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文檔簡介
?費用報銷管理制度為規(guī)范各項費用報銷及付款程序,加強財務(wù)管理,控制成本,切實保障公司利益,特制定本制度。
第一部分
報銷的審批流程及原則(一)報銷流程1.一般的報銷流程(預算范圍之內(nèi)或有經(jīng)審批的費用)經(jīng)辦人—>本部門主管(或經(jīng)理)—>分管領(lǐng)導(如有)—>財務(wù)專人審核—>財務(wù)經(jīng)理核準—>總經(jīng)理/總經(jīng)理授權(quán)人審批—>出納支付—>財務(wù)專人入賬。(具體簽批詳見權(quán)限審批表)2.特殊的報銷流程(預算之外或沒有經(jīng)審批的費用)2.1.原則上預算之外或沒有經(jīng)事先申請的費用是不予以報銷支付的,如確屬公司正常經(jīng)營和發(fā)展需要而發(fā)生的開支,須經(jīng)辦人補申請報告報總經(jīng)理特批,申請報告須列明費用報銷的理由,并按以下流程報批。2.2.經(jīng)辦人補申請報告—>本部門主管(或經(jīng)理)核實—>分管領(lǐng)導意見(如有)—>總經(jīng)理特批—>經(jīng)辦人填制費用單據(jù)并附申請報告—>分管領(lǐng)導審核單據(jù)(如有)—>財務(wù)專人審核—>財務(wù)經(jīng)理審批—>出納支付—>財務(wù)專人入賬。(二)費用審批原則1.費用報銷需經(jīng)辦人的主管領(lǐng)導批準,不得自主批準自己的報銷費用。2.不得逾越流程,不得未經(jīng)直接領(lǐng)導審批,直接提交公司總經(jīng)理審批,不得未經(jīng)財務(wù)人員審核直接提交公司總經(jīng)理審批。3.出納必須憑總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理均簽名后的(簽批完整的)報銷單支付相關(guān)費用,一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作,對出納通報批評,并實行扣除當月績效獎金50%-100%的處理,如造成經(jīng)濟損失,由出納及相關(guān)人員承擔連帶責任。4.費用報銷原則上不得跨月(如外地出差時間較長除外),業(yè)務(wù)人員及各員工每月應(yīng)把報銷憑證及時傳遞給公司財務(wù)部報銷。(三)報銷經(jīng)辦人、審核人及審批人的職責1.經(jīng)辦人:因公辦理業(yè)務(wù)時應(yīng)向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)原始單據(jù),經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時準確的填寫報銷單據(jù),對經(jīng)辦的經(jīng)濟業(yè)務(wù)及提供的原始單據(jù)的真實性負有直接責任,同時在每張票據(jù)反面簽字確認。經(jīng)辦人有責任及時向財務(wù)人員提供其審核所需相應(yīng)文件或資料。2.部門負責人:對本部門發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行確認及對經(jīng)辦人提供的原始單據(jù)進行審核,對報銷業(yè)務(wù)負有直接審核責任,并有責任協(xié)助財務(wù)人員的審核工作。3.財務(wù)人員:審核報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合相應(yīng)規(guī)定,審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應(yīng)的要求,審核報銷單據(jù)中是否按要求填寫相應(yīng)的項目和內(nèi)容。對不符合要求的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應(yīng)的處理意見。