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文檔簡(jiǎn)介
第一章辦公自動(dòng)化基本概念
辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱OA)是70年代首先在工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家興起的一門技
術(shù)科學(xué)。它是適應(yīng)信息化社會(huì)的需要,基于軟科學(xué)的理論和計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的普遍
應(yīng)用而發(fā)展起來(lái)的。
第一節(jié)辦公活動(dòng)的形成
辦公,是處理集體事務(wù)的一類活動(dòng),是信息處理的重要組成部分。在人類歷史上,辦
公行為的出現(xiàn),比人類有意識(shí)(而不是本能)地進(jìn)行信息活動(dòng)晚得多。早在蒙昧?xí)r代,人類
已經(jīng)懂得采用某些符號(hào)記錄信息,作為對(duì)自然現(xiàn)象的總結(jié)和生活經(jīng)驗(yàn)的積累。但是,這樣
的處理,僅囿于“私”(個(gè)人或家庭)的范圍。而辦公活動(dòng),是以“公”,也就是為“集體”
辦事作為基礎(chǔ)的。這種活動(dòng),開始于原始社會(huì)的早期。例如,人們?cè)诜峙浍C獲物時(shí),便需
要辦公了。這就是說(shuō),在人類蒙昧?xí)r代的中級(jí)階段,即人類從樹上活動(dòng)為主轉(zhuǎn)移到地面的、
以打獵為主的生活,有簡(jiǎn)單的工具,有相對(duì)穩(wěn)定活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)候,就出現(xiàn)辦公活動(dòng)的萌芽。
而形成一套正規(guī)的辦公行為,則可以追溯到國(guó)家出現(xiàn)之前的氏族社會(huì)。恩格斯在《家庭、
私有制和國(guó)家的起源》一書中引用摩爾根的材料時(shí)指出,易洛魁人的氏族有下面的習(xí)俗:
選舉或撤換酋長(zhǎng);公家出面處理死者的財(cái)產(chǎn);相互保護(hù)安全;舉行氏族議事會(huì),解決氏族
間的糾紛;舉行宗教儀式;組成成年男女享有平等表決權(quán)的民主集會(huì)等等。而希臘人的氏
族間的事務(wù)活動(dòng),比這更為完備。這些活動(dòng),看來(lái)都屬于辦公的范疇。根據(jù)我國(guó)歷史記載,
距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社會(huì)中,土地、房屋、牲畜等,歸氏族公有,氏族
成員共同勞動(dòng)、共同消費(fèi)。在處理這些問(wèn)題時(shí),也需要有“辦公”活動(dòng)。
在國(guó)家形成之后,辦公活動(dòng)更空前增多。無(wú)論是戰(zhàn)爭(zhēng)還是和平時(shí)期;無(wú)論是軍事、政
治、外交、文化還是內(nèi)務(wù),都充滿了辦公活動(dòng)。這樣,經(jīng)歷了很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段,雖然
辦公的內(nèi)容和手段都在不斷變化,但辦公行為卻逐漸形成一套比較確定的形式。不同的國(guó)
家,不同社會(huì)制度,甚至不同的部門或行業(yè),辦公的體制、習(xí)慣、程式都不盡相同,但我
們?nèi)匀豢梢钥偨Y(jié)出若干共同點(diǎn),從幾個(gè)方面對(duì)辦公活動(dòng)加以闡明。
第二節(jié)現(xiàn)代社會(huì)辦公活動(dòng)的描述
社會(huì)中各種活動(dòng)單位,其活動(dòng)內(nèi)容都可以用不同的流程來(lái)描述。例如,一個(gè)工廠,有
三個(gè)主要環(huán)節(jié):生產(chǎn)、動(dòng)力、管理;對(duì)應(yīng)三個(gè)流程:物質(zhì)流、能量流、信息流。一個(gè)商店,
有四個(gè)環(huán)節(jié):購(gòu)、銷、調(diào)、存;對(duì)應(yīng)兩個(gè)流程:物質(zhì)流和信息流。一個(gè)機(jī)關(guān)或管理部門,
有兩個(gè)環(huán)節(jié):事務(wù)處理和決策,對(duì)應(yīng)一個(gè)流程:信息流。當(dāng)然,這只是大致的說(shuō)法,具體
到某個(gè)單位,還可以作更具體和更細(xì)致的分析。
從總的來(lái)看,辦公的核心是實(shí)現(xiàn)管理,大到國(guó)家(包括國(guó)際事務(wù)),小到基層單位,都
是這樣。而實(shí)現(xiàn)管理是通過(guò)處理信息來(lái)進(jìn)行的,就是對(duì)應(yīng)信息這個(gè)流程。我們可以比較一
下,工人的工作對(duì)象是產(chǎn)品,農(nóng)民工作的對(duì)象是農(nóng)作物,醫(yī)生工作的對(duì)象是病人,這些對(duì)
象都是具體的;而辦公人員呢?他們的工作對(duì)象不是具體的物質(zhì),而是反映人類社會(huì)活動(dòng)
的信息,他們從事各類與管理有關(guān)的信息處理,屬于腦力勞動(dòng)者。他們固然不同于工作在
生產(chǎn)第一線的體力勞動(dòng)者,就是與從事科學(xué)研究的腦力勞動(dòng)者也有很大區(qū)別,形成一類獨(dú)
特的專業(yè)活動(dòng)。那末,用什么來(lái)反映辦公的行為呢?就辦公活動(dòng)的內(nèi)容來(lái)說(shuō),可以分為:
書面信息的接收與處理:包括公文閱讀、文件批示、資料存檔、計(jì)劃制訂、回答查詢
等。
書面信息的生成與處理:包括草擬文件、編制圖表、批閱公文、整理資料、記錄、拍
照等。
書面信息的傳遞和管理:包括電報(bào)、電傳、文件資料的收發(fā)、保存、復(fù)制和檢索。
口頭信息的生成和處理:包括開會(huì)、匯報(bào)、命令、談話、指示、報(bào)告、討論等。
口頭信息的傳遞和管理:包括電話、錄音及廣播等。
辦公資料的運(yùn)用:包括時(shí)間安排、設(shè)施調(diào)度與計(jì)劃執(zhí)行、檢查等。
若從行為的性質(zhì)來(lái)看,在“辦公”這個(gè)大前提下,辦公行為可分為兩大類型,即信息
的事務(wù)性處理和信息的研究性處理。
信息的事務(wù)性處理:即對(duì)信息進(jìn)行例行程式的辦理,規(guī)律性比較明顯。例如,公文的
閱讀和傳遞、報(bào)表填寫、統(tǒng)計(jì)累計(jì)一、資料整理、日常接待、回答查詢、完成一般的交辦任
務(wù)等。這類活動(dòng)一般由中下級(jí)辦公人員執(zhí)行。
信息的研究性處理:即運(yùn)用人的思維活動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行分析(也就是一種特殊的加工),
并作出指導(dǎo)行動(dòng)的決擇。一般表示為決策過(guò)程:研究、分析、比較、判斷、決心、反饋、
修正等行為。其結(jié)果是使信息大大增值。這類活動(dòng)一般由職位較高的中上層領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行。
辦公行為按表示方式來(lái)劃分:
信息的采集與編輯:包括聽取匯報(bào)、閱讀報(bào)告、記錄;書寫起草公文,文字處理,計(jì)
算,思考,討論;決策等。
信息傳遞:依賴工具與載體進(jìn)行信息的分配與發(fā)送,包括聲音、文字、圖像等,屬于
間接傳遞。而人與人的直接對(duì)話,如會(huì)議、面談等,屬于直接傳遞。
信息整理與存檔:分類、總成、存儲(chǔ)、復(fù)印、歸檔等。
檢索:根據(jù)提供的線索,從己保存的信息檔案中(包括人在自己腦海中建立起的無(wú)形的
“檔案”),檢取需用的信息。
以上這些,都只是辦公行為的靜態(tài)描述,當(dāng)把這些行為的動(dòng)態(tài)過(guò)程表示出來(lái),便構(gòu)成
反映辦公過(guò)程的信息流。
第三節(jié)辦公的基本要素
從上面通過(guò)不同角度對(duì)辦公活動(dòng)所作的說(shuō)明,不難看到,辦公的內(nèi)容、表示方法和環(huán)
境,都是十分復(fù)雜的,不易定量地、數(shù)學(xué)化地去描述。但不論什么樣的辦公體系,一般可
歸結(jié)為六個(gè)要素:即人、機(jī)構(gòu)、制度、工具、空間、信息。
一、辦公第一個(gè)要素:人
辦公是人群的一種管理活動(dòng),是由人去執(zhí)行辦公任務(wù)的。所有辦公人員都必須具備按
既定要求完成自身職務(wù)范圍內(nèi)的任務(wù)的能力,他們都組合在某一個(gè)系統(tǒng)中,既有分工又有
合作,而且要與上、下、左、右進(jìn)行信息溝通。概括地說(shuō),辦公人員可以分為決策人員、
中層管理人員、專業(yè)人員、輔助人員四個(gè)層次,他們各司其職,各盡其責(zé)。
《史記》在〈陳丞相世家>中,有一段記載:
“孝文皇帝既益明習(xí)國(guó)家,事朝而問(wèn)右丞相勃(按指絳侯周勃)曰:'天下一歲決獄幾
何?’,勃謝曰:‘不知問(wèn):'一歲錢骰出入幾何?’,勃又謝:‘不知‘,汗出沾背,愧不能
對(duì)。于是上亦問(wèn)左丞相平。平日:'有主者上曰:‘主者謂誰(shuí)?‘,平曰:'陛下即問(wèn)決獄責(zé)
廷尉;問(wèn)錢骰責(zé)治粟史上曰:‘茍各有主者,而君主者何事也?',平謝曰:'主臣!陛下
不知其鴛下使待罪宰相。宰相者,上佐天子理陰陽(yáng)、順?biāo)臅r(shí),下育萬(wàn)物之宜;外鎮(zhèn)撫四夷
諸侯,內(nèi)親附百姓,使卿大夫各得任其職焉孝文帝乃稱善。右丞相大慚,出而讓陳平日:
'君獨(dú)不素教我對(duì)?',陳平笑曰:'君居其位不知任邪?且陛下即問(wèn)長(zhǎng)安中盜賊數(shù),君欲
強(qiáng)對(duì)邪?
