船代外勤操作手冊

中國常熟外輪代理公司—船務(wù)部—外勤業(yè)務(wù)員崗位工作指導(dǎo)書目錄編號：PCHS/WI/SD03版本號：1305發(fā)布日期：2001年8月15日修訂次數(shù)：3頁碼:5/18~批準(zhǔn)頁（共18頁）~船務(wù)部外勤操作手冊編號：PCHS/WI/SD03

版本號：1305副本號：審核人：（質(zhì)量經(jīng)理）批準(zhǔn)人：（總經(jīng)理）發(fā)布日期：2001年8月編號：PCHS/WI/SD03版本號：1305發(fā)布日期：2001年8月15日修訂次數(shù)：3頁碼：4/18操作手冊1.0登輪準(zhǔn)備工作1.1接到外勤科科長分船通知后，從計(jì)劃調(diào)度處取出代理船舶的資料、函電，詳細(xì)閱讀《單船計(jì)劃》和來往函電，了解船舶規(guī)范、來港任務(wù)、引水、靠泊安排以及其它委辦事項(xiàng)，并填寫《單船作業(yè)卡》(函電閱后仍歸回計(jì)劃調(diào)度)。并在《單船計(jì)劃》上簽知，不明事項(xiàng)詢問計(jì)劃調(diào)度或值班調(diào)度。簽收由計(jì)劃調(diào)度轉(zhuǎn)來的交船方的函電、信件、郵件等。1.2向值班調(diào)度了解船舶作業(yè)計(jì)劃安排。裝貨船舶了解備貨及通關(guān)情況。卸貨船舶了解接貨準(zhǔn)備情況。1.3向商務(wù)崗位了解船舶港口使費(fèi)到帳情況，特別應(yīng)注意正常港口使費(fèi)外的其它費(fèi)用到帳情況。1.4準(zhǔn)備辦理船舶進(jìn)口手續(xù)所需的各種表格（見2.2表1），整理好轉(zhuǎn)交船方的各類函電、信件、郵件及貨物單證。5接受調(diào)度交辦的事項(xiàng)。2.0船舶進(jìn)口岸手續(xù)辦理船舶進(jìn)口岸手續(xù)的幾種情形:1.1在檢疫錨地辦理進(jìn)口岸手續(xù)衛(wèi)檢要求在檢疫錨地實(shí)施進(jìn)口岸檢疫的船舶或特殊情形需在檢疫錨地辦理進(jìn)口岸手續(xù)的船舶，與衛(wèi)檢、邊檢等共同登輪，辦理船舶進(jìn)口岸手續(xù)。外勤應(yīng)了解衛(wèi)檢對從疫區(qū)來的船舶壓艙水、生活用水及生活區(qū)檢查消毒處理情況。1.2在港內(nèi)泊位辦理進(jìn)口岸手續(xù)及時(shí)掌握船舶動態(tài)，陪同衛(wèi)檢、邊檢等登輪，辦理船舶進(jìn)口岸手續(xù)。2單證準(zhǔn)備應(yīng)協(xié)助船長填寫下列單證:表1單證海關(guān)邊防海事處國檢合計(jì)備注總申報(bào)單11114貨物申報(bào)單1113船用物品申報(bào)單112船員物品申報(bào)單112船員名單12115外代至少留底一份2)船舶靠泊或錨地作業(yè)時(shí)，每天至少登輪二次，錨泊船舶每天定時(shí)用VHFCHANNEL20或其它通訊工具聯(lián)系，必要時(shí)登輪掌握作業(yè)進(jìn)度，核對船舶作業(yè)時(shí)間記錄，了解影響作業(yè)的各種情況，督促港口作業(yè)部門，加快裝卸作業(yè)進(jìn)度，并在《單船作業(yè)卡》上作記錄。3)港方要求船舶移動或因裝卸需要移泊時(shí)，應(yīng)向值班調(diào)度了解移泊的安排情況，通知船方提前作好準(zhǔn)備，并在《單船作業(yè)卡》上作記錄。3.3應(yīng)及時(shí)向計(jì)劃調(diào)度報(bào)告以下事項(xiàng)，但不限于此：a）船員遣返、接班情況；b）借支；c）備件上船日期、備件出運(yùn)情況；d）重大事件，如船員住院動手術(shù)、傷亡事故等；e）供油；f)其它委辦事項(xiàng)。4.0船舶裝卸業(yè)務(wù)卸貨船舶1.1進(jìn)口單證的核查認(rèn)真核查船方或委托方或有關(guān)方提供的艙單記載內(nèi)容是否完整、正確，包括裝貨港、卸貨港、船舶航次號、提單號、貨物名稱、重量、數(shù)量等，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或不符處，應(yīng)請船長更正，簽字蓋章后，將艙單兩份交海關(guān)。4.1.2船方有隨船單證轉(zhuǎn)交收貨人時(shí)，應(yīng)帶回轉(zhuǎn)交計(jì)劃調(diào)度并與計(jì)劃調(diào)度簽收。