財務(wù)人員對所報銷的票據(jù),務(wù)必進行官方平臺查驗,確保票據(jù)有效合法。4.分管領(lǐng)導:對所有負責的部門費用進行全面管理,在公司授權(quán)范圍內(nèi)審核所管理的各部門的費用報銷。5.財務(wù)經(jīng)理:從財務(wù)專業(yè)角度,核準費用單據(jù)及資金付款的合法、合規(guī)性、合理性。6.總經(jīng)理因出差在外,需臨時授權(quán)簽署指定代理人辦理審批報銷、支付業(yè)務(wù),并交財務(wù)部備案,指定代理人可在期間行使相應(yīng)的審批的權(quán)力,事后總經(jīng)理補審批及簽字。第二部分
報銷總體原則1.預算內(nèi)的費用方可直接報銷。2.所有的報銷均遵循“誰支出,誰報銷”的原則,嚴禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。3.嚴禁報銷虛假費用的行為。4.無預算或預算外的費用報銷須財務(wù)經(jīng)理簽署意見、總經(jīng)理批準后方可列支。5.每辦一次業(yè)務(wù),應(yīng)該填寫一張報銷申請單。業(yè)務(wù)招待費用、物資采購、餐費不論金額大小,一律每發(fā)生一次填寫一張?;\統(tǒng)地在報銷單上寫上“×”月的費用,或多次業(yè)務(wù)單據(jù)分不清的,財務(wù)部不予受理。6.所有費用開支,應(yīng)“先申請,后開支,再報銷”的流程,財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)預算來審核和支付。相關(guān)預算外費用在發(fā)生費用前,應(yīng)該先書面請求總經(jīng)理,得到批準后才可以發(fā)生相關(guān)費用,堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象,事先申請以總經(jīng)理簽名的日期為準、總經(jīng)理外出時,或本人出差在外遇急情況時,應(yīng)電話或郵件通知總經(jīng)理,得到許可后才可進行。事后應(yīng)及時補充申請表,作為報銷的依據(jù)。7.關(guān)于報賬時限,上月25日后至當月25日期間費用必須在當月報銷。差旅費用必須在結(jié)束后五個工作日內(nèi)報銷、逾期單據(jù),財務(wù)部不再受理,由此造成的損失,由報銷人自己承擔。因單據(jù)不合要求不予報銷,被退回按規(guī)定不可以重新再報銷,違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴肅處理。特殊延期(如外地出差時間較長),需提出書面報告,主要部門領(lǐng)導由總經(jīng)理簽署意見后才可以報銷。8.跨年度的費用必須在次年1月15號之前填單報銷,年終結(jié)算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。9.大額支付款項必須使用電匯轉(zhuǎn)賬等銀行結(jié)算方式,超過10000元(大寫人民幣壹萬元)而用現(xiàn)金支付的,提前報備及報銷時必須詳細說明原因,經(jīng)財務(wù)部審核;如無正當理由,一律退回。10.從出納處領(lǐng)取報銷款時,需報銷人簽名確認。對于領(lǐng)款不方便的需要他人代領(lǐng)的,本人應(yīng)該出具書面代理書,指定代理領(lǐng)款人。由代理人在領(lǐng)款表簽字,無書面代理書,其他人不得代領(lǐng),發(fā)放人員有權(quán)拒絕。出納把代理書附于領(lǐng)款表后。財務(wù)經(jīng)理不定期抽查款項是否如實發(fā)放。11.所有的費用支出,均需提供有效的付款記錄(銀行刷卡/微信/支付寶等電子式)。業(yè)務(wù)招待費(餐費)需同時提供點餐菜單明細表。特殊情況除外。第三部分
