2016程序文件-文件控制程序

1目的為規(guī)范本單位質(zhì)量體系文件的控制和管理，使全體人員能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得所需質(zhì)量文件的有效版本，保證檢測(cè)工作質(zhì)量，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于本公司質(zhì)量體系文件和外來資料的控制與管理。3職責(zé)3.1公司總經(jīng)理批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及有關(guān)的管理制度。3.2技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫、修訂質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及有關(guān)管理制度。3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織各檢測(cè)部編寫作業(yè)指導(dǎo)書、記錄與表格類等技術(shù)文件，組織相關(guān)技術(shù)人員審核作業(yè)指導(dǎo)書、記錄與表格類等技術(shù)文件。3.4綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和外來資料的受控管理。3.5文件和資料持有人必須嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量體系文件的有關(guān)規(guī)定。4工作程序4.1文件和資料的分類4.1.1質(zhì)量體系文件第一層次：質(zhì)量手冊(cè)，根據(jù)《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》（國(guó)認(rèn)實(shí)函[2006]141號(hào)）和規(guī)定的質(zhì)量方針、目標(biāo)描述質(zhì)量體系要素要求、職責(zé)及用途的綱領(lǐng)性文件。第二層次：程序文件，描述實(shí)施質(zhì)量體系要素所涉及的活動(dòng)的文件。第三層次：作業(yè)指導(dǎo)書，包括檢驗(yàn)實(shí)施細(xì)則、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備期間檢查方法等。第四層次：記錄與表格，包括質(zhì)量記錄、原始記錄和檢測(cè)報(bào)告格式，質(zhì)量計(jì)劃和報(bào)告等。4.1.4.2質(zhì)量體系文件要求4.2.1同層次文件應(yīng)相互銜接和協(xié)調(diào)，不同層次文件之間的“接口”也應(yīng)能控制。4.2.2質(zhì)量體系文件分為受控版本和非受控版本。檢測(cè)工作中所使用的質(zhì)量體系文件均為受控版本。4.3質(zhì)量體系文件的編寫、審核與批準(zhǔn)4.3.1管理性質(zhì)量文件質(zhì)量手冊(cè)的編寫、審核和批準(zhǔn)按《質(zhì)量手冊(cè)》的規(guī)定執(zhí)行。程序文件和有關(guān)的管理制度(規(guī)定)的編寫由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織各部門中熟悉運(yùn)作程序和評(píng)審準(zhǔn)則、有一定寫作能力的人員編寫，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布執(zhí)行。4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織檢測(cè)部有關(guān)的專業(yè)人員編寫，技術(shù)負(fù)責(zé)人安排熟悉有關(guān)專業(yè)的人員審核，最后由技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.3.3記錄與表格記錄與表格由各部門相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員或文件編寫人編制,技術(shù)負(fù)責(zé)人安排熟悉有關(guān)專業(yè)的人員審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.3.4在質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄與表格完成編寫后，由編寫人員交審核人員審核，最后交批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，如審核人或批準(zhǔn)人提出修改意見,起草人須對(duì)文件重新修改，再提交給審核人和批準(zhǔn)人，批準(zhǔn)后的文件由綜合業(yè)務(wù)部裝訂并發(fā)放。4.4質(zhì)量體系文件的封面、刊頭、分類與代碼編制方法4.4.1質(zhì)量體系文件的封面：公司名稱、文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期、實(shí)施日期、審核批準(zhǔn)簽名、受控標(biāo)示及持有人簽名。4.4.2質(zhì)量體系文件刊頭：公司名稱、文件類型、文件名稱、文件編號(hào)、實(shí)施日期、版次號(hào)、頁(yè)碼。4.4.3質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)格式HXJC/A—XXXXABCA：本公司代號(hào)；B：質(zhì)量手冊(cè)的代號(hào)；C：年代號(hào)4.4.4程序文件編號(hào)格式HXJC/BXX—XXXXABCDA：本公司代號(hào)；B：程序文件的代號(hào)；C：順序號(hào)；D：年代號(hào)4.4.5作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)格式HXJC/CX—XXABCDA.本公司代號(hào)；B.作業(yè)指導(dǎo)書的代號(hào)；C.作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)：A表示檢測(cè)細(xì)則B表示儀器操作規(guī)程C表示管理制度D表示儀器設(shè)備期間核查方法E表示測(cè)量不確定度評(píng)定；D.