某集團大宗采購工作指南

編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第頁物美集團大宗采購工作指南說明：大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1％或全年采購金額超過2000萬人民幣的品項。目的建立和執(zhí)行這個制度是為了建設(shè)物美集團高水平的采購環(huán)境，提高供應(yīng)商的素質(zhì)和供貨質(zhì)量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質(zhì)量意外事故，同時可以降低采購成本，防止采購中的徇私舞弊。但對象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達能、帕爾瑪特這樣物美沒有議價能力的供應(yīng)商，可能也不能采取這套工作指南。這套工作指南的特點是在制度管理管控部設(shè)置第三方詢價（至少需兩人）和大宗采購監(jiān)督員（至少需三人，其中一人負責監(jiān)督相關(guān)計劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點設(shè)定；一人負責監(jiān)督過程復核、資料審查；一人負責資料收集、檢驗、鑒別。）工作流程圖后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫管理管控操作規(guī)范后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫管理管控操作規(guī)范銷售模塊訂貨訂單處理操作規(guī)范：新品開發(fā)操作規(guī)范：新品開發(fā)操作規(guī)范：老品補貨老品新合同合約新品老品補貨老品新合同合約新品供應(yīng)商資格認證操作規(guī)范：認證相關(guān)計劃供應(yīng)商資格認證操作規(guī)范：認證相關(guān)計劃、認證標準、認證程序、認證方法、認證結(jié)果處置、認證表格匯總新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范：第三方詢價模塊庫存充足采購合同合約第三方詢價模塊庫存充足采購合同合約作業(yè)操作規(guī)范：預算、調(diào)查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準、簽約、記帳促銷相關(guān)計劃訂貨操作規(guī)范：庫存不足庫存不足配送模塊配送指令合同合約配送模塊配送指令合同合約執(zhí)行操作規(guī)范：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預警、汰換、合同合約修改、追索預算模塊預算模塊結(jié)算支付申請操作規(guī)范：結(jié)算支付申請操作規(guī)范：執(zhí)行模塊執(zhí)行模塊集團信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、集團信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同合約執(zhí)行數(shù)據(jù)、預算數(shù)據(jù)、結(jié)算數(shù)據(jù)監(jiān)控模塊監(jiān)控模塊采購流程圖相關(guān)各方職責1．集團總裁（1）。主持供應(yīng)商資格認證和大宗采購合同合約評審，控制會議進程，協(xié)調(diào)各種矛盾和沖突。保證工作按既定程序和標準完成。（2）。聘請供應(yīng)商資格認證和大宗采購合同合約評審的咨詢專家。（3）。參考各種信息，形成決議，確定合格供應(yīng)商，批準大宗采購合同合約的簽約和執(zhí)行。2．認證委員和評審委員：主要由四個業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理，四個業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團財務(wù)部總監(jiān)、集團制度管理管控部總監(jiān)、集團法律事務(wù)部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。根據(jù)咨詢專家調(diào)查報告，評價意見，供應(yīng)商自報材料，第三方詢價報告，其他調(diào)查報告和信息，具體工作人員的現(xiàn)場說明，投票決策。3．大宗采購監(jiān)督人員：（1）。執(zhí)行和監(jiān)控的關(guān)鍵點：供應(yīng)商認證；合同合約議價；合同合約執(zhí)行監(jiān)控。（2）。執(zhí)行和監(jiān)控的合適的內(nèi)容：檢查是否按程序完成工作*.供應(yīng)商認證程序：核實文件、實地調(diào)查、資質(zhì)評估、會審、儲備、簽約、汰換等等。*.合同合約議價程序：預算、調(diào)查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準、簽約、記帳等等。*.合同合約執(zhí)行監(jiān)控程序：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預警、汰換、合同合約修改、追索等等。檢查工作標準是否達到*.供應(yīng)商認證工作標準：規(guī)模、管理管控、質(zhì)量、裝備、合作度、價格、能力、競爭力評價等等。*.合同合約議價工作標準：雙贏，長期合作，附加條件優(yōu)惠，價格理想（市場平均價），其他代價低，風險可控等等*.合同合約執(zhí)行監(jiān)控工作標準:完成率，可靠性，異常率等等。