委托方或船長堅(jiān)持要求憑正本提單卸貨時(shí)，應(yīng)立即通知計(jì)劃調(diào)度聯(lián)系收貨人或其代理人。取得正本提單后立即交船長確認(rèn)，再帶回交計(jì)劃調(diào)度。如船長要求保留正本提單，應(yīng)立即與計(jì)劃調(diào)度聯(lián)系并確認(rèn)，則請船長在正本提單的復(fù)印件上注明已收到正本提單日期，并簽字加蓋船章，將復(fù)印件帶回交計(jì)劃調(diào)度并簽收。4.1.3卸危險(xiǎn)貨物、液體化工品時(shí)，取得“準(zhǔn)卸單”4.1.4船舶卸重大件貨物或設(shè)備時(shí)，向裝卸作業(yè)公司了解卸貨安排，作好記錄，并通知船方作好相應(yīng)準(zhǔn)備，掌握卸貨情況,4.1.54.1.6卸貨中，若發(fā)生混票、困難作業(yè)、熏蒸等特殊情況增加費(fèi)用時(shí)，如需船方付費(fèi)，則請船長寫出委托，報(bào)告部門經(jīng)理及值班調(diào)度，并計(jì)算出額外費(fèi)用，通知計(jì)劃調(diào)度1.7“理貨單”，“貨物殘損單”和“貨物溢短卸單”如卸貨時(shí)有理貨公司理貨，卸貨結(jié)束后，應(yīng)向理貨公司索取“理貨單”和“貨物殘損單”、“貨物溢短卸單”各一份報(bào)委托方后留底。裝貨船舶4.2.1從調(diào)度處取得裝船單證（包括裝貨單、艙單等），重大件、危險(xiǎn)品應(yīng)單獨(dú)列出，在辦妥進(jìn)口手續(xù)后交船方（船長或大副），并請船方估計(jì)裝完貨后的吃水，報(bào)值班調(diào)度。裝貨結(jié)束后，向船方要回簽好的艙單（至少三份）、大副收據(jù)一聯(lián)，配載圖一份。4.2.2船方申請安排鋪墊、加固、綁扎、分隔物料等，應(yīng)通知計(jì)劃調(diào)度和值班調(diào)度，作好記錄。2.3水尺計(jì)算4.2.3.1船舶到港后，如船方申請安排水尺計(jì)量(公估)、容量計(jì)重、貨物損壞檢驗(yàn)鑒定、貨艙封艙或開艙、取樣、船艙清潔檢驗(yàn)、干艙檢驗(yàn)等項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)由委托方或船方出具書面申請，通知計(jì)劃調(diào)度，在費(fèi)用落實(shí)后通知檢驗(yàn)單位檢驗(yàn)。4.2.3.2檢驗(yàn)結(jié)束后，應(yīng)在開航前向檢驗(yàn)部門索取證書交船長，并請船長簽收。如在船舶開航前不能取得證書,應(yīng)在取得證書后郵寄委托方或其指定的地址。4.2.4船舶裝動植物產(chǎn)品、法定檢驗(yàn)貨物時(shí)，應(yīng)向檢驗(yàn)單位了解檢驗(yàn)結(jié)果。如動植檢認(rèn)為需對船艙進(jìn)行熏蒸等特殊處理時(shí)，應(yīng)通知船長作相應(yīng)準(zhǔn)備和安排，并報(bào)告部門經(jīng)理、值班調(diào)度,在《單船作業(yè)卡》上記錄。裝危險(xiǎn)貨物、液體化工品時(shí)，應(yīng)先聯(lián)系值班調(diào)度，取得“準(zhǔn)裝單”后通知船方/港方裝貨；如海事處要登輪檢查，應(yīng)請值班調(diào)度催促海事處盡早登輪檢查，簽發(fā)“準(zhǔn)裝單”。4.2.6積載圖船舶裝大宗散、雜貨時(shí)，向理貨公司索取完貨后的積載圖。提單向發(fā)貨人或其代理人索取提單副本或正本提單復(fù)印件，交船方或郵寄/傳真委托方，一份留存。船長/委托方委托外代簽發(fā)提單，應(yīng)征得部門經(jīng)理同意后才能接受，將委托書交計(jì)劃調(diào)度并留底一份，作好記錄。5.0委辦事項(xiàng)及其安排外勤應(yīng)對委辦事項(xiàng)及其辦理結(jié)果在《單船作業(yè)卡》上作記錄。另外，證書的交接須船長簽收，有關(guān)船方重要的“申請書”留底一份。對于船方委辦事項(xiàng)產(chǎn)生的額外費(fèi)用，應(yīng)通知計(jì)劃調(diào)度追索費(fèi)用，會簽計(jì)劃調(diào)度的追索電(船長付現(xiàn)金的除外)。委辦事項(xiàng)如由供方完成，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供方完成。