企業(yè)會計檔案電子化管理中問題及改進(jìn)探索

企業(yè)會計檔案電子化管理中問題及改進(jìn)探索

顏曉斌社會在發(fā)展的過程中最不能忽視的工作就是會計工作，會計工作是企業(yè)和國有單位經(jīng)營生產(chǎn)活動的基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和進(jìn)步，很多行業(yè)開始引進(jìn)信息化技術(shù)，企業(yè)會計檔案電子化管理也不例外。傳統(tǒng)的企業(yè)在會計工作的時候大部分都是以紙質(zhì)為主，電子化管理出現(xiàn)之后就可以充分的發(fā)揮出會計檔案信息的價值，給未來的企業(yè)發(fā)展奠定一個扎實的基礎(chǔ)。一、企業(yè)簡介上海真誠稅務(wù)師事務(wù)所有限公司始建于2002年，主要負(fù)責(zé)給一些中小型微企業(yè)辦理業(yè)務(wù)，至今已經(jīng)服務(wù)客戶超過2500家。上海真誠稅務(wù)師事務(wù)所主要以給各大企業(yè)提供財稅管理業(yè)務(wù)為主，幫助企業(yè)解決和財務(wù)有關(guān)的問題。公司內(nèi)部擁有專業(yè)的財稅顧問團(tuán)隊，屬于創(chuàng)新型企業(yè)。二、會計檔案電子化1.會計檔案電子化的概念。會計業(yè)務(wù)核算的主要基礎(chǔ)就是會計檔案，會計檔案主要包括以下內(nèi)容：會計報表、財務(wù)報告、會計資料等，會計檔案是企業(yè)中最重要的原始記錄，能夠詳細(xì)記錄活動的內(nèi)容。會計檔案電子化就是傳統(tǒng)檔案模式的變革。因為會計檔案自身的特殊化，在電子化改變的時候會比其他類型檔案電子化要慢。2.會計檔案電子化的特點。（1）檔案信息數(shù)字化。隨著企業(yè)經(jīng)營管理的深入，企業(yè)規(guī)模越來越大，經(jīng)營活動的范圍越來越廣泛，給會計檔案管理工作增加了更多的困難和壓力。隨著信息化水平的增長，會計檔案工作也發(fā)生著巨大的變化。會計檔案電子化工作在進(jìn)行的時候應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)之后就可以自動生成有關(guān)會計電子的數(shù)據(jù)信息，然后快速的進(jìn)行工作。電子會計檔案工作的數(shù)字形式能夠最大限度的體現(xiàn)出會計檔案電子化的數(shù)字化特點。（2）虛擬化。傳統(tǒng)的會計檔案工作人員在工作的時候使用的紙質(zhì)檔案是一種看得見、摸得著的物質(zhì)，但是在現(xiàn)代化的電子會計檔案管理工作進(jìn)行的時候主要以數(shù)字化為主，所有的數(shù)據(jù)都保存在電腦中和光盤中，這樣所有的數(shù)據(jù)信息都變成一種虛擬化的物質(zhì)，虛擬化的管理能夠有大量的存儲空間，同時保存的時間也會比較長。（3）利用率高。會計檔案電子化和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比更加的有操作性，在管理的時候也不會受到時間和地點等因素的影響。工作人員在工作的時候只需要計算機(jī)就能快速的進(jìn)行信息查詢、信息拷貝等操作，不僅提高了整個工作的效率，還縮短了工作人員工作的時間。除此之外，工作人員在使用計算機(jī)進(jìn)行會計檔案電子化管理工作的時候還能夠通過數(shù)據(jù)交換功能來提高會計信息的利用效率。三、企業(yè)會計檔案電子化管理的產(chǎn)生在1979年的時候，長春汽車制造廠開始嘗試使用計算機(jī)來進(jìn)行企業(yè)會計業(yè)務(wù)工作，通過一段實踐之后發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)中應(yīng)用會計檔案電子化管理不僅能夠提高會計資源的保管實踐，還能提高會計電子文件的數(shù)量。試行一段時間之后，國家也頒布了一些有關(guān)會計檔案的法律、法規(guī)，例如《會計檔案管理辦法》。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)辦公和電子化管理應(yīng)用的越來越廣泛，計算機(jī)技術(shù)的使用也給企業(yè)會計檔案電子化管理提供更多的條件。