公司公文處理實施細則與管理規(guī)定模板

公文處理實施細則□總則第一條為了使企業(yè)公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本實施細則。

第二條各部門公文，是傳達落實黨和國家方針政策、請示和回復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，匯報情況、交流經(jīng)驗關(guān)鍵工具，必需認(rèn)真做好公文處理工作。

第三條各單位應(yīng)發(fā)揚實事求是，認(rèn)真負責(zé)工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提升公文處理效率和質(zhì)量。

第四條公文處理必需做到立即、正確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。

第五條各單位公文處理工作，必需實施嚴(yán)格保密制度，確保國家機密?！豕姆N類第六條公文種類關(guān)鍵有：

(一)請示

請上級指示和同意，用"請示"。

(二)匯報

向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)情況，用"匯報"。

(三)指示

對下級機關(guān)部署工作，說明工作活動指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，用"指示"。

(四)布告、公告、通告

對公眾公布應(yīng)該遵守或周知事項，用"布告"。

向中國外宣告重大事件，"用公告"。

在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)該遵守或周知事件，用"通告"。

(五)批復(fù)

回復(fù)請示事項，用"批復(fù)"。

(六)通知

傳達上級指示，要求下級辦理或需要知道事項，批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位公文，用"通知"。

(七)通報

表彰好人好事，批評錯誤，傳達關(guān)鍵情況和需要所屬各單位知道事項，用"通報"。(八)決定、決議

對一些問題或重大行動作出安排，用"決定"。

經(jīng)過會議討論經(jīng)過，要求落實實施事項，用"決議"。

(九)函

平行或不相隸屬單位之間相互商洽工作，向相關(guān)主管部門請示同意等問詢和回復(fù)問題，用"函"。

(十)會議紀(jì)要

傳達會議議定事項和關(guān)鍵精神，要求相關(guān)單位共同遵守實施，用"會議紀(jì)要"?！豕母袷降谄邨l公文格式通常包含：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、專題詞等。(一)公文標(biāo)題應(yīng)該正確、簡明地概括公文關(guān)鍵內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題通常不加書名號和其它標(biāo)點符號。

(二)向上級請示公文，通常只寫一個主送單位；假如需要上報另一個上級單位時，能夠用抄報形式。

(三)發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最終單位簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

(四)公文字號通常包含單位代號、年號、次序號。多個單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位公文編號。

(五)公文如有附件，應(yīng)該在正文以后、單位名稱之前，注明附件名稱和件數(shù)。

(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條公文紙通常見16開，在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小，依據(jù)實際需要確定行文關(guān)系。第九條對上級單位組織請示或匯報，用單位組織名義發(fā)文。第十條對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室請示或匯報，和不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條內(nèi)部行文，可按問題種類和性質(zhì)，用分企業(yè)或部門名義行文。分企業(yè)、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式處理通常性問題。第十二條各單位通常不得越級行文。因特殊情況，必需越級行文，應(yīng)該抄報越過單位。第十三條向上級請示公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)；向下級單位關(guān)鍵行文，能夠抄報直接上級單位。第十四條根據(jù)一級抓一級管理標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)行文標(biāo)準(zhǔn)上只發(fā)到各分企業(yè)和各部門，不直接發(fā)到下屬子企業(yè)。

第十五條發(fā)文應(yīng)依據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)?！豕奶幚沓绦虻谑鶙l收文處理。通常包含登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級發(fā)來文件及注有密級簡報、電報、資料和平級發(fā)來文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不一樣類別進行分類處理。其中內(nèi)容關(guān)鍵急件，立即呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。

(二)承接人應(yīng)依據(jù)文件要求傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳輸，以免積壓或傳失。

(三)凡需辦理公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給相關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)指示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批通常性公文，可依據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批相關(guān)部門閱辦。各單位收到急件時，應(yīng)在3天內(nèi)回復(fù)并退回文件，通常要辦理文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超出15天。需要研究而不能立即處理，也要先書面或口頭簡明回復(fù)。

(四)加強公文檢驗催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)指示公文及本企業(yè)發(fā)出文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分企業(yè)、各部門對上級發(fā)出文件，需要匯報落實實施情況，要立即檢驗反饋。