檢查預定工作方法是否執(zhí)行，應(yīng)用的工具是否完整和合格檢查工作是否按時完成*.供應(yīng)商認證工作時間表*.合同合約議價工作時間表*.合同合約執(zhí)行工作監(jiān)控時間表檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整*.供應(yīng)商認證所附圖、表、單：*.合同合約議價所附圖、表、單：*.合同合約執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單：現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商現(xiàn)場巡查配送、驗收、質(zhì)檢、收貨、運輸、庫存等等、4．第三方詢價人員：（1）。定期對樣本商品進行市場調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)查詢；（2）。協(xié)調(diào)各下屬單位采購與銷售在進貨價格高低上的扯皮，以便分清責任，精確考核；（3）。為監(jiān)督控制采購合同合約議價提供依據(jù)；（4）。實時掌握競爭對手的經(jīng)營企圖等等。）5．大宗采購績效考核人員按物美集團績效考核辦法進行考核。6．大宗采購咨詢專家主要由物美內(nèi)部有經(jīng)驗的采購人員、財務(wù)人員和店鋪銷售人員組成，由集團總裁聘請，給一定報酬，定期輪換。主要負責現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)、規(guī)模、質(zhì)量管理管控水平、衛(wèi)生管理管控水平、生產(chǎn)管理管控水平、運營管理管控水平、配送能力、財務(wù)狀況等等，并作出個人評價，以供集團決策。程序和方法1．供應(yīng)商資格認證（1）。供應(yīng)商資格認證準備（2）。投寄招標文件（3）。檢核投標文件（4）。樣品檢驗和評估（5）。供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查（6）。供應(yīng)商資格評估（7）。會審（8）。投寄供應(yīng)商入圍通知2．大宗采購合同合約評審（1）。大宗采購合同合約評審準備（2）。供應(yīng)商報價（3）。議價和第三方詢價（4）。其他附加條約條款（5）。專家審核（6）。會審（7）。核實預算價格法律（8）。簽約3．大宗采購合同合約執(zhí)行（1）。供貨時間和數(shù)量控制（2）。商品質(zhì)量和衛(wèi)生控制（3）。商品價格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項控制（4）。運輸、配送、保險、返傭和贊助控制（5）。商品促銷相關(guān)計劃控制（6）。商品生產(chǎn)流程控制（7）。異常預警、汰換（8）。合同合約修改（9）。退貨和索賠4．大宗采購合同合約支付（1）。單據(jù)核實（2）。對帳（3）。審核預算第三方詢價質(zhì)檢（4）。傳票（5）。劃款主要表單1．供應(yīng)商資格認證（1）。供應(yīng)商資格認證準備工作清單格式（2）。大宗采購招標邀請格式（3）。供應(yīng)商投標文件格式（4）。樣品檢驗和評估表格式（5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式（6）。供應(yīng)商資格認證評估表格式2．大宗采購合同合約評審（1）。大宗采購合同合約評審準備工作清單格式（2）。大宗采購合同合約專家審核表格式（3）。簽約程序傳票格式（4）。大宗采購合同合約要點為降低工作成本和磨合成本，盡量使用物美原來的工作程序和表單，這樣可以盡快的取得成效。附錄：主要表單格式1．供應(yīng)商資格認證（1）。供應(yīng)商資格認證準備工作清單格式供應(yīng)商資格認證準備工作清單（1）。完成分店鋪商品規(guī)劃（1）。完成分店鋪商品規(guī)劃（2）。完成新開店鋪相關(guān)計劃和商品規(guī)劃（3）。完成大宗采購招標相關(guān)計劃（4）。印刷大宗采購招標邀請書（5）。印刷供應(yīng)商投標書（6）。印刷樣品檢驗和評估表（7）。印刷供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單（8）。印刷供應(yīng)商資格認證評估表（9）。印刷供應(yīng)商資格認證會審表（10）。印刷供應(yīng)商入圍通知（2）。大宗采購招標邀請格式物美集團大宗采購招標邀請書編號;交貨時間：數(shù)量、交貨批次：規(guī)格、包裝：品項：交貨時間：數(shù)量、交貨批次：規(guī)格、包裝：品項：促銷條件：交貨地點：退貨條件：支付條件：支付方式：驗收辦法：衛(wèi)生標準：質(zhì)量標準：促銷條件：交貨地點：退貨條件：支付條件：支付方式：驗收辦法：衛(wèi)生標準：質(zhì)量標準：初審合格招標流程初審合格招標流程供應(yīng)商提供樣品供應(yīng)商投標招標邀請供應(yīng)商提供樣品供應(yīng)商投標招標邀請對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查樣品合格樣品檢驗和評估對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查樣品合格樣品檢驗和評估專家評估專家評估發(fā)入圍通知書認證合格供應(yīng)商資格認證委員會會審發(fā)入圍通知書認證合格供應(yīng)商資格認證委員會會審進入大宗采購進入大宗采購合同合約談判程序聯(lián)絡(luò)電話：領(lǐng)取投標文件地點截標時間招標時間聯(lián)絡(luò)電話：領(lǐng)取投標文件地點截標時間招標時間（3）。