天然氣長(zhǎng)輸管道信息及文控管理措施

天然氣長(zhǎng)輸管道信息及文控管理措施1文件控制管理措施1.1項(xiàng)目部至少設(shè)一名專(zhuān)職文控員負(fù)責(zé)文件管理，各職能部門(mén)有兼職的文控管理人員。1.2文件的分類(lèi)1.2.1技術(shù)文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程技術(shù)的信函、報(bào)告；業(yè)主的技術(shù)要求及技術(shù)文件；施工圖紙及設(shè)計(jì)文件；業(yè)主指定的施工驗(yàn)收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；其它相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；承包商內(nèi)部的技術(shù)文件；施工記錄及各種檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。1.2.2質(zhì)量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)質(zhì)量的信函、報(bào)告；業(yè)主的質(zhì)量要求及規(guī)定；業(yè)主指定的質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)程序；承包商的質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文件；質(zhì)量檢驗(yàn)記錄及質(zhì)量評(píng)定資料等。1.2.3HSE文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)健康、安全、環(huán)保的信函、報(bào)告；業(yè)主關(guān)于健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的HSE管理手冊(cè)、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE報(bào)告、記錄文件等。1.2.4合同管理文件：包括主合同文件；合同管理記錄及評(píng)價(jià)報(bào)告；合同變更文件；與業(yè)主、監(jiān)理之間關(guān)于合同管理的信函、報(bào)告等。1.2.5控制管理文件：包括施工計(jì)劃；施工統(tǒng)計(jì)記錄；進(jìn)度控制報(bào)告；成本控制報(bào)告；工程預(yù)決算資料。1.2.6其它文件，如采辦、財(cái)務(wù)等文件。1.3文件的接收1.3.1辦公室文控員負(fù)責(zé)文件的接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來(lái)源、主題、編號(hào)、版本號(hào)、接收日期等信息。1.3.2呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見(jiàn)和文件的分發(fā)意見(jiàn)。1.3.3根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分發(fā)的部門(mén)（單位）和份數(shù)。1.3.4按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人簽字。1.4文件的發(fā)送1.4.1項(xiàng)目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。1.4.2文控員將文件呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門(mén)，修改再送或作廢處理。1.4.3對(duì)簽發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。1.4.4項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件的發(fā)送可以不通過(guò)文控員，直接由各職能部門(mén)制發(fā)，基層的報(bào)告，資料也可以直接呈送各職能部門(mén)。1.5文件的存檔1.5.1文件存檔以書(shū)面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。1.5.2經(jīng)過(guò)文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。1.5.3各部門(mén)的文件自選建立存檔。1.6作廢文件的處理1.6.1各文件和資料發(fā)放部門(mén)，對(duì)已作廢文件，應(yīng)及時(shí)從發(fā)放單位收回，并填寫(xiě)作廢文件回收記錄。1.6.2對(duì)于為積累知識(shí)而保留和留作參考用的作廢文件，文件發(fā)放部門(mén)要在該文件上加蓋作廢章，并做好記錄。1.7文件的更改1.7.1內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。1.7.2對(duì)于外部文件，無(wú)權(quán)進(jìn)行任何更改。任何變更只能是來(lái)自原發(fā)文單位。1.8文件控制管理的實(shí)施1.8.1在項(xiàng)目部建立通用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，加速信息傳遞和處理時(shí)間，合理調(diào)整施工計(jì)劃，為確保工期的實(shí)現(xiàn)提供可靠的理論數(shù)據(jù)。1.8.2采用電話、傳真、和電子郵件的形式，按要求定期向業(yè)主報(bào)送各種報(bào)表，并接收業(yè)主下達(dá)的各種計(jì)劃、指令、文件，建立與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等部門(mén)溝通的信息網(wǎng)絡(luò)。