這一段記載,生動(dòng)地表明當(dāng)時(shí)的左丞相陳平很清楚地認(rèn)識(shí)到,不同層次的辦公人員,
有不同的職責(zé),丞相作為最高級(jí)的辦公人員,并不必要去處理一些屬于中、下級(jí)人員所管
轄的事情,而且實(shí)際上也處理不好。如長(zhǎng)安中盜賊數(shù),作為丞相是無(wú)須去弄清楚的,丞相
只應(yīng)管理屬于全國(guó)性上、下、內(nèi)、外有關(guān)的大事。象陳平這樣劃分工作界面是十分重要的。
決策人員是各部門(從大系統(tǒng)到各個(gè)子系統(tǒng))的領(lǐng)導(dǎo)人,如政府部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司
經(jīng)理和企業(yè)廠長(zhǎng)等,他們需要運(yùn)用自己的職權(quán)與智慧,應(yīng)用有關(guān)的科學(xué)原理、方法與經(jīng)驗(yàn),
對(duì)各類事件和情況謀取眾多的對(duì)策,并在其中選取盡可能正確的決策,組織和指揮他所管
轄的部屬,充分發(fā)揮他們的專長(zhǎng)和力量,積極進(jìn)行活動(dòng),以達(dá)到或趨向于共同目標(biāo)。
中層管理人員是系統(tǒng)內(nèi)某一部門的負(fù)責(zé)人,他們要協(xié)調(diào)專業(yè)人員的工作,綜合分析有
關(guān)信息和情報(bào),對(duì)本部門的問(wèn)題作出判斷和決定。他們既要領(lǐng)導(dǎo)下屬單位的業(yè)務(wù)工作,又
要及時(shí)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息和方案,起到承上啟下的作用。
專業(yè)人員,在行政機(jī)關(guān)內(nèi)是指負(fù)責(zé)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作人員;
在企業(yè)內(nèi)是指負(fù)責(zé)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售和技術(shù)發(fā)展的各類人員。他們要負(fù)責(zé)處理大量的信息
和文件,直接管理大量業(yè)務(wù)工作,同時(shí)要為組織的決策人員提供輔助決策方案。
輔助人員是行政機(jī)構(gòu)和企業(yè)的一般辦公人員和后勤人員,如打字員、通信員、保管員
等。他們一般進(jìn)行比較單一性的、例行的工作。
二、辦公的第二個(gè)要素:機(jī)構(gòu)
無(wú)論從大系統(tǒng)或子系統(tǒng)來(lái)看,都有相對(duì)固定的機(jī)構(gòu)。它的作用,是確定系統(tǒng)內(nèi)全體辦
公人員的崗位以及他們之間的相互關(guān)系,同時(shí)也確定信息的流向。機(jī)構(gòu)的內(nèi)容、規(guī)模、性
質(zhì)與任務(wù),是由辦公系統(tǒng)的總目標(biāo)決定的。但是,機(jī)構(gòu)的建立是否合理,優(yōu)劣如何,則嚴(yán)
重影響著辦公效率。設(shè)立合理的機(jī)構(gòu),是辦公中的重要問(wèn)題。
我國(guó)辦公機(jī)構(gòu)有多種劃分方法。行政機(jī)構(gòu)主要有按管理職能劃分法、按管轄區(qū)域劃分
法、按行列和產(chǎn)品劃分法和按服務(wù)對(duì)象劃分法等。
三、辦公的第三個(gè)要素:制度
制度可以看成是辦公知識(shí)、辦公經(jīng)驗(yàn)的固定化。它是維系辦公人員的活動(dòng),確立辦公
的流程,使全體人員在統(tǒng)一的目標(biāo)下有組織地、有條不紊地、高效率地工作的保證。和機(jī)
構(gòu)一樣,制度是否合理、制度的優(yōu)劣,也嚴(yán)重地影響著辦公的效率。
四、辦公的第四個(gè)要素:工具
工具用于提高辦公的效率和質(zhì)量。減輕人的負(fù)擔(dān),降低辦公的費(fèi)用消耗。既然辦公是
人們的一種腦力勞動(dòng),所以,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,在辦公活動(dòng)中具有革命性的意義;又由于辦
公活動(dòng)是處理人與人之間的事情,是信息的頻繁交換,通訊工具的利用也占有十分重要的
地位。此外,現(xiàn)代化的辦公工具還有錄音、錄相、復(fù)印、輕印刷等等。
五、辦公的第五個(gè)要素:空間
空間是人們(包括所利用的工具)進(jìn)行辦公的場(chǎng)所,最普通的便是辦公室。一般來(lái)說(shuō),
辦公室是集中的、固定的。在特殊情況和特定環(huán)境下,也可以是活動(dòng)的。近年來(lái),也有人
提出實(shí)行分布式的辦公,使辦公空間變成分散的或不定形的。不管什么樣的辦公室,都應(yīng)
盡可能使辦公人員有一個(gè)舒適的、愿意停留的辦公環(huán)境,這才能使他們工作愉快,提高效
率。
六、辦公的第六個(gè)要素:信息
信息是辦公內(nèi)容的反映,是辦公行為的對(duì)象和依據(jù),是辦公活動(dòng)所利用的資源。辦公
室是信息的集散樞紐。辦公活動(dòng)從信息處理角度看,就是對(duì)各類信息進(jìn)行采集、加工、處
理和傳輸?shù)倪^(guò)程。辦公信息可分為數(shù)值信息和非數(shù)值信息兩大類。數(shù)值信息是指反映數(shù)量
關(guān)系的數(shù)據(jù),非數(shù)值信息是指文字信息、圖象信息和聲音信息。按信息的用途可分為經(jīng)濟(jì)
信息、社會(huì)信息、內(nèi)部信息、外部信息、歷史信息和當(dāng)前信息等等,按信息的形式可分為
聲音、數(shù)值、文字、圖形和圖像信息。圖形信息主要指圖表,如表格、直方圖、餅圖等;
圖象信息主要指靜態(tài)的圖象,如照片、圖畫、動(dòng)畫等和動(dòng)態(tài)的圖象,如電視、電影等。
在上述六個(gè)辦公要素中,機(jī)構(gòu)、制度和空間是相對(duì)穩(wěn)定不易變的,而人員、工具、信
息是相對(duì)活躍易變的。辦公活動(dòng)就是辦公人員在一定的辦公環(huán)境、機(jī)構(gòu)和制度下,通過(guò)使
用辦公工具對(duì)辦公信息進(jìn)行采集、加工、處理和傳輸?shù)倪^(guò)程。
這六個(gè)要素,對(duì)研究辦公自動(dòng)化是很重要的。其中,工具這個(gè)要素,便是實(shí)現(xiàn)辦公自
動(dòng)化的突破口。
第四節(jié)辦公自動(dòng)化定義的討論
辦公自動(dòng)化雖然已發(fā)展了二十多年,但到目前為止,還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義,幾乎是
“十個(gè)人有十個(gè)說(shuō)法”。
當(dāng)前,在許多著作中,都采用美國(guó)麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼教授的定義:“辦公自動(dòng)
化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)應(yīng)用于用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以
處理的、量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)?!边@個(gè)說(shuō)法的最主要之點(diǎn),
是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的若干新技術(shù)在特定環(huán)境(即特定對(duì)象一一業(yè)務(wù),特定的方法一一數(shù)
據(jù)處理)下的運(yùn)用。而所謂“量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的業(yè)務(wù)”,正是指我們通常提到的辦
公活動(dòng)內(nèi)容。雖然辦公的機(jī)構(gòu)、制度、工具甚至空間都相對(duì)確定,使辦公行為有“例行公
事”這相對(duì)固定的一面,但辦公所要處理的信息是變化的,人的思維也是變化的,這就形
成辦公業(yè)務(wù)中有很大的不確定性,因而,用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理辦法便不宜處理而必須求助于
一套新的(特別是融匯進(jìn)軟科學(xué)的)方法和手段。這個(gè)說(shuō)法在一定程度上反映了辦公自動(dòng)化
帶本質(zhì)性的東西,已為許多學(xué)者所接受。
國(guó)內(nèi)外的學(xué)者還有另外的一些論述,如認(rèn)為辦公自動(dòng)化是:
“不斷將智能化的辦公工具電子化和機(jī)械化,將非智能化工具智能化,以便大幅度地
提高工作人員的辦事效率”;
“用電子計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來(lái)處理一些例行事務(wù)性工作”;
“人們處理信息的一種現(xiàn)代化工具”;
“作為人們產(chǎn)生價(jià)值更高信息的一種輔助手段”;
“在辦公室中應(yīng)用計(jì)算機(jī)以支持那些有知識(shí)而又不是計(jì)算機(jī)專家的工作人員”;
“讓人們能夠利用現(xiàn)代技術(shù)更有效地管理信息并進(jìn)行信息交流二
不難看出,在這許多的有差異的說(shuō)法中,有如下共同點(diǎn),它們都認(rèn)為辦公自動(dòng)化;
a是新技術(shù),尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的綜合利用;
b用于管理信息,包括處理與交流(通信);
c其目的是提高工作效率。
這幾點(diǎn),確實(shí)在辦公自動(dòng)化中占有重要地位。
以上這眾多的說(shuō)法,其優(yōu)點(diǎn)是比較簡(jiǎn)練,不足之處是沒(méi)有把問(wèn)題說(shuō)透,或者只是強(qiáng)調(diào)
了某一個(gè)側(cè)面。
1985年,我國(guó)召開全國(guó)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì),出席會(huì)議的專家們對(duì)照國(guó)內(nèi)外
流行的各種說(shuō)法,經(jīng)過(guò)討論比較,傾向于如下的看法:
“辦公自動(dòng)化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),
不斷使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備,并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服
務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)?!?/p>
在現(xiàn)階段,辦公自動(dòng)化的支持理論是行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人
