電子化文件與信息管理制度

電子化文件與信息管理制度第一章總則第一條為規(guī)范和提升企業(yè)的電子化文件與信息管理水平，保障企業(yè)數據資產的安全、完整、可訪問性，確保企業(yè)業(yè)務的順利運行，訂立本制度。第二條本制度適用于全部員工、辦事處和部門，而且必需遵守。第三條電子化文件與信息管理包含但不限于文檔保管、共享、歸檔、備份、恢復等方面的管理。第二章電子化文件管理第四條電子化文件的管理原則：電子化文件應依據業(yè)務需要確定保管期限，并遵守相關法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的時間限制。電子化文件應采用標準格式進行存儲，以確保文件的可讀性和完整性。電子化文件應依照文件分類管理，建立統(tǒng)一的文件目錄結構和命名規(guī)定。電子化文件應實施權限管理，并設立合適的訪問掌控機制，防止未經授權的人員訪問。電子化文件的緊要操作應留痕，確保操作可追溯。第五條電子化文件的保管員工應依照文件分類和保密等級要求，將電子化文件存儲在指定的網絡盤或服務器上，并確保安全性和可靠性。員工不得私自將電子化文件存儲在個人設備或私人云盤中，不得將企業(yè)的電子化文件泄露給未經授權的人員。電子化文件的存儲周期依照相關規(guī)定進行調整，對于已經過期的文件，應及時進行清理和銷毀。第六條電子化文件的共享員工可以依據工作需要，將電子化文件共享給其他員工或相關部門，但必需確保文件的安全性和完整性。共享的電子化文件必需依照權限管理的原則進行訪問掌控，未經授權的人員不能訪問。共享的電子化文件在需要時應及時更新，確保文件的及時性和準確性。第七條電子化文件的歸檔依照企業(yè)規(guī)定的時間周期，對于不再頻繁訪問或已完成任務的電子化文件，應進行歸檔。歸檔的電子化文件應依照分類和時間次序進行整理，建立歸檔目錄結構，并確保歸檔文件的安全和可讀性。歸檔的電子化文件應設立備份機制和定期檢測機制，確保文件的完整性和可恢復性。第八條電子化文件的備份與恢復依照企業(yè)的業(yè)務需求和信息安全要求，對緊要的電子化文件實施定期備份。備份數據存儲在特地的備份服務器中，并采取加密措施和多重備份策略，以確保備份數據的安全和可靠性。對于意外刪除、損壞或災難性事件導致的文件丟失，應及時進行恢復，并在恢復后進行檢測和驗證，確保文件的有效性和完整性。第三章信息管理第九條信息管理的原則：信息管理涉及到企業(yè)的內部和外部信息，應依據信息的緊要性和保密等級訂立相應的管理措施。信息管理應遵守相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定，保護企業(yè)的商業(yè)秘密和客戶隱私。信息管理應建立完善的權限管理和訪問掌控機制，防止未經授權的人員取得敏感信息。第十條信息的收集和錄入員工在收集和錄入信息時，應確保信息的真實性、準確性和完整性。信息收集和錄入應遵守相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定，敬重個人隱私和信息保護原則。信息收集和錄入過程中不得泄露或濫用信息，不得將信息供應給未經授權的人員或機構。第十一條信息的存儲與傳輸員工應將信息存儲在指定的網絡服務器或數據庫中，確保信息的安全性和可靠性。信息傳輸過程中應采用加密和安全協議，防止信息被截獲或竄改。信息存儲和傳輸過程中不得泄露或濫用信息，不得將信息供應給未經授權的人員或機構。第十二條信息的使用和共享員工在使用信息時應遵守相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定，合法、合理地使用信息。員工可以依據工作需要將信息共享給其他員工或相關部門，但必需確保信息的安全性和合規(guī)性。共享的信息必需依照權限管理的原則進行訪問掌控，未經授權的人員不能訪問。第十三條信息的銷毀與清除對于不再需要的信息，應及時進行銷毀或清除，避開信息泄露或濫用的風險。信息的銷毀和清除應依照相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定進行，確保信息的安全和可靠性。信息的銷毀和清除過程應留下相應的記錄，以備審核和追溯。第四章責任與監(jiān)督第十四條企業(yè)應設立電子化文件與信息管理的責任人，負責訂立、執(zhí)行和監(jiān)督相關制度和措施。第十五條各部門和辦事處應搭配電子化文件與信息管理的工作，并依照相關要求執(zhí)行。第十六條企業(yè)應定期對電子化文件與信息管理的執(zhí)行情況進行審查和評估，發(fā)現問題及時整改。第十七條對于違反本制度的行為，將采取相應的紀律和法律措施進行懲罰，保護企業(yè)的數據資產和信息安全。第五章附則第十八條本制度的解釋權歸企業(yè)全部，如有需要，企業(yè)可依據實際情況對本制度進行適當修改和完善。第十九條本制度自頒布之