1.8.3做好與業(yè)主、監(jiān)理等外部單位的往來(lái)信函管理。1.8.4項(xiàng)目部向外呈送的文件、報(bào)表及信函，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字才能生效。1.8.5文控管理人員要明確責(zé)任，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)的有關(guān)指令、文件和技術(shù)要求，以免延誤時(shí)間。1.8.6每天對(duì)收集的信息及時(shí)整理、分析研究，為項(xiàng)目部制定相應(yīng)計(jì)劃和措施提供依據(jù)，便于統(tǒng)籌解決施工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。1.8.7掌握施工機(jī)組每天的施工狀態(tài)、進(jìn)度和施工材料需求情況。1.8.8對(duì)與施工計(jì)劃進(jìn)行跟蹤控制，以檢查計(jì)劃實(shí)施的進(jìn)展和程度，當(dāng)出現(xiàn)預(yù)想不到的變化時(shí)，隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。2竣工資料的編制計(jì)劃2.1在工程完工后，及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，辦理工程有關(guān)移交手續(xù)及簽證，在竣工日期前按業(yè)主要求的時(shí)間內(nèi)提供相應(yīng)數(shù)量合格的竣工資料。在施工過(guò)程中及時(shí)組織整理、匯總竣工資料，竣工驗(yàn)收資料的編制應(yīng)隨著工程施工同時(shí)進(jìn)行，竣工資料中計(jì)量單位與符號(hào)應(yīng)符合法定計(jì)量單位的使用規(guī)則，文字、數(shù)字應(yīng)清晰工整、圖面整潔。2.2竣工資料應(yīng)如實(shí)記載竣工工程的確切部位以及有關(guān)的規(guī)范、數(shù)據(jù)和實(shí)施的施工文件。2.2.1施工資料：開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底資料、圖紙會(huì)審記錄（紀(jì)要）、施工組織設(shè)計(jì)及施工計(jì)劃、方案、工藝、措施、設(shè)計(jì)變更單、工程更改洽商單、材料代用審批單、原材料及構(gòu)件出廠證明/質(zhì)量鑒定、材料試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄、施工專(zhuān)業(yè)性技術(shù)記錄、工程測(cè)試、測(cè)量記錄、無(wú)損探傷檢測(cè)報(bào)告、單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢查評(píng)定資料、施工說(shuō)明、施工大事記或施工日志、交工驗(yàn)收記錄證明、施工技術(shù)總結(jié)、竣工報(bào)告、重大質(zhì)量、安全事故處理報(bào)告。2.2.2管理資料：項(xiàng)目部成立及職責(zé)分工文件；工程建設(shè)招、投、中標(biāo)文件、承發(fā)包合同、協(xié)議；施工單位執(zhí)照、資質(zhì)證明；征用土地等有關(guān)資料；安全衛(wèi)生及消防審批文件；項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告；工程管理計(jì)劃、管理實(shí)施文件等資料；與工程有關(guān)的文件、紀(jì)要等。2.2.3設(shè)備/物資資料：包括裝箱單、出廠合格證、使用說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量證明書(shū)、維修保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)、備件目錄、隨機(jī)的全套圖紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等各種載體的文件材料。2.3施工技術(shù)資料的編制2.3.1竣工文字資料按單位工程進(jìn)行編輯與組卷。2.3.2企業(yè)資質(zhì)類(lèi)：包括各類(lèi)合同協(xié)議、施工執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)、法人代表等，第一卷為單位工程共有部分。2.3.3施工管理文件類(lèi)：包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)方案、管理措施、管理細(xì)則、規(guī)劃等，每個(gè)單位工程組成一卷；2.3.4通用資料類(lèi)：按開(kāi)工、竣工、交工、質(zhì)保、技術(shù)管理先后順序及內(nèi)容進(jìn)行編制，每個(gè)單位工程組成一卷；2.3.5施工記錄類(lèi)：按施工的先后順序及內(nèi)容進(jìn)行編制，每個(gè)單位工程組成一卷；2.3.6材料（設(shè)備）資料類(lèi)：合格證、裝箱單、商檢記錄等，每個(gè)單位工程組成一卷；2.3.6施工總結(jié)單獨(dú)組卷。2.4竣工圖的編制2.4.1竣工圖是竣工資料的重要組成部分，是記錄管線、電氣、自動(dòng)化儀表等安裝工程實(shí)際情況的技術(shù)文件，竣工圖必須齊、全、準(zhǔn)確，做到竣工圖與設(shè)計(jì)變更資料、隱蔽工程記錄“三對(duì)口”，竣工圖應(yīng)包括所有的施工圖。