(五)領(lǐng)導(dǎo)參與關(guān)鍵會議帶回文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條發(fā)文處理。通常包含擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文要求：

1.要符合國家方針、政策、法律、法令和上級相關(guān)要求。如提出新政策要求，應(yīng)盡可能和原來相關(guān)政策相銜接，并加以說明。

2.情況要確實，見解要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要努力爭取簡短。

3.引用公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。

4.草擬公文必需使用統(tǒng)一格式公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整齊，通常文面凌亂不清，要重新清稿。

5.數(shù)字寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必需用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其它用漢字書寫。

6.章節(jié)序數(shù)寫法。通常應(yīng)按下列次序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第

三層為"1"，第四為"(1)"。

7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，通常不要簡稱。

(二)公文審核。企業(yè)文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門責(zé)任人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

審核關(guān)鍵：

1.是否需要行文。

2.是否符合國家方針、政策、法律、法令；和本單位發(fā)過公文是否銜接。

3.提出要求和方法是否明確具體、切實可行。

4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合要求。

5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點符號是否正確。

審核時如發(fā)覺不妥之處，必需進行修改，屬于關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)性問題，應(yīng)退回原承接單位修改，改動過大，要重新抄正。

(三)公文簽發(fā)。企業(yè)行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團通常性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，關(guān)鍵文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，嚴(yán)禁使用鉛筆和圓珠筆。

(五)簽發(fā)后公文不得再作任何修改。若確需修改，必需重新送簽。

(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢靠，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁左上方標(biāo)明"此頁無正文"字樣。

(七)公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承接人不得私自改動原文。校對未發(fā)覺差錯，由校對人員負責(zé)；校對后，打字員沒有更正，由打字員負責(zé)。第十八條公文辦理完成后，要立即送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保留應(yīng)存檔文件。□文件管理第十九條各單位要有專員負責(zé)文書處理管理工作，建立嚴(yán)格管理制度，加強對相關(guān)人員保密紀(jì)律教育，做好文件管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳輸過程中，必需辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并根據(jù)收文薄檢驗歸檔，以防遺漏。第二十條各單位工作中形成文書，包含文件、會議統(tǒng)計、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保留價值資料，全部必需由承接人搜集齊全，分類整理，移交文書或相關(guān)人員查對整理后，于第二年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔文件。第二十一條沒有存檔價值和存查必需公文，由檔案室判別、登記后銷售。本細則從××××年××月××日起施行，過去相關(guān)公文處理要求和本細則不一致，以本細則為準(zhǔn)。公文管理要求

第一條本企業(yè)公文，是傳達落實上級指示精神、請示和回復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作關(guān)鍵工具。第二條本企業(yè)公文，實施統(tǒng)一管理。公文管理，要做到規(guī)范、正確、立即、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條各部室、各單位及各相關(guān)人員，對公文中包含國家、政府或本企業(yè)應(yīng)保密事項，必需嚴(yán)守機密，不準(zhǔn)隨便向她人泄露。第四條\pnb0公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其它為通常文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條企業(yè)發(fā)文程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第六條企業(yè)收文處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

草擬公文應(yīng)注意以下事項：(一)內(nèi)容要符合黨和國家路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

(二)反應(yīng)情況要客觀，實事求是。

(三)文字要正確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。

(四)人、地、物名、引文立即間要具體、正確。第七條各級領(lǐng)導(dǎo)對送來公文要立即閱批，急件，當(dāng)日批復(fù)；通常文件，三天內(nèi)批復(fù)。第八條各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認(rèn)真，閱完后要署名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見，要明確、具體。第九條企業(yè)全部發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后依據(jù)文件內(nèi)容，分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完成后，由總裁辦收回歸檔。第十一條全部文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條企業(yè)發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：(一)以企業(yè)名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號；

(二)企業(yè)黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號；

(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號；

(四)企業(yè)監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號；

(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號；

(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號；

(七)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號；

(八)其它管理部門發(fā)文，用×××字(××年)××號。第十三條董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，通常不對外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適適用于需遵照實施制度、要求、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其它文件通常見企業(yè)信箋印發(fā)。