原始憑證粘貼要求和報銷單據(jù)填寫規(guī)范1.所有的報銷單據(jù)、借支單的所有內(nèi)容均需完整填寫,一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫,嚴禁使用圓珠筆或鉛筆或紅字筆填寫單據(jù)、嚴禁涂改,力求整潔美觀。報銷單位“經(jīng)辦人”務(wù)必由本人親筆簽名并且以正楷字書寫,單位填寫不齊全和涂改的,一律不予受理。2.因公發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時,經(jīng)辦人員必須向?qū)Ψ剿魅≡紗螕?jù)。未取得原始單據(jù)或虛假的原始單據(jù)一律不予報銷。3.報銷時提供的原始必須真實、合法,與開支的內(nèi)容得一致。電子發(fā)票或紙質(zhì)打印的普通增值稅發(fā)票,必須填寫公司及稅號,否則不予受理。另報告、申請等附件必須經(jīng)權(quán)限人員簽字同意的紙質(zhì)件。4.各種類型的發(fā)票應(yīng)該分開粘貼,并在粘貼單上標出共
XX
張,金額
XX
元。票據(jù)粘貼混亂,不注明張數(shù)、金額的單據(jù)一律退回。5.原始單據(jù)遺失的,盡量取得了出票單位的原單據(jù)復印件并蓋上出票單位的財務(wù)專用章,經(jīng)財務(wù)部簽署意見后方可報銷。6.由財務(wù)部會計負責財務(wù)報銷審核,出納負責支付款項。每月由費用會計將《費用報銷匯總清單》(包括填報金額、審核金額、抵借款情況、實報金額、匯款日期等項)并將用傳真或電子郵件知會長期外地出差人員。7.報銷的原始單據(jù)要用《報銷單據(jù)粘貼單》(屬二級報銷單據(jù))粘貼,并貼在裝訂線以內(nèi)。8.同類性質(zhì)、長寬略相等的小票(如:高速公路過橋費、公交車票等)粘貼首先把疊加的小票用剪刀從左邊修剪齊,然后用右手往右折動,待每張小票間隔一定距離后,在其背面涂上膠水,靠齊《報銷單據(jù)粘貼單》裝訂線左側(cè)粘貼。9.長條形出租車票同樣靠左粘貼,且以不超過《報銷單據(jù)粘貼單》整個寬度為限。10.對大于《報銷單據(jù)粘貼單》尺寸的原始單據(jù)不需用《報銷單據(jù)粘貼單》粘貼,直接從左邊修剪齊后,附在對應(yīng)業(yè)務(wù)使用的一級報銷單據(jù)上(例如:《差旅費報銷單》、《費用報銷單》,都屬一級報銷單據(jù))。11.發(fā)票和類似白條(含收據(jù)、過期無效發(fā)票、送貨單等)要分開填列單據(jù)(含費用報銷單)。12.從個人處零星采購500元以下商品或服務(wù)時,未取得發(fā)票的,需取得對方開具的收款憑證,注明個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息。報銷人填《費用報銷單》,后附《入庫單》、部門主管/分管領(lǐng)導審批的《物資采購申請單》,通過費用報銷審批流程后,才能報銷。13.零星購物500元以下未取得發(fā)票但取得白條、收據(jù)或送貨單的情況,同上操作。14.未取得原始單據(jù)的、現(xiàn)金支付的費用報銷(包括紅包、現(xiàn)金贊助、贈送現(xiàn)金等),另單獨填《費用報銷單》,并在“備注欄”
注明事由,報總經(jīng)理批準,財務(wù)經(jīng)理核準后,才能報銷;臨時工勞務(wù)費由行政部門申報,分管領(lǐng)導審核后,財務(wù)經(jīng)理審批,呈總經(jīng)理審批方可報銷。15.行政或財務(wù)部,如購置總額不超過1000元以下的辦公用品、辦公用具及低值易耗品,憑申請購買,不留庫存;對1000元以上的辦公用品、辦公用具及低值易耗品,需要行政部或財務(wù)部辦理出入庫手續(xù),憑入庫單及發(fā)票才能報銷。16.固定資產(chǎn)的大修理費用,應(yīng)事先提出修理申請計劃,經(jīng)各使用部門分管領(lǐng)導同意后才能進行大修理,完工后憑相關(guān)發(fā)票、清單辦理報銷手續(xù)。17.行政用品、用具等財產(chǎn)的購置須事先寫好采購申請,由行政部經(jīng)理、分管領(lǐng)導批準后方可借支,憑發(fā)票單據(jù)報銷。