船舶噸稅申請協(xié)助船方填寫“船舶噸稅申報(bào)單”,噸稅有效期一般申請三十天，如船方申請九十天，則需征得計(jì)劃調(diào)度確認(rèn)。5.1.2持“船舶噸稅申報(bào)單”到海關(guān)辦理船舶噸稅申請手續(xù)，領(lǐng)取船舶噸稅執(zhí)照交船方簽收。將噸稅稅單交航次結(jié)算員。5.1.3船方持有效噸稅執(zhí)照，淡水供應(yīng)根據(jù)船方申請，通知值班調(diào)度供水?dāng)?shù)量、供應(yīng)時(shí)間等，由值班調(diào)度安排?；锸?、船用物料的供應(yīng)船方或委托方申請我司安排伙食、船用物料，由部門經(jīng)理指定供方，外勤負(fù)責(zé)具體實(shí)施。燃油供應(yīng)船方需供應(yīng)燃油，通知值班調(diào)度，由其具體負(fù)責(zé)落實(shí)。協(xié)助船方填寫“加油申請表”一式二份。到海事局辦理手續(xù)。協(xié)助船方填寫“上下物料申請單”一式二份到海關(guān)辦理手續(xù)，得到批準(zhǔn)后通知船方。5.5郵件、信件及函電轉(zhuǎn)發(fā)5.5.1船方若申請我司發(fā)送郵件,應(yīng)由船長簽署《郵寄申請單》(PCHS/SDF/029)，明確郵資承擔(dān)方，將郵件寄出并作記錄，將《郵寄申請單》交結(jié)算員。5.5.2若有電傳、電報(bào)、傳真需轉(zhuǎn)發(fā)，則應(yīng)及時(shí)發(fā)送，并在《單船作業(yè)卡》（PCHS/SDF/009）上記錄。如船方需要發(fā)送結(jié)果，則將發(fā)送憑證交船長。5.6船舶航修委托方申請我司安排船舶航修或臨時(shí)修理，外勤應(yīng)從調(diào)度處了解修理范圍及項(xiàng)目，并負(fù)責(zé)落實(shí)。5.7船舶備件5.7.1接到計(jì)劃調(diào)度轉(zhuǎn)來的船舶備件及資料后，若需要?jiǎng)t先辦理海關(guān)、邊防手續(xù)，再送上船，與船方作好交接記錄。將船方簽收的回執(zhí)（若需要）交海關(guān)查驗(yàn)后一份交計(jì)劃調(diào)度，一份留底。5.7.2船方或委托方要求將備件轉(zhuǎn)運(yùn)國外或國內(nèi)其它港口或其它船舶，應(yīng)請船長出具書面申請，并提供發(fā)票和裝箱單等，單證齊全且核對無誤后交計(jì)劃調(diào)度，由其辦理海關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)。5.8污油水的處理船方申請?zhí)幚砦塾退?，外勤通知值班調(diào)度，并負(fù)責(zé)落實(shí)。5.9綁扎、加固、掃艙本港裝卸結(jié)束后若需要綁扎、加固、掃艙，應(yīng)提前落實(shí)費(fèi)用，并根據(jù)船長的書面申請進(jìn)行安排。5.10明火作業(yè)申請外勤協(xié)助船方填寫“船舶明火作業(yè)申請書”一式兩份，交海事局，批準(zhǔn)后，交船方一份。若不批準(zhǔn)，將原因通知船方。若船方需在機(jī)艙、油艙及油氣或爆炸性氣體聚集處進(jìn)行明火作業(yè)，必須由海事局認(rèn)可的部門進(jìn)行測爆，海事處核準(zhǔn)后通知船方。5.11檢修主機(jī)船方申請主機(jī)等的吊缸檢修，外勤應(yīng)了解恢復(fù)動力時(shí)間，在征得港方同意后，向海事局申報(bào),海事局核準(zhǔn)后通知港方、值班調(diào)度、船方。5.12船員就醫(yī)5.12.1船方要求安排船員就醫(yī)，船長應(yīng)提交船方申請或填寫《就醫(yī)申請》一式兩份，一份交航次結(jié)算員，一份存檔，并陪同就醫(yī)(指定的供方)，將醫(yī)生診斷書交船方。5.12.2船員因病需特殊治療或住院治療，外勤應(yīng)通知船長、值班調(diào)度，經(jīng)船方同意并落實(shí)費(fèi)用后安排（特殊情況經(jīng)部門經(jīng)理同意），并辦理相應(yīng)的邊防手續(xù)，住院期間每星期至少探視一次或電話與醫(yī)院聯(lián)系，并將住院情況報(bào)告船方。5.12.3船員需要接受手術(shù)治療時(shí)，應(yīng)通知船長/委托方。手術(shù)前醫(yī)院要求簽字，應(yīng)由病人本人或船長簽字。