順序號(hào)4.4.6表格的編號(hào)按以下規(guī)定:（1）程序文件中使用的表格：HXJC/L—X—XXABCDA：本公司代號(hào)；B：質(zhì)量表格的代號(hào)；C：順序號(hào)；D：年代號(hào)（2）各檢測(cè)部門使用的技術(shù)表格：HXJC/M—X—XXABCDA：本公司代號(hào)；B：技術(shù)表格的代號(hào)；C：部門分類號(hào)；D：順序號(hào)部門分類號(hào)：（常規(guī)材料檢測(cè)部C，施工機(jī)具檢測(cè)部S）4.5質(zhì)量文件的受控管理4.5.1綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)文件的受控管理，在規(guī)定的范圍內(nèi)發(fā)放文件。4.5.2文件發(fā)放必須建立“發(fā)放記錄”,其中包括:文件名稱、受控號(hào)、領(lǐng)用日期、使用人等。4.5.3內(nèi)部使用的文件在封面右上角或“受控標(biāo)識(shí)”欄加蓋紅色“受控”印章，并給予編號(hào)。4.5.4對(duì)外提供的文件加蓋“非受控”印章。4.5.5無紅色印章的文件為無效文件。4.6質(zhì)量文件的修改和改版4.6.1當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，應(yīng)對(duì)質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行修訂：組織機(jī)構(gòu)、人員、重大設(shè)施或關(guān)鍵設(shè)備出現(xiàn)變動(dòng)，影響手冊(cè)的實(shí)施時(shí)；質(zhì)量手冊(cè)中某些規(guī)定已不適應(yīng)工作需要或?qū)嶋H執(zhí)行中有不完善之處時(shí)；評(píng)審準(zhǔn)則有新規(guī)定，需要增加變更手冊(cè)內(nèi)容時(shí)；上級(jí)主管部門有新規(guī)定，需要增加和變更手冊(cè)內(nèi)容時(shí)；標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)能力發(fā)生變化時(shí)。4.6.2當(dāng)發(fā)生下列情況之一時(shí)，應(yīng)對(duì)質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行改版：質(zhì)量方針發(fā)生變化；評(píng)審中發(fā)現(xiàn)較大管理體系問題；對(duì)質(zhì)量手冊(cè)的局部修訂涉及1/3以上頁(yè)或?qū)Π姹镜男抻嗊_(dá)到10次；管理體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，管理體系要求發(fā)生變化；4.6.3技術(shù)負(fù)責(zé)人結(jié)合每年一次的管理體系評(píng)審，對(duì)質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行修訂，以保證其有效性。4.6.4對(duì)文件提出修改意見時(shí)，須填寫“文件更改申請(qǐng)表”，經(jīng)審核同意和批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，由原編寫人對(duì)文件進(jìn)行修改。4.7作廢文件資料的回收處理。4.7.1當(dāng)文件資料破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)到綜合業(yè)務(wù)部更換手續(xù)，交回破損文件資料，新文件資料的分發(fā)號(hào)仍沿用原編號(hào)。4.7.2文件資料需要辦理過期作廢手續(xù)時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人或綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人填寫“文件或標(biāo)準(zhǔn)作廢及銷毀申請(qǐng)表”，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由綜合業(yè)務(wù)部按《記錄和檔案管理程序》的規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.7.3綜合業(yè)務(wù)部在發(fā)放新版文件的同時(shí)必須將作廢文件資料收回，蓋上紅色“作廢”印章統(tǒng)一處理，并做好“受控文件處理記錄”，需要保留的作廢文件資料加蓋“保留資料”印章后，方可由使用者留存?，F(xiàn)行使用的文件資料必須是有效版本。4.8外來資料的訂購(gòu)4.8.1外來的有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及規(guī)程統(tǒng)一由綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)收集訂購(gòu)。4.8.2綜合業(yè)務(wù)部通過訂閱《中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化》刊物或每月與建筑書店聯(lián)系，并每季度向建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額司查詢,負(fù)責(zé)跟蹤收集相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程的最新出版信息，由文件資料管理人員負(fù)責(zé)訂購(gòu)及更新最新版本的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程，確保有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程現(xiàn)時(shí)有效。5相關(guān)文件《記錄管理程序》HXJC/B18-20166記錄文件更改申請(qǐng)表HXJC/L-10-1文件或資料作廢及銷毀申請(qǐng)表HXJC/L-10-2質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表HXJC/L-10-3受控文件一覽表HXJC/L-10-4文件更改申請(qǐng)表編號(hào)：HXJC/L-10-01文件編號(hào)文件名稱更改理由申請(qǐng)人:日期:更改前內(nèi)容更改后內(nèi)容部門意見簽名:日期:審核意見簽名:日期:批準(zhǔn)意見簽名:日期:文件或資料作廢及銷毀申請(qǐng)表編號(hào)：HXJC/L-10-02文件資料編號(hào)文件資料名稱作廢及銷毀原因申請(qǐng)人：日期：審核意見簽名:日期: