辦公用品采購(gòu)、辦公費(fèi)用日常管理規(guī)定

辦公用品采購(gòu)、辦公費(fèi)用日常管理規(guī)定

第一條、規(guī)定目的

為了節(jié)約開(kāi)支，降低消耗，提高辦公效率，規(guī)范公司辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用行為,

特制定本規(guī)則。

第二條、使用及適用范圍

1、本制度規(guī)定了辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用等工作，規(guī)范了辦公費(fèi)用的管

理標(biāo)準(zhǔn)及范圍，控制、審批的管理流程。

2、本制度適用于公司各職能總部及下屬分公司。

第三條、定義

1、辦公用品是指公司員工辦公使用的低值易耗品，單個(gè)價(jià)格在500元以下的

物品。

辦公用品分類(lèi)：

⑴、個(gè)人使用的零星辦公用品包括：筆、筆芯、訂書(shū)針、訂書(shū)機(jī)、回形針、

信紙、信封、橡皮擦、N次貼等。

⑵、公用辦公用品包括：打印紙、墨盒、硒鼓、色帶、計(jì)算器、檔案袋、憑

證打印紙、三層、四層打印紙、曬圖紙、各種印刷的表格等。

2、辦公設(shè)備指公司或部門(mén)公用的辦公類(lèi)設(shè)備，如空調(diào)機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、

掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)、電視機(jī)、保險(xiǎn)柜、資料柜、飲水機(jī)、

電話機(jī)等。其他辦公設(shè)備指電腦、優(yōu)盤(pán)等，同時(shí)包括公司非建筑類(lèi)展示板及組合

宣傳板等。

第四條、職責(zé)

1、辦公用品供貨商由運(yùn)營(yíng)總部負(fù)責(zé)招標(biāo)，確定定點(diǎn)（不少于二家），簽訂購(gòu)銷(xiāo)

合同。辦公設(shè)備、辦公用品由公司運(yùn)營(yíng)總部統(tǒng)一賬面管理，各下屬分公司運(yùn)營(yíng)部

自行組織實(shí)施的日常管理，公司行政助理負(fù)責(zé)具體監(jiān)察。其他辦公設(shè)備由領(lǐng)用人

保管。運(yùn)營(yíng)總部行政助理負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)及發(fā)放工作及核算。

2、財(cái)務(wù)總部、運(yùn)營(yíng)總部負(fù)責(zé)確定費(fèi)用指標(biāo)，并按費(fèi)用指標(biāo)進(jìn)行檢查、考核。

3、各使用部門(mén)負(fù)責(zé)在額度內(nèi)提供每月需求計(jì)劃。

第五條、要求

（一）、辦公設(shè)備、辦公用品

一、采購(gòu)

1、辦公用品：

⑴、每月1日，公司各職能總部文員根據(jù)本月辦公用品的實(shí)際需求填寫(xiě)^^公

用品采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)后提交至公司運(yùn)營(yíng)總部。

（2）、運(yùn)營(yíng)總部預(yù)審后匯總當(dāng)月公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，于每月3-5日統(tǒng)一安

排采購(gòu)。

2、非常規(guī)用品的采購(gòu)應(yīng)由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單》,預(yù)

算內(nèi)報(bào)運(yùn)營(yíng)總部、財(cái)務(wù)部聯(lián)審，預(yù)算外再報(bào)總裁審核批準(zhǔn)后，再由運(yùn)營(yíng)總部行政助

理統(tǒng)一安排采購(gòu)。

3、辦公書(shū)籍由各使用部門(mén)按計(jì)劃采購(gòu)。

4、員工采購(gòu)需求可在每月28日前告知所在部門(mén)相關(guān)管理人員，匯總上報(bào)運(yùn)營(yíng)

總部。

5、如因特殊情況，工作急需物品可先行采購(gòu)后再按規(guī)定報(bào)銷(xiāo)。

二、領(lǐng)用

1、各職能部門(mén)應(yīng)按《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》的品種和數(shù)量到運(yùn)營(yíng)總部填寫(xiě)《辦公

用品領(lǐng)用登記簿》后領(lǐng)用；

2、員工應(yīng)按經(jīng)批準(zhǔn)的《固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單》，在填寫(xiě)《固定資產(chǎn)交接證》后領(lǐng)用；

對(duì)于貴重的設(shè)備，公司與員工簽訂《設(shè)備領(lǐng)用協(xié)議》。

3、如超出部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，運(yùn)營(yíng)總部審核后方可領(lǐng)用。

4、公司每月集中領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為每月5日、6日（遇節(jié)假日順延）。

5、員工個(gè)人平時(shí)領(lǐng)用時(shí)間為每周二、四下午2:30-4:30。

6、新到崗員工在報(bào)到之日領(lǐng)取辦公用品。

7、其他時(shí)間如急用可根據(jù)實(shí)際情況領(lǐng)用。

三、維護(hù)管理

1、辦公設(shè)備與辦公用品，運(yùn)營(yíng)總部指定專(zhuān)人管理、建賬和領(lǐng)用發(fā)放。

2、運(yùn)營(yíng)總部行政助理定期檢查辦公用品的庫(kù)存量，對(duì)日常必須品、不易采購(gòu)品

或用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存，以備不時(shí)之需。

3、運(yùn)營(yíng)總部有權(quán)檢查各職能總部辦公用品的使用情況，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)可對(duì)有關(guān)人

員進(jìn)行處罰。

四、繳回處理

1、領(lǐng)用各類(lèi)物品的人員，均由行政助理或其指定人員建卡、登記；員工離職

前必須歸還所領(lǐng)用的全部辦公用品（低值易耗品除外），并由行政助理簽字后方可

辦理離職手續(xù)。

2、所繳回的舊品，行政助理應(yīng)歸類(lèi)入庫(kù)，酌情處理。

3、滯用品之處理

運(yùn)營(yíng)總部行政助理每隔半年檢查物品的明細(xì)，將超過(guò)六個(gè)月未曾領(lǐng)用過(guò)的物

品提報(bào)處理。

（二）、辦公費(fèi)用

一、控制流程

1、個(gè)人使用的零星辦公用品。公司各職能總部、下屬分公司，運(yùn)營(yíng)

總部、運(yùn)營(yíng)部具體經(jīng)辦人在定額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)填報(bào)需求計(jì)劃，報(bào)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審

批后，再到定點(diǎn)供應(yīng)商領(lǐng)取或通知定點(diǎn)供應(yīng)商按訂單送貨，各部門(mén)不得擅

自采購(gòu)，否則財(cái)務(wù)部門(mén)不予報(bào)賬。

2、運(yùn)營(yíng)總部、運(yùn)營(yíng)每月與定點(diǎn)供應(yīng)商核對(duì)無(wú)誤后，到財(cái)務(wù)總部財(cái)務(wù)

部辦理報(bào)賬、結(jié)算手續(xù)。

3、公用辦公用品，公司各職能總部、下屬分公司，每月底在費(fèi)用標(biāo)

準(zhǔn)內(nèi)填報(bào)需求計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)商務(wù)部按采購(gòu)流程執(zhí)行，

各取能部門(mén)、下屬分公司于次月按上報(bào)計(jì)劃去庫(kù)房領(lǐng)用。

4、公司各職能部、下屬分公司在使用打印紙時(shí)，上報(bào)副總裁以上領(lǐng)

導(dǎo)的材料和存檔的文檔才可用打印紙雙面打印，報(bào)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的材

料一律使用廢紙打印。

5、公司各職能部、下屬分公司一律使用辦公用品領(lǐng)用表（分公用性、

個(gè)人使用），辦公用品仍然使用材料領(lǐng)用單發(fā)料的，財(cái)務(wù)總部不予核賬，后

果自負(fù)（見(jiàn)附表二、附表三）。

二、辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)

1、個(gè)人使用的零星辦公用品實(shí)行定額控制，其標(biāo)準(zhǔn)定額如下:公司

副總及其以上領(lǐng)導(dǎo)不限,公司級(jí)一般管理人員X元/月，主管級(jí)人員X元/

月，經(jīng)理級(jí)人員XX元/月，總監(jiān)級(jí)人員XX元/月，級(jí)別按公司下發(fā)的紅

頭任命文件為準(zhǔn)。

2、公用性辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附表一。

三、獎(jiǎng)罰規(guī)定

1、財(cái)務(wù)總部每月檢查辦公用品使用情況并予以通報(bào)。

2、辦公用品領(lǐng)用表各部門(mén)一律在運(yùn)營(yíng)總部領(lǐng)取，由運(yùn)營(yíng)總部每月5

日對(duì)上月領(lǐng)用情況核算后報(bào)財(cái)務(wù)總部審核。

3、超支或節(jié)約的，按超支額或節(jié)約額的50%在季末終了后10日內(nèi)