5.12.4船舶抵港前或尚未辦妥進(jìn)口檢疫手續(xù)時(shí)，如船上有病員需搶救，應(yīng)經(jīng)衛(wèi)檢和邊防同意，方可接病員離船。5.12.5病員病情影響船舶開航，應(yīng)報(bào)告船長和委托方，同時(shí)報(bào)告部門經(jīng)理。5.13船員死亡及善后處理接到委托方/船長發(fā)來的船舶在來港途中或在港口發(fā)生船員死亡的通知后，立即報(bào)告部門經(jīng)理，向船方索取死亡原因(病死、意外死亡)的書面報(bào)告，并通知衛(wèi)檢，意外死亡應(yīng)通知邊防、公安局。根據(jù)有關(guān)當(dāng)局要求或船長/委托方申請，安排法醫(yī)鑒定死亡原因。船員死亡的情況，都應(yīng)報(bào)告其國家的駐華使/領(lǐng)館，以及外代總公司船務(wù)部。5.13.2根據(jù)委托方的指示和有關(guān)當(dāng)局規(guī)定，安排死亡船員遺體火化或運(yùn)回故國，注意尊重死者國家的民族習(xí)慣。5.13.3遺體的轉(zhuǎn)運(yùn)回國與骨灰的郵寄a)遺體轉(zhuǎn)運(yùn)，一般委托分承包方辦理，需備妥下列文件:1)法醫(yī)鑒定證明書；2)公證書或使/領(lǐng)館證明；3)衛(wèi)檢出具的靈柩轉(zhuǎn)運(yùn)證明；4)海關(guān)關(guān)封(異地轉(zhuǎn)運(yùn)出境的)；5)死亡船員海員證/護(hù)照。b)骨灰的郵寄：交辦公室用EMS或DHL郵寄。5.14船員遣返及船員交接班安排5.14.1船員遣返接到委托方/船長關(guān)于船員遣返的申請后，索取被遣返船員護(hù)照或海員證，備妥“簽證申請書”，填妥“簽證申請表”,整理好后交值班調(diào)度（互免簽證除外）。收到辦妥簽證的護(hù)照或海員證后，到邊防辦理遣返船員入境手續(xù)。根據(jù)委托方/船長遣返的具體安排情況，由值班調(diào)度安排。5.14.2船員交接班5.14.2.1根據(jù)委托方關(guān)于接班船員的抵達(dá)通知，仔細(xì)核對船員名單和注意事項(xiàng)。5.14.2.2根據(jù)值班調(diào)度的安排，外籍船員由外勤帶領(lǐng)去邊防辦理出境手續(xù)，中國籍的外派船員接班，應(yīng)持有外派授權(quán)單位介紹信，邊防出境證明及有效證件，由外勤協(xié)助辦理邊防，海關(guān)手續(xù)，并安排上船。5.15去美國港口的船員簽證船方或委托方申請我司代辦去美國港口登陸的船員簽證,應(yīng)取得船方提供的船員名單及申請書，委托外代總公司到美國駐北京大使館辦理，或委托上海外代到美國駐上海領(lǐng)事館辦理，若所需費(fèi)用較大，則應(yīng)通知備用金索匯員追索費(fèi)用。5.16船長借支借支款到帳后，根據(jù)船長申請及委托方指示，通知財(cái)務(wù)部到銀行取款。外勤從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取款項(xiàng)及借據(jù)并簽收后交船長時(shí)，請船長在一式四份的《借據(jù)》上簽名并加蓋船章，交船長一聯(lián)?！督钃?jù)》一聯(lián)交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)交航次結(jié)算員，一聯(lián)存檔。5.17船方申辦或更新“衛(wèi)生證書”和“除鼠/免于除鼠證書”，應(yīng)請船長填寫“(衛(wèi)生檢疫)申請書”，簽字蓋章后交衛(wèi)檢，并與衛(wèi)檢商定登輪檢查時(shí)間，報(bào)告船長做好準(zhǔn)備，船舶開航前去衛(wèi)檢取得證書，交船長并簽收（衛(wèi)檢現(xiàn)場簽發(fā)的除外）。5.18船員體檢和預(yù)防接種外勤應(yīng)了解船員具體人數(shù)和接種的項(xiàng)目，通知調(diào)度，明確費(fèi)用。及時(shí)聯(lián)系衛(wèi)檢登輪辦理或安排船員去衛(wèi)檢體檢和接種。請船長填寫“(衛(wèi)生檢疫)申請書”，簽字蓋章后交衛(wèi)檢。船舶證書的年檢或更新一般由委托方直接通過船級社安排船檢。若委托我司辦理則在費(fèi)用落實(shí)的情況下安排船檢上船檢驗(yàn)，在開航前取得證書交船長簽收(船檢現(xiàn)場簽發(fā)證書的除外)。