企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度

(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責(zé)收發(fā)。(二)外發(fā)函、電要求。

1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于天天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)記錄表。

2.天天下午××點以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。

3.通常公啟函、電和廠內(nèi)職員私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個人自取。

5.不管公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，立即分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)覺拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反應(yīng)，查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并立即去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負責(zé)。(四)報刊訂購和收發(fā)。

1.報刊訂購。

(1)訂購時間：上六個月下六個月

(2)訂購手續(xù)：不管單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員查對算價，確定無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，具體寫明多種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。

2.報刊收發(fā)。

(1)收發(fā)員天天對郵局送來報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)覺有差錯應(yīng)立即登記并要求補缺退余。

(2)收發(fā)員收到郵局送來報刊后應(yīng)立即分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為××小時，任何人不得進入收發(fā)室。

(3)天天分發(fā)到各單位信報箱報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

(4)各單位應(yīng)固定專員按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實署名，發(fā)覺差錯，應(yīng)該面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯。(五)收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有些人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)常常保持整齊清潔。(七)收發(fā)室由××部門負責(zé)管理，其工作質(zhì)量由××部門進行檢驗、考評，并負擔(dān)責(zé)任。

企業(yè)打字、油印工作制度

第一條凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、匯報、簡報、紀(jì)要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，和廠領(lǐng)導(dǎo)同意翻印文件、材料均屬打印范圍。第二條由歸口部門負責(zé)擬訂、編寫帶有全局性指導(dǎo)意義全廠性月(季)生產(chǎn)、工作計劃和一個時期全廠性工作安排和關(guān)鍵專題會議紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。第三條不需上報各部門工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提要，非上報通常表格、通常技術(shù)資料和便函全部不屬打印范圍。第四條凡需打印文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上"發(fā)文單"經(jīng)主管部門責(zé)任人審查同意并經(jīng)××審核修改、統(tǒng)一編號，相關(guān)部門會簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。第五條打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢驗文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求文件，打字員有權(quán)拒絕打印。第六條打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按要求內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并依據(jù)廠辦安排輕重緩急次序，進行打字。打字時要做到快速、正確、排版合理美觀、用力均勻。第七條打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字內(nèi)容向外泄露，和工作無關(guān)人員不得進入打字室、油印室。第八條打字員要珍惜打字、油印設(shè)備和物品，按要求做好維護保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。第九條文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。校對者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負責(zé)。第十條通常以黨委、廠部名義上報下發(fā)文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負責(zé)校對，由廠辦打字室負責(zé)油印、裝訂，達成字跡清楚、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機要員上報下發(fā)。以部門名義下發(fā)生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負責(zé)校對，油印、發(fā)送。第十一條兩辦秘書對文件差錯情況，要進行登記考評。第十二條油印文件要嚴(yán)格根據(jù)審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁，余頁應(yīng)立即銷毀。企業(yè)文件管理制度(一)總則

第一條為降低發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文件在各項工作中指導(dǎo)作用，依據(jù)中央相關(guān)文書處理相關(guān)要求，結(jié)合我廠實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容關(guān)鍵包含：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)多種文件、資料。

第三條根據(jù)黨政分工標(biāo)準(zhǔn)，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。(二)收文管理

第四條公文簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢驗封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來文件，要進行信封、文件、文號、機要編號"四對口"核定，假如其中一項不對口，應(yīng)立即匯報上級機要部門，并登記差錯文件文號。

第五條公文編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)立即附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承接或歸檔廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2.本廠外出人員開會帶回文件及資料應(yīng)立即分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保留。

第六條公文閱批和分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承接部門閱辦，關(guān)鍵文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承接部門閱辦。為避免文件積壓誤事，通常應(yīng)在當(dāng)日閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.通常函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如包含多個單位會辦文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)絡(luò)后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)日或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承接部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按指示次序依次傳閱，最遲不得超出兩天(特殊情況例外)。

第七條文件傳閱和催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密要求，不得將有密級文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其它人閱看。對還未傳達文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)日閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件通常不得超出兩天，閱后應(yīng)署名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"指示"、"擬辦意見"兩辦應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理相關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以預(yù)防丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢驗督促責(zé)任，承接部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專員辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)相關(guān)保密要求，并取得兩辦同意后，給予復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)立即歸檔周轉(zhuǎn)。