機(jī)工程學(xué)等;其直接利用的技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等。一般來(lái)說(shuō),一
個(gè)比較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)包括有信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這
四個(gè)基本環(huán)節(jié),其核心任務(wù)是向它的主人(各領(lǐng)域、各層次的辦公人員)提供所需運(yùn)用的信
息。
由此可見(jiàn),辦公自動(dòng)化系統(tǒng),綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系。信息是被
加工的對(duì)象;機(jī)器是加工的手段(工具);人是加工過(guò)程的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享用者。
所以,辦公自動(dòng)化,是一門綜合的科學(xué)技術(shù),它是信息化社會(huì)的歷史產(chǎn)物,是在計(jì)算
機(jī)、通信設(shè)備較普遍應(yīng)用,信息業(yè)務(wù)空前繁忙的情況下產(chǎn)生的。
第五節(jié)辦公自動(dòng)化發(fā)展簡(jiǎn)史
和許多科學(xué)技術(shù)相似,辦公自動(dòng)化并不是由誰(shuí)先給出定義,然后去補(bǔ)充它的內(nèi)容和建
立這樣的實(shí)用系統(tǒng),而是通過(guò)人們的實(shí)踐逐步形成較完整的概念。在本節(jié)中,將簡(jiǎn)單介紹
辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程。
一、辦公自動(dòng)化發(fā)展的一般過(guò)程
上兩節(jié)介紹了辦公的一般情況。人類社會(huì)很長(zhǎng)一段時(shí)間,辦公任務(wù)是通過(guò)人們的自身
活動(dòng)去完成的,即使運(yùn)用了工具,也是極其簡(jiǎn)單的。例如,多少年來(lái),我國(guó)辦公用的就是
所謂“文房四寶”(筆、墨、紙、硯),或者再加上古老的算盤,通訊也幾乎是靠人力或普
通交通工具。但隨著社會(huì)的發(fā)展,生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、政治、戰(zhàn)爭(zhēng)、國(guó)際往來(lái)等活動(dòng)規(guī)模越來(lái)越
大,信息量空前增加,對(duì)決策正確性的要求也越高,單憑人力和簡(jiǎn)單的工具已無(wú)法適應(yīng)。
而技術(shù)上的發(fā)展,又為辦公行為提供了有效的工具。電報(bào)、電話、電傳打字機(jī)、輕印刷機(jī)
械等設(shè)備便很快地相繼為辦公室所采用,形成辦公走向自動(dòng)化的第一步.但即使到這個(gè)階
段,人們還沒(méi)有形成辦公自動(dòng)化的概念,辦公活動(dòng)從內(nèi)容到形式上也未能起本質(zhì)性的變化。
到本世紀(jì)60年代,人類社會(huì)出現(xiàn)了一次新的技術(shù)革命一一信息革命,出現(xiàn)了所謂信息
化社會(huì)。形勢(shì)瞬息萬(wàn)變,事物相關(guān)因素大量增加,知識(shí)急速發(fā)展,社會(huì)信息迅猛膨脹,與
原有的辦公方式形成了尖銳的矛盾.其表現(xiàn)有以下幾個(gè)方面:
第一方面,辦公人員大量增加。據(jù)統(tǒng)計(jì),在主要工業(yè)化國(guó)家,40%以上的工作人員在
辦公室內(nèi)工作。在美國(guó),從1975年起,白領(lǐng)職員就超過(guò)工人人數(shù),大約有4500萬(wàn)人從事
管理。發(fā)達(dá)國(guó)家都有類似趨勢(shì),管理工作平均8?10年增長(zhǎng)一倍。
第二方面,是辦公的效率低。人員的增加并未解決辦公效率的提高,反而使通訊情況
惡化,電話頻繁,文山會(huì)海,信息準(zhǔn)確性不高,判斷、決策遲緩。美國(guó)一家公司統(tǒng)計(jì),許
多辦公人員絕大部分的時(shí)間花費(fèi)在通訊和談話上,只有5?8%的時(shí)間用于思考、計(jì)劃和分
析。從1968年到1978年,美國(guó)白領(lǐng)職員的勞動(dòng)效率提高約4%,而同期內(nèi)農(nóng)業(yè)工人效率
提高184%,工業(yè)工人效率提高90%,一些工業(yè)化國(guó)家辦公室工作人員平均17分鐘就要受
到一次干擾。美國(guó)一些研究結(jié)果表明,會(huì)議、書寫、電話這類通訊性工作占去工作人員每
天辦公時(shí)間約65%,只有35%的時(shí)間用來(lái)閱讀、思考、分析。日本企業(yè)負(fù)責(zé)人在其全部辦
公時(shí)間中,判斷和決策時(shí)間僅占16%,而傳遞時(shí)間占39%,數(shù)據(jù)和文件處理時(shí)間占25%,
移動(dòng)和其他占20%,一般工作人員的文件處理時(shí)間就更長(zhǎng)了。
第三方面,是辦公費(fèi)用不斷增加。據(jù)統(tǒng)計(jì),全世界每年的辦公用紙連起來(lái)可達(dá)2億英
里,美國(guó)政府紙面工作每年約100億張,為了書寫、打字、印刷,耗去大量人力。一封商
務(wù)文件的價(jià)格1967年為2.49美元,1975年為3.79美元,1980年為6.07美元而1982年約
7.11美元。美國(guó)1980年為辦公人員支付工資達(dá)6000億美元,辦公費(fèi)用耗資達(dá)3000億美元,
因此,降低辦公成本已成為迫切的問(wèn)題。
以上情況表明,如果沿用舊有的(60年代以前的)辦公方式,勢(shì)必導(dǎo)致信息量的大量積
壓和棄置,這樣,便談不上獲取合理、有效或令人滿意(更不用說(shuō)是最佳)的決策了?;蛘?
即使有較好的決策,也會(huì)因決策的周期過(guò)長(zhǎng)而貽誤時(shí)機(jī),無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的管理。
然而,正是這個(gè)時(shí)期,電子計(jì)算機(jī)早已突破數(shù)值計(jì)算的應(yīng)用范圍,在非數(shù)值計(jì)算領(lǐng)域(如
數(shù)據(jù)處理、過(guò)程控制、人工智能等)里取得驚人的進(jìn)展。尤其是70年代后期出現(xiàn)的個(gè)人計(jì)
算機(jī),為人們處理信息提供了最便捷的工具.另一方面,管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、行為科
學(xué)、社會(huì)學(xué)、人機(jī)工學(xué)等一系列軟科學(xué),從理論到應(yīng)用都取得了很大的成功,為人們改進(jìn)
辦公活動(dòng)提供了強(qiáng)有力的理論基礎(chǔ)。
早在I960年,美國(guó)著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家H.A.西蒙(1978年諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)金獲得者)發(fā)表《管
理決策的新科學(xué)》(THENEWSCIENCEOFMANAGEMENTDECISION)一書,提出由計(jì)算
機(jī)管理公司的重大命題。他指出:“人類知識(shí)的增長(zhǎng)是產(chǎn)生改革的主要因素”?!靶轮R(shí)實(shí)際
上就在于對(duì)思維與學(xué)習(xí)過(guò)程的一種基本理解。我們現(xiàn)在可以給電子計(jì)算機(jī)編寫出控制程序,
這些程序可以使計(jì)算機(jī)進(jìn)行思維與學(xué)習(xí)。這門學(xué)問(wèn)正在并仍將在兩個(gè)方面具有實(shí)際影響:
其一,因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在有可能極其具體地模擬人類頭腦的一些重要過(guò)程,我們就具有在心理
學(xué)研究中有巨大威力的技術(shù);其二,因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在有可能給計(jì)算機(jī)編寫出復(fù)雜的信息處理
控制程序,我們就正在獲得有可能在‘思維'與'決策'工作的迅速而廣泛的范圍中用計(jì)
算機(jī)來(lái)取代人的技術(shù)能力“我們談到人類智能的間接增長(zhǎng),指的是計(jì)算機(jī)的人工智能對(duì)
人類智能的加強(qiáng)”?!霸诓痪玫膶?lái),也許在下一代,我們將有用機(jī)器來(lái)取代企業(yè)組織中一
切人類職能的技術(shù)能力”。西蒙還進(jìn)一步談到,“工廠和辦公室都在迅速變成一個(gè)復(fù)雜的人-
機(jī)系統(tǒng)”,“人與機(jī)器的相互關(guān)系將變成(實(shí)際上己變成)一個(gè)設(shè)計(jì)課題。這個(gè)設(shè)計(jì)問(wèn)題,其
重要性就象設(shè)計(jì)人和人之間的相互關(guān)系的系統(tǒng)一樣重要”。H.A.西蒙的這本書中許多論點(diǎn)
和預(yù)言,無(wú)疑對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)有重要的影響。尤其是他所描繪的人-機(jī)系統(tǒng)和日后出現(xiàn)
的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是十分吻合的。
于是,當(dāng)人們以一整套的軟科學(xué)為理論基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)為核心工具,引進(jìn)到辦公活動(dòng)
領(lǐng)域之后,連同原來(lái)通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù),使辦公活動(dòng)出現(xiàn)了本質(zhì)性的飛躍,形成一個(gè)
新的概念辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation);也可以說(shuō),使辦公自動(dòng)化進(jìn)入到一個(gè)新的階
段,即逐步演變成為一整套新的技術(shù)門類的階段。
因此辦公自動(dòng)化是在人類社會(huì)活動(dòng)有迫切需要,在技術(shù)和工業(yè)基礎(chǔ)上又具備了可能的
條件下產(chǎn)生出來(lái)的。
歸納起來(lái),辦公自動(dòng)化發(fā)展的一般過(guò)程可以分為三個(gè)階段:
第一階段,是以通訊技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)為支柱的辦公活動(dòng)。