期租船的交船及還船根據(jù)委托方的委托，聯(lián)系安排船檢上船進(jìn)行測量油水或船舶狀況檢驗(yàn)。根據(jù)船舶的檢驗(yàn)報(bào)告繕制《交船證書》或《還船證書》一式六份，內(nèi)容至少包括:(1)船名；(2)國籍；(3)船東名稱；(4)租船人全稱；(5)交/還船時(shí)間；(6)交/還船地點(diǎn)；(7)交/還船時(shí)剩油數(shù)量。如有要求，可加上船方提供的剩水?dāng)?shù)量；交/還船時(shí)的狀況?！督淮C書》/《還船證書》應(yīng)準(zhǔn)確，清楚，無涂改，并與租船方、船長確認(rèn)在長江口還是在寶山交船。檢查無誤后(代表租船方)與船長(代表船東)共同簽署,并加蓋船章，留船兩份，帶回郵寄或傳真給委托方，并留底兩份。船員旅游外籍船員旅游，首先征求公安局、邊防意見，經(jīng)公安局、邊防同意后準(zhǔn)備相應(yīng)單證，交值班調(diào)度到公安局簽證。簽證后到邊防辦理入境手續(xù)，旅游結(jié)束后再到邊防辦理出境手續(xù)。簽證延期船方或委托方申請我司辦理簽證延期，首先登輪核對簽證有效期，詢問需在境內(nèi)逗留時(shí)間，確需簽證延期的，由船長提出申請，填寫“外國人簽證證件延期申請表”,連同護(hù)照/海員證復(fù)印件裝訂成兩份交值班調(diào)度辦理。5.23機(jī)票若船方或委托方申請購買機(jī)票，則通知值班調(diào)度，由其負(fù)責(zé)落實(shí)。5.24電話記錄及租借移動電話若船方要求使用我司電話機(jī)，則在其填妥《長途電話計(jì)算單》后,即可使用，通話結(jié)束后，填上通話時(shí)間。若船方要求租借移動電話，則需經(jīng)過委托方同意，且船長或機(jī)務(wù)書面申請，方可租給其使用。6.0海事處理6.1一旦接到船方、港方、海事局和調(diào)度等船舶發(fā)生海事的信息，應(yīng)查明下列情況。海事發(fā)生的地點(diǎn)；是否有人員傷亡；是否因碰撞而使船舶擱淺或觸礁出現(xiàn)油污染；是否因碰撞而使船舶、碼頭、貨物損壞及其大致情況；是否需要修理人員登輪搶修。6.2將查明的情況向部門經(jīng)理直至總經(jīng)理匯報(bào)，并報(bào)告委托方。如有人員傷亡，應(yīng)立即組織有關(guān)方搶救。6.3接受船長遞交的救助委托和海事處理報(bào)告。6.4若有關(guān)方要求提供現(xiàn)金/銀行/信用擔(dān)保時(shí)，則立即報(bào)告委托方，并協(xié)助處理擔(dān)保事宜。6.5應(yīng)委托方的書面要求，參與事故有關(guān)方的協(xié)商和海事處主持的調(diào)解，并將協(xié)商情況和調(diào)解結(jié)果告船長和委托方。6.6海事處理的全過程應(yīng)在《單船作業(yè)卡》上作好詳細(xì)記錄。6.7以上事項(xiàng)由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)處理。7.0海事申明，延伸海事申明與海事報(bào)告7.1應(yīng)提醒船長海事申明或海事報(bào)告應(yīng)在船舶抵港后的24小時(shí)內(nèi)或裝卸貨以前通過外代遞交海事處。7.2海事申明或海事報(bào)告應(yīng)一式三份，內(nèi)容至少包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、詳細(xì)經(jīng)過、原因和損壞情況、兩名以上現(xiàn)場船員的證明資料等。遞交時(shí)，還須附上航海日志和機(jī)艙日志摘抄等有關(guān)資料。7.3海事申明或海事報(bào)告應(yīng)在海事處加蓋準(zhǔn)予備查章、海事簽證章和騎縫章后退還船方，如有可能可留一份副本存檔。7.4海事申明，延伸海事申明與海事報(bào)告的全過程應(yīng)在《單船作業(yè)卡》上作好詳細(xì)記錄。8.0法院扣船應(yīng)取得海事法院協(xié)助執(zhí)行令，并將此事傳真或電傳給委托方，說明船舶被扣的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、并要求委托方告之其態(tài)度。