6.根據(jù)閱文范圍，離、退休干部，通常由相關(guān)部門定時組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。(三)發(fā)文管理

第八條發(fā)文要求

1.全廠上報下發(fā)正式文件權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反應(yīng)匯報關(guān)鍵情況或向下安排部署關(guān)鍵工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置和業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3.對全廠影響較大，包含兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由黨委書記或廠長同意簽發(fā)。其它文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)。

第九條發(fā)文范圍：

1.通常以黨委、廠部名義發(fā)出文件、通告、決定、決議、請示、匯報、編寫會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨委、廠部下發(fā)文件關(guān)鍵用于：

(1)公布全廠規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂工廠文件；

(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)公布全廠性重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作決定；

(5)公布相關(guān)獎懲決定和通報；

(6)其它相關(guān)全廠重大事項；

3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文關(guān)鍵用于：

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示匯報、處理決定；

(2)同弟兄單位聯(lián)絡(luò)相關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供給、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，相關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按相關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)同意后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知實施，通常不用廠部文件公布。

5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作決定，通常全部不應(yīng)發(fā)文，不備查考，能夠科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)科室和外單位發(fā)生通常業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，可用各科室名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序和要求

第十條發(fā)文程序要求：

1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必需從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、見解鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人，并署名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

5.兩辦應(yīng)依據(jù)黨委、廠部要求和上級相關(guān)指示精神，相關(guān)文件要求，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)兩辦審查修改后文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé))；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8.需經(jīng)會簽文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按同意權(quán)限要求分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定同意簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上署名；

12.文件打字后，由兩辦派專員按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢驗落實情況，對印刷質(zhì)量不好文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件借閱和清退

第十一條各部門相關(guān)工作人員因工作需要借閱通常文件，需經(jīng)本部門責(zé)任人簽寫便條，對有密級文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格推行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不許可拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要秘書對承接公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定時對事情已經(jīng)辦妥本廠文件和上級要求限期清退文件，進行收繳清退工作。(通常為月底一小清，季末一中清、年底一總清)。如發(fā)覺文件丟失，必需立即查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢驗工作。(六)文件立卷和歸檔

第十五條文件歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文，包含上級對工廠匯報、申請批復(fù)；

(2)黨委、廠部發(fā)出匯報、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、關(guān)鍵通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話和生產(chǎn)經(jīng)營工作各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會和多種專業(yè)例會統(tǒng)計；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級黨群組織召開代表大會所形成匯報、總結(jié)、決議、講話、簡報、會議統(tǒng)計等；

(5)有保留價值人民來信來訪統(tǒng)計及處理結(jié)果；

(6)參與上級召開多種會議帶回文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢驗視察工作匯報、指示統(tǒng)計，和本廠向上級進行匯報提要和材料；

(8)反應(yīng)本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、優(yōu)異人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；

(9)工廠日志和大事記；

(10)工廠向上級請示批復(fù)文件及上報相關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、名稱、作者、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件批復(fù)、正本、底稿、主件、附件搜集齊全，保持文件、材料完整性。

3.要堅持平時立卷和年底立卷歸檔相結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)鍵工作、關(guān)鍵會議形成文件材料，要立即立卷歸檔。

4.上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。(七)文件銷毀

第十七條對于多出、反復(fù)、過時和無保留價值文件，兩辦機要室應(yīng)定時清理造冊，并按上級相關(guān)要求，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定紙廠監(jiān)視銷毀。文件收發(fā)要求

(一)企業(yè)文件由辦公室負責(zé)起草和審核，企業(yè)總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部文件由辦公室負責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；企業(yè)本部各部門文件由各部門負責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保留備查。(四)屬于秘密文件，核稿人應(yīng)該注明"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密要求，由專員印制、報送。(五)文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人匯報報送結(jié)果。秘密文件和由專員按核定范圍報送。(六)外來文件由辦公室專員負責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件要求報送給相關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件，應(yīng)在接件后即時報送。(七)傳閱文件由辦公室專員負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示文件，辦公室應(yīng)立即組織傳達和落實。

