會計檔案管理要求

會計檔案管理要求第六節(jié)會計檔案管理一、會計檔案是本行各項業(yè)務活動的會計記錄和重要史料。本行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料。二、會計檔案在形式上可分為紙制檔案和電子檔案。紙制檔案是以紙為介質(zhì)保存的會計檔案，電子檔案指以磁、光盤、硬盤等電子信息載體為介質(zhì)保存的會計檔案。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應保存紙質(zhì)檔案。三、會計檔案保管地點應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件，電子檔案保管應具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應異地分別存放。四、會計檔案由生成、編制部門負責整理、立卷、保管，定期移送管轄行庫房封存保管。五、銀行會計檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延長，但不能縮短。本制度規(guī)定的會計檔案保管期若與外部或本行其他檔案管理辦法中規(guī)定的保管期不一致時，按從長原則執(zhí)行。同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的，應按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保存的，至少應有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管期限的要求。（一）永久保管的會計檔案1.年度財務會計報告（決算主、附報表）；2.資本金、股金及股權(quán)明細；3.掛失登記及補發(fā)憑單收據(jù)；4.會計檔案保管及銷毀清冊；5.開銷戶記錄；6.機構(gòu)變動交接清冊；7.有權(quán)機關(guān)查詢、止付、凍結(jié)及扣劃書及相關(guān)資料；8.賬銷案存記錄；9.機構(gòu)合并、分設(shè)、裁撤、資產(chǎn)評估時的資產(chǎn)負債表、損益報表、財產(chǎn)清單、資本清單和往來賬款登記清單，久懸未取轉(zhuǎn)入營業(yè)外收入款項的清單；10.本行認為應永久保管的其他會計資料。（二）保管15年的會計檔案1.會計憑證及附件；2.總賬及明細核算資料（總賬、分戶賬、單位客戶的賬戶余額積數(shù)表、固定資產(chǎn)卡片賬、其他輔助賬/卡）；3.重要單證（含空白重要憑證）和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；4.人員及會計檔案移交清冊（或工作交接登記簿）、會計檔案查閱登記簿；5.各分行本身及匯總所轄會計報表；6.本行在其他行存款的對賬單；7.已銷戶的賬戶資料；8.銀行認為應保管15年的其他會計資料。（三）保管5年的會計檔案1.下級行上報的財務會計報表及決算說明書；2.聯(lián)行往來核算資料；3.密押表使用、保管記錄；4.對賬單回執(zhí)；5.已處置固定資產(chǎn)卡片；6.事后監(jiān)督日志；7.終止后的各類合作方協(xié)議、代收或代付費用合同書；8.各類業(yè)務登記簿（另有規(guī)定的除外）；9.銀行認為應保管5年的其他會計資料（四）保管3年的會計檔案1.日計表2.流水賬3.不定期報表4.計算機應用系統(tǒng)運行日志；5.會計主管及分管領(lǐng)導工作指引等業(yè)務管理記錄；6.除永久保管、定期保管15年、5年以外的各類登記簿、清單（冊）以及十二、會計檔案的查閱：會計檔案查閱均須在檔案保管所在地或指定地點進行，并由會計主管指派專人在場陪同，防止丟失和泄密。辦理查閱時，應登記會計檔案查閱登記簿（見附件14-3）。公安、檢察、法院、稅務、海關(guān)、紀檢、行政監(jiān)察等執(zhí)法部門處理案件需要查閱會計檔案，必須持縣以上（含縣）主管部門的正式公文、查詢通知書及執(zhí)行公務證，并經(jīng)會計主管批準。查閱人所需要的證據(jù)和有關(guān)資料，經(jīng)網(wǎng)點負責人同意后，可以抄錄、照相或復制，但不得在會計檔案上涂畫、拆封會計檔案和將原件抽出帶走。查閱檔案的介紹信或其他證明材料應由經(jīng)辦員簽章，專夾保管（永久保管）。監(jiān)管部門按照規(guī)定查閱會計檔案，按有關(guān)規(guī)定受理，內(nèi)部程序按照上述要求辦理。內(nèi)部查閱會計檔案和本行聘請的會計師事務所等中介機構(gòu)查閱會計檔案，經(jīng)會計主管批準并登記會計檔案查閱登記簿后進行查閱。單位客戶因補制憑證等事項通過本行會計人員查閱會計檔案應經(jīng)會計主管批準并登記會計檔案查閱登記簿后進行查閱。上級部門因查賬需要查閱檔案，應持介紹信、檢查通知或有關(guān)文件等證明，經(jīng)會計主管批準并登記會計檔案查閱登記簿后進行查閱。對使用光盤保存會計數(shù)據(jù)的，下級機構(gòu)應向上級機構(gòu)提出書面申請，經(jīng)主管批準后辦理查閱。十三、會計檔案丟失確實無法找回，凡能重制的，應重制；凡留有復印件的，由經(jīng)辦員、復核員、會計主管簽章證明，應以復印件代替；凡不能重制或未留有復印件的，應以其他檔案資料為依據(jù)辦理補制，并由經(jīng)辦員、復核員、會計主管簽章證明后代替。重制、補制的會計檔案應注明“重制”或“補制”字樣。十四、會計檔案的銷毀：銷毀定期保管的會計檔案應按《招商銀行檔案管理辦法》的規(guī)定進行。銷毀時須經(jīng)本級檔案鑒定