立即報(bào)告部門經(jīng)理，并會同備用金索匯員框算已收到的港口使費(fèi)和已發(fā)生及保證裝/卸貨結(jié)束所需費(fèi)用是否足夠，不足部分應(yīng)通知備用金索匯員即刻發(fā)電向委托方索匯。對委托方匯款把握不大或金額較大的，應(yīng)匯報(bào)部門經(jīng)理,可考慮采取停止作業(yè)以防拖欠費(fèi)用擴(kuò)大，不主動安排引水和拖輪為船舶移泊等，除非獲得法院書面的費(fèi)用承諾。書面通知各查驗(yàn)單位和為委托方/船方提供服務(wù)的各單位，包括港方、供油/供水公司、外輪供應(yīng)公司、拖輪公司等，說明該船已進(jìn)入扣船階段，有關(guān)費(fèi)用可能進(jìn)入法院的清算程序。立即與海事法院經(jīng)辦人員聯(lián)系，若船東不再匯款給我司,由其明確維持船舶正常狀況和船員的生活所需加油、加水、伙食、交通、通訊等費(fèi)用的支付方，在未明確費(fèi)用支付方之前，一般不予安排和支付。在獲得海事法院書面承諾，確保我司墊付的資金能被全部償還，并經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，方可安排和支付費(fèi)用。在船東未棄船和委托人仍然支付相關(guān)費(fèi)用時(shí)，按收到的費(fèi)用辦理船方所需辦的事項(xiàng)。在扣船期間，應(yīng)與船方保持密切聯(lián)系，在可能的范圍內(nèi),盡量安排好船員的生活。若發(fā)現(xiàn)船方和船員有異常情況，應(yīng)立即匯報(bào)部門經(jīng)理，根據(jù)指令進(jìn)行工作。得到法院扣船的信息后，應(yīng)立即與海事處聯(lián)系。確定法院已扣船后立即通知各查驗(yàn)單位、各有關(guān)方及部門經(jīng)理。了解和掌握扣船過程中當(dāng)事人及海事法院的進(jìn)展情況，并匯報(bào)部門經(jīng)理。9.0單證制作9.1《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》(通常一式兩份)9.1.1《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》可以使用船方的，如船方同意,也可以使用外代格式的通知書。外勤應(yīng)堅(jiān)持在船舶滿足以下條件后才能接受通知書:1.船舶抵達(dá)契約規(guī)定的地點(diǎn)；2.船舶進(jìn)口檢疫已通過；3.船舶在以下各方面具備裝卸條件；1)如由船舶設(shè)備裝卸貨物，則船舶裝卸設(shè)備狀態(tài)良好并已備妥；2)貨艙合格；3)船方負(fù)責(zé)的鋪墊、隔艙基本就緒后，方視為具備裝貨條件。4.在契約規(guī)定的時(shí)間內(nèi)。1)契約有具體時(shí)間規(guī)定時(shí)，則按契約規(guī)定辦理。2)無契約，則批注按契約規(guī)定辦理。外勤可以下列身份簽署《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》：代表港方接受(與港方簽有長期或單船速遣協(xié)議的情況下)；代表買方或賣方接受(買賣合同對船期，交貨期，裝卸率有獎(jiǎng)罰規(guī)定，其中一方又委托我司做代理或作為第二委托方，在這種情況下，通知書上不能有“按租船合同條款辦理”的字樣)；代表程租船的租船人接受；僅以船舶代理人的身份接受或收到。簽署后的《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》交船長一份，其余帶回留底、傳真或轉(zhuǎn)寄委托方。特殊情況的處理9.1.4.1發(fā)貨人/收貨人原因不能裝/卸貨，不影響《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》的遞交接受，應(yīng)在《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》(PCHS/SDF/028)上作記錄。9.1.4.2船舶在港卸完貨物后又裝貨物時(shí)，應(yīng)分別辦理《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》。裝卸多票貨物或裝卸不同發(fā)貨人/收貨人貨物時(shí)，根據(jù)委托方和船方的要求，也應(yīng)分別辦理。