第二階段,就是現(xiàn)階段,是在原來(lái)的基礎(chǔ)上引進(jìn)軟科學(xué)理論和計(jì)算機(jī)技術(shù);
第三階段,辦公自動(dòng)化的未來(lái),將廣泛采用不斷出現(xiàn)的新理論、新技術(shù)。
二、工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家發(fā)展辦公自動(dòng)化的幾個(gè)進(jìn)程
工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家,如美國(guó)、日本等,發(fā)展本國(guó)的辦公自動(dòng)化已有一段歷史,走過(guò)的道路
也不盡相同。
美國(guó)大致可分為三個(gè)階段:
第一階段為單機(jī)階段(1975年以前)。主要表現(xiàn)為采用單機(jī)設(shè)備,如文字處理機(jī)、復(fù)印
機(jī)、傳真機(jī)、專用交換機(jī)等,辦公活動(dòng)的某些環(huán)節(jié)由機(jī)器來(lái)執(zhí)行,局部地、個(gè)別地實(shí)現(xiàn)自
動(dòng)操作以完成單項(xiàng)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。
第二階段為局域網(wǎng)階段(1975?1982年)。主要表現(xiàn)為個(gè)人計(jì)算機(jī)開始進(jìn)入辦公室,并
形成局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在辦公室的關(guān)鍵部分出現(xiàn)信息采集、處理、保存的綜合系統(tǒng),專用自
動(dòng)交換機(jī)和文字、語(yǔ)音的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)等已廣泛使用,實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵部分業(yè)務(wù)運(yùn)行的自動(dòng)化。
這一階段還陸續(xù)出版了有關(guān)辦公自動(dòng)化技術(shù)的許多專著。
第三階段為一體化階段(1983年以后)。主要表現(xiàn)為辦公設(shè)備的一體化、辦公系統(tǒng)綜合
化,如可以與計(jì)算機(jī)連接的數(shù)碼相機(jī)、多媒體投影機(jī)等設(shè)備的出現(xiàn)與應(yīng)用,多功能工作站、
電子郵件、衛(wèi)星和光纜數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)、全國(guó)性的和國(guó)際性的綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)的形成等,實(shí)
現(xiàn)了辦公業(yè)務(wù)綜合管理自動(dòng)化。
日本的發(fā)展可以分為下列幾個(gè)時(shí)期:
初期(1979年以前),其特點(diǎn)是常規(guī)電信的調(diào)度,即“無(wú)主觀意識(shí)地”引用電話、用戶
電報(bào)、電傳打字機(jī)等設(shè)備。
發(fā)展期(1979?1984年),其特點(diǎn)是計(jì)算機(jī)廣泛地進(jìn)入辦公室領(lǐng)域,各種各樣的電子設(shè)
備,如個(gè)人計(jì)算機(jī)、字處理機(jī),智能數(shù)據(jù)終端,工作站和局域網(wǎng)絡(luò)都用來(lái)裝備辦公室,并
推行辦公業(yè)務(wù)管理方式的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。
改進(jìn)期(1984?),將各種各樣的電子辦公信息管理功能綜合為統(tǒng)一工具,并使之用于
任何辦公場(chǎng)所中。
三、中國(guó)開展辦公自動(dòng)化的簡(jiǎn)況
80年代初為啟蒙與準(zhǔn)備階段,這一時(shí)期做的主要工作是理論研討,在典型的試點(diǎn)上開
展某些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立,探討中國(guó)辦公自動(dòng)化的模式,建立全國(guó)性的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)一
國(guó)務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組所屬辦公自動(dòng)化專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組,制定我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展規(guī)劃等等。
1981年國(guó)家公布了計(jì)算機(jī)漢字字符交換標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)一一GB2312漢字字符交換集,開發(fā)了最
早的計(jì)算機(jī)中文操作系統(tǒng)和漢字輸入方法。
80年代末為發(fā)展階段,這一時(shí)期辦公自動(dòng)化設(shè)備和軟件激增,有了國(guó)產(chǎn)計(jì)算機(jī)和比較
優(yōu)秀的漢化辦公軟件,形成了單機(jī)和一體化辦公系統(tǒng)相互交錯(cuò)的應(yīng)用局面。
近年來(lái),計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展非常迅速,銀行、稅務(wù)、海關(guān)、民航、鐵路等部門基本實(shí)現(xiàn)
了電子化、網(wǎng)絡(luò)化。一些行政機(jī)關(guān)、大專院校、企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化工作,也達(dá)到相
當(dāng)高的水平。
但應(yīng)該指出我國(guó)辦公自動(dòng)化的總體水平還不高,有計(jì)算機(jī)的單位不少,但由于辦公人
員素質(zhì)不高,絕大多數(shù)計(jì)算機(jī)還處于單機(jī)工作狀態(tài),僅能完成打字和制表這樣一類最一般
的辦公事務(wù);就軟件而言,我國(guó)軟件業(yè)雖然有了很大的發(fā)展,但是國(guó)產(chǎn)優(yōu)秀大型軟件不多,
國(guó)產(chǎn)軟件的市場(chǎng)占有率較低,成功的辦公軟件更是鳳毛麟角。
第二章辦公自動(dòng)化硬件介紹
一個(gè)比較完善的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)、通信系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化辦公硬件設(shè)備
以及相應(yīng)的軟件組成,共同實(shí)現(xiàn)各種信息的處理功能。
辦公設(shè)備一般可分為三類:第一類是獨(dú)立使用的辦公設(shè)備,如收錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、普通
照相機(jī)、碎紙機(jī)等,這類辦公設(shè)備與系統(tǒng)中其他設(shè)備關(guān)系不大,可以單獨(dú)使用;第二類是
與通信網(wǎng)絡(luò)連接使用的通信設(shè)備和系統(tǒng),如電話、傳真、電報(bào)、無(wú)線尋呼系統(tǒng)、電視會(huì)議
系統(tǒng)等;第三類辦公設(shè)備是與計(jì)算機(jī)連接使用的設(shè)備,例如打印機(jī)、掃描儀、多媒體投影
機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、PC傳真機(jī)、語(yǔ)音處理系統(tǒng)、繪圖儀、光盤刻錄機(jī)等,這類辦公設(shè)備只能
與計(jì)算機(jī)連接使用,才能發(fā)揮它應(yīng)有的功能。現(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)的發(fā)展使得這三類設(shè)備的
關(guān)系日益密切,反過(guò)來(lái)也使計(jì)算機(jī)與通信日益成為不可分割的整體。從這一點(diǎn)上說(shuō),后兩
種分類就不可能是一成不變的了.
由于計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和發(fā)展,那些獨(dú)立使用的辦公設(shè)備已經(jīng)不能滿足人們提高辦公效率
的需要,計(jì)算機(jī)被引入辦公活動(dòng)中并成為辦公設(shè)備的主角。現(xiàn)代化辦公活動(dòng)主要是圍繞計(jì)
算機(jī)展開的。下面介紹以計(jì)算機(jī)為中心的各類辦公設(shè)備。
第一節(jié)計(jì)算機(jī)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要標(biāo)志是采用計(jì)算機(jī),辦公人員通過(guò)與計(jì)算機(jī)對(duì)話的方式進(jìn)行辦
公活動(dòng),甚至經(jīng)理對(duì)辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和管理也都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行。
一、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)組成
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件與軟件兩大部分組成,硬件是“看得見(jiàn),摸得著”的有形東西:而
軟件是“看不見(jiàn),摸不著”的,它是數(shù)據(jù)、信息、指令等的有機(jī)的集合。只有硬件而沒(méi)有
軟件的計(jì)算機(jī)稱為“裸機(jī)”,“裸機(jī)”是不能工作的,是軟件使“裸機(jī)”變成有用的東西,
成為人類改造自然的得力幫手。
計(jì)算機(jī)是依靠硬件和軟件的協(xié)同工作來(lái)完成某一給定任務(wù)的。一個(gè)完整的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)
包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大部分。
二、計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)構(gòu)成
計(jì)算機(jī)硬件由主機(jī)和外部設(shè)備組成,主機(jī)又可以進(jìn)一步分為計(jì)算機(jī)中央處理器(Central
ProcessorUnit,簡(jiǎn)稱CPU)和內(nèi)部存儲(chǔ)器,CPU又可分為運(yùn)算器和控制器;外部設(shè)備可分
為輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、外部存儲(chǔ)器和一些輔助外部設(shè)備。運(yùn)算器、控制器、輸入設(shè)備、
