《Excel 2013數(shù)據(jù)處理與分析》第2章

Excel2013數(shù)據(jù)處理與分析第2章數(shù)據(jù)的格式化人民郵電出版社本章內(nèi)容數(shù)據(jù)錄入之后，用戶可以對其進(jìn)行各種格式設(shè)置，不僅可以使數(shù)據(jù)清晰美觀，而且可以對重點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行突出強(qiáng)調(diào)，層次分明，便于信息的查閱。

設(shè)置基本數(shù)據(jù)格式

應(yīng)用樣式和主題

設(shè)置條件格式

清洗數(shù)據(jù)2.1設(shè)置基本數(shù)據(jù)格式案例背景數(shù)據(jù)錄入之后，用戶可以通過設(shè)置字體格式、設(shè)置對齊方式、調(diào)整行高和列寬、添加邊框和底紋等方式設(shè)置數(shù)據(jù)的單元格格式，對其進(jìn)行美化。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)2.1.1設(shè)置字體格式用戶可以通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行字體格式設(shè)置來突出顯示不同數(shù)據(jù)的特征，例如日期型數(shù)據(jù)、貨幣型數(shù)據(jù)等，也可以設(shè)置不同的字體及字號使數(shù)據(jù)看起來更加美觀醒目。2.1.2設(shè)置對齊方式在Excel2013中，數(shù)據(jù)的對齊方式主要指單元格中數(shù)據(jù)的對齊方式，包括頂端對齊、垂直居中、底端對齊、左對齊、居中、右對齊等多種方式，用戶可以通過【開始】選項卡或【設(shè)置單元格格式】對話框進(jìn)行設(shè)置。1.合并后居中在編輯工作表的過程中，經(jīng)常會用到合并或拆分單元格。例如，本實例中需要將標(biāo)題“產(chǎn)品信息表”居中顯示，就需要先將標(biāo)題行A列~H列的單元格合并成一個單元格，然后再對其進(jìn)行居中對齊設(shè)置。2.使用【開始】選項卡選中單元格區(qū)域A3:H3，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【垂直居中】按鈕和【居中】按鈕。3.使用【設(shè)置單元格格式】對話框4.使用快捷菜單2.1.3調(diào)整行高和列寬為了使工作表看起來更加美觀，用戶可以通過【開始】選項卡或鼠標(biāo)左鍵來調(diào)整行高和列寬。1.使用【開始】選項卡2.使用鼠標(biāo)左鍵2.1.4添加邊框和背景色為了使工作表看起來更加直觀，可以為單元格或單元格區(qū)域添加邊框和背景色。1.添加邊框2.添加背景色2.2應(yīng)用樣式和主題案例背景Excel2013為用戶提供了多種表格樣式和主題風(fēng)格，用戶可以從顏色、字體和效果等方面進(jìn)行選擇。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)2.2.1應(yīng)用單元格樣式在美化工作表的過程中，用戶可以使用單元格樣式快速設(shè)置單元格格式。樣式就是由用戶定義的單元格的顯示模式。Excel自帶有一些內(nèi)置樣式，但用戶也可以根據(jù)需要自己定義新的樣式。2.自定義單元格樣式切換到【開始】選項卡，單擊【樣式】組中的按鈕，從彈出的下拉列表中選擇【新建單元格樣式】選項。2.2.2套用表格樣式通過套用表格樣式可以快速設(shè)置一組單元格的格式，并將其轉(zhuǎn)化為表。選中單元格區(qū)域，切換到【開始】選項卡，單擊【樣式】組中的【套用表格樣式】按鈕。2.2.3設(shè)置表格主題Excel2013為用戶提供了多種風(fēng)格的表格主題，用戶可以直接套用主題快速改變表格風(fēng)格，也可以對主題顏色、字體和效果進(jìn)行自定義。切換到【頁面布局】選項卡，單擊【主題】組中的【主題】按鈕。2.3設(shè)置條件格式案例背景使用“條件格式”功能，用戶可以根據(jù)條件使用數(shù)據(jù)條、色階和圖標(biāo)集，以突出顯示相關(guān)單元格，強(qiáng)調(diào)異常值，以及實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化效果。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)2.3.1添加數(shù)據(jù)條使用數(shù)據(jù)條功能，可以快速為數(shù)組插入底紋顏色，并根據(jù)數(shù)值自動調(diào)整顏色的長度。切換到【開始】選項卡，單擊【樣式】組中的【條件格式】按鈕。2.3.2添加圖標(biāo)集使用圖標(biāo)集功能，可以快速為數(shù)組插入圖標(biāo)，并根據(jù)數(shù)值自動調(diào)整圖標(biāo)的類型和方向。2.3.3添加色階使用色階功能，可以快速為數(shù)組插入色階，以顏色的亮度強(qiáng)弱和漸變程度來顯示不同的數(shù)值，如雙色漸變、三色漸變等。2.4清洗數(shù)據(jù)案例背景數(shù)據(jù)經(jīng)過審核后，接下來就需要對審核中發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，以便之后使用。清洗數(shù)據(jù)主要包括三方面：處理重復(fù)數(shù)據(jù)、處理缺失數(shù)據(jù)和處理錯誤數(shù)據(jù)。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)1.處理重復(fù)數(shù)據(jù)重復(fù)數(shù)據(jù)是指關(guān)鍵字段相同的數(shù)據(jù)。對于重復(fù)數(shù)據(jù)，應(yīng)該查看是否除了關(guān)鍵字段相同外，其他字段數(shù)據(jù)是否相同。如果相同則一定為重復(fù)數(shù)據(jù)；如果不同，則判斷重復(fù)數(shù)據(jù)是否應(yīng)該保留。凍結(jié)窗格為了更加方便用戶查看數(shù)據(jù)，可以使用凍結(jié)窗格功能，將數(shù)據(jù)的標(biāo)題行凍結(jié)起來，以便快速瀏覽表格內(nèi)容。凍結(jié)窗格主要有3種形式：凍結(jié)首行、凍結(jié)首列以及凍結(jié)拆分窗格。凍結(jié)首行是指滾動工作表其他部分時保持首行不動；凍結(jié)首列是指滾動工作表其他部分時保持首列不動；凍結(jié)拆分窗格是指滾動工作表其他部分時，同時保持行和列不動。切換到【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊按鈕，從彈出的下拉列表中選擇【凍結(jié)首行】選項。條件格式查找重復(fù)數(shù)據(jù)Excel的條件格式功能是在表格中設(shè)置一個條件，當(dāng)某個單元格中的數(shù)據(jù)滿足這個條件時，可設(shè)置該單元格顯示為一種不同的格式，當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)不滿足條件時，則可讓單元格顯示為另一種格式。本實例中，用戶可以設(shè)置“出庫單號”列的格式為出現(xiàn)重復(fù)值時，其單元格中的數(shù)據(jù)顯示為“淺紅填充色深紅色文本”。切換到【開始】選項卡中，單擊【樣式】組中的【條件格式】按鈕，從彈出的下拉列表中選擇【突出顯示單元格規(guī)則】

