公司秘書管理制度

公司秘書管理制度1.背景介紹為了規(guī)范公司的日常運(yùn)作，提高辦公效率，充分發(fā)揮公司秘書的專業(yè)作用，特訂立本《公司秘書管理制度》。2.目的和適用范圍本制度的目的是明確公司秘書的職責(zé)和權(quán)責(zé)，規(guī)范秘書的工作流程，確保公司運(yùn)作的高效有序。本制度適用于公司全部秘書崗位。3.職責(zé)和權(quán)限3.1公司秘書的職責(zé)：幫助公司領(lǐng)導(dǎo)開展日常工作，負(fù)責(zé)行政事務(wù)的協(xié)調(diào)和處理。組織布置會議、培訓(xùn)等活動，訂立會議議程、準(zhǔn)備會議料子，供應(yīng)會議記錄和報(bào)告。管理公司文件和檔案，保密公司緊要文件和資料。布置出差、差旅及會務(wù)支持工作，確保出差、差旅順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)系與溝通，接待來訪客戶和商務(wù)往來，處理來訪咨詢和投訴。以總經(jīng)理辦公室為中心，協(xié)調(diào)各部門間的協(xié)作和溝通。3.2公司秘書的權(quán)限：參加相關(guān)會議，供應(yīng)解決方案和建議。依據(jù)授權(quán)，代表公司簽署文件和合同。參加公司文件和資料的管理和歸檔。進(jìn)行公司機(jī)構(gòu)調(diào)整和檔案管理的決策。4.工作流程4.1日常協(xié)調(diào)與處理工作流程：秘書定期與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解公司工作需求和布置。依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，布置會議、培訓(xùn)等活動，訂立相關(guān)文件和議程。供應(yīng)會議記錄和報(bào)告，及時(shí)通知參會人員，并準(zhǔn)備相關(guān)會議料子。組織參會人員查看和審核會議料子。布置會議室和設(shè)備，確保會議順利進(jìn)行。協(xié)調(diào)各部門參加會議，供應(yīng)相關(guān)支持服務(wù)。接收、處理、分發(fā)公司來文，并督促各部門及時(shí)回復(fù)。管理公司文件和檔案，保密公司緊要文件和資料。定期檢查文件和檔案的保管情況，并進(jìn)行分類和整理。4.2出差和會務(wù)支持工作流程：接收并核實(shí)出差申請，布置出差行程，并通知相關(guān)人員。提示出差人員準(zhǔn)備出差所需料子和文件。協(xié)調(diào)預(yù)訂機(jī)票、酒店、交通工具等事宜。供應(yīng)出差人員所需的差旅費(fèi)用和費(fèi)用報(bào)銷審批。幫助出差人員辦理簽證、出差申請等相關(guān)手續(xù)。會務(wù)支持方面，秘書負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂和布置工作，供應(yīng)會議所需的設(shè)備和料子。協(xié)調(diào)會議期間的食宿布置，確保會議的順利進(jìn)行。4.3對外聯(lián)系與溝通工作流程：秘書負(fù)責(zé)接待來訪客戶和商務(wù)往來，處理來訪咨詢和投訴。維護(hù)客戶關(guān)系，回應(yīng)客戶需求，建立客戶檔案。幫助處理商務(wù)活動和合作事項(xiàng)，為公司供應(yīng)商務(wù)支持。負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)系和溝通工作，保持與外部單位和部門的良好關(guān)系。5.保密與安全5.1保密原則：秘書在工作中要嚴(yán)格遵守保密義務(wù)，妥當(dāng)保管公司機(jī)密文件和資料。不得私自泄露公司機(jī)密信息，不得私自復(fù)制、傳遞公司文件和資料。秘書在離職后，必需交出手中的公司文件和資料。5.2安全管理：秘書應(yīng)定期備份公司緊要文件和數(shù)據(jù)，確保信息安全。秘書應(yīng)保證公司系統(tǒng)和設(shè)備的正常運(yùn)行，及時(shí)維護(hù)和修理和更新。6.員工培訓(xùn)與考核6.1培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織公司秘書的崗位培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。秘書應(yīng)自發(fā)學(xué)習(xí)與提高自身業(yè)務(wù)水平，不絕提升綜合素養(yǎng)。6.2考核：公司定期對公司秘書的工作進(jìn)行績效評估，依據(jù)績效結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。秘書應(yīng)樂觀參加公司的各項(xiàng)考核工作，并及時(shí)改進(jìn)工作不足之處。7.附則7.1權(quán)限授權(quán)：公司可依據(jù)實(shí)際情況，對公司秘書進(jìn)行不同程度的授權(quán)和權(quán)限擴(kuò)展。秘書要嚴(yán)格依照權(quán)限范圍內(nèi)的工作進(jìn)行，不得超出權(quán)限或?yàn)E用權(quán)力。7.2問題反饋：秘書在工作中遇到問題和困難，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提出反饋。公司將對秘書的問題進(jìn)行認(rèn)真研究和解決，并保證秘書工作的順利開展。8.執(zhí)行與修訂8.1執(zhí)行：本制度自頒布之日起執(zhí)行。全部秘書必需嚴(yán)格依照本制度的要求進(jìn)行工作。8.2修訂：本制度如需修訂，必需經(jīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)通知全部秘書，并