輸出設(shè)備和存儲(chǔ)器是計(jì)算機(jī)的五大基本部件。
1.輸入設(shè)備
用戶通過(guò)輸入設(shè)備把信息輸入到計(jì)算機(jī)。輸入設(shè)備包括鍵盤、鼠標(biāo)、書寫器、掃描儀、
數(shù)碼相機(jī)等。通過(guò)一定的接口,錄音機(jī)、錄像機(jī)、話筒等也可以成為輸入設(shè)備。鍵盤和鼠
標(biāo)是最常用的輸入設(shè)備。
2.輸出設(shè)備
輸出設(shè)備是指從計(jì)算機(jī)中取出信息的器件,如顯示器、打印機(jī)、繪圖儀等。顯示器和
打印機(jī)是最常見(jiàn)的輸出設(shè)備。
3.控制器
控制器能對(duì)程序的每一條指令進(jìn)行分析、判斷,并發(fā)出各種控制信號(hào),使計(jì)算機(jī)的有
關(guān)設(shè)備協(xié)調(diào)工作,它是整個(gè)計(jì)算機(jī)的指揮中心。
4.運(yùn)算器
運(yùn)算器負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)中的各類運(yùn)算,如四則運(yùn)算、邏輯運(yùn)算,另外還能進(jìn)行代碼的傳送、
移位等操作。
運(yùn)算器和控制器一起組成了計(jì)算機(jī)的心臟,也就是中央處理器(CPU)。
5.存儲(chǔ)器
存儲(chǔ)器是計(jì)算機(jī)的記憶裝置,用來(lái)存放原始數(shù)據(jù)、中間結(jié)果、最終結(jié)果和解題步驟。
存儲(chǔ)器可以區(qū)分為內(nèi)存儲(chǔ)器(內(nèi)存)和外存儲(chǔ)器(外存)。外存儲(chǔ)器是指硬盤、光盤、軟盤、磁
帶等外部磁性存儲(chǔ)介質(zhì),外存相對(duì)內(nèi)存而言讀取速度比較慢。內(nèi)存儲(chǔ)器包含隨機(jī)存取存儲(chǔ)
器(RAM)和只讀存儲(chǔ)器(ROM),它們用半導(dǎo)體材料做成,讀取速度快。只讀存儲(chǔ)器(ROM)
是不可寫的,它內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息是由工廠輸入,并固定在里面,一般情況下用戶不能更改。
ROM內(nèi)部存放的信息是計(jì)算機(jī)內(nèi)最原始的信息,它用來(lái)啟動(dòng)和引導(dǎo)系統(tǒng)軟件,是它最初
激活了計(jì)算機(jī)。隨機(jī)存取存儲(chǔ)器(RAM)是可讀可寫的,其中的數(shù)據(jù)會(huì)因斷電而丟失,故用
來(lái)存放正在使用的數(shù)據(jù)信息;RAM還可分為兩類,DRAM①ynamicRAM,動(dòng)態(tài)隨機(jī)存取
存儲(chǔ)器),即平時(shí)所稱內(nèi)存條;SRAM(StaticRAM,靜態(tài)存儲(chǔ)器),又稱Cache(高速緩沖存
儲(chǔ)器),是介于CPU和DRAM之間的內(nèi)存,可以加速計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度。
第二節(jié)打印機(jī)
打印機(jī)是計(jì)算機(jī)的輸出設(shè)備,是辦公自動(dòng)化的必備工具。通過(guò)打印機(jī)可以將計(jì)算機(jī)內(nèi)
的文件、圖表打印在紙介質(zhì)上或膠片上,便于保存和使用。
一、打印機(jī)的分類與特點(diǎn)
打印機(jī)的種類很多,按印字的方式來(lái)分,目前最普及的主要有針式打印機(jī)、噴墨打印
機(jī)和激光打印機(jī)三種;按打印文本的幅度可區(qū)分為窄行打印機(jī)和寬行打印機(jī);按印字的色
彩來(lái)分可分為單色打印機(jī)和彩色打印機(jī)?,F(xiàn)將其特點(diǎn)與功能介紹如下:
1.針式打印機(jī)
針式打印機(jī)根據(jù)打印頭針數(shù)的多少,可分為9針和24針等多種。9針的打印機(jī)一般只
適用于打印西文字符,現(xiàn)己淘汰。由于漢字的筆畫比較多,一般要采用24針的打印機(jī)打印。
針式打印機(jī)的實(shí)現(xiàn)原理比較簡(jiǎn)單:打印針頭在計(jì)算機(jī)打印驅(qū)動(dòng)程序和打印字庫(kù)字形信息的
控制下按照一定的次序擊打在色帶上,通過(guò)色帶一點(diǎn)一點(diǎn)印到紙上,形成字符。針式打印
機(jī)的優(yōu)點(diǎn)是打印機(jī)的價(jià)格比較便宜,打印材料的成本比較低,有很好的易用性,且它是唯
一一種可以用來(lái)打印蠟紙和多層紙的打印機(jī);當(dāng)然針式打印機(jī)也有其自身難以克服的缺點(diǎn),
如打印質(zhì)量低、速度慢、工作噪聲大。這些都使其無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要,因而現(xiàn)在已
很少使用它。
2.噴墨打印機(jī)
噴墨打印機(jī)使用噴墨來(lái)代替針打。噴墨打印機(jī)按工作原理可分為固體噴墨式和液體噴
墨式兩種,目前較常見(jiàn)的是液體噴墨打印機(jī)。液體噴墨方式又可分為氣泡式(如佳能和惠普
噴墨打印機(jī))與液體壓電式(如愛(ài)普生噴墨打印機(jī))兩種。氣泡技術(shù)是通過(guò)加熱噴嘴,使墨水
產(chǎn)生氣泡,噴到打印介質(zhì)上的。而在壓電式噴墨技術(shù)中,墨水從一個(gè)類似熱感應(yīng)式噴墨技
術(shù)的噴嘴噴出,但是墨滴由縮小墨水噴出的區(qū)域形成,而噴出區(qū)域由施加電壓到噴出區(qū)內(nèi)
的一個(gè)或多個(gè)壓電板控制。由于墨水在高溫下易發(fā)生化學(xué)變化,性質(zhì)不穩(wěn)定,所以打出的
色彩真實(shí)性就會(huì)受到一定程度的影響;另一方面由于墨水是通過(guò)氣泡噴出的,墨水微粒的
方向性與體積大小不好掌握,打印線條邊緣容易參差不齊,在一定程度上影響了打印質(zhì)量,
這都是它的不足之處。微壓電打印頭技術(shù)是利用晶體加壓時(shí)放電的特性,在常溫狀態(tài)下穩(wěn)
定地將墨水噴出。它有著墨滴控制能力強(qiáng)的特點(diǎn),容易實(shí)現(xiàn)高精度的打印質(zhì)量,且微壓電
噴墨時(shí)無(wú)需加熱,墨水就不會(huì)因受熱而發(fā)生化學(xué)變化,故大大降低了對(duì)墨質(zhì)的要求。目前,
愛(ài)普生、惠普和佳能這3家公司生產(chǎn)的液態(tài)噴墨打印機(jī)代表了市場(chǎng)的主流產(chǎn)品,而它們?cè)?/p>
技術(shù)方面也各有所長(zhǎng)。
噴墨打印機(jī)有許多優(yōu)點(diǎn):價(jià)格比較便宜,打印速度比針式快,噪音比針式的要小,打
印質(zhì)量比針式好,接近激光打印機(jī)的效果,可以打印彩色圖象。在打印介質(zhì)的選擇上,也
具有一定的優(yōu)勢(shì);既可以打印信封、信紙等普通介質(zhì),還可以打印各種膠片、照片紙、卷
紙、T恤轉(zhuǎn)印紙等特殊介質(zhì)。缺點(diǎn)是耗材貴。正因?yàn)橛兄T多優(yōu)點(diǎn),噴墨打印機(jī)日益受到人
們的喜愛(ài),逐漸占領(lǐng)了廣大的中低端市場(chǎng)。
3.激光打印機(jī)
激光打印機(jī)是比較先進(jìn)的打印機(jī)。它是集激光技術(shù)、微電子技術(shù)和精密機(jī)械于一體的
現(xiàn)代科技產(chǎn)物。激光打印機(jī)工作噪音極低,可以產(chǎn)生高質(zhì)量的文本和圖像,其質(zhì)量可與鉛
字印刷的質(zhì)量媲美。
激光打印機(jī)的工作原理是利用計(jì)算機(jī)送來(lái)的字符信息調(diào)制激光束,被調(diào)制的激光束在
有機(jī)感光鼓表面產(chǎn)生靜電潛像,靜電潛像吸附打印墨粉,顯影后形成真實(shí)的墨粉字符或圖
像,然后把真實(shí)的墨粉字符或圖像轉(zhuǎn)印到紙上,最后將紙上的墨粉字符或圖像作加熱加壓
定型,輸出永久性的文本,整個(gè)過(guò)程準(zhǔn)確而且高效。雖然激光打印機(jī)的價(jià)格要比噴墨打印
機(jī)昂貴得多,但從單頁(yè)的打印成本上講,激光打印機(jī)則要便宜很多,因此激光打印機(jī)的市
場(chǎng)占有率是越來(lái)越高。
除了上述3種最為常見(jiàn)的打印機(jī)外,還有熱轉(zhuǎn)印打印機(jī)和大幅面打印機(jī)等幾種應(yīng)用于
專業(yè)方面的打印機(jī)機(jī)型。熱轉(zhuǎn)印打印機(jī)是利用透明染料進(jìn)行打印的,它的優(yōu)勢(shì)在于專業(yè)高
質(zhì)量的圖像打印方面,可以打印出近于照片的連續(xù)色調(diào)圖片來(lái),一般用于印前及專業(yè)圖形
輸出。大幅面打印機(jī),它的打印原理與噴墨打印機(jī)基本相同,但打印幅度一般都能達(dá)到24
英寸(61cm)以上。它的主要用途一直集中在工程與建筑領(lǐng)域。但隨著其墨水耐久性的提高
和圖形解析度的增加,大幅面打印機(jī)也開始越來(lái)越多地應(yīng)用于廣告制作、大幅攝影、藝術(shù)
寫真和室內(nèi)裝璜等裝飾宣傳領(lǐng)域,成為打印機(jī)家族中重要的一員。
二、打印機(jī)的安裝
新購(gòu)買的打印機(jī)一般都附帶有兩根線,一根是電源線,一根是數(shù)據(jù)線。把電源線插入
插座中接通電源,再把打印機(jī)數(shù)據(jù)線兩頭分別插入打印機(jī)通信端口和計(jì)算機(jī)上的并行口
(LPT端口)中。這樣就物理連接好了打印機(jī),下一步將為其安裝驅(qū)動(dòng)程序并進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置
方可執(zhí)行打印操作。下面介紹在Windows2000中安裝打印機(jī)的操作。
a在“開始”菜單中選擇“設(shè)置”|“打印機(jī)”命令,打開打印機(jī)對(duì)話框;
b雙擊“添加打印機(jī)”圖標(biāo),得到“添加打印機(jī)向?qū)А睂?duì)話框,然后單擊“下一步”按鈕;
c單擊“本地打印機(jī)”不要選中“自動(dòng)檢測(cè)并安裝我的即插即用打印機(jī)”復(fù)選框,然
后單擊“下一步”按鈕,得到“選擇打印機(jī)端口”對(duì)話框;
d選擇LPT端口,然后單擊“下一步”按鈕,可以得到選擇“制造廠商和型號(hào)”對(duì)話框;
e在對(duì)話框中找到你的打印機(jī)制造廠商和型號(hào)(如果沒(méi)有列出,可以單擊“從磁盤安裝”
按鈕)。然后單擊“下一步”按鈕,在“命名你的打印機(jī)”對(duì)話框中,給你的打印機(jī)起一個(gè)
名字,再單擊“下一步”按鈕,在“打印機(jī)共享”對(duì)話框中,選擇“不共享這臺(tái)打印機(jī)”
單選框,然后單擊“下一步”按鈕,得到“打印測(cè)試頁(yè)”對(duì)話框;
f選擇是否打印測(cè)試頁(yè),然后單擊“下一步”按鈕,得到“正在完成添加打印機(jī)向?qū)А?/p>