供應(yīng)商投標文件格式物美集團大宗采購供應(yīng)商投標書編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：生產(chǎn)設(shè)備清單生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理管控質(zhì)量管理管控體系認證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號產(chǎn)權(quán)證明管理管控制度產(chǎn)權(quán)證明管理管控制度配送能力品項、商標、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質(zhì)量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等投標品項品項、商標、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質(zhì)量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等投標品項促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報價促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報價投標日期保證人電話代理人電話投標人電話投標日期保證人電話代理人電話投標人電話（4）。樣品檢驗和評估表格式物美集團大宗采購樣品檢驗和評估表編號：樣品送審公司名稱：公司地址：電話：樣品送審公司名稱：公司地址：電話：安全許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：安全許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：生產(chǎn)許可證：生產(chǎn)工藝：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：送審品項：生產(chǎn)許可證：生產(chǎn)工藝：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：送審品項：生產(chǎn)設(shè)備清單生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理管控質(zhì)量管理管控體系認證文件主要客戶保質(zhì)期衛(wèi)生檢疫證號主要客戶保質(zhì)期衛(wèi)生檢疫證號檢驗地點、設(shè)備、技術(shù)檢驗時間送審時間檢驗地點、設(shè)備、技術(shù)檢驗時間送審時間品項、商標、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等檢驗品項、商標、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等檢驗相關(guān)項目結(jié)果檢驗結(jié)論采購監(jiān)督簽名檢驗員簽名專家評分檢驗結(jié)論采購監(jiān)督簽名檢驗員簽名專家評分（5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式物美集團大宗采購對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單編號：核實營業(yè)執(zhí)照（到當?shù)毓ど叹趾藢崳┖藢崰I業(yè)執(zhí)照（到當?shù)毓ど叹趾藢崳┖藢嵍悇?wù)登記證（到當?shù)囟悇?wù)局核實）核實衛(wèi)生許可證（到當?shù)匦l(wèi)生部門核實）核實產(chǎn)權(quán)證明（到當?shù)赝恋鼐?、房產(chǎn)局核實，機器設(shè)備要求供應(yīng)商提供原始發(fā)票，到原生產(chǎn)廠家核實。）銀行存款核實，要求供應(yīng)商提供每月隨機抽取三天得銀行對帳單，共計十二個月，到銀行核實。應(yīng)收應(yīng)付要求供應(yīng)商提供清單，發(fā)函或電話核實。測試質(zhì)量控制系統(tǒng)的有效性。測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。檢查原料進貨渠道。10．考察現(xiàn)場管理管控。11．核實目前主要客戶的真實性。12．抽查管理管控制度執(zhí)行的有效性。13．評估設(shè)備水平、生產(chǎn)能力。14．評估工藝路線和操作方法。15．評估設(shè)備、儀器維護水平。16．過去供應(yīng)其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。17．供應(yīng)商領(lǐng)導的個人評價,人品、性格;組織能力;相關(guān)計劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。18．表格a.規(guī)模:.資產(chǎn)及結(jié)構(gòu)，重點是分析資產(chǎn)質(zhì)量b.負債及結(jié)構(gòu)，重點是分析債權(quán)人結(jié)構(gòu)c.生產(chǎn)設(shè)備和工藝，重點是分析質(zhì)量和產(chǎn)能d.員工人數(shù)及結(jié)構(gòu)，重點是分析管理管控水平e.行業(yè)水平，重點分析競爭力和發(fā)展?jié)摿.效益、/銷售收入及結(jié)構(gòu)g.經(jīng)營狀況、.庫存結(jié)構(gòu)和時間、.周轉(zhuǎn)率及結(jié)構(gòu)、訂貨量h.管理管控基礎(chǔ)、員工素質(zhì)i.