《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)立體化教程》課件第4章

第4章郵件合并4.1知識(shí)點(diǎn)4.2任務(wù)書(shū)4.3任務(wù)示范4.4知識(shí)拓展

4.1知識(shí)點(diǎn)

圖4-1創(chuàng)建

在郵件合并中，可創(chuàng)建信封和標(biāo)簽，如圖4-1所示。

郵件信封制作是一個(gè)向?qū)?，如圖4-2所示。根據(jù)向?qū)б徊讲皆O(shè)置信封的樣式，選擇單個(gè)信封或者基于地址簿文件批量生成。選擇地址簿中的記錄，可快速地生成信封。

圖4-2信封制作向?qū)?/p>

標(biāo)簽的創(chuàng)建是根據(jù)具體標(biāo)簽的規(guī)格大小來(lái)設(shè)計(jì)，如圖4-3所示?？梢栽O(shè)置全頁(yè)為相同標(biāo)簽，通過(guò)選項(xiàng)來(lái)設(shè)置標(biāo)簽的大小和間距，如圖4-4所示；也可以自己設(shè)置標(biāo)簽大小，利用標(biāo)簽詳情來(lái)制作，如圖4-5所示。

圖4-3信封和標(biāo)簽圖4-4標(biāo)簽選項(xiàng)圖4-5新建標(biāo)簽詳情

4.2任務(wù)書(shū)

1.創(chuàng)建主文檔成績(jī)單

據(jù)學(xué)生成績(jī)單效果圖(如圖4-6所示)，輸入“學(xué)生成績(jī)單”，設(shè)置字體格式為“宋體”“一號(hào)”，居中；輸入“()年度上(下)學(xué)期”，設(shè)置字體格式為“宋體”“二號(hào)”，居中，空一行；輸入“班級(jí)：、姓名：、學(xué)號(hào)：”設(shè)置字體格式為“宋體”“一號(hào)”，左縮進(jìn)3.5個(gè)字符；分成兩欄；繪制表格輸入相應(yīng)的內(nèi)容。圖4-6學(xué)生成績(jī)單效果圖

2.郵件合并

本任務(wù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和文檔的合并，在相應(yīng)的位置插入公式，計(jì)算總分和平均分，使用域插入學(xué)生信息和各科成績(jī)，使用規(guī)則生成“等級(jí)”(要求平均分大于85分為“優(yōu)秀”，其他為“合格”)。運(yùn)用郵件合并將“各科成績(jī)”的數(shù)據(jù)合并到“成績(jī)單”中，生成每人單獨(dú)一張的成績(jī)單。

合并“成績(jī)單.xls”數(shù)據(jù)到成績(jī)單文檔中，插入域，利用表格公式計(jì)算總分和平均分；利用規(guī)則對(duì)平均分高于85分的同學(xué)總評(píng)為優(yōu)秀，否則為合格；預(yù)覽結(jié)果，完成并合并，導(dǎo)出為多份成績(jī)單并保存。

4.3任務(wù)示范

1.創(chuàng)建主文檔成績(jī)單

【任務(wù)實(shí)施】操作步驟1：根據(jù)圖4-6，首先將頁(yè)面布局中的紙張方向設(shè)置為“橫向”。鼠標(biāo)單擊“紙張方向”按鈕，在打開(kāi)的選項(xiàng)中選擇“橫向”。操作步驟2：選擇“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡中“頁(yè)面設(shè)置”命令組里的“分欄”命令，選擇“兩欄”將頁(yè)面分成兩欄。

操作步驟3：根據(jù)圖4-6，在左欄部分相應(yīng)的位置錄入“學(xué)生成績(jī)單”“()年度上(下)學(xué)期”和“班級(jí)：、姓名：、學(xué)號(hào)：”等內(nèi)容，并且通過(guò)“字體”設(shè)置為相應(yīng)的設(shè)置。

操作步驟4：根據(jù)圖4-6，在右欄部分插入相應(yīng)的表格，并且調(diào)整表格的單元格大小及合并操作，錄入相應(yīng)的文字內(nèi)容。

2.郵件合并

【任務(wù)實(shí)施】

操作步驟1：選擇“郵件”選項(xiàng)卡，單擊“選擇收件人”命令打開(kāi)對(duì)話框，再選擇“使用現(xiàn)有列表”，通過(guò)打開(kāi)的“選取數(shù)據(jù)源”窗口選擇“成績(jī)單.xls”文件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的合并。

操作步驟2：在相應(yīng)的字段位置插入合并域，包括學(xué)年、班級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)、各科成績(jī)。

操作步驟3：選中表格，在“布局”選項(xiàng)卡中的公式計(jì)算總分和平均分。公式為“=sum()求總分，=Average()求平均分”。參數(shù)根據(jù)表格的單元格命名規(guī)則進(jìn)行參數(shù)設(shè)置。

操作步驟4：設(shè)置規(guī)則。在編寫(xiě)和插入域命令組的

中選擇，對(duì)平均分高于85分的同學(xué)總評(píng)為優(yōu)秀，否則為合格，進(jìn)行設(shè)置，如圖4-7所示。Word

2010會(huì)根據(jù)平均分的情況在等級(jí)中給出評(píng)價(jià)。

操作步驟5：預(yù)覽結(jié)果。預(yù)覽合并的效果，查看合并后的單個(gè)文檔效果。最后完成并合并，導(dǎo)出為多份成績(jī)單，并保存為“成績(jī)單.docx”。

圖4-7插入Word域

4.4知識(shí)拓展

1.信封制作

至于信封，先按一定格式制作好信封，運(yùn)用郵件合并將“班級(jí)通信錄”的數(shù)據(jù)合并到信封中，生成每人單獨(dú)一個(gè)信封，然后打印出這些信封給每個(gè)學(xué)生郵寄“成績(jī)單”?！班]件”選項(xiàng)卡的中文信封可根據(jù)向?qū)?lái)快速創(chuàng)建。將信封和收件人的信息進(jìn)行合并，可制作全班的信封。

(1)在Excel中輸入收件人姓名、地址、郵編、寄件人姓名和地址信息，保存為data.xlsx，，如圖4-8所示。

圖4-8收件人信息

(2)在“郵件”選項(xiàng)卡中，選擇中文信封，并根據(jù)信封制作向?qū)Вx擇“基于地址簿文件，生成批量信封”，如圖4-9所示。

圖4-9信封數(shù)量

(3)在收件人信息中設(shè)置，首先要選擇地址簿，在彈出的對(duì)話框中先設(shè)置文件類(lèi)型為“Excel”，然后選擇“data”文件，如圖4-10所示；接著選擇收信人信息：收件人姓名、地址和郵編，如圖4-11所示。

圖4-10選擇地址簿圖4-11匹配收信人信息

(4)輸入寄信人信息，如圖4-12所示。

郵件合并可