檔案保管責(zé)任書填寫指南

檔案保管責(zé)任書填寫指南合同編號：__________甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________根據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則基礎(chǔ)上，就甲方將其檔案資料委托乙方進(jìn)行保管的事宜，達(dá)成如下協(xié)議：一、檔案資料的種類、數(shù)量及保管期限1.2甲方檔案資料的保管期限為：（具體年限）年。二、檔案保管地點(diǎn)及方式2.1乙方應(yīng)在其辦公地點(diǎn)為甲方提供專門的檔案保管空間，確保甲方檔案資料的安全、完整、保密。2.2乙方應(yīng)采取有效的保管措施，確保甲方檔案資料不受損壞、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。2.3甲方有權(quán)在保管期限內(nèi)隨時(shí)查閱、提取其檔案資料。乙方應(yīng)在接到甲方查閱、提取請求后，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案資料。三、檔案資料的保密及使用3.1乙方應(yīng)對甲方檔案資料予以保密，不得向任何第三方泄露、披露或提供有關(guān)甲方檔案資料的信息，但法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。3.2未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得將甲方檔案資料用于任何商業(yè)用途或其他用途。四、費(fèi)用及支付4.2甲方應(yīng)在每個(gè)合同年度開始前向乙方支付當(dāng)年度的檔案保管費(fèi)用。五、合同的解除、終止和違約責(zé)任5.1在合同期限內(nèi)，如甲方提前解除或終止合同，甲方應(yīng)向乙方支付相當(dāng)于剩余合同期限的檔案保管費(fèi)用。5.2如乙方未按約定保管好甲方檔案資料，導(dǎo)致甲方檔案資料損壞、丟失、泄露等，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。六、爭議解決6.1對于因履行本合同而產(chǎn)生的任何爭議，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)將爭議提交我國有管轄權(quán)的人民法院解決。七、其他約定7.1本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為（具體年限）年。7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________簽訂日期：__________合同編號：__________甲方（保管方）：__________地址：__________聯(lián)系方式：__________乙方（委托方）：__________地址：__________聯(lián)系方式：__________鑒于甲乙雙方就檔案保管事宜達(dá)成一致，為確保雙方權(quán)益，特訂立本責(zé)任書。第一條檔案范圍1.1本合同所指檔案包括：__________（具體描述檔案類型，如：文件、圖紙、光盤、電子文檔等）。1.2乙方應(yīng)向甲方提供完整、準(zhǔn)確的檔案清單，包括檔案編號、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。第二條保管期限2.1甲方向乙方提供檔案保管服務(wù)的時(shí)間自__________起，至__________止。2.2乙方應(yīng)在保管期限內(nèi)完整、準(zhǔn)確地提供所需保管的檔案。第三條保管要求3.1甲方應(yīng)按照乙方提供的檔案清單，對檔案進(jìn)行分類、編號、歸檔，并建立檔案索引體系。3.2甲方應(yīng)確保檔案的安全、保密，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞、泄露。3.3甲方應(yīng)對檔案進(jìn)行定期檢查、維護(hù)，確保檔案的完整性和可用性。第四條檔案的查詢、借閱與復(fù)制4.1乙方如需查詢、借閱或復(fù)制檔案，應(yīng)向甲方提出書面申請，并說明查詢、借閱或復(fù)制的目的。4.2甲方應(yīng)在收到申請后的__________個(gè)工作日內(nèi)，按照乙方的要求提供檔案。4.3乙方在查詢、借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得泄露檔案內(nèi)容。第五條檔案的歸還與銷毀5.1乙方應(yīng)在借閱、復(fù)制檔案后的__________個(gè)工作日內(nèi)歸還檔案。5.2乙方如需銷毀檔案，應(yīng)向甲方提出書面申請，并說明銷毀原因。5.3甲方應(yīng)在收到申請后的__________個(gè)工作日內(nèi)，按照乙方的要求進(jìn)行檔案銷毀。第六條費(fèi)用及支付6.1甲方提供檔案保管服務(wù)的費(fèi)用為每份檔案__________元/年。6.2乙方應(yīng)按照甲方提供的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，按時(shí)支付檔案保管費(fèi)用。6.3雙方應(yīng)在合同簽訂后的__________個(gè)工作日內(nèi)，按照約定方式支付費(fèi)用。第七條違約責(zé)任7.1甲乙雙方應(yīng)嚴(yán)格履行本合同的約定，如一方違約，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向守約方支付違約金，違約金為合同金額的__________%。7.2因不可抗力導(dǎo)致一方無法履行合同的，該方應(yīng)立即通知對方，并在__________個(gè)工作日內(nèi)提供相關(guān)證明。