檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，充足發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實行辦法》，結(jié)合集團檔案管理規(guī)定，特制訂本管理規(guī)范。第二條公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)和黨、政、工、團等管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，重要涉及文書檔案、會計檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案等實物檔案或電子檔案。第三條本工作規(guī)范合用于**公司的檔案管理工作。第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理模式。以“抓好基礎(chǔ)管理“為原則，采用“分散管理，統(tǒng)一制度，集中檢查，定期培訓(xùn)”的措施，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化。第二章檔案管理職責及人員規(guī)定第五條各部門負責各自專業(yè)檔案的立卷、整理、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案，具體業(yè)務(wù)由辦公室負責監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，實行歸口管理。第六條辦公室負責本公司檔案的管理工作，指定專人負責本公司各類文獻資料的收集、整理和歸檔工作，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效運用。第七條各部門應(yīng)配備兼職檔案管理人員。建立檔案人員崗位責任制。根據(jù)本規(guī)范制定本專業(yè)管理細則。1.檔案管理人員規(guī)定大專以上學(xué)歷或同等知識水平，具有專業(yè)知識。遵紀守法、忠于職守，有高度的責任心和奉獻精神。2.認真貫徹執(zhí)行集團公司下發(fā)的檔案管理的各項規(guī)定，做好本專業(yè)檔案的收集、登記、整理、保管、提供運用等工作。3.加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷更新知識，接受新的檔案管理技術(shù)，提高解決實際工作中出現(xiàn)問題的能力。4.做好檔案庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生和安全防護工作，保持庫房的整潔，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的工作。第三章檔案的收集歸檔第八條歸檔范圍：公司在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文獻材料都應(yīng)納入歸檔范圍（詳見附件1：公司檔案分類編號大綱）。第九條歸檔文獻材料的重要來源有：—本公司形成的文獻材料；—本公司引進項目、外購設(shè)備等接受的文獻材料；—本公司參與的合作項目，合作單位按規(guī)定應(yīng)向本公司提交的文獻材料；本公司執(zhí)行、辦理的外來文獻材料。第十條歸檔時間1.黨群、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的各類文書檔案在辦理完畢后的次年一季度歸檔。2.科技檔案在其項目鑒定前歸檔，工程項目竣工檔案在項目交工后3個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品檔案應(yīng)定期或按階段歸檔。3.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、協(xié)議協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文獻材料應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文獻材料應(yīng)在開箱驗收或接受后即時登記歸檔。4.會計檔案由財務(wù)部門負責整理歸檔。5.磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文獻材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。6.應(yīng)隨時歸檔的材料：更新、補充的文獻材料；公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文獻材料；公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文獻材料；其他活動中形成的文獻材料等。第十一條歸檔規(guī)定1.實行部門、項目及專項工作的文獻收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文獻材料整理后歸檔。2.歸檔的文獻材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有助于長期保存，圖文筆跡應(yīng)符合形成文獻設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)的標稱質(zhì)量規(guī)定。3.歸檔的文獻材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4.非紙質(zhì)文獻應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。5.文書類歸檔文獻材料一般一式一份。重點工程檔案規(guī)定一式兩份，其中原件由項目產(chǎn)權(quán)單位辦公室收集、整理、編目后，按規(guī)范規(guī)定向集團公司設(shè)計院移交保存，副本由產(chǎn)權(quán)單位辦公室負責歸檔保管。6.兩個以上單位合作完畢的項目，應(yīng)以協(xié)議、協(xié)議約定文獻材料歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文獻材料，協(xié)辦單位保存與所承擔任務(wù)相關(guān)的正本。7.文獻材料形成部門應(yīng)就歸檔文獻材料準備具體的文獻目錄并填寫《檔案交接登記表》（見附錄圖1）。重要項目文獻材料歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。第十二條檔案歸檔流程一、基建檔案的歸檔流程嚴格按照設(shè)計院下發(fā)的科技檔案管理辦法執(zhí)行。二、公司的檔案歸檔流程1、文獻材料形成部門應(yīng)按期將上一年形成的歸檔文獻材料進行整理隨同《檔案交接登記表》向本公司辦公室移交。2、公司辦公室接受時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保存一份。3、公司辦公室定期組織檢查各職能處室保存的檔案是否安全、完整、規(guī)范。