文書管理規(guī)則

□總則第一條目標(biāo)為使文書管理制度化，以促進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各企業(yè)(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)實施部門)和外界來往文書(包含電報)及關(guān)系企業(yè)(含企業(yè)內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理和控制?！醭薪硬块T第三條總收發(fā)部門總企業(yè)各部門和外界來往文書收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各企業(yè)(工廠)所在地總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門(一)總管理處各部、室、中心及各企業(yè)以企業(yè)名義和外界來、往文書，以各企業(yè)總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門文書，得以各該業(yè)務(wù)部門最高主管部門為管理部門。

(二)各企業(yè)(工廠)所在地和外界來往屬地域性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各企業(yè)、部門間來往文書標(biāo)準(zhǔn)上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負責(zé)來往文書核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按要求處理者，管理部門不得受理。第五條主辦及會辦部門(一)文書內(nèi)容所包含業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書主辦部門，如有包含其它部門時，其它部門則為該項文書會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送主辦、會辦及提供部門。□行文第六條行文類別(一)函：公布規(guī)章或臨時性要求及對機關(guān)團體、企業(yè)行號、私人或關(guān)系企業(yè)各企業(yè)間及企業(yè)內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣告時使用。

(三)便函：關(guān)系企業(yè)各企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或匯報時使用。

(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機關(guān)要求之表格式公文及企業(yè)人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其它：

1.司法文書依據(jù)司法部門要求程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府相關(guān)部門訴訟審議委員會要求程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀(jì)錄及例行表報等發(fā)送無須行文。第七條行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文名義、署名及用印要求以下：

1.以企業(yè)名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響企業(yè)重大權(quán)益行文。

2.以企業(yè)名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。

3.以企業(yè)名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等行文。

②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機構(gòu)行文。

③對稅務(wù)、金融機關(guān)行文。

④總管理處各部、室、中心代表各企業(yè)對外行文(但本款第六項另有要求者從其要求)。

4.以企業(yè)名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章要求核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對用戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章要求核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對用戶、廠商行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人行文。

7.應(yīng)依本款第四項名義、署名及用印要求行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用企業(yè)公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行要求行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列要求簽署、用?。?/p>

1.正式行文者，以企業(yè)名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各企業(yè)行文油印函件，蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其它部門行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘用書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋企業(yè)或業(yè)務(wù)專用章文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依要求加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信文件從其要求。

(五)需以對等身份簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。第八條行文判行權(quán)限(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各企業(yè)對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各企業(yè)總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(六)以企業(yè)名義蓋用企業(yè)公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用企業(yè)名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書，應(yīng)由署名主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。□文書處理程式Ⅰ.通則第九條文書分類(一)機密類：含有專利性、獨特技術(shù)性資料及特定列管業(yè)務(wù)機密文件，應(yīng)依本要求第八章要求辦理。

(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響企業(yè)權(quán)益文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。

(三)B類：通常文書及常常性業(yè)務(wù)往來文書。

(四)C類：通常通知或參考性函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其它類：和企業(yè)業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送相關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼次序裝訂存查。

(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之前后次序整理，按日查對催辦。

(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之前后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。

(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。

(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條收(發(fā))文字號制訂管理(一)對外行文字號

1.企業(yè)：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為企業(yè)簡稱；X3為地域分，不需分地域者省略；○○○○為企業(yè)收(發(fā))文流水號。

2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各企業(yè)總經(jīng)理室制訂管理)。

3.營業(yè)部門：由各企業(yè)總經(jīng)理室制訂。

(二)對關(guān)系企業(yè)行文字號

1.由各企業(yè)總經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理。

(三)收發(fā)文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業(yè)務(wù)接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。

2.復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最終收文號碼為發(fā)文號碼。

3.主動發(fā)文號碼和通常收復(fù)文號碼采取同一編號次序。Ⅱ.和外界來往文件第十二條收文(一)登記、分文

來文由收發(fā)人員拆封后，于"收(發(fā))文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。

(二)文件分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存"收(發(fā))文登記單"第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其它第二、三、四、五聯(lián)連同來文以"分文專用卷宗"送交經(jīng)辦部門主管核定"要""否"回復(fù)及處理期限，記入"收(發(fā))文登記單"第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)日簽收后，夾放于"分文專用卷宗"退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限日期前后給予整理為文件催辦之用。