在2014年12月的時候國家為會計檔案電子化的推動提供了一個重要的制度依據(jù)。在2016年的時候會計檔案管理工作又進(jìn)入了一個新階段，相關(guān)人員也研究出了一些適合企業(yè)的會計檔案管理系統(tǒng)，使會計檔案管理進(jìn)入到了一個新階段。四、目前會計檔案電子化管理中存在的問題1.管理人員對會計檔案電子化的重視程度不夠。要想保證會計檔案電子化管理工作的效率就需要從管理人員出發(fā)，但是在實際工作進(jìn)行的時候，管理人員經(jīng)常會忽視對會計檔案電子化的重視，覺得傳統(tǒng)的檔案管理工作方式也能滿足現(xiàn)在的工作需要，同時在工作的時候也缺乏對會計檔案電子化管理工作的創(chuàng)新意識，這樣就會嚴(yán)重降低會計檔案管理的意義。另外，企業(yè)管理人員在工作的時候也缺少資金的支持，最終影響到整個會計檔案的發(fā)展。2.電子數(shù)據(jù)安全隱患大。企業(yè)會計檔案電子化管理工作在進(jìn)行的時候最不容忽視的就是電子數(shù)據(jù)的安全隱患，電子隱患會給會計檔案工作帶來非常大的風(fēng)險。因為電子檔案主要建立在計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，所以在工作的時候經(jīng)常會受到一些病毒的攻擊，給整個企業(yè)的管理帶來風(fēng)險。另外，在儲存的時候光盤和硬盤等如果受到外界因素的影響就會出現(xiàn)磁盤故障，數(shù)據(jù)失去后很難恢復(fù)。3.電子化歸檔管理制度不規(guī)范。企業(yè)電子化會計檔案管理工作要想保證其工作效率就需要在工作的時候建立相應(yīng)的歸檔管理制度。但是現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行工作的時候把大部分的精力都放在資金管理的工作上，忽視了電子化會計檔案管理工作，最終導(dǎo)致企業(yè)中的財務(wù)部門沒有按照相應(yīng)的規(guī)章制度來進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。還有的一些企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)電子會計檔案管理工作的時候沒有根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的制度導(dǎo)致整個工作缺乏一定的規(guī)范性，企業(yè)財務(wù)工作人員對會計檔案管理工作的忽視也增加了電子化會計檔案歸檔工作的無序性，同時也給檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性帶來非常嚴(yán)重的影響，這樣不僅浪費了工作人員的時間還影響到整個電子化會計檔案管理工作的進(jìn)行。企業(yè)會計檔案電子化管理工作進(jìn)行的時候還發(fā)現(xiàn)有相關(guān)的負(fù)責(zé)人未經(jīng)企業(yè)允許就把企業(yè)電子化財務(wù)檔案信息復(fù)制給其他企業(yè)，最終出現(xiàn)企業(yè)財務(wù)信息外漏的現(xiàn)象。4.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)不到要求。會計電子化出現(xiàn)之后很多企業(yè)在進(jìn)行會計檔案管理工作的時候都把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了電子化操作，在電子化操作的背景下檔案工作人員除了要具備會計基礎(chǔ)之外還需要具備掌握相關(guān)計算機(jī)專業(yè)知識、系統(tǒng)安全和維護(hù)等技能。但是在工作的時候發(fā)現(xiàn)，工作人員雖然對電子化系統(tǒng)的操作游刃有余但是對電腦網(wǎng)絡(luò)的安全和維護(hù)卻并不了解，在工作的時候只能機(jī)械的錄入相關(guān)的會計檔案信息，如果在工作的過程中電腦出現(xiàn)死機(jī)情況一般會計人員都會需要求助專業(yè)的計算機(jī)人才才能解決，這樣就會產(chǎn)生一些損失。