對(duì)話框,單擊“完成”按鈕,打印機(jī)圖標(biāo)就出現(xiàn)在打印機(jī)對(duì)話框上了,至此打印機(jī)安裝工
作全部完成。
三、打印機(jī)的日常維護(hù)
打印機(jī)作為一種比較精密的設(shè)備,平時(shí)的維護(hù)工作顯得非常重要。尤其是打印機(jī)工作
時(shí),需要不斷地執(zhí)行進(jìn)紙、出紙操作,而打印紙不可避免地會(huì)帶有某些灰塵、雜物,這些
都有可能對(duì)打印機(jī)造成損害。為了延長(zhǎng)打印機(jī)的使用壽命,保證高質(zhì)量的打印效果,就要
對(duì)其進(jìn)行有效的日常維護(hù)。考慮到針式打印機(jī)已逐步退出歷史舞臺(tái),下面只對(duì)噴墨打印機(jī)
與激光打印機(jī)的日常維護(hù)進(jìn)行介紹。
1.噴墨打印機(jī)的日常維護(hù)
噴墨打印機(jī)由于內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜,出現(xiàn)故障的可能性和操作注意事項(xiàng)也較多,所以更應(yīng)
在平時(shí)勤加維護(hù)。噴墨打印機(jī)的日常維護(hù)主要是進(jìn)行噴墨頭、墨水和墨水盒的維護(hù)。
⑴噴墨頭的維護(hù)
噴墨打印機(jī)的噴墨頭由很多細(xì)小的噴嘴組成。噴嘴的尺寸與灰塵顆粒差不多。如果灰
塵或細(xì)小的雜物掉進(jìn)噴嘴中,就很有可能將噴嘴阻塞而使其無(wú)法噴出墨水來(lái),同時(shí)還容易
使噴嘴面板被墨水污染。此外,若噴嘴內(nèi)殘存有氣泡,也有可能發(fā)生墨水噴射不良的現(xiàn)象,
所以在日常維護(hù)中應(yīng)該特別注意對(duì)噴墨頭的維護(hù)。維護(hù)噴墨頭應(yīng)該注意如下幾條:
?不要將噴墨頭從主機(jī)上拆下并單獨(dú)放置。尤其是在高溫低濕狀態(tài)下,如果長(zhǎng)時(shí)間單
獨(dú)放置,墨水中所含的水分會(huì)逐漸蒸發(fā),干涸的墨水容易導(dǎo)致噴嘴阻塞,從而形成永久性
損害。如果噴嘴已出現(xiàn)阻塞現(xiàn)象,應(yīng)用清水進(jìn)行清洗。若清洗達(dá)不到目的,則應(yīng)更換新的
噴墨頭。
?避免用手指和工具碰撞噴嘴面,以防止噴嘴面損傷,或雜物、油質(zhì)等阻塞噴嘴。不要向
噴嘴部位吹氣、不要將汗、油、藥品(酒精)等沾染到噴嘴上,否則墨水的成份、粘度將發(fā)
生變化,造成墨水凝固阻塞。同時(shí)還要注意不要用面紙、鏡片紙、布條等擦拭噴嘴表面。
?切記一定要先關(guān)掉打印機(jī)再切斷電源。先將打印機(jī)置于關(guān)機(jī)狀態(tài),當(dāng)噴墨頭被蓋帽
后方可關(guān)閉電源,最后拔下插頭。否則對(duì)于某些型號(hào)的打印機(jī),打印機(jī)無(wú)法執(zhí)行蓋帽操作,
噴嘴暴露于空氣中會(huì)導(dǎo)致墨水干涸。一旦出現(xiàn)非正常斷電,要及時(shí)讓打印頭回復(fù)到停機(jī)待
命位置,以避免打印頭噴嘴干涸造成阻塞而形成永久性損害。
⑵墨水盒及墨水的維護(hù)
?墨水盒在使用之前應(yīng)儲(chǔ)于密閉的包裝袋中,溫度以室溫為宜。溫度太低會(huì)使盒內(nèi)的
墨水凍結(jié);而如果長(zhǎng)時(shí)間置于高溫環(huán)境中,墨水成份有可能發(fā)生變化。
?不要將墨水盒放在日光直射的地方,安裝墨水盒時(shí)注意避免灰塵混入墨水造成污染。
不要用手觸摸墨水盒的墨水出口,以免雜質(zhì)混入。
?為保證打印質(zhì)量,墨水要盡量使用與打印機(jī)對(duì)應(yīng)的型號(hào)。墨水盒是一次性用品,用
完后要更換,不能向舊墨水盒中注入墨水。
?墨水具有導(dǎo)電性,因此應(yīng)防止廢棄的墨水濺到打印機(jī)的印刷電路板上,以免出現(xiàn)短
路現(xiàn)象。如果印刷電路板上有墨水沾染,可用含酒精的紙巾將其擦掉。
?不要隨便拆開墨水盒,墨水盒安裝好后,也不要輕易用手去移動(dòng)它,以免造成打印
機(jī)故障。
2.激光打印機(jī)的日常維護(hù)
越來(lái)越多的用戶將激光打印機(jī)作為自己的首選打印機(jī),而激光打印機(jī)相對(duì)噴墨打印機(jī)
而言采用了較多的先進(jìn)技術(shù),其部件也比較精密,所以在日常的使用過(guò)程中,同樣需要經(jīng)
常對(duì)其進(jìn)行有效地維護(hù),以維持激光打印機(jī)良好的打印效果。
一般激光打印機(jī)在使用一段時(shí)間后,由于空氣中的灰塵與碎屑的侵蝕,有可能會(huì)損壞
打印機(jī),不能保證正常的打印效果,所以要養(yǎng)成定期清潔打印機(jī)的好習(xí)慣,清潔打印機(jī)的
操作步驟如下:
⑴斷開打印機(jī)電源。
⑵用清水打濕干凈的布條,將布條擰成稍微有點(diǎn)濕,然后用來(lái)清潔打印機(jī)外部。
⑶用毛刷或光滑的干布清潔打印機(jī)內(nèi)部,擦去打印機(jī)內(nèi)所有的灰塵和碎屑。
⑷當(dāng)激光打印機(jī)硒鼓中的碳粉消耗盡后,打印出的文字就不清晰了,這時(shí)就要更換硒
鼓。更換硒鼓的方法比較簡(jiǎn)單:斷開電源,打開打印機(jī)的外殼,捏住硒鼓上的手柄,將其
拔出。然后抽出新硒鼓上的封條,安裝上新硒鼓即可。
注意:清潔打印機(jī)時(shí),若衣服上沾染了碳粉,可用干布將其擦掉,然后用冷水沖洗。
切記不要用熱水,因?yàn)闊崴畷?huì)使碳粉固定在布料的織物纖維里。
第三節(jié)掃描儀
掃描儀是計(jì)算機(jī)的外部輸入設(shè)備。被廣泛應(yīng)用于檔案館、印刷業(yè)、平面設(shè)計(jì)、廣告、
傳真、電子文檔的發(fā)送和Internet上信息共享等領(lǐng)域。掃描儀的掃描對(duì)象有反射類的印刷
品、照片、手稿等和透射類的反轉(zhuǎn)膠片或負(fù)片。掃描儀的作用是將圖像、圖片、照片或文
字材料(如簽字、手跡)等掃入計(jì)算機(jī)中,供計(jì)算機(jī)調(diào)用處理。有了掃描儀,用戶就可以將
喜歡的圖畫或照片掃到計(jì)算機(jī)中,實(shí)現(xiàn)圖文混排,打印出圖文并茂的作品。利用掃描儀可
將文字材料、圖形圖像掃描輸入,然后由打印機(jī)打印輸出,起到復(fù)制的效果;還可以通過(guò)
光學(xué)字符識(shí)別(OpticalCharacterRecognition,簡(jiǎn)稱OCR)軟件,將掃描輸入的以圖形形式保
存的文字文檔轉(zhuǎn)化成可以編輯的字符型文檔;通過(guò)掃描儀和計(jì)算機(jī)傳真的配合使用,能像
獨(dú)立式傳真機(jī)那樣發(fā)送文件“真跡”;Internet的普及是掃描儀市場(chǎng)的主要驅(qū)動(dòng)力,利用掃
描儀,人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布廣告照片。隨著掃描儀的大幅度降價(jià),使掃描儀進(jìn)入家庭
已成為現(xiàn)實(shí)。對(duì)于家庭用戶,可以使用掃描儀制作電子相冊(cè)、掛歷、T恤等充滿個(gè)性化的
物品,也可以用它處理老照片使其煥發(fā)青春,還可以將照片掃描到計(jì)算機(jī)中用電子郵件發(fā)
送給遠(yuǎn)方的親朋好友。正因?yàn)閽呙鑳x有如此多的用途,它被稱之為辦公自動(dòng)化的第三大件。
一、掃描儀的原理
目前常見(jiàn)的掃描儀基本采用兩種不同的制造原理。一種采用CCD(chargedcoupled
device)技術(shù),用電荷耦合器件(CCD)作為傳感元件,它是一種能夠根據(jù)照射在掃描物上的
光線強(qiáng)度,輸出對(duì)應(yīng)于光強(qiáng)的模擬電壓的器件。掃描儀內(nèi)部,由一個(gè)帶光源的反射鏡、光
學(xué)透鏡和CCD元件板的鏡頭組成,它連續(xù)地進(jìn)行縱向移動(dòng)。從而將放置于工作臺(tái)板上的
稿件掃描入計(jì)算機(jī)。另一種則采用CIS接觸式掃描原理,這種技術(shù)過(guò)去通常用來(lái)制造傳真
機(jī)。它的圖像在用LED燈管掃過(guò)之后會(huì)直接通過(guò)CIS感光元件記錄下來(lái),不需使用鏡片
折射,因此整個(gè)機(jī)體能夠做得很輕薄。它比較適合對(duì)文件或一般平面圖文的掃描,而不適
合掃描立體物品和膠片、幻燈片等光線可透射的掃描介質(zhì)。
CCD技術(shù)與CIS技術(shù)相比更加成熟,圖像質(zhì)量更好,但是在制作上,由于其結(jié)構(gòu)非常
精密,也使得掃描儀的體積較大,而采用CIS技術(shù)的掃描儀則可制作得非常薄,有的厚度
只有4cmo
二、掃描儀的分類
目前市場(chǎng)上的掃描儀種類比較多。按照結(jié)構(gòu)大致可分為3類。即手持式掃描儀、平板
式掃描儀(也稱平臺(tái)式)和滾筒式掃描儀(也稱饋紙式)。
手持式掃描儀:體積較小、重量較輕、攜帶比較方便,但掃描精度較低、掃描質(zhì)量較
差,幅面也小,隨著平板式掃描儀的大幅度降價(jià),目前手持式掃描儀已經(jīng)銷聲匿跡了。
滾筒式掃描儀:這種掃描儀通常應(yīng)用在需要大幅面掃描的地方,由于其掃描的圖稿幅
面大,主要運(yùn)用于一些專業(yè)領(lǐng)域,如工程圖紙輸入等,它通過(guò)旋轉(zhuǎn)的滾筒進(jìn)紙方式工作,
因此適合平面圖文的掃描。滾筒式掃描儀價(jià)格昂貴,不適合一般辦公和家庭使用。
平板式掃描儀:是掃描儀家族中用途最廣、種類最多、同時(shí)也是銷量最大的產(chǎn)品,是
目前市場(chǎng)的主角,現(xiàn)在平板式掃描儀的分辨率一般為1200dpi或以上,高的可達(dá)6400dpi
或更高。掃描的速度快、精度高、價(jià)格便宜,最適合辦公或個(gè)人使用。
按照接口分類,掃描儀又可分為EPP、USB和SCSI三種。
EPP掃描儀:這種掃描儀的最大特點(diǎn)是連接方便。而且現(xiàn)在的增強(qiáng)型EPP接口和USB、
SCSI接口的速度已經(jīng)很接近,同時(shí)EPP接口對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求很低,486以上檔次的計(jì)算
機(jī)就可以用,所以如果用戶還停留要486或586時(shí)代,那么EPP接口的掃描儀則是最好的
選擇。
USB掃描儀:這種接口的掃描儀最大的特點(diǎn)是速度較快,安裝方便,可以帶電拔插,
即常說(shuō)的熱插拔。USB掃描儀對(duì)計(jì)算機(jī)的性能要求很高,首先必須支持USB技術(shù),另外
主板的質(zhì)量也影響掃描儀的穩(wěn)定性;如果主板對(duì)USB設(shè)備供電不足,就有可能導(dǎo)致掃描時(shí)
死機(jī)。隨著USB技術(shù)的成熟和普遍應(yīng)用,USB接口的掃描儀當(dāng)前已成發(fā)展的主流。
SCSI掃描儀:這種掃描儀的最大優(yōu)點(diǎn)是速度快,掃描穩(wěn)定,掃描時(shí)占用系統(tǒng)資源少。
但是成本較高,且安裝麻煩,要求主板帶有SCSI接口,或者通過(guò)一塊SCSI卡連接。現(xiàn)在