9.1.4.3《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》應(yīng)盡量避免批注。下列批注不能接受:A)SUBJECTTOOWNER’SAPPROVALB)UNDERPROTESTC)INDISPUTE《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》9.2.1根據(jù)委托方或其它與船舶運(yùn)輸有關(guān)方的要求，按照有關(guān)契約的規(guī)定，外勤在貨物裝卸結(jié)束后繕制《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》。9.2.2船舶在港期間(特別在裝卸作業(yè)中)，外勤應(yīng)與船方、港口作業(yè)部門、理貨等單位詳細(xì)核對,填寫《單船作業(yè)記錄》中的裝卸時(shí)間記錄。9.2.3《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》有如下常規(guī)內(nèi)容：船名、裝卸貨物名稱、重量(卸貨以進(jìn)口艙單為準(zhǔn))。一般應(yīng)包括下列內(nèi)容(視船舶的實(shí)際情況，可以作增減):船舶抵達(dá)長江口下錨時(shí)間；船舶起錨離開長江口時(shí)間；上海引水登輪時(shí)間；船舶抵達(dá)寶山錨地時(shí)間；長江引水登輪時(shí)間；船舶從長江口到常熟途中因故下錨時(shí)間、地點(diǎn)及原因；船舶抵港靠泊、系浮筒時(shí)間和地點(diǎn)及原因；船舶通過檢疫或聯(lián)檢時(shí)間；裝卸《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》遞交時(shí)間和接受時(shí)間；船舶移泊及前后移動時(shí)間及等侯準(zhǔn)備時(shí)間；衛(wèi)檢等單位的檢驗(yàn)貨物時(shí)間及對貨物進(jìn)行熏蒸處理時(shí)間；等侯貨物通關(guān)時(shí)間；等候信用證時(shí)間；等候正本提單或保函、擔(dān)保時(shí)間；等候裝船時(shí)間；等候貨物備妥時(shí)間；等候碼頭、靠泊時(shí)間；驗(yàn)艙時(shí)間；商檢進(jìn)行水尺計(jì)量或測空距時(shí)間；油輪、化工品船等船舶的接管時(shí)間和拆管掃線時(shí)間；裝卸開始時(shí)間、連續(xù)作業(yè)時(shí)間、完成裝卸時(shí)間；由于天氣而影響裝/卸的時(shí)間；等候作業(yè)、辦公、檢驗(yàn)、檢測時(shí)間。外勤簽署《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》的身份同《裝卸準(zhǔn)備就緒通知書》,《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》由外勤和船長共同簽署。留船方一份，其余帶回傳真、或郵寄委托方及留底。應(yīng)注意的若干問題:時(shí)間記錄應(yīng)連貫，中間不能間斷；裝卸貨完畢后的掃地腳時(shí)間、公估時(shí)間，不屬作業(yè)時(shí)間,船方不要求可以不記錄；船方原因造成的停工應(yīng)記錄,若只是個(gè)別艙或時(shí)間短可作備注說明；困難作業(yè)和特殊平艙、綁扎、加固或拆加固等應(yīng)作記錄；卸貨完成后裝貨的船舶，多票貨物不同發(fā)貨人或收貨人的情況,《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》可以按不同的貨物或不同的發(fā)貨人/收貨人分別繕制。情況復(fù)雜的可請示部門經(jīng)理以后繕制；完成裝卸后，如因熏蒸、等港口使費(fèi)、處理海事等情況，應(yīng)委托方等要求，可以單獨(dú)制作《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》；船方簽署了我方的《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》后，又要求外勤簽署船方的“裝卸時(shí)間事實(shí)記錄”，原則上如果記錄內(nèi)容、時(shí)間等與我方的記錄一致或基本一致，則可以按ASAGENTONLY簽署；如果記錄內(nèi)容、時(shí)間等與我方記錄有矛盾、或有不符合事實(shí)的則不應(yīng)簽署。