通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖、重復(fù)利用圖不進(jìn)竣工圖，但必須在圖紙目錄中注明。2.4.2施工中沒(méi)有變更的施工圖，加蓋“竣工圖專(zhuān)用章”。2.4.3施工中有部分變更的施工圖，可在原圖上修改，修改的部分在竣工圖的相應(yīng)位置加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋“竣工圖專(zhuān)用章”。2.4.4改動(dòng)大，不宜在原施工圖上修改的，應(yīng)重新繪制竣工圖，并加蓋“竣工圖專(zhuān)用章”。2.4.5竣工圖加蓋竣工圖章，簽字要求填寫(xiě)整齊、清楚，不得代簽，用碳素筆簽寫(xiě)?？⒐D專(zhuān)用章應(yīng)加蓋在角圖章的左面或圖的空白處?？⒐D專(zhuān)用章應(yīng)使用不褪色紅印泥。凡文字材料中記載有竣工圖變更內(nèi)容時(shí)，必須在竣工圖相應(yīng)位置做更改標(biāo)明，并加蓋竣工圖核定章。2.5組卷要求2.5.1同一項(xiàng)目形成的歸檔材料，可分為文字和圖紙兩大部分，分別組成一卷或若干卷，文字資料在前，圖紙?jiān)诤蟆４?、中型工程?xiàng)目形成的文字和圖紙不得混合組卷；小型項(xiàng)目如形成的文字和圖紙資料較少時(shí)，可將文字和圖紙混合組卷。2.5.2卷內(nèi)圖紙資料按專(zhuān)業(yè)圖號(hào)單獨(dú)裝訂，即每一專(zhuān)業(yè)圖號(hào)裝訂一冊(cè)。2.5.3凡自身形成的文字材料必須耐久，利于長(zhǎng)期保管和使用，其中書(shū)寫(xiě)的文字材料必須使用墨汁、碳素墨水、藍(lán)黑墨水、油墨等，不得有復(fù)印、鉛筆、圓珠筆等不符合要求的字跡材料。打印件要字跡清晰、耐久，簽字處不許直接打印，要由本人親自簽寫(xiě)。2.5.4所有竣工資料編制時(shí)采用A4幅面（297×210mm），其紙張質(zhì)量至少達(dá)到65g/m2；圖紙要折疊成“手風(fēng)琴”式4號(hào)圖紙規(guī)格（297×210mm），圖面在里，標(biāo)題欄露在外右下角；若小于A4紙，可將其粘貼在A4紙上，便于組卷、裝訂，達(dá)到整齊美觀。材質(zhì)證及材質(zhì)單要粘貼在A4幅面（297×210mm）的合格證粘貼單上。2.5.5每卷厚度不得超過(guò)30mm，裝訂線（對(duì)于橫向排版的資料為上邊）留出25mm，四眼等距線裝，裝訂前必須去掉文件材料中的各種金屬物，對(duì)破損的文件材料須按裱糊技術(shù)托裱。卷的左側(cè)較薄時(shí)，在左側(cè)夾裝硬紙條。案卷裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不壓字、不掉頁(yè)，各種表格材料裝訂時(shí)應(yīng)將表頭向里或向上。2.6案卷編目2.6.1卷內(nèi)文件資料和圖紙均要用打號(hào)機(jī)逐頁(yè)打號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄（竣工圖隨圖目錄除外）、卷內(nèi)備考表不打頁(yè)號(hào)。2.6.2卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)（全部要求打?。?.6.2.1順序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注卷內(nèi)文件順序，一個(gè)文件（或部件）一個(gè)號(hào)。2.6.2.2文件編號(hào)：文件的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)，無(wú)填寫(xiě)內(nèi)容，劃“—”。2.6.2.3責(zé)任者：文件材料直接編寫(xiě)部門(mén)或主要責(zé)任者。2.6.2.4文件材料題名：文件材料的標(biāo)題全稱(chēng)，無(wú)標(biāo)題的要代擬標(biāo)題。2.6.2.5日期：文件材料的形成日期。2.6.2.6頁(yè)次：每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，末份文件要標(biāo)注起止頁(yè)。2.6.2.7備注：對(duì)文件材料需做的必要說(shuō)明。2.6.3案卷外封面的填寫(xiě)2.6.3.1案卷題名：建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)＋單位工程名稱(chēng)＋簡(jiǎn)要內(nèi)容＋文種（竣工文字資料或竣工圖）2.6.3.2編制單位：案卷內(nèi)文件材料的形成單位，要與單位公章吻合。2.6.3.3編制日期：文字資料卷填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的起止日期，竣工圖填寫(xiě)竣工圖章上的編制日期。2.6.3.4保管期限：案卷劃定的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。2.6.3.5密級(jí)：案卷涉及的秘密等級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密），無(wú)劃定密級(jí)，可劃“—”。2.6.4卷內(nèi)備考表的填寫(xiě)卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料尾頁(yè)之后，其填寫(xiě)要求如下：2.6.4.1卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的頁(yè)數(shù)、圖紙的張數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。2.6.4.2立卷人：由負(fù)責(zé)立卷的人員簽字