文書檔案管理規(guī)定

5、文書檔案管理規(guī)定文書檔案管理規(guī)定總辦行字為了規(guī)范公司文書、檔案的管理，使公司的文書檔案得到有效利用、保護，特制定此規(guī)定。此規(guī)定適用于公司的文書、檔案的管理、收集、歸檔、立卷、保管及借閱等工作。一、總則1．歸檔的文書材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文書材料，都要按照本規(guī)定，分別立卷歸檔；2．公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文件人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀；3．公司文書檔案的管理人員，要嚴格遵守公司的《保密規(guī)定》。二、文書材料的收集管理1．堅持部門收集、管理文書材料的制度。各部門均應指定專（兼）職文件管理人員，負責管理本部門的文書材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室；2．凡本公司印發(fā)出的公文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理；3．一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。三、歸檔范圍1．重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；2．上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文書材料；3．本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文件；4．本公司的請示與上級機關(guān)的批復；5．本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；6．7．信訪工作材料；8．本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文書材料；9．本公司管理人員任免的文書材料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文書材料；10．本公司員工勞動、工資、福利方面的文書材料；11．本公司的歷史變革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片等。四、平時歸卷1．各部門都要建立健全的平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文書材料，由專（兼）職工作人員集中統(tǒng)一保管；2．各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及工作任務，編制平時文書材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號；3．公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文書材料，收集齊全加以整理，送交本部門專（兼）職人員歸卷；4．專（兼）職人員應及時將已歸卷的文書材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。五、立卷（案卷質(zhì)量要求）1．為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目；2．案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用；3．歸檔的文書材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；4．在歸檔的文書材料中，應將每份文書的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；機密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與機密文電有密切聯(lián)系，也可隨同機密文電立卷；5．不同年度的文書一般不放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；6．卷內(nèi)文書材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文書材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前；附件在后；印件在前，定稿在后；其它文書材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文書之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列；7．卷內(nèi)文書材料應排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右角背面的左上角打印頁號；8．永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首；9．有關(guān)卷內(nèi)文書材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾；10．案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；11．案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式如下：案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文書材料要去掉金屬物，對破壞的文書材料應按粘糊技術(shù)進行貼粘，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂；12．案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）——文件——封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。六、文書檔案的保管1．文書檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混；2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進位阿拉伯數(shù)字表示，其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定；3．檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案分類編號表》，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；4．檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用；5．檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆；6．檔號以一案一號為原則，遇有案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號；7．文書檔案管理人員應隨時清潔檔案架，以保持文件的保存環(huán)境，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈執(zhí)行總裁核準。七、文件的借閱1．各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要調(diào)閱文件時，應填具《文件/記錄借閱申請單》經(jīng)其部門主管核準后可調(diào)閱；2．管檔人員接到《文件/記錄借閱申請單》經(jīng)核查后，取出該項文件，并于《文件/記錄借閱申請單》上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員，《文件/記錄借閱申請單》由檔管人員留存?zhèn)洳椋?．《文件/記錄借閱申請單》以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱時間者，需經(jīng)辦公室簽字同意；4．調(diào)卷人員應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有拆開必要時，亦須報明原因，由檔案人員負責處理；5．調(diào)閱文件限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之文件時，應經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意。八、記錄附錄A《文件/記錄借閱申請單》見程序文件附錄B《文件/記錄銷毀/作廢留存表》見程序文件以