【重復(fù)值】菜單項。排序查找重復(fù)數(shù)據(jù)用戶也可以按照一定的順序?qū)ぷ鞅碇械臄?shù)據(jù)進(jìn)行重新排序，方便用戶查看是否存在重復(fù)情況，這就用到了Excel的排序功能，此功能在第3章重點(diǎn)介紹。本實例中用戶可以根據(jù)產(chǎn)品編碼進(jìn)行排序，然后查看同一產(chǎn)品不同日期的銷售明細(xì)情況。公式查找重復(fù)數(shù)據(jù)使用Excel的函數(shù)公式查找重復(fù)數(shù)據(jù)，就是通過統(tǒng)計函數(shù)對單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)的頻率進(jìn)行計算。本實例使用Excel的COUNTIF函數(shù)，其他公式與函數(shù)在第4章重點(diǎn)介紹。COUNTIF函數(shù)的功能是計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)。語法格式：COUNTIF(range,criteria)參數(shù)range為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。2.處理缺失數(shù)據(jù)在審核數(shù)據(jù)時，有時會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出現(xiàn)確實，造成數(shù)據(jù)缺失的原因是多方面的，主要原因有以下幾種。①信息錄入人員的失誤造成的漏錄以及人為刪除等。②由于數(shù)據(jù)采集設(shè)備的故障、存儲介質(zhì)的故障、傳輸媒體的故障等原因而使數(shù)據(jù)丟失。③由于數(shù)據(jù)的時效性，導(dǎo)致有些信息無法使用而缺失。在Excel表格中，出現(xiàn)空白單元格的為缺失數(shù)據(jù)，例如本實例中出庫單號為“201401018”的產(chǎn)品的銷售數(shù)量為空白，即為缺失數(shù)據(jù)，錄入人員需要查找出庫單號，對其進(jìn)行補(bǔ)充修改。3.處理離群值離群值是指在數(shù)據(jù)中有一個或幾個數(shù)值與其他數(shù)值相比差異