企業(yè)在選擇會計電子化檔案管理工作人員的時候，經(jīng)常忽視工作人員是否具有計算機(jī)安全和維護(hù)的能力，大部分工作人員都是經(jīng)過簡單培訓(xùn)之后直接開始工作，業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力都達(dá)不到工作的要求。因為會計檔案管理人員自身缺乏專業(yè)的訓(xùn)練所以在工作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，例如：有些企業(yè)的會計人員年齡比較大，在工作的時候不能正確應(yīng)用會計電子化，不僅出現(xiàn)很多不正確的操作，嚴(yán)重的時候還會讓整個電腦系統(tǒng)存在崩盤的現(xiàn)象。五、提高會計檔案電子化管理水平的方法1.提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案電子化管理的重視。企業(yè)工作人員在進(jìn)行工作的時候要從自身出發(fā)，加強對會計檔案電子化管理工作的重視，這樣就可以更好的推動會計工作進(jìn)行。企業(yè)在發(fā)展的過程中，最不能忽視的一部分就是會計工作，會計工作中的會計檔案不僅能夠給企業(yè)管理工作者提供決策參考，還能給企業(yè)未來的發(fā)展提供方向，最終讓會計檔案電子化管理發(fā)揮出最大的價值。2.注重電子檔案的安全性。企業(yè)會計檔案在進(jìn)行電子化管理的時候經(jīng)常會涉及到一些信息傳輸?shù)葍?nèi)容，這個時候就會出現(xiàn)非常大的風(fēng)險，所以需要根據(jù)實際情況加強安全管理。電力化存儲的主要載體就是計算機(jī)本身和硬盤，企業(yè)工作人員在采購計算機(jī)的時候盡可能選擇配置比較高的計算機(jī)，這樣就能保證計算機(jī)系統(tǒng)運行的穩(wěn)定，減少因配置過低出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或故障問題的幾率，同時在工作的時候工作人員要做好數(shù)據(jù)備份工作，根據(jù)實際情況進(jìn)行分類存儲，這樣能夠減少電子檔案管理出現(xiàn)的問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全控制還可以從以下幾方面來保證信息安全：首先通過綁定計算機(jī)硬件的方法來設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，減少非工作人員隨意進(jìn)入的幾率，保證會計檔案數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)因人為造成的數(shù)據(jù)丟失情況;其次在計算機(jī)里面設(shè)置安全防火墻，通過各種信息機(jī)密保護(hù)的方法來提高會計檔案信息的安全，最終提高整個企業(yè)會計檔案電子化管理的安全。3.完善電子化檔案歸檔保管制度。完善電子化檔案歸檔保管制度是對歸檔管理工作人員最重要的約束，在制定電子化檔案歸檔保管制度的時候需要遵循以下原則：首先是在審批存檔的過程中要遵循手續(xù)原則，所有的歸檔工作都需要有相關(guān)管理人員的簽章;其次要遵守安全原則軟件和數(shù)據(jù)存儲到光盤之后要詳細(xì)的標(biāo)注負(fù)責(zé)歸檔人員的姓名和歸檔的時間，然后由檔案管理人員把光盤放在安全的場所存好;再其次嚴(yán)格遵守檔案保密原則，所有的會計資料數(shù)據(jù)都屬于企業(yè)內(nèi)部資料，未經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人的允許不得隨意傳閱，如有特殊情況必須由檔案管理人員做好登記，企業(yè)管理人員同意之后才可翻閱。4.培養(yǎng)計算機(jī)應(yīng)用維護(hù)和會計專業(yè)的復(fù)合型人才。加強電子化會計檔案管理的關(guān)鍵就是人才，企業(yè)管理者在工作的時候要定期加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，同時還可以通過招聘的方式來讓更多優(yōu)秀的會計電子化檔案管理人員為企業(yè)服務(wù)，在工作的過程中盡最大努力培養(yǎng)檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，讓檔案管理人