18.當月各職能部門發(fā)生的費用要及時報帳,在次月5日前要辦理報銷(長期外地出差人員除外)。19.持“誰承辦誰報銷、使用部門確認,入其費用”原則。20.包括公司各部門除裝修押金等短期(原則上三個月內(nèi))可以退回款項的原始單據(jù)之外,其他原始單據(jù)(包括押金、保證金、合同等)必須于發(fā)生次月5日前交回公司財務(wù)部。21.所有的報銷單據(jù),均不可以使用訂書機裝訂單據(jù)(含報銷單、發(fā)票及黏貼單等),財務(wù)審核崗有權(quán)拒絕接受。22.審核符合要求的報銷單據(jù)呈財務(wù)經(jīng)理,由財務(wù)經(jīng)理進行批準簽字,若財務(wù)經(jīng)理發(fā)現(xiàn)不符合要求,須立即退回財務(wù)部,由財務(wù)部跟進處理。第四部分
主要費用管理具體規(guī)定費用管理的把關(guān)人為財務(wù)人員,財務(wù)人員應(yīng)遵循《資金審批權(quán)限》和《費用報銷管理制度》中的規(guī)定對每筆發(fā)生費用進行核查,并及時對一些費用進行歸集匯總,提供準確的財務(wù)數(shù)據(jù)。一、辦公費文具、辦公用品,低值易耗品,網(wǎng)絡(luò)配件等物料用品一律由行政部門統(tǒng)一采購,其它員工不得私自采購。報銷時應(yīng)填寫完整的采購清單、小票、供應(yīng)商送貨單(詳細列明所購商品明細),倉管、結(jié)算部門的驗收證明方可報銷。并做好各部門的領(lǐng)、用、存登記;如不能按規(guī)定提供附件一律不予報銷。二、交通費(市內(nèi)交通費)1.提倡節(jié)儉,外出辦事,應(yīng)盡量乘公交車或地鐵,嚴格控制出租車費;如有特殊情況需乘坐的士,應(yīng)事先獲得部門領(lǐng)導批準。2.發(fā)生費用后,應(yīng)立即填寫報銷單,頻繁外出的可以一周報賬一次。3.對于出租車票,必須取得稅控出租車票,手撕發(fā)票一律不予以報銷,報銷人在車票的背面寫上起止地點并簽名。4.連號的公交車、地鐵或出租車票,不論何種原因都不得報銷。5.對于長距離(如跨城市)的出租車票,比照長途車的票價予以報銷,多出不報。6.駐外人員確因工作需要乘坐出租車應(yīng)該詳細填寫《市內(nèi)交通費匯總表》內(nèi)容,如:時間、事由、往返地點、金額,“備注欄”注明同行人或攜帶物品數(shù)量,以出租車費用統(tǒng)一申報,經(jīng)部門主管、分管領(lǐng)導審核后,方可申請報銷。三、招待費用(含公關(guān)費用)1.凡因公司發(fā)展需要而發(fā)生的招待費用(含公關(guān)費用)(包括餐費及贈送禮品費用),必須事前提出申請,根據(jù)授權(quán)審批的規(guī)定由相關(guān)人員審批。2.報銷時必須提供已經(jīng)審批的《業(yè)務(wù)費用申請表》、發(fā)票等單據(jù),財務(wù)人員核對報銷內(nèi)容是否與《業(yè)務(wù)費用申請表》內(nèi)容一致,如果是贈送禮品,需要提供《禮品清單》。3.經(jīng)辦人在報銷招待費用時應(yīng)注明以下信息:招待時間、招待理由、招待人員、陪同人員、招待地點。4.招待費用發(fā)生一周內(nèi),經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)并辦理相應(yīng)的還款手續(xù)。5.接待單位統(tǒng)一安排伙食的,不得另行報銷餐費;因開展業(yè)務(wù)需要宴請客戶的,按被接待人員級別報銷業(yè)務(wù)招待費執(zhí)行。6.根據(jù)被接待人員級別以及與公司業(yè)務(wù)關(guān)系程度分為:貴賓級、貴客級、客人級三個接待級別。6.1.貴賓級:與公司戰(zhàn)略發(fā)展、重大合作相關(guān)的主要領(lǐng)導,以及公司重要投資方的領(lǐng)導等。6.2.貴客級:項目所在城市主管部門的主要負責人,以及有重要業(yè)務(wù)往來的主要領(lǐng)導等。