除高檔專業(yè)掃描儀外,使用SCSI技術(shù)的掃描儀越來(lái)越少了。
三、掃描儀的性能指標(biāo)
掃描儀的性能指標(biāo)是衡量掃描儀品質(zhì)優(yōu)劣的重要條件,主要指標(biāo)有分辨率、灰度、色
彩位數(shù)、掃描速度和掃描幅度面等。
分辨率:表示掃描儀對(duì)圖像細(xì)節(jié)表現(xiàn)的能力,指每英寸長(zhǎng)度上掃描圖像所含有像素點(diǎn)
的個(gè)數(shù),單位是dpi。掃描儀的最高分辨率是指在光學(xué)分辨率上的軟件插值,也就是說(shuō)通
過(guò)軟件運(yùn)算得到的。一般掃描儀的分辨率為1200dpi就已經(jīng)夠滿足一般辦公或家庭使用的
需要了O
灰度:表示灰度圖像亮度層次范圍的指標(biāo),灰度級(jí)數(shù)越多表示掃描圖像的亮度范圍越
大、層次越豐富,目前多數(shù)掃描儀的灰度為64?512級(jí)。這個(gè)指標(biāo)和復(fù)印機(jī)上灰度所表示
的含義是一樣的。
色彩位數(shù):體現(xiàn)彩色掃描儀所能產(chǎn)生的顏色范圍,與計(jì)算機(jī)里用的單位一樣,也是采
用位表示,如36位、48位,色彩位數(shù)越多表示所能掃描圖像的顏色越多,圖像也顯得越
真實(shí),如36位則表示236種顏色,即百萬(wàn)種顏色;48位則表示248顏色,即億萬(wàn)種顏色。
掃描速度和幅面:表示掃描一定的圖像所需要的時(shí)間和掃描對(duì)象的最大尺寸,和打印
機(jī)一樣,基本可分為A3、A4兩種。
四、掃描儀的選購(gòu)
在3種類型的掃描儀中,手持式描儀雖然便于攜帶,但是由于精度差、分辨率低,已
經(jīng)很難滿足人們的需要,已被淘汰;滾筒式掃描儀價(jià)格昂貴,適合于專業(yè)領(lǐng)域,在社會(huì)上
很難見(jiàn)到,因此下面介紹平板式掃描儀。
決定購(gòu)買掃描儀時(shí),必須搞清楚到底需要什么檔次的掃描儀。此時(shí),首先應(yīng)根據(jù)實(shí)際
需求來(lái)確定掃描儀應(yīng)具備的性能指標(biāo),然后再根據(jù)經(jīng)濟(jì)狀況以及易用性等方面確定價(jià)位,
最后根據(jù)這些要求選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。
如果在辦公室使用,應(yīng)該選擇光學(xué)分辨率為1200dpi以上的產(chǎn)品,因?yàn)槟壳笆澜缰饕?/p>
的掃描儀生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了120(klpi以下掃描儀的生產(chǎn),不可再選用。而更高分辨率的
產(chǎn)品由于受技術(shù)和生產(chǎn)成本的影響,價(jià)格較高。1200dpi及以上的產(chǎn)品完全可滿足一般工
作的需要。
色彩位數(shù)是衡量掃描儀色彩還原能力的主要指標(biāo)。經(jīng)歷了24位到30位再到36位的過(guò)
渡。36位實(shí)際是保證掃描儀實(shí)現(xiàn)色彩校正、準(zhǔn)確還原色彩的基礎(chǔ)。此外由于各主要掃描儀
生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了較低色彩位數(shù)掃描儀的生產(chǎn),因此目前不宜選用色彩位數(shù)較低的產(chǎn)品。
42位等更高色彩位數(shù)的產(chǎn)品,價(jià)格較高,大多用于專業(yè)領(lǐng)域使用。目前市場(chǎng)上的一些廉價(jià)
的48位掃描儀,由于與其他掃描儀的36位色彩位數(shù)的測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)相同,因此無(wú)法直接比較。
目前市場(chǎng)上的掃描儀基本有EPP接口、USB接口、IEEE1394接口和SCSI接口4種不
同的接口類型。其中SCSI接口掃描儀安裝時(shí)由于必須首先在主板上安裝一塊SCSI接口卡,
如果安裝不當(dāng),可能還會(huì)出現(xiàn)地址沖突、中斷沖突等問(wèn)題,因此比較復(fù)雜,最好由專業(yè)人
員來(lái)安裝。此外由于SCSI接口能夠提供更快的速度以及其他技術(shù)原因,因此比采用其他
接口但性能相同的產(chǎn)品價(jià)格略貴,采用EPP接口、IEEE1394接口和USB接口的掃描儀則
不存在這些問(wèn)題,相對(duì)來(lái)說(shuō)使用更方便。
CCD技術(shù)是目前最成熟的掃描技術(shù),普遍被平臺(tái)式掃描儀所采用,使用范圍覆蓋了最
低檔到頂極的掃描儀產(chǎn)品,性能非常優(yōu)越。而CIS或LIDE技術(shù)在掃描儀生產(chǎn)上還處于起
步階段,采用這種技術(shù)的產(chǎn)品,成本較低、重量輕、厚度薄、便于攜帶,適合于移動(dòng)辦公
環(huán)境。雖然其性能指標(biāo)達(dá)到了600dpi?2400dpi的分辨率,但掃描效果與采用CCD技術(shù)的
掃描儀相比仍有較大的差別,因此不太適合于辦公室等固定的環(huán)境使用。
一般來(lái)說(shuō),一等價(jià)格一等貨。從幾百元的低檔掃描儀到99萬(wàn)元的高檔專業(yè)掃描儀。性能差
距非常大。用于辦公室使用,選擇價(jià)位在500元?3000元的產(chǎn)品就足夠了。在挑選掃描儀
時(shí)還需要注意以下幾點(diǎn):
a外觀
檢查外觀不是看外觀是否漂亮。而是檢查外殼是否堅(jiān)固。因?yàn)閽呙鑳x所有運(yùn)動(dòng)部件的
支架都固定在外殼上,殼體的強(qiáng)度和剛度對(duì)掃描儀效果影響非常大。好的掃描儀外殼較厚,
強(qiáng)度高不易變形,差的掃描儀外殼則只是一層薄薄的塑料殼,強(qiáng)度很低。此外有的掃描儀
使用金屬外殼,但是也要注意,如果只是一層薄薄的鐵皮,使用時(shí)間一長(zhǎng),就可能分出現(xiàn)
變形,影響掃描的精度。
b掃描效果
選購(gòu)掃描儀時(shí)重要的還是看掃描效果,不要過(guò)分相信商家的演示,為了推銷自己的產(chǎn)
品,商家可能專門選用適合自己掃描儀的圖片,如果掃描其它圖片則不一定能達(dá)到同樣的
效果。所以在選購(gòu)時(shí),可拿一張報(bào)紙。分別將掃描儀設(shè)置在600dpi和1200dpi下進(jìn)行掃描,
查看掃描后圖像背景是否有較多的黑點(diǎn),文字是否有粘連現(xiàn)象,然后將圖片調(diào)整到1:1
的大小,查看字體邊緣是否有鋸齒,如果沒(méi)有以上現(xiàn)象,或不嚴(yán)重,則說(shuō)明掃描儀質(zhì)量尚
可,可以選用。
如果需要經(jīng)常掃描印刷圖片,掃描后的圖片可能會(huì)有一些明顯的花紋和斑點(diǎn),這時(shí)還
需要掃描儀具有去除網(wǎng)點(diǎn)的功能,并且在功能中有針對(duì)各種印刷品的選項(xiàng)。在這里去網(wǎng)點(diǎn)
功能又分為兩種,一種為硬件去網(wǎng)點(diǎn),一種為軟件去網(wǎng)點(diǎn),判斷去網(wǎng)點(diǎn)方式,可在600dpi
下掃描A4幅面的圖像,一般硬件去網(wǎng)點(diǎn)只需要1?3分鐘即可完成,軟件去網(wǎng)點(diǎn)需要較長(zhǎng)
的時(shí)間。
c掃描程序
一般要求掃描程序提供色彩校正功能,最好提供能夠根據(jù)不同的輸出設(shè)備進(jìn)行不同調(diào)
整的選項(xiàng)。因?yàn)橥环鶊D片使用不同的打印機(jī)可能會(huì)有不同的輸出效果,因此色彩校正選
項(xiàng)是非常必需的。
在選購(gòu)時(shí)注意以上幾點(diǎn),在真正了解了產(chǎn)品的性能后再進(jìn)行購(gòu)買。
第四節(jié)投影機(jī)
使用投影機(jī)設(shè)備是為了向眾多觀眾展示文字、圖形圖像、影視等信息。早期人們使用
幻燈機(jī)、膠片投影儀等設(shè)備展示文字、圖片資料,這種方式首先要制作膠片,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,
一經(jīng)制作就不易修改,而且播放時(shí)比較呆板,使用效率不高。近年來(lái),投影機(jī)被廣泛用于
娛樂(lè)場(chǎng)所、電化教學(xué)、小型會(huì)議和演示場(chǎng)所,逐漸成為辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的新寵。目前市場(chǎng)
上的投影機(jī)從其實(shí)現(xiàn)技術(shù)上可分為視頻投影機(jī)、數(shù)據(jù)投影機(jī)和圖形投影機(jī)三種類型。
⑴視頻投影機(jī)只能顯示視頻圖像,主要用于娛樂(lè)場(chǎng)所和電化教學(xué),可接駁錄像機(jī)、
影碟機(jī)、VCD、攝像機(jī)等電視圖像信號(hào)。
⑵數(shù)據(jù)投影機(jī)可與計(jì)算機(jī)顯示器同步顯示相同的圖形圖像信號(hào)。
⑶圖形投影機(jī)可與帶有高分辨率圖形卡的計(jì)算機(jī)、工作站顯示器同步顯示相同的圖
形圖像信號(hào)。
我們這里講的是最適合于辦公自動(dòng)化,能與計(jì)算機(jī)相聯(lián)接的數(shù)據(jù)、圖形投影機(jī),即通
常講的多媒體投影機(jī)。數(shù)據(jù)、圖形投影機(jī)有CRT管投影機(jī)(也稱RGB三槍投影機(jī))、液晶(LCD)
投影機(jī)和數(shù)字微鏡晶片(DLP)投影機(jī)等。
CRT投影機(jī)具有高亮度、高清晰度、高分辨率、色彩豐富、適應(yīng)性強(qiáng)、壽命長(zhǎng)等優(yōu)點(diǎn),
其缺點(diǎn)是體積大、笨重,因而只適合固定的場(chǎng)所,如配置在高檔會(huì)議室、指揮控制中心、
電化教室等。由于其技術(shù)落后,現(xiàn)已逐步被市場(chǎng)淘汰。
LCD投影機(jī)是采用了液晶控制透光度技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)色彩的投影系統(tǒng)。其優(yōu)點(diǎn)是亮度高、
體積小、重量輕、自動(dòng)調(diào)整功能強(qiáng)、使用簡(jiǎn)單、攜帶方便、價(jià)格低,其缺點(diǎn)是光源壽命較
短、分辨率較差。這類投影機(jī)多用于非固定演示的小型會(huì)議室和場(chǎng)所。
DLP投影機(jī)是一種采用數(shù)字微鏡晶片(DMD)來(lái)做主要關(guān)鍵元件以實(shí)現(xiàn)數(shù)字光學(xué)處理
過(guò)程。其原理是將光源藉由一個(gè)積分器(Integrator),將光均勻化,通過(guò)一個(gè)有色彩三原色
的色環(huán)(ColorWheel),將光分成R、G、B三色,再將色彩由透鏡成像在DND上。以同
步訊號(hào)的方法,把數(shù)字旋轉(zhuǎn)鏡片的電訊號(hào),將連續(xù)光轉(zhuǎn)為灰階,配合R、G、B三種顏色
