企業(yè)IT項目組合管理框架模型探討

企業(yè)IT項目組合管理框架模型探討

本文結合IT項目的特點，通過分析目前企業(yè)在多個IT項目實施和管理的環(huán)境下存在的問題，提出了企業(yè)IT項目組合管理的過程框架模型，為企業(yè)實施IT項目組合管理提供參考和借鑒。0引言隨著電子商務的不斷發(fā)展以及計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，企業(yè)內(nèi)部實施的IT項目越來越多。如何能夠提高IT項目的投入產(chǎn)出，獲得最大的IT投資回報，企業(yè)高層管理者面臨著多個IT項目投資選擇和有效管理的難題。單一的項目管理理論已經(jīng)不能滿足企業(yè)多個IT項目管理的要求，項目組合管理理論的出現(xiàn)為企業(yè)解決上述難題提供了有效的方法和手段。項目組合管理是指在可利用的資源和企業(yè)戰(zhàn)略計劃的條件下進行多個項目或項目群投資的選擇和支持。項目組合管理作為企業(yè)項目和戰(zhàn)略之間的橋梁，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標和項目結合起來，在現(xiàn)有的投資和資源條件下，確保項目符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，同時通過項目選擇和優(yōu)先次序的排定，進行資源充分整合，使企業(yè)收益達到最大化。IT項目與一般項目相比，復雜性、不確定性以及風險都比較高。具體IT項目有如下特點：(1)隨著電子商務和電子數(shù)據(jù)交換的發(fā)展，企業(yè)為了在市場競爭環(huán)境中保持優(yōu)勢，把IT系統(tǒng)實施、過程改進和組織變革結合在一起，實現(xiàn)業(yè)務信息化。這些變化使IT項目與傳統(tǒng)項目相比，復雜性大為增加。(2)IT項目彈性大，不確定性高。IT項目的范圍缺少非常清晰的邊界，隨著IT項目的實施，范圍很容易蔓延和擴大。(3)由于信息技術變化非?？?，使得IT項目技術風險較高。(4)IT項目管理更多地是對項目人員團隊的管理，項目成果是技術人員的知識產(chǎn)品。1企業(yè)IT項目管理存在的問題及項目組合管理帶來的優(yōu)勢目前企業(yè)IT項目管理已經(jīng)是多個項目的管理，單一的項目管理理論已經(jīng)無法解決企業(yè)在IT項目管理方面存在的問題。據(jù)國外資料統(tǒng)計，70%以上的企業(yè)信息化項目沒有成功或達到預期的結果。在許多企業(yè)中，IT項目延期、資源沖突、執(zhí)行得不好，都使企業(yè)的信息化戰(zhàn)略難以實施。IT項目組合管理將企業(yè)IT項目與企業(yè)戰(zhàn)略結合起來，通過運用戰(zhàn)略手段進行企業(yè)IT項目的整體統(tǒng)籌管理，最終實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。具體企業(yè)IT項目管理存在的問題以及應用IT項目組合管理給企業(yè)帶來的好處見表1?？梢?，企業(yè)通過進行IT項目組合管理，能夠合理運用企業(yè)各種資源，快速適應市場環(huán)境的變化，解決在IT項目管理中存在的問題，從而改善企業(yè)IT信息化項目的管理現(xiàn)狀，提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。2IT項目組合管理的過程框架模型企業(yè)針對IT項目的組合管理是目前企業(yè)IT項目管理一個持續(xù)執(zhí)行、循環(huán)反復的管理過程。本文參考了國內(nèi)外關于項目組合管理的大量文獻，結合自身多年的IT項目管理實踐，提出企業(yè)IT項目組合管理過程框架體系，使項目組合理論與企業(yè)的實際管理流程相結合，充分發(fā)揮IT項目組合管理對企業(yè)管理的作用。企業(yè)IT項目組合管理過程主要包括五個階段(見圖1)。2.1IT項目戰(zhàn)略定位IT項目組合管理的目的首先是確保執(zhí)行的項目符合企業(yè)戰(zhàn)略目標。在本階段的主要內(nèi)容是宏觀上進行企業(yè)戰(zhàn)略目標分解，按照戰(zhàn)略目標將目前企業(yè)中的IT項目進行組合分類，形成初步的IT項目組合，使企業(yè)戰(zhàn)略目標與IT項目組合的目標保持一致(見圖2)。