第八條爭議解決8.1雙方在履行合同過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。8.2如協(xié)商無果，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第九條其他約定9.1本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。9.2本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為__________年。9.3本合同未盡事宜，可由甲乙雙方另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________代表（簽名）：__________代表（簽名）：__________簽訂日期：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.甲方檔案資料清單2.乙方檔案保管設(shè)施證明3.保密協(xié)議4.檔案查閱申請表5.檔案提取申請表6.費(fèi)用支付憑證7.合同解除/終止通知書8.違約通知書二、違約行為及認(rèn)定：1.乙方未按約定保管好甲方檔案資料，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露。2.乙方未按約定提供檔案查閱、提取服務(wù)。3.乙方未經(jīng)甲方同意，將甲方檔案資料用于商業(yè)用途或其他用途。4.甲方未按約定支付檔案保管費(fèi)用。5.甲方提前解除或終止合同，未支付剩余期限的檔案保管費(fèi)用。三、法律名詞及解釋：1.檔案保管責(zé)任書：指甲乙雙方簽訂的，明確甲方檔案資料的種類、數(shù)量、保管期限、保密要求、費(fèi)用支付等事項(xiàng)的合同文件。2.保密協(xié)議：指乙方與甲方簽訂的，承諾對甲方檔案資料予以保密的協(xié)議。3.檔案查閱申請表：指甲方向乙方提出的，用于查閱、提取檔案資料的申請表格。4.檔案提取申請表：指甲方向乙方提出的，用于提取檔案資料的申請表格。5.合同解除/終止通知書：指甲方或乙方書面通知對方解除或終止合同的行為。6.違約通知書：指甲方或乙方書面通知對方違反合同約定的行為。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案資料丟失：解決辦法：乙方應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，找回丟失的檔案資料或向甲方賠償相應(yīng)的損失。2.檔案資料泄露：解決辦法：乙方應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，防止進(jìn)一步泄露，并向甲方賠償相應(yīng)的損失。3.乙方未按約定提供查閱、提取服務(wù)：解決辦法：甲方有權(quán)要求乙方及時(shí)提供相應(yīng)的服務(wù)，并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。4.乙方未經(jīng)甲方同意，將檔案資料用于其他用途：解決辦法：甲方有權(quán)要求乙方立即停止侵權(quán)行為，并向甲方賠償相應(yīng)的損失。5.甲方未按約定支付費(fèi)用：解決辦法：乙方有權(quán)要求甲方支付欠款，并有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況解除或終止合同。五、所有應(yīng)用場景：1.企業(yè)將檔案資料委托給專業(yè)的檔案保管公司進(jìn)行保管。2.政府部門將檔案資料委托給檔案館進(jìn)行保管。3.個(gè)人將重要檔案資料委托給專業(yè)的檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。4.任何需要對檔案資料進(jìn)行安全、保密保管的場景。一、附件列表：1.檔案清單2.檔案索引體系3.檔案保管費(fèi)用支付憑證4.違約金支付憑證5.爭議解決相關(guān)法律文件6.補(bǔ)充協(xié)議二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按照乙方提供的檔案清單保管檔案，或未及時(shí)歸還、銷毀檔案。2.甲方未按時(shí)支付檔案保管費(fèi)用。3.乙方未按時(shí)歸還、銷毀檔案。4.乙方未按照約定支付違約金。5.不可抗力導(dǎo)致無法履行合同的情況。三、法律名詞及解釋：1.檔案：指文件、圖紙、光盤、電子文檔等具有保存價(jià)值的信息載體。2.保管方：指承擔(dān)檔案保管責(zé)任的甲方。3.委托方：指將檔案委托給甲方保管的乙方。4.違約金：指違約方應(yīng)向守約方支付的賠償金。5.不可抗力：指無法預(yù)見、無法避免、無法克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、社會(huì)事件等。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案清單不完整或準(zhǔn)確度不高：乙方應(yīng)重新提供完整、準(zhǔn)確的檔案清單，確保甲方能夠按照清單保管檔案。2.檔案查詢、借閱、復(fù)制過程中泄露檔案內(nèi)容：甲方應(yīng)加強(qiáng)對檔案的保密管理，對查詢、借閱、復(fù)制檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和權(quán)限控制。3.甲方未按時(shí)支付檔案保管費(fèi)用：乙方應(yīng)提醒甲方按時(shí)支付費(fèi)用，如甲方仍不支付，可依法追討。4.乙方未按時(shí)歸還、銷毀檔案：甲方應(yīng)催促乙方歸還或銷毀檔案，如乙方仍不履行，可依法追討。5.遇到不可抗力導(dǎo)致無法