(三)文件交辦

經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入"收(發(fā))文登記單"第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之前后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

(四)文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要統(tǒng)計于"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以"文書簽辦單"補充，簽辦單隨同"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)步驟處理)，并填記預(yù)定保留期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將"收(發(fā))文登記單"第三聯(lián)抽出銷案。

3.收發(fā)人員收到辦妥來文及"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)時：

①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期前后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，能夠復(fù)文底本留存。

4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其它有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳輸。第十三條主動發(fā)文(一)擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發(fā))文登記單"一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保留年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。

(二)發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿"收(發(fā))文登記單"(一式五聯(lián))，立即發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期前后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條外界復(fù)文處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文第四聯(lián)填記收文日期及字號。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條行文方法(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章要求處理。通常性要求、通知、

公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦剪發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方法處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各企業(yè)相互行文，由受文企業(yè)總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項要求免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期前后次序歸檔。

(二)以"業(yè)務(wù)接洽便函"行文者，依第十六條要求辦理。

(三)各類文書行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐層轉(zhuǎn)文重印延誤時效。第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理(一)發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于"業(yè)務(wù)接洽便函"第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于"收(發(fā))文編號記錄表"再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之前后整理以備稽催。

(二)收文

受文部門收發(fā)人員收到"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發(fā))文編號記錄表"將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承接，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求待復(fù)日期前后整理，以備稽催。

(三)復(fù)文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保留期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業(yè)務(wù)接洽便函"第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號次序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期前后整理以備稽催。

(四)回文處理

發(fā)文部門收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達便函第二聯(lián)時，于原暫存第一聯(lián)注記復(fù)文收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保留期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號次序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求待復(fù)日期，并按此日期前后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理?！跷臅幚矸椒ǖ谑邨l文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以"主旨""依據(jù)""公告事項"三段式斟酌利用。

(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"措施"、"請求、擬辦或提議"三段式斟酌利用。

(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方法逐點敘述。

(四)采取語體文以達成"簡、淺、明、確"要求，可用表格處理盡可能利用表格。第十八條信函處理(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受信函由信封上記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。

(二)指名經(jīng)副理以上人員信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各企業(yè)經(jīng)理室、總經(jīng)理室和總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于"簽呈事務(wù)備查表"轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各企業(yè)經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記"指示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但和會辦部門相關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及"簽呈事務(wù)備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專員專案簽辦。第二十條合約處理(一)簽訂或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式合約書其原稿應(yīng)依前款要求經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本保管部門要求。

保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后和原稿一并歸檔。其它業(yè)務(wù)相關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩５诙粭l副本及圖書處理副本視同正式文書，應(yīng)依要求處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。第二十二條電報處理電報視同文書，依本規(guī)則辦理。第二十三條文書處理關(guān)鍵點(一)經(jīng)辦文書遇相關(guān)系重大足以影響企業(yè)權(quán)益之關(guān)鍵文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理并達分層負責(zé)目標(biāo)，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容關(guān)鍵點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只署名而無意見。

(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清楚可辨，不得潦草難認(rèn)。

(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情包含其它部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。第二十四條文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時，標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交相關(guān)人員。

(二)分文人員分文時期，由各企業(yè)視其收文數(shù)量自行訂定。

(三)經(jīng)辦人員處理期限。

1.速件、電報、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完成為標(biāo)準(zhǔn)。

2.通常案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人工作量，指定處理期限，通常以文到三日內(nèi)處理完成為標(biāo)準(zhǔn)。

3.來文定有回復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定時限內(nèi)處理完成。

4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別要求其處理期限。

5.監(jiān)印人員標(biāo)準(zhǔn)上于當(dāng)日完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負責(zé)決行層次，由各企業(yè)自行訂定時限。第二十五條文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能準(zhǔn)期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢驗催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以"文書催辦單"一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注"擬完成日期"及"拖延原因"經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形統(tǒng)計于稽催聯(lián)。第二十六條發(fā)送方法文書發(fā)送方法分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(平常、加急、書信、打字)及集運等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。第二十七條文件遞送(一)呈閱文件遞送方法