償債能力j.領(lǐng)導的法律意識調(diào)查時間：采購監(jiān)督簽名：復核人簽名：調(diào)查人簽名：調(diào)查時間：采購監(jiān)督簽名：復核人簽名：調(diào)查人簽名：（6）。供應(yīng)商資格認證評估表格式物美集團供應(yīng)商資格認證評估表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：生產(chǎn)設(shè)備生產(chǎn)設(shè)備質(zhì)量管理管控質(zhì)量管理管控體系認證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號產(chǎn)權(quán)證明管理管控制度產(chǎn)權(quán)證明管理管控制度配送能力管理管控得分滿分5財務(wù)情況經(jīng)營情況評審分數(shù)得分滿分5管理管控得分滿分5財務(wù)情況經(jīng)營情況評審分數(shù)得分滿分5得分滿分5現(xiàn)場得分滿分5現(xiàn)場管理管控得分滿分5組織制度得分滿分5組織制度得分得分滿分5滿分10供應(yīng)能力設(shè)備規(guī)模、產(chǎn)能過去是否按期供貨得分得分滿分5滿分10供應(yīng)能力設(shè)備規(guī)模、產(chǎn)能過去是否按期供貨得分滿分5工藝、操作技術(shù)得分滿分5工藝、操作技術(shù)得分滿分20價格價格得分滿分20價格價格得分得分滿分10滿分10進料控制、生產(chǎn)管理管控質(zhì)量保證體系得分得分滿分10滿分10進料控制、生產(chǎn)管理管控質(zhì)量保證體系質(zhì)量管理管控得分滿分10成品保管運輸?shù)梅譂M分10成品保管運輸?shù)梅譂M分5設(shè)備維護得分滿分5設(shè)備維護得分滿分5檢查標準評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名得分滿分5檢查標準評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名2．大宗采購合同合約評審（1）。大宗采購合同合約評審準備工作清單格式大宗采購合同合約評審準備工作清單（1）。完成分店鋪年度預算（1）。完成分店鋪年度預算（2）。完成新開店鋪相關(guān)計劃及其大宗采購相關(guān)計劃（3）。完成分店鋪大宗采購相關(guān)計劃（4）。印刷大宗采購制式合同合約（5）。印刷供應(yīng)商報價書（6）。印刷大宗采購合同合約專家審核表（7）。印刷簽約程序傳票（2）。大宗采購合同合約專家審核表格式物美集團大宗采購合同合約專家審核表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：合同合約主要合同合約主要條約條款摘要同主要條約條款摘要管理管控水平水平管理管控水平水平供應(yīng)能力衛(wèi)生檢疫證號合作潛力質(zhì)量管理管控合作潛力質(zhì)量管理管控配送能力商品條件得分滿分5供貨及時包裝、規(guī)格、品種評審分數(shù)得分滿分10商品條件得分滿分5供貨及時包裝、規(guī)格、品種評審分數(shù)得分滿分10得分滿分5品牌得分滿分5品牌得分滿分5市場份額得分滿分5市場份額得分得分滿分10滿分10質(zhì)量保證質(zhì)量保證退貨得分得分滿分10滿分10質(zhì)量保證質(zhì)量保證退貨得分滿分5衛(wèi)生保證得分滿分5衛(wèi)生保證得分滿分20價格價格得分滿分20價格價格得分得分滿分5滿分5贊助返傭附加得分得分滿分5滿分5贊助返傭附加條約條款得分滿分5促銷得分滿分5促銷得分滿分10配送得分滿分10配送得分滿分5保險評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名得分滿分5保險評估日期采購監(jiān)督簽名評估復核人簽名評估人簽名（3）。簽約程序傳票格式物美集團大宗采購合同合約簽約程序編號采購金額采購品項供應(yīng)商名稱合同合約采購金額采購品項供應(yīng)商名稱合同合約編號集團總裁意見評估報告意見評審會議意見合同合約集團總裁意見評估報告意見評審會議意見合同合約執(zhí)行時間合同合約主要合同合約主要條約條款摘要附件清單：對后面所附大宗采購附件清單：對后面所附大宗采購合同合約是否同意集團制度管理管控集團制度管理管控部總監(jiān)：大宗采購監(jiān)督：第三方詢價：業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理：業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)：集團財務(wù)部總監(jiān)：集團法律事務(wù)部總監(jiān)：集團財務(wù)部總監(jiān)：集團法律事務(wù)部總監(jiān)：店鋪代表意見：專家意見：店鋪代表意見：專家意見：督辦人：簽約代表：簽約時間：督辦人：簽約代表：簽約時間：（4）。大宗采購合同合約要點物美集團根據(jù)自己具體情況，對不同的種類的商品，應(yīng)分別制定制式合同合約。但大宗采購合同合約有一些要點要注意：a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。b.商品的質(zhì)量和包裝:合同合約中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條約條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。c.商品的價格和結(jié)算方式:合同合約中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。d.交貨期限