兌現(xiàn)。超支的，其兌現(xiàn)額由單位第一負(fù)責(zé)人落實(shí)責(zé)任人，并于兌現(xiàn)結(jié)果公

布后5日內(nèi)報(bào)財(cái)務(wù)總部，否則，由單位第一負(fù)責(zé)人承擔(dān)。

第六條、工作記錄

以下紙面記錄由運(yùn)營(yíng)總部保存2年：

《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》、《固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單》、《辦公用品領(lǐng)用登記簿》、

《固定資產(chǎn)交接證》、《設(shè)備領(lǐng)用協(xié)議》。

第七條、附加說(shuō)明

本文件由運(yùn)營(yíng)總部起草，并負(fù)責(zé)解釋和管理。

2015年辦公用品計(jì)劃指標(biāo)

附表一：

序號(hào)部門(mén)指標(biāo)備注

1運(yùn)營(yíng)總部

2財(cái)務(wù)總部

3投資總部

4人力資源總部

5合計(jì)

附表二

年個(gè)人使用的零星辦公用品領(lǐng)用表

總級(jí)人經(jīng)理級(jí)人一般人員人

1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月

名稱

數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額

鉛筆

圓珠筆

圓珠筆芯

簽字筆

簽字筆芯

訂書(shū)機(jī)

訂書(shū)針

回形針

信紙

信封

橡皮擦

N次貼

實(shí)際合計(jì)

包干標(biāo)準(zhǔn)

節(jié)、超額

財(cái)務(wù)總部審核:運(yùn)營(yíng)總部審核:部門(mén)填表人:

附表三

年部門(mén)公用性辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用表

標(biāo)準(zhǔn)元/月

1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月

名稱

數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額

打印紙

墨盒

硒鼓

色帶

計(jì)算器

檔案袋

憑證打印紙

三層打印紙

四層打印紙

曬圖紙

實(shí)際合計(jì)

節(jié)、超額

財(cái)務(wù)總部會(huì)計(jì)審核:倉(cāng)庫(kù)保管員：部門(mén)填表人:

新員工辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)（經(jīng)理級(jí)以上）

序號(hào)品名單位數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）備注

1書(shū)立個(gè)2

2筆筒個(gè)1

3膠棒個(gè)1

4水性筆支2

5訂書(shū)器個(gè)1

6訂書(shū)釘盒1

7橡皮塊1

8鉛筆支1

9垃圾筒個(gè)1

10告示貼個(gè)1

11回形針盒1

12筆記本本1

13水性筆蕊支2

14大頭針盒1

15名片冊(cè)冊(cè)1

16

17

18

19

20

合計(jì)

部門(mén)：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)（簽字）:

申領(lǐng)人（簽字）:審核人（簽字）：

新員工辦公用品領(lǐng)用表（經(jīng)理級(jí)以下）

序號(hào)品單位數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）備注

1書(shū)立個(gè)2

2筆筒個(gè)1

3膠棒個(gè)1

4水性筆支2

5橡皮塊1

6鉛筆支1

7垃圾筒個(gè)1

8告示貼個(gè)1

9回形針盒1

10筆記本本1

11水性筆蕊支2

12大頭針盒1

13削筆刀個(gè)1

14

15

16

17

18

19

20

合計(jì)

部門(mén)：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)（簽字）:

申領(lǐng)人（簽字）:審核人（簽字）：

2015年一月采購(gòu)計(jì)劃部門(mén)：

序號(hào)品數(shù)量單價(jià)序號(hào)品數(shù)量單價(jià)

1A3復(fù)印10雙夾

常紙

規(guī)2A4復(fù)印11大筆記

辦紙本

公3鉛筆12告示帖

用4水性筆芯13軟抄本

品5橡皮14水性筆

6雙面膠15抽桿文

件夾

7透明膠16口曲紙

8釘書(shū)釘17資料盒

9大頭針18條扣袋

序號(hào)品名型號(hào)數(shù)量