船方批注的處理《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》應(yīng)盡量避免批注。但由于船長在簽署時(shí)，對某些記錄提出異議或船東、租船人另有指示，船長則可能進(jìn)行批注。外勤應(yīng)根據(jù)批注內(nèi)容，依照9.2.2-9.2.5所列原則處理，如與船長看法不一致，報(bào)告部門經(jīng)理作出處理。ALLTERMS,CONDITIONSANDEXCEPTIONSASPERC/P.對結(jié)算無甚影響,可接受，但在買賣合同項(xiàng)下應(yīng)考慮補(bǔ)充上:AND/ORRELEVANTCONTRACT；SUBJECTTOOWNER’SANDCHARTERER’SAPPROVAL如船方堅(jiān)持，或外代只作為船舶代理人而不代表承、租任何一方，則考慮接受；有些批注會影響《裝卸時(shí)間事實(shí)記錄》的作用,則不可接受,如:UNDERPROTEST;INDISPUTE;SUBJECTTOOWNER’SAPPROVAL外勤應(yīng)向船長講清事實(shí)和道理，如船長仍堅(jiān)持加批注，則應(yīng)報(bào)告部門經(jīng)理作出處理。10.0船舶出口岸手續(xù)及船舶開航向船方、港口作業(yè)部門了解掌握船舶預(yù)計(jì)裝卸或修理完畢時(shí)間，通知調(diào)度。在船舶開航前，外勤應(yīng)核查船方各項(xiàng)委辦事項(xiàng)是否辦妥，尚未辦妥的應(yīng)加緊督促有關(guān)方辦理，特別是加油水、伙食供應(yīng)、船舶修理等影響船舶開航的事項(xiàng)。船舶開航前，檢查是否有船方電傳、傳真及郵件等尚未轉(zhuǎn)交。出口單證的準(zhǔn)備協(xié)助船長填寫下列單證:表2單證海關(guān)邊防海事處衛(wèi)檢合計(jì)備注總申報(bào)單11114貨物申報(bào)單1113船用物品申報(bào)單船員名單12115無變動僅給邊防2份旅客名單12115無變動可免出口載貨艙單22僅為裝貨船（留底）出口無貨艙單22裝貨船可免船舶出境健康申報(bào)表11到國內(nèi)港口去可免合計(jì)75452110.5 辦妥海關(guān)、衛(wèi)檢、動植檢、邊防手續(xù)后應(yīng)讓他們簽署“船舶出口岸手續(xù)聯(lián)系單”。海關(guān)10.5.1.1到境外(含港澳臺地區(qū))港口去的外國籍船舶交海關(guān)表2海關(guān)欄單證；到境外(含港澳臺地區(qū))港口去的中國籍船舶交海關(guān)表2海關(guān)欄單證，持船方填寫好的船長已簽名并加蓋船名章的“船舶進(jìn)出境(港)海關(guān)監(jiān)管簿”交海關(guān)查驗(yàn)并簽署蓋章，并將海關(guān)的“出境日期證明”帶交船方。10.5.1.2到境內(nèi)港口去的外國籍船舶交海關(guān)表2海關(guān)欄單證，其中總申報(bào)單和貨物申報(bào)單各一份，領(lǐng)取海關(guān)關(guān)封；到境內(nèi)港口去的中國籍船舶交海關(guān)表2海關(guān)欄單證，持船方填寫好的船長已簽名并加蓋船名章的“船舶進(jìn)出境(港)海關(guān)監(jiān)管簿”10.5.1.3對在常熟裝貨的船舶，外勤應(yīng)及時(shí)送交海關(guān)《出口載貨運(yùn)費(fèi)清單》,若在船舶開航前《出口載貨運(yùn)費(fèi)清單》無法送交海關(guān)時(shí)，經(jīng)海關(guān)同意，可在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)交。衛(wèi)檢10.5.2.1到境外(含港澳臺地區(qū))去的船舶，交衛(wèi)檢表2衛(wèi)檢欄內(nèi)單證，和船長已簽署并加蓋船名章“船舶衛(wèi)生檢疫簽證收費(fèi)通知書”。衛(wèi)檢簽署“船舶出境檢疫證”，若衛(wèi)檢出口不登輪，則由外勤帶交船長。10.5.2.2到境內(nèi)去的船舶遞交表2衛(wèi)檢欄內(nèi)單證。10.5.3動植檢10.5.3.1到境外(含港澳臺地區(qū))去的船舶，交動植檢表2動植欄單證，如上港為國內(nèi)港口，另需向船方索要上港的動植物檢疫合格證交動植檢。10.5.3.2到境