6.3.客人級:城市主管部門的一般工作人員,相關(guān)合作單位或機構(gòu)的一般工作人員等。7.業(yè)務(wù)招待費標準級別餐用標準/人酒水標準/瓶貴賓級≤600≤1000貴客級≤300≤800客人級≤150≤200接待要求:依據(jù)接待方案,由接待方案編制人總負責,各項接待任務(wù)負責人負責所司接待任務(wù),進行接待實施,減少不必要的陪同。系統(tǒng)內(nèi)各單位之間學習交流及差旅,不得組織內(nèi)部招待、相互宴請等。四、差旅費(一)差旅費報銷具體原則1.為了提高出差人員辦事效率,節(jié)省時間和節(jié)約開支,公司員工出差,在選擇乘用交通工具、住宿、應(yīng)酬餐飲等方面,應(yīng)根據(jù)實際情況,按級別、按目的地的實際消費水平等來選擇所需乘用的交通工具、選擇住宿的賓館以及應(yīng)酬餐飲的等級,具體標準按以下制度實行。2.差旅費指相關(guān)人員因公出差,如:參加公司組織或培訓等活動、市場督導、視察、指導工作而發(fā)生的交通費、住宿費等,除此類活動外,各分管的高管(主管或經(jīng)理)另行有出差活動需事先報總經(jīng)理審批,其他人員另行有出差活動由其主管或經(jīng)理審批,否則費用自理。3.員工因公出差宴請關(guān)系單位人員,則當餐次不可報銷出差伙食補助。(二)差旅費報銷規(guī)定1.出差費用的報銷、凡屬公司職能部門的報銷應(yīng)于返回公司7日內(nèi)整理后由財務(wù)經(jīng)理簽名報銷;屬公司費用按相應(yīng)審批程序報銷。2.差旅費報銷應(yīng)按時間發(fā)生的順序、地點、路徑填寫
,車費、補貼要分開填列,并要有部門主管/經(jīng)理的審批意見。3.《差旅費報銷單》除反映出差人員出差期間發(fā)生的路橋費、油費、出差期間的車費、補貼外,不屬于以上的其他費用(業(yè)務(wù)招待費、房租費、廣告、宣傳費、辦公費、水電費、信息費等),另單獨用《費用報銷單》分開填報。4.如果一筆業(yè)務(wù),要貼多張差旅費報銷單,經(jīng)辦人應(yīng)在每張報銷單大寫金額的左邊注明共多少張,本單是第幾張;或用分數(shù)(N/M)表示,M表示共M張,N表示第N張。財務(wù)人員審核時,應(yīng)在第一張單右下邊空處用鋼筆注明共多少張,“合計金額”多少。每一張差旅費報銷單都要有經(jīng)辦人、部門主管/經(jīng)理、費用會計簽名,財務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理只在第一張差旅費報銷單(含:合計匯總實報總金額、總張數(shù))上簽批。5.下級陪同副總經(jīng)理級以上的領(lǐng)導同時出差,如屬開會、考察,統(tǒng)一按排食、宿的,全部按實報實銷處理;如開會、考察不按排食、宿或是其他公務(wù),則按“就高不就低”的報銷標準處理。6.同次出差,如屬兩位或三位員工性別相同者,除經(jīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導審批同意住單間房的以外,原則上要求住標準雙人、三人間,并按較高職級員工住宿標準報銷一個人的住宿費。7.出差地客戶能安排住宿者,出差人員不得報銷住宿費用。8.當日12:00時前出差,可享受全天出差伙食補助;當日12:00時后出差,可享受半天的出差伙食補助。9.員工出差期間的住宿費本著“根據(jù)發(fā)票限額據(jù)實報銷”的原則。10.出發(fā)地或目的地到機場的交通費實報實銷。(三)辦理出差申請、借支及報銷手續(xù)1.公司員工出差時,須事前填寫《出差申請表》(需注明出差人數(shù))并經(jīng)部門主管或經(jīng)理及分管領(lǐng)導審批。2.出差借支,經(jīng)辦人應(yīng)事先填寫《出差申請單》,并根據(jù)《出差申請單》,根據(jù)公司差旅費標準、預計出差天數(shù)、出差人數(shù),計算借支金額,填寫《借款單》,按審批權(quán)限報批。3.