而將色彩表現(xiàn)出來(lái),最后在經(jīng)過(guò)鏡頭投影成像。它可以產(chǎn)生超高亮度、超高對(duì)比度、超高
分辨率的高質(zhì)量畫面。目前,這種投影機(jī)價(jià)格較高。這類投影機(jī)是為多觀眾、強(qiáng)光環(huán)境設(shè)
計(jì)的高性能投影系統(tǒng),可用于規(guī)模較大的影院、會(huì)議室、電教室、現(xiàn)代控制指揮中心等場(chǎng)
所。
第五節(jié)數(shù)碼相機(jī)
數(shù)碼相機(jī)最早出現(xiàn)在美國(guó),20多年前美國(guó)曾利用它通過(guò)衛(wèi)星向地面?zhèn)魉驼掌?。后?lái)隨
著數(shù)碼相機(jī)的價(jià)格不斷下降,圖象質(zhì)量的不斷提高,在商業(yè)用戶和業(yè)余愛(ài)好者中開始流行
起來(lái)。
一、什么是數(shù)碼相機(jī)
數(shù)碼相機(jī)是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品。與傳統(tǒng)相機(jī)相比,二者最大的區(qū)別是它們使用
的感光與存儲(chǔ)介質(zhì)不同。與傳統(tǒng)相機(jī)使用膠片不同,數(shù)碼相機(jī)是用一種特殊的半導(dǎo)體材料
—電荷耦合器,簡(jiǎn)稱CCD來(lái)記錄圖象,并用可擦寫的電子存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)保存圖象。CCD
由數(shù)千個(gè)獨(dú)立的光敏元件組成,這些光敏元件通常排列成與取景器相對(duì)應(yīng)的矩陣。景象所
反射的光透過(guò)鏡頭照射在CCD上,并被轉(zhuǎn)換成電荷,每個(gè)元件上的電荷量取決于它所受
到的光照強(qiáng)度。當(dāng)你按動(dòng)快門時(shí),CCD將各個(gè)元件的信息傳送到一個(gè)模數(shù)轉(zhuǎn)換器上,模數(shù)
轉(zhuǎn)換器將數(shù)據(jù)編碼后送到可擦寫存儲(chǔ)器中,這樣就可以得到一張完整的數(shù)碼圖片。
數(shù)碼相機(jī),也叫數(shù)字相機(jī)。它集成了影像信息的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、傳輸?shù)炔考?,具有?shù)字
化存取模式、與計(jì)算機(jī)交互處理以及實(shí)時(shí)拍攝等功能。因此數(shù)碼相機(jī)可以輕而易舉地把圖
像數(shù)據(jù)傳輸給計(jì)算機(jī),并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖像的處理和修改。它還能夠以無(wú)線方式利用電話
線和因特網(wǎng)將圖像數(shù)據(jù)傳輸?shù)竭h(yuǎn)距離的計(jì)算機(jī)終端上。
幾乎所有的數(shù)碼相機(jī)都有一個(gè)彩色顯示屏,用戶可以通過(guò)顯示屏即時(shí)查看所拍攝的圖
像。數(shù)碼相機(jī)還具有演示功能,有些格式的圖像可以裝載到數(shù)碼相機(jī)中,所以數(shù)碼相機(jī)可
用于幻燈片演示等。數(shù)碼相機(jī)拍攝到的圖像一般是以PC機(jī)文件格式存儲(chǔ),可以把這些圖
像文件插到文檔、圖像演示或web頁(yè)面中;還可以利用電子郵件把數(shù)字圖像傳給朋友、同
事等。有了數(shù)碼相機(jī),就用不著購(gòu)買膠卷了,當(dāng)然更不會(huì)由于保存不當(dāng)而損壞膠卷了。由
于不使用膠片,無(wú)需再?zèng)_洗膠片了,因此數(shù)碼相機(jī)的拍攝成本幾乎為零,可以按喜好隨意
拍攝,而且可以當(dāng)場(chǎng)查看拍攝效果。
二、選購(gòu)數(shù)碼相機(jī)應(yīng)參考的技術(shù)指標(biāo)
數(shù)碼相機(jī)是一種較為高檔的輸入設(shè)備。目前,數(shù)碼相機(jī)的品牌非常多,不僅有柯達(dá)、
富士、愛(ài)克發(fā)、佳能、尼康、美能達(dá)、奧林巴斯、理光等著名相機(jī)品牌,也有蘋果、愛(ài)普
生、索尼、卡西歐、松下等計(jì)算機(jī)或電器廠商生產(chǎn)的品牌,競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。而人們看到的
數(shù)碼相機(jī)也已多過(guò)數(shù)十種,檔次不同,價(jià)格相差懸殊,從幾百元到幾萬(wàn)元,性能差距也非
常大。因此在選購(gòu)時(shí)應(yīng)遵循實(shí)用的原則,只要能夠滿足工作需要就可以了。在選購(gòu)時(shí)應(yīng)注
意以下幾點(diǎn)。
1.分辨率
分辨率的高低決定了所拍攝影像的表現(xiàn)能力,分辨率越高,數(shù)碼相機(jī)的價(jià)格也就越高。
目前有的相機(jī)利用一種軟件技術(shù)提高相機(jī)的分辨率,與通過(guò)硬件來(lái)實(shí)現(xiàn)的圖像分辨率相差
無(wú)幾,因此大大降低了成本和價(jià)格。在這些軟件中最有名的就是PHOTOGenie.這種特有
人工智能技術(shù)可以避免圖像高反差色調(diào)、缺角和像素化等現(xiàn)象,圖像分辨率提升后比原相
機(jī)分辨率的圖像效果有很大的改觀。
2.變焦
變焦范圍越大,相機(jī)所具有的廣角和望遠(yuǎn)功能越強(qiáng)。變焦范圍的大小和數(shù)碼相機(jī)的價(jià)
格是正比關(guān)系。
3.曝光補(bǔ)償
有曝光補(bǔ)償?shù)臄?shù)碼的相機(jī)能在自動(dòng)曝光的基礎(chǔ)上人為地改變相片的明暗度和彩色效
果。
4.近拍距離
近拍距離越近,就越能清楚地拍攝到微小的文字或圖案。
5.白平衡(人眼功能)
由于人眼會(huì)根據(jù)氣候或光照條件的不同來(lái)調(diào)節(jié)色彩的感應(yīng)程度,這樣白色物體始終會(huì)
呈現(xiàn)白色。白平衡校正則是為了讓相機(jī)具有人眼一樣的功能。通過(guò)計(jì)算不同光照平均值,
自動(dòng)調(diào)節(jié)內(nèi)部的色彩平衡,達(dá)到所有條件下均能真實(shí)再現(xiàn)白色的效果。
6.鏡頭質(zhì)量
數(shù)碼相機(jī)的鏡頭質(zhì)量也非常重要。鏡頭應(yīng)具有的分辨率水平,與CCD芯片的尺寸和
像素有著很大的關(guān)系。由于一般的數(shù)碼相機(jī)均采用尺寸較小的CCD芯片,因而要求鏡頭
有非常高的分辨率。
7.存儲(chǔ)容量
圖象的數(shù)字化存儲(chǔ)是數(shù)碼相機(jī)的特色,在選購(gòu)高像素?cái)?shù)碼相機(jī)時(shí),要盡可能選擇高容
量存儲(chǔ)媒體的數(shù)碼相機(jī)。
此外,數(shù)碼相機(jī)還應(yīng)具有輸出功能、即拍即顯功能、影像和聲音記錄功能等。
三、使用數(shù)碼相機(jī)的注意事項(xiàng)
1.節(jié)省電池
數(shù)碼相機(jī)彩色液晶顯示屏的電量消耗特別大,因此最好使用充電電池,而且拍攝結(jié)束
時(shí),盡量關(guān)閉電源。
2.控制曝光
使用數(shù)碼相機(jī)拍攝時(shí)要注意控制好曝光過(guò)度,這是因?yàn)檎掌谄毓獠蛔愕那闆r下我們
還可以通過(guò)Photoshop之類的軟件進(jìn)行修正,如果是曝光過(guò)度,這張照片基本上也就作廢了。
3.注意控制閃光燈
在拍攝1米以內(nèi)的近距離物體時(shí)一定要注意避免使用閃光燈,這是因?yàn)樵谂臄z近距離
物體時(shí),物體會(huì)將閃光燈的光線全部反射回來(lái),造成曝光過(guò)度,破壞圖片質(zhì)量。如果一定
要使用閃光燈,我們可以用一塊均勻的白紗布包住閃光燈,以使閃光燈的光線發(fā)散,從而降
低反射。
4.避免隔著玻璃拍攝
在室內(nèi)或車內(nèi)拍攝外景時(shí)應(yīng)打開窗戶,這是因?yàn)閿?shù)碼相機(jī)的自動(dòng)對(duì)焦功能會(huì)將眼前的
玻璃當(dāng)成拍攝的目標(biāo),從而造成對(duì)焦不準(zhǔn)。在不能打開窗戶的情況下,為避免這一情況發(fā)
生,要注意盡量與窗玻璃成一定角度。
5.小心刪除
使用數(shù)碼相機(jī)有很多優(yōu)點(diǎn),其中之一就是隨時(shí)可以刪除不滿意照片,在進(jìn)行刪除操作
時(shí)一定要小心謹(jǐn)慎,以免誤操作將有用的照片刪除。
四、數(shù)碼相機(jī)的維護(hù)
1.防潮
防潮就是防潮濕,防水分。自然環(huán)境中含有一定比例的水分,對(duì)照相機(jī)十分不利。遇
此情況,就得采取防潮措施。數(shù)碼相機(jī)還要防水,如果是下雨天攝影,隨時(shí)都得注意不要
讓雨水淋濕相機(jī)(防水相機(jī)例外).
2.防震
防震就是防止數(shù)碼相機(jī)受到劇烈震動(dòng)。劇烈震動(dòng)會(huì)使數(shù)碼相機(jī)的內(nèi)部零件移位、松動(dòng)、
脫落,外出拍攝乘車途中要注意不要將相機(jī)隨便扔在車上,應(yīng)背在肩上減少震動(dòng),確保安
全。
3.防塵
相機(jī)總得在空氣中工作,而空氣中多少總有些灰塵,特別是在北方,氣候干燥,風(fēng)沙
較多,因此在這些地方拍攝防塵尤為重要。
4.防污
防污就是防止臟物沾污,相機(jī)要經(jīng)常拿在手中使用,鏡頭很容易被沾污,尤其是指紋,
一不小心就印在鏡頭上,相機(jī)上沾有污物后應(yīng)及時(shí)清洗,每次用畢后應(yīng)給予清潔處理,然
后妥善存放。
5.防冷熱
不要讓相機(jī)長(zhǎng)時(shí)間在太陽(yáng)下暴曬,應(yīng)存放在通風(fēng)干燥處。通常數(shù)碼相機(jī)的使用溫度在
零攝氏度到四十?dāng)z氏度之間,低于或超過(guò)這個(gè)溫度對(duì)數(shù)碼相機(jī)的壽命都有影響。
6.防霉
防霉主要是防止鏡頭電子元器件霉變,在我國(guó)南方各省,氣溫高,濕度大,如果保管
不善,很容易造成相機(jī)內(nèi)部電子元器件和鏡頭等產(chǎn)生霉變。
7.防靜電
數(shù)碼相機(jī)內(nèi)部有著復(fù)雜電路裝置,在使用數(shù)碼相機(jī)時(shí)應(yīng)注意身上所產(chǎn)生的靜電。尤其
是在冬天,氣候干燥,身上的化纖織物能產(chǎn)生大量的靜電,這些靜電很容易造成相機(jī)內(nèi)部
電子元器件的損壞。
第六節(jié)傳真機(jī)
傳真技術(shù)誕生于19世紀(jì)40年代,到20世紀(jì)20年代才逐漸成熟起來(lái),60年代后得到
了迅速發(fā)展。近十幾年來(lái),傳真已經(jīng)成為使用最為廣泛的通信工具之一.
一、傳真機(jī)的特點(diǎn)與分類
傳真機(jī)按價(jià)格高低可分為高、中、低檔3類傳真機(jī),不管是高檔、中檔還是低檔傳真
機(jī)都具有復(fù)印、發(fā)送傳真和接收傳真3
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