電子文件和電子記錄管理規(guī)定

北變電氣(上海)有限公司電子文件和電子記錄管理規(guī)定QZ/BD.0版本狀態(tài)：A編制：日期：審核：日期：批準：日期：2010年1月8日北變電氣(上海)有限公司發(fā)布第一條為進一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。第三條行政部對電子文件歸檔及管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時向行政部傳遞并歸檔。第六條電子文件物理歸檔的基本要求：1．辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個月內(nèi)進行物理歸檔；2．電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、硬盤等）；3．經(jīng)過過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；4．專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；5．歸檔的電子文件載體應(yīng)標明載體編號、類別、密級及保管期限；第七條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第八條電子文件形成部門必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。第九條電子文件在無紙化辦公過程中，應(yīng)采取安全措施，保證不會非正常改動。第十條各電子文件形成部門應(yīng)在運行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應(yīng)當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成部門必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給行政部，一份由電子文件形成部門保存。第十二條電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目：（1）載體有無劃痕、是否清潔等；（2）有無病毒；（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；（5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整；第十三條行政部按照檢驗要求對電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成部門重新制作。第十四條移交行政部的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。第十五條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。第十六條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成部門和設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。第十七條行政部保管的電子文件應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存并將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自復(fù)制電子文件。第十九條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認證、權(quán)限控制等安全措施。第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實施屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，