文件呈閱、呈判、會辦時，如為一般案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件遞送

1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，能夠文件直接遞送，如需簽收者，能夠自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不一樣廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地域分以(處)、部(室)為單位裝入"內(nèi)部信封"給予遞送，"內(nèi)部信封"僅書寫受文部門廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各企業(yè)于各辦公地域應(yīng)設(shè)一文件"寄送中心"，總企業(yè)為各企業(yè)總經(jīng)理室，各企業(yè)(工廠)所在地為總務(wù)部門，各"寄送中心"得要求每日截止收件時間，方便整理集中裝運。

4.收發(fā)人員將文件遞交"寄送中心"后，"寄送中心"人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)文件集中整理，開具"文件遞送清單"一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地域分專用"文件袋"寄送。收文地域之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開后，即以"文件遞送清單"第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)日"文件袋"送還原發(fā)文"寄送中心"存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)文件，一律遞交各企業(yè)"寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

6.總企業(yè)各"寄送中心""文件袋"，需于下午五時前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運寄。

7.標(biāo)準(zhǔn)上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"人員須于每日早晨上班后30分鐘內(nèi)將"文件袋"內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。□印信Ⅰ.印信種類第二十八條種類(一)公章：各企業(yè)向主管機構(gòu)登記之企業(yè)印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之企業(yè)印信。

(二)職章：〖ZK(〗1.董事長、各企業(yè)總經(jīng)理刻有企業(yè)名銜及職別印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用主管印信。

(三)職銜簽字章：各企業(yè)廠、處長以上主管刻有職銜及署名印信。

(四)部門章：刻有企業(yè)及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注"對內(nèi)專用"之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有企業(yè)名銜及"校對章"或"騎縫章""附件章"等字樣之印信。第二十九條印信資料及形式全部印信均為圓形橡皮質(zhì)。Ⅱ.印信使用第三十條監(jiān)印人員(一)各企業(yè)公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)董事長核定后任用。

(二)特定業(yè)務(wù)專用圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各企業(yè)總經(jīng)理核定后任用。

(三)各部門主管職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。

(四)監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人任用應(yīng)依前三款要求簽準(zhǔn)或指派。第三十一條印信蓋用(一)行文時應(yīng)依第八條要求判行送請監(jiān)印人員依第七條要求于函件、文稿及底本上用印。

(二)其它文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具"蓋用印信申請單"一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于"蓋用印信申請單"正面加蓋使用印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。第三十二條印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。Ⅲ.印信管理第三十三條印信核定及制發(fā)部門(一)公章、董事長及各企業(yè)總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(二)總管理處各部、室、中心部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門部門章經(jīng)各企業(yè)總經(jīng)理核定由各企業(yè)總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。第三十四條印信登記業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向相關(guān)主管機構(gòu)報備時，該印信登記、更換、撤銷等手續(xù)，均由該主辦部門辦理。第三十五條印信申請(一)印信制發(fā)申請

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具"請(制)發(fā)印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條要求呈請核定后由管理部門制發(fā)。

（二)印信換發(fā)申請

1.印信印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具"請(換)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本要求第三十三條要求呈請核定后由管理部門換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條要求辦理。

(三)印信補發(fā)申請

1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具"請(補)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄敘明原印種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及瀆職人員議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條要求呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。

2.補發(fā)印信文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)分。

3.遺失印信尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本要求第三十六條要求辦理。

(四)印信增刊申請

1.一個印信以制發(fā)一枚為標(biāo)準(zhǔn)，但如因業(yè)務(wù)需要或受地域限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。

2.增刊印信應(yīng)由管理部門斟酌實情設(shè)法加以區(qū)分。第三十六章印信繳銷(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具"繳銷印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之要求呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門

撤銷。

(二)印信管理部門收到繳銷印信，即斟酌實情給予保留或截角注銷。第三十七條印信管理(一)多種印信由各監(jiān)印人員負責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責(zé)任。

(二)印信管理部門應(yīng)指定專員負責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)置"印信記錄表"拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每十二個月最少應(yīng)稽查一次。

