采購流程規(guī)范

采購流程規(guī)范1.目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證----有限公司的采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)的一致性。2.定義PR：PurchaseRequestForm采購申請單,公司內(nèi)部使用；PO：PurchaseOrderForm采購訂單，公司對外使用。3.職責(zé)3.1請購人根據(jù)部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格，填寫采購申請單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；接收和檢驗(yàn)申購的物品和服務(wù)。3.2采購人根據(jù)請購人的采購申請單，訂購價(jià)格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。采購人員負(fù)責(zé)物料及與項(xiàng)目有關(guān)的各種物資的采購，或?qū)Τ邪痰牟少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品及后勤物資的采購。各采購人員應(yīng)對采購物品的價(jià)格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。采購人員對公司目前庫存情況了解，并給到申購人相關(guān)意見。3.3物流保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的報(bào)關(guān)手續(xù)辦理，及時(shí)清關(guān)。3.4項(xiàng)目部項(xiàng)目部物料申購人對采購申請單內(nèi)容負(fù)責(zé)項(xiàng)目部人員負(fù)責(zé)對供方(物料供應(yīng)商及承包商)的質(zhì)量保證能力評審標(biāo)準(zhǔn)及評審計(jì)劃的制定和質(zhì)量保證能力評審。3.5財(cái)務(wù)部在收到所有需要的文件后進(jìn)行核對，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請單PR、采購訂單PO（合同及報(bào)價(jià)單）、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時(shí)向供貨商付款。4.采購范圍4.1硬件類：指公司委外制作的產(chǎn)品，采購后即交付給活動(dòng)現(xiàn)場使用。4.2物料類：指與活動(dòng)直接相關(guān)物料，目前由公司委外加工后，直接交付給公司庫存，待使用。4.3固定資產(chǎn)：是指單位價(jià)值超過人民幣1000元以上，同時(shí)使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4低值設(shè)備：是指單位價(jià)值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會(huì)計(jì)處理上可不作為資本性支出而一次費(fèi)用化，但對其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，實(shí)驗(yàn)室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購的低價(jià)值的耗材。如實(shí)驗(yàn)室用接插件等。4.6長期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務(wù)的客戶。如快餐，辦公文具供應(yīng)商,電信服務(wù)，域名等。其它非費(fèi)用報(bào)銷申請范圍內(nèi)的采購申請。5.操作過程及操作程序詳述5.1申請的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運(yùn)代理商的交付時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評價(jià)貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.4訂購應(yīng)根據(jù)價(jià)格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購員所選擇的供應(yīng)商與請購人推薦的不一致，應(yīng)向請購人發(fā)出確認(rèn)，若協(xié)商無果請購人仍堅(jiān)持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂購物品可能有下列兩種形式：憑核準(zhǔn)的采購申請單，從供應(yīng)商處直接購買。向供應(yīng)商發(fā)采購訂單（如需要，可向財(cái)務(wù)部申請開具采購訂單）或合同（重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對）。對于高頻低價(jià)采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購。選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競標(biāo)的方式進(jìn)行（如果可能，應(yīng)至少有三個(gè)競爭者）且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報(bào)價(jià)，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。5.5接受訂購的非制作類物品送達(dá)后，必須驗(yàn)收，且驗(yàn)收人與采購人不能是同一人。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。對于制作類物品，應(yīng)由項(xiàng)目部在現(xiàn)場進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若送達(dá)的物品不合格，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6付款采購人負(fù)責(zé)采購物品的付款申請，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)發(fā)票經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購申請單PR，如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時(shí)附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購的全額預(yù)付。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購人員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。6.記錄對于各次采購，采購員應(yīng)保存下列文件：1）采購申請單副本2）報(bào)價(jià)3）比價(jià)記錄4）采購訂單副本或合同5）付出傳票副本6）收貨單