性、正當性，清點和檢驗各研究階段文件材料補充和更改情況，檢驗每份文件材料各級會簽和審批手續(xù)，并通知檔案科對預立卷工作進行檢驗，檢驗合格后，完成文件自然信息數(shù)據(jù)錄入。如有電子檔案，則需從檔案科領移動硬盤拷貝最少兩份。經(jīng)科科領導指示同意歸檔后根據(jù)歸檔要求，對文件材料進行分類處理，并辦理交接手續(xù)，將預立卷材料送交到檔案科。科技材料紙張幅面一律采取A4標準，書寫文字用黑色簽字筆，圖樣檔案材料要裝訂成冊，厚度不能超出6cm。（三）文書檔案預立卷文書檔案預立卷工作關鍵由辦公科完成。在日常工作中進行檔案材料搜集和保管，以確保當年材料完整、系統(tǒng)。第二年5月份前將前十二個月檔案根據(jù)檔案科要求分類后移交檔案科。（四）會計檔案預立卷制度由財務科將平時工資、帳簿、憑證、報表等文件進行整理并管理，按相關要求，定時向檔案科移交并辦理移交手續(xù)。（五）電子檔案預立卷制度由包含電子檔案科科定時將電子檔案拷貝存放到移動硬盤里最少兩份，定時向檔案科移交并辦理移交手續(xù)。第三章檔案統(tǒng)計制度1．檔案統(tǒng)計工作是檔案管理一項不可缺乏工作之一，統(tǒng)計應以表冊、數(shù)字形式揭示檔案數(shù)量和檔案工作相關情況。2.統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制訂檔案工作方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展計劃，開展檔案科學研究，進行定性分析和定量分析，提供科學依據(jù)。3．統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案收進、移出、整理、判定、保管數(shù)量和情況，和檔案組成、利用、機構等情況基礎統(tǒng)計和其它專門統(tǒng)計。依據(jù)統(tǒng)計結果進行銷毀等處理，并為領導決議提供依據(jù)。4．檔案管理人員應在每一類檔案整理完排列上架后，立即地進行統(tǒng)計。5．統(tǒng)計工作必需實事求是，如實地反應檔案真實性，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)正確無誤，不得弄虛作假。第四章檔案保管制度1．庫房、辦公、閱覽科要做到“三分開”，非管理人員不得私自進入庫房。2．檔案整理工作區(qū)和庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內(nèi)，嚴禁使用明火。3．要常常對庫房設施和安全進行檢驗，保持設施完好無損。4．庫房內(nèi)柜架要排列有序，歸檔案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規(guī)范，和檔案數(shù)據(jù)庫中目錄一一對應，方便于查找利用。5．定時開窗通風，調(diào)整科內(nèi)溫度、濕度。依據(jù)國家檔案局要求：檔案庫房溫度為14～24℃±2℃相對濕度范圍45～60%±5%。6．庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，潔凈、整齊，無蠕滋生物，要定時投放防蟲劑和滅鼠藥等。7．配置必需消防器材。消防器材應放在顯著位置，并按要求定時檢驗、更換，保持良好狀態(tài)。 第五章檔案利用（借閱）制度檔案是反應本單位在各項活動中真實統(tǒng)計，是本單位寶貴財富，為了使檔案資料愈加好地發(fā)揮作用，主動地為本局各項工作服務，對查閱、利用檔案作以下要求：1.本局職員依據(jù)工作需要可直接到檔案科查閱。2.凡查閱相關關鍵數(shù)據(jù)和還未公開公布科研結果，須經(jīng)主管領導或總工辦同意方可查閱。3.外單位人員借閱檔案，需持本單位介紹信，經(jīng)局主管領導或總工辦同意后，方可借閱。4.本單位職員查閱檔案通常只限于在本局查閱，如有特殊原因需借出，必需辦理借閱登記手續(xù)，借閱時間不得超出30天，如有特殊情況，需要延期必需到檔案科說明情況并辦理延借手續(xù)。5.查閱利用檔案者，必需保密，對所查看部分不可外傳。6.查閱檔案如需摘抄、復印，須經(jīng)檔案管理人員同意，關鍵資料需要經(jīng)主管領導和總工辦同意、審批。7.檔案借閱人員必需確保檔案完整和安全性，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密，如有損壞或丟失視情節(jié)輕重按相關要求處理。8.會計檔案除本單位財務部門有權查閱外，其它部門查閱須經(jīng)財務部門責任人同意；外單位查閱須持介紹信、經(jīng)局分管財務責任人或財務主管同意后，方可在財務人員率領下查閱。會計檔案標準上不得借出，如有特殊需要借出，須經(jīng)本單位財務部門主管領導同意，并限期歸還。9.查閱和復制檔案人員，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。10.地形圖、影像是反應地形地貌真實統(tǒng)計，是含有參考價值原始依據(jù)，是國家級保密資料,實施雙人保管制度。除本單位相關部門和人員查閱外，其它人員查閱，經(jīng)部門責任人同意，方可查閱；如需要借出，本系統(tǒng)借閱者，持本單位介紹信，經(jīng)部門責任人和分管領導審批后，只準查閱，原件不準帶出。科科內(nèi)保留圖紙不得轉借她人，更不能涂改、損壞、丟失，如有這類情況發(fā)生，視情節(jié)輕重嚴厲處理。當生產(chǎn)計劃使用完成后，剩下圖紙邊角料應立即收回銷毀，不能隨便流失，或留在個人手里。11.借閱檔案，必需認真登記、簽字。歸還時，檔案人員要具體檢驗，注銷；對未歸還檔案，檔案工作人員要做好登記清理，立即收回。12.電子檔案借閱拷貝，除了要經(jīng)分管領導審批外，還需經(jīng)包含科科責任人及包含到職員同意方可進行借閱拷貝。第六章檔案保密制度1.凡在本單位工作活動中形成并經(jīng)過立卷歸檔各類檔案均屬保密范圍。2.檔案工作人員要認真學習和落實實施《保密法》，帶頭遵紀遵法，嚴守國家機密，確保檔案保密、安全。3.檔案管理人員要堅持標準，忠于職守，不準違法亂紀、隨意摘抄、私自復印檔案材料、傳輸密級內(nèi)容。遵守檔案查閱利用制度，嚴禁將檔案材料帶入公共場所。4.發(fā)覺檔案丟失、泄密應立即匯報，快速采取救方法，立即挽回損失。5.凡借閱、復印檔案資料，必需經(jīng)分管領導或總工辦主任同意。6.要嚴格按查閱范圍提供檔案資料，不得私自擴大查閱范圍。7.嚴禁非檔案人員進入檔案科庫房，檔案員必需關鎖好門窗，自覺做好安全防范工作。并定時檢驗，發(fā)覺問題立即糾正和處理。第七章檔案判定銷毀制度1．定時開展檔案資料保留價值判定會。由本局檔案管理領導組組織，由相關專業(yè)科技人員和檔案工作人員組成判定小組。依據(jù)相關要求和標準，對已過保管期限科技檔案進行判定并填寫判定卡一式三份。2．銷毀檔案，必需填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位檔案管理領導組領導審查同意，并報送主管部門進行鑒銷。為預防泄密，涉密檔案銷毀工作由辦公科專員