第四章檔案的管理工作第十三條檔案保管工作1、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，紙質(zhì)檔案存放宜采用密集架，磁性載體應(yīng)選擇防磁柜，底圖不宜折疊，重要檔案應(yīng)異地備份。2、檔案入庫前一般應(yīng)仔細檢查。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和筆跡，應(yīng)采用復(fù)制手段加以保護。第十四條檔案基礎(chǔ)設(shè)施的管理1、檔案柜架應(yīng)牢固耐用，紙質(zhì)檔案采用密集架，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。2、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合集團統(tǒng)一規(guī)定。3、檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。4、根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、空氣凈化器等設(shè)備。5、配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機、復(fù)印機等設(shè)備。6、配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。7、庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等（八防）防護功能。8、庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類載體檔案的保管規(guī)定，并對庫房的溫濕度進行定期的測量填寫溫濕度登記表（參見附錄表2）。9、庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。10、庫藏檔案應(yīng)定期清理核對,做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。11、做好檔案庫房安全檢查和要害部位檢查登記制度。第五章檔案的鑒定與銷毀第十五條檔案鑒定工作1、成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組（或鑒定組），負責擬定文獻材料保管期限，提出保管期限到期檔案鑒定意見。2、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)歸檔文獻材料對公司現(xiàn)實和此后工作的查考、憑證以及歷史研究的價值擬定。3、檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。4、永久保管檔案。凡是反映本公司重要職能活動和歷史面貌，對本公司、國家和社會有長遠運用價值的文獻，列為永久保管。5、定期保管檔案。凡是反映本公司一般工作活動，在一定期間對本公司各項工作有參考運用價值的文獻，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考運用價值分為30年和2023。6、各部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，一般5年組織1次。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。第十六條檔案的銷毀對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊（參見附錄圖4），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。第六章檔案的查詢運用及信息化建設(shè)第十七條檔案的查詢運用1、檔案管理部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效提供檔案運用服務(wù)。2、應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，設(shè)定運用者查詢檢索權(quán)限。超越權(quán)限的運用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3、查詢運用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記（檔案查詢運用申請單見附錄圖3、5）。4、可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供運用原件、復(fù)制件和電子檔案。5、對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標記錄分析、重大事故因素研究分析、公司史志等。第十八條檔案信息化建設(shè)1、檔案信息化應(yīng)以促進、完善公司信息化和提高檔案管理現(xiàn)代化水平為總目的，重要涉及電子檔案的歸檔及信息化系統(tǒng)的建設(shè)。2、電子文獻歸檔規(guī)定及功能應(yīng)嵌入文獻生成系統(tǒng)。公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文獻歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文獻歸檔范圍擬定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文獻及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要擬定。3、電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上，歸檔的電子文獻數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。4、電子文獻應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。5、加密的電子文獻歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文獻應(yīng)與其解密軟件和說明文獻一并歸檔。6、文獻形成部門應(yīng)負責保證歸檔電子文獻具有真實性、可靠性、完整性和可用性。7、超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文獻目錄存檔。8、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、記錄匯總、權(quán)限設(shè)立、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。第七章附則1、本規(guī)范由辦公室負責起草，解釋權(quán)屬辦公室。2、本規(guī)范自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.檔案分類編號大綱2.公司管理類檔案保管期限表3.各類常用表格檔案交接登記表序號題名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人：接受人：圖1溫濕度登記表年月序號日期時間濕度記錄人序號日期時間濕度記錄人1122圖2序號日期檔號題名借閱部門