差旅費報銷時,報銷人轉(zhuǎn)交《出差申請表》及出差費用票據(jù)給相關(guān)會計審核,會計審核后呈交財務(wù)經(jīng)理核準,總經(jīng)理審批,會計錄制記帳憑證核銷。(四)差旅費中交通費的報銷標準1.享受交通工具標準級別飛機火車/高鐵輪船長途汽車集團高管、高級副總裁公務(wù)倉空調(diào)軟臥/商務(wù)座一等倉豪華大巴各事業(yè)部第一負責人、各職能中心第一負責人經(jīng)濟倉空調(diào)軟臥/一等座二等倉豪華大巴其他員工經(jīng)濟倉空調(diào)硬臥/二等座三等倉豪華大巴2.交通費的報銷規(guī)定2.1.按享受工資待遇來劃分,享受主管級待遇,對外使用經(jīng)理名義者,按主管級選擇所乘交通工具。2.2.因工作需要選擇使用非本級別的交通工具者,須報總經(jīng)理特批。(除集團高管、各事業(yè)部及職能中心第一負責人外,其他員工出差不可選乘飛機頭等艙/公務(wù)艙、動車/高鐵一等座、火車軟臥等。城市間高鐵/動車在4小時以下的,必須選擇乘坐動車/高鐵。)2.3.如員工自己要求乘坐超標準交通工具,公司只按相應(yīng)標準予以報銷,差價由員工個人負擔。(五)差旅費中住宿費標準、伙食補貼標準住宿費標準、伙食補貼標準、市內(nèi)交通費標準;根據(jù)劃分區(qū)域不同,來確定不同的差旅費報銷標準(單位:元/天/人)如下:職位城市劃分(單位:元/天/人)直轄市、省會城市其他城市餐費補助本市業(yè)務(wù)交通集團高管、高級副總裁≤1000100據(jù)實報銷
各事業(yè)部第一負責人、各職能中心第一負責人≤800≤600其他員工≤600≤400說明:1.若出差時由接待方提供食宿,公司不再報銷住宿費用。2.出差長途交通:總經(jīng)理、副總經(jīng)理可乘坐飛機、其他員工若乘坐飛機必須經(jīng)總經(jīng)理批準,方可報銷。3.出差住宿:在標準范圍內(nèi)憑票報銷,超出部分自付。4.市內(nèi)交通費:因公發(fā)生的交通費(公交車、中巴車等)憑票報銷;如因特殊情況(重大事件及突發(fā)事件)乘坐出租,需附《市內(nèi)交通費匯總表》報主管審核,注明時間、事由、起始地點、金額,并在票據(jù)上注明,報財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批后,方可按實報銷。5.司機因公自駕車出差發(fā)生的雜費、過橋費、停車費據(jù)實報銷。出差時自駕車用于公務(wù)的需填寫申請注明事由,經(jīng)主管領(lǐng)導審批,報銷時注明起始點位置并附起始點車輛公里數(shù)照片,按每公里1元的標準報銷油費。五、公務(wù)車費1.汽車使用費每月由主要部門司機或各分管領(lǐng)導提供相關(guān)有效發(fā)票(如汽油票、過路、過橋費、停車費、保險費、維修費等),以報銷方式領(lǐng)取。2.各分管副總經(jīng)理自有車輛實行車輛費用包干制,每月車輛使用費:(
)元,超出費用不再報銷;外出不能再向公司單獨申請用車,但特殊情況,可搭便車;個別分管副總經(jīng)理未有小車的不享受此政策,但因公用車可向公司單獨申請。3.主要部門自有車輛的費用實行限額報銷政策,每月固定車輛使用費在額度內(nèi)實報實銷:A(一級城市):元:B(二級城市):C(其它區(qū)域):元。超出此額度的相關(guān)費用(包括燃油費、路橋費、停車費、洗車費、違規(guī)違章罰款、交通事故賠償?shù)龋┎辉賵箐N,保險費,車輛使用稅,維修費等非日常費用另行報銷,但費用開支必須實事求是,一經(jīng)查出弄虛作假,取消報銷,并處3倍罰款。5000元以上的車輛維修必須專項報經(jīng)公司行政部/營運中心批準,(無車時本條暫不執(zhí)行)。4.汽車使用者應(yīng)遵守公司《車輛管理制度》與交通法律及法規(guī),如違反公司《車輛管理制度》與交通法律及法規(guī)而導致的違規(guī)違章罰款、扣分等應(yīng)由使用者
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