產(chǎn)品項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)(3)模板

Excel鮮為人知15招秘技一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

我們常常要將企業(yè)名稱輸入到表格中，為了保持名稱一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功效建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等）分別輸入不一樣列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確定。

仿照上面操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”列（如C列），實(shí)施“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“許可”右側(cè)下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面“起源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“起源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇對(duì)應(yīng)“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從對(duì)應(yīng)類別企業(yè)名稱列表中選擇需要企業(yè)名稱填入該單元格中。

提醒：在以后打印報(bào)表時(shí)，假如不需要打印“企業(yè)類別”列，能夠選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。

二、建立“常見文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個(gè)“常見文檔”菜單，將常見工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單“命名”框中輸入一個(gè)名稱（如“常見文檔”）。

2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常見文檔）中，并仿照上面操作對(duì)它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。

反復(fù)上面操作，多添加多個(gè)文檔列表名稱。

3.選中“常見文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對(duì)話框。經(jīng)過按“查找范圍”右側(cè)下拉按鈕，定位到對(duì)應(yīng)工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。

反復(fù)上面操作，將菜單項(xiàng)和和它對(duì)應(yīng)工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常見文檔”菜單中某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常見文檔”菜單，單擊其中對(duì)應(yīng)選項(xiàng)即可。

提醒：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常見文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常見”工具欄上“插入超鏈接”按鈕功效。

三、讓不一樣類型數(shù)據(jù)用不一樣顏色顯示

在工資表中，假如想讓大于等于元工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們能夠這么設(shè)置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，實(shí)施“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面方框中輸入數(shù)值“”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額數(shù)據(jù)是不是按你要求以不一樣顏色顯示出來了。

四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄

在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入部分特殊專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們能夠制作一個(gè)屬于自己“專業(yè)符號(hào)”工具欄。

1.實(shí)施“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保留在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上“停止”按鈕，完成宏錄制。

仿照上面操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)輸入“宏”。

2.打開“自定義”對(duì)話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱——“專業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。

切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面“宏”，將“命令”下面“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上（有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕）。

3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。

4.右擊某個(gè)命名后按鈕，在隨即彈出快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對(duì)話框，選中對(duì)應(yīng)宏（如fuhao1等），確定退出。

反復(fù)此步操作，將按鈕和對(duì)應(yīng)宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，以后能夠像使用一般工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。

五、用“視面管理器”保留多個(gè)打印頁面

有工作表，常常需要打印其中不一樣區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨即出現(xiàn)快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印行（或列）隱藏起來。

2.實(shí)施“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表”）后，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏行（或列）顯示出來，并反復(fù)上述操作，“添加”好其它打印視面。

4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表立即按事先設(shè)定好界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上“打印”按鈕，一切就OK了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

假如你要將職員按其所在部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既相關(guān)信息不是按拼音次序，也不是按筆畫次序，怎么辦?可采取自定義序列來排序。

1.實(shí)施“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面方框中輸入部門排序序列（如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，實(shí)施“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中下拉按鈕，選中剛才自定義序列，按兩次“確定”按鈕返回，全部數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。

七、把數(shù)據(jù)根本隱藏起來

工作表部分單元格中內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容單元格（區(qū)域），實(shí)施“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面方框中輸入“；；；”（三個(gè)英文狀態(tài)下分號(hào)）。

2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。

3.實(shí)施“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過這么設(shè)置以后，上述單元格中內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel透明功效也不能讓其現(xiàn)形。

提醒：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中“∨”號(hào)，這么能夠預(yù)防她人刪除你隱藏起來數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時(shí)，有單元格中要輸入英文，有單元格中要輸入漢字，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?

選中需要輸入漢字單元格區(qū)域，實(shí)施“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。

以后當(dāng)選中需要輸入漢字單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，漢字輸入法（輸入法列表中第1個(gè)漢字輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，漢字輸入法自動(dòng)關(guān)閉。

九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一文本

你是不是常常為輸入一些固定文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.實(shí)施“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。

2.在“替換”下面方框中輸入“pcw”（也能夠是其它字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后假如需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符此時(shí)能夠不考慮“pcw”大小寫，然后確定一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)即使豐富，但并不能滿足我們?nèi)啃枰?。我們能夠自定義一個(gè)函數(shù)，來完成部分特定運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積函數(shù)：

1.實(shí)施“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開VisualBasic編輯窗口。

2.在窗口中，實(shí)施“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新模塊——模塊1。

3.在右邊“代碼窗口”中輸入以下代碼：

FunctionV（a,b,h）

V=h*（a+b）/2

EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

以后能夠像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

提醒：用上面方法自定義函數(shù)通常只能在對(duì)應(yīng)工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加背景，是襯在整個(gè)工作表下面，能不能只襯在表頭下面呢?

1.實(shí)施“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，選中需要作為背景圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片單元格（區(qū)域）中拖拉，同時(shí)選中這些單元格（區(qū)域）。

3.按“格式”工具欄上“填充顏色”右側(cè)下拉按鈕，在隨即出現(xiàn)“調(diào)色板”中，選中“白色”。

經(jīng)過這么設(shè)置以后，留下單元格下面襯上了圖片，而上述選中單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了）。

提醒襯在單元格下面圖片是不支持打印。

十二、用連字符“&”來合并文本

假如我們想將多列內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面單元格中，B、C、D列內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)單元格中。

3.選中E列，實(shí)施“復(fù)制”操作，然后選中F列，實(shí)施“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。

提醒：完成第1、2步操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)假如刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變“值”。

十三、快速打印學(xué)生成績條

常有好友問“怎樣打印成績條”這么問題，有不少人采取錄制宏或VBA方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一個(gè)用函數(shù)實(shí)現(xiàn)簡便方法。

此處假定學(xué)生成績保留在Sheet1工作表A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。

2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。

至此，成績條基礎(chǔ)成型，下面簡單修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)下拉按鈕，在隨即出現(xiàn)邊框列表中，選中“全部框線”選項(xiàng)，為選中區(qū)域添加邊框（假如不需要邊框，能夠不進(jìn)行此步及下面操作）。

4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常見”工具欄上“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為全部成績條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較適宜。Excel“搜索函數(shù)”功效能夠幫你縮小范圍，挑選出適宜函數(shù)。

實(shí)施“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)立即將和“計(jì)數(shù)”相關(guān)函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)