(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門?！鯔n案管理Ⅰ.管理部門第三十八條管理部門(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保留，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。

(二)各企業(yè)檔卷分類目錄及編號標(biāo)準(zhǔn)，由各企業(yè)總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。Ⅱ.整理和分類第三十九條文件點收文件結(jié)案移交歸檔時，依以下標(biāo)準(zhǔn)點收：

(一)檢驗文件本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管簽認(rèn)。

(三)文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

(四)和本案無關(guān)文件或不應(yīng)隨案歸檔文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(五)有價證券或其它珍貴物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方法整理：

(一)漢字直寫文件以右方裝訂為標(biāo)準(zhǔn)，漢字橫寫或外文文件則以左方裝訂為標(biāo)準(zhǔn)。

(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條檔案分類(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等原因，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別以后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

(二)檔案分類應(yīng)努力爭取切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級以后另增第四級"細類"。如案件不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。

(三)同一"小類"(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為標(biāo)準(zhǔn)，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上檔夾裝訂，并于小類(或細類)以后增設(shè)"卷次"編號，方便查考。

(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)"目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個"目次"編號為標(biāo)準(zhǔn)。

(五)檔號之表示方法以下

A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2

A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條檔案名稱及編號(一)檔案各級分類應(yīng)給予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充足表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，且有一定范圍，不宜籠統(tǒng)含混。

(二)各級分類、卷次及目次編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增加情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制"檔案分類編號表"，立即全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定次序依次排列，方便查閱。

(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備未來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必需，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第四十三條檔號編定(一)案件如系新案，應(yīng)就"檔案分類編號表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次次序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號給予同號編列。

(三)檔號以一案一號為標(biāo)準(zhǔn)，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其關(guān)鍵類別，編列檔號。

(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。Ⅲ.歸檔和檔案清理第四十四條保留期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號次序以活頁方法裝訂于相關(guān)類別檔夾內(nèi)，并視實際需要使用"見出紙"注明目次號碼，方便翻閱。

(二)檔夾背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件分類編號及名稱，方便查檔。第四十五條保留期限文件保留期限除政府相關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章特定者外，依下列要求辦理：

(一)永久保留：1.企業(yè)章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀(jì)錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動產(chǎn)全部權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其它經(jīng)核定須永久保留文書。

(二)保留：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其它經(jīng)核定須保留文書。

(三)5年保留：1.期滿或解除之合約；2.其它經(jīng)核定保留5年文書。

(四)1年保留：結(jié)案后無長久保留必需者。

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保留，使用部門視其使用期間給予保留。第四十六條檔卷清理(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每十二個月年度更換時，依第四十五條要求清理一次，已屆保留期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必需時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(二)保管期限屆滿文件中，部分經(jīng)核定仍有保留參考價值者，管檔人員應(yīng)將"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

Ⅳ.調(diào)卷第四十七條調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具"調(diào)卷單"經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。

(二)管檔人員接到"調(diào)卷單"經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于"調(diào)卷單"上填注借出日期，將檔案交和調(diào)卷人員。"調(diào)卷單"則依預(yù)定歸還日期之前后整理，以備稽催。

(三)于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填"調(diào)卷單"。

(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽章確定后，檔案即行歸入檔夾。"調(diào)卷單"由管檔人員留存?zhèn)洳?。第四十八條調(diào)卷管理(一)"調(diào)卷單"以一單一案為標(biāo)準(zhǔn)，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必需時，亦須報明原因，請管檔人員負二責(zé)處理。

(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于要求期限內(nèi)歸還，如有其它人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

(四)調(diào)閱案件限和經(jīng)辦業(yè)務(wù)相關(guān)者，如調(diào)閱和經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意?！鯔C密文件第四十九條范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：含有專利性和獨特征之機械設(shè)計圖，和生產(chǎn)設(shè)備部署圖。

(二)技術(shù)性資料：獨特技術(shù)性操作標(biāo)準(zhǔn)，和外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)匯報及其它技術(shù)上屬于機密性之資料。

(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察匯報及其它業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料。

(四)其它經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必需列入機密文件管理之一切資料。第五十條保管部門(一)外來機密文