在項目組合與企業(yè)戰(zhàn)略目標基本匹配之后，通過建立企業(yè)IT項目信息和資源庫，了解企業(yè)IT項目的基本信息，包括項目的分類、特征、成本、風險、收益等信息，以及項目使用的人力資源、資金、設備資源等信息，來進行業(yè)項目整體資源配置，從而使企業(yè)資源能力能夠與項目組合相匹配。IT項目組合管理與企業(yè)戰(zhàn)略密切相關，因此在本階段實施過程中，企業(yè)高層管理者的參與和執(zhí)行能力對整個IT項目組合管理實施能否成功是至關重要的。另外，在建立信息資源庫的過程中，項目組可能不愿意將項目信息透明公開，信息收集的難度較大，數(shù)據(jù)真實性和準確性難以保證。企業(yè)可以通過獎勵或其他激勵方式來加快信息收集的速度和效率。企業(yè)新的項目機會出現(xiàn)時，同樣要執(zhí)行企業(yè)的IT項目組合管理流程。首先進入項目戰(zhàn)略定位階段，判斷該項目機新的項目機會會與企業(yè)戰(zhàn)略目標的符合性，如果符合則納入到企業(yè)項目信息庫中。2.2lT項目分析選擇這個階段是整個IT項目組合管理過程的重要階段。它的核心內(nèi)容是建立企業(yè)IT項目統(tǒng)一的評價標準，并將每個項目與該標準進行衡量。同時對IT項目的資源、進度、成本、風險等影響評價標準的各種因素分析，評估項目的價值。最后進行IT項目選擇，對不符合評價標準的項目進行暫停或終止。(1)建立IT項目選擇評價標準。影響IT項目選擇的因素很多，企業(yè)可以根據(jù)以往IT項目實施的經(jīng)驗制定選擇評價指標。筆者通過在企業(yè)中長期IT項目實踐，認為可以從戰(zhàn)略指標、財務指標、項目交付指標、技術指標以及風險指標幾個方面進行IT項目選擇評價。①戰(zhàn)略指標。進行企業(yè)項目選擇首要的因素是該項目是否符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標。戰(zhàn)略指標是從戰(zhàn)略的角度進行項目選擇定位，是項目選擇評價的最重要的決策標準。戰(zhàn)略指標可以考慮IT項目與企業(yè)戰(zhàn)略目標的符合程度、對企業(yè)戰(zhàn)略的影響、在市場競爭中對企業(yè)的幫助等方面。②財務指標。財務數(shù)據(jù)是項目收益的直接體現(xiàn)，因此財務指標也是項目選擇指標中重要的衡量因素之一。財務指標可以包括項目收益率、投資回報率、凈現(xiàn)值、投資回收期等，其評價標準可以根據(jù)企業(yè)自身項目的實際情況設置一定的數(shù)值范圍。③項目交付指標。項目交付指標反映了企業(yè)成功完成項目的能力。項目管理的重要內(nèi)容就是通過進行項目進度、質量、成本、風險等方面的控制，來保證項目能夠按時按預算高質量地完成。為了提高項目實施的成功率，在項目選擇時，要充分評估影響項目交付的各種因素，包括項目成本、項目持續(xù)周期、項目規(guī)模、項目復雜性、資源的可用性等。④風險指標。企業(yè)執(zhí)行每一個項目都會承受一定的風險，包括資金投入的風險、技術風險、資源不足的風險、進度延期的風險等，在進行項目選擇時對項目風險的評價是非常重要的。⑤技術指標。隨著全球化的步伐加快，信息技術的發(fā)展和變化也隨之加快，對企業(yè)IT項目實施的影響也越來越大。IT項目的技術特性很強，技術方面的風險也非常高。技術的復雜程度、技術的不確定程度等都會影響IT項目的決策。通過對上述評價指標進行細化，構建出企業(yè)IT項目選擇評價指標體系。(2)進行IT項目分析。項目分析是進行項目選擇的前提。企業(yè)應根據(jù)IT項目選擇評價標準進行項目分析，針對每一項指標進行評估，對每個項目進行標準衡量?？梢圆捎谩暗聽柗啤?delphi)方法，企業(yè)組織相關專家來進行項目評估打分。由于項目選擇決策基于多個因素，因此需要確定每個標準的權重，以建立它們之間的相對重要性關系。(3)進行IT項目選擇。按照IT項目選擇評價指標體系進行項目評價和綜合打分后，對項目組合中的項目進行優(yōu)先級排序和選擇以獲得最高的收益。優(yōu)先級最高的是可能成為投資重點的項目組合。企業(yè)應統(tǒng)一使用選擇評價標準來評估IT項目的健康狀態(tài)和績效，使項目保持與企業(yè)戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標的一致性。對于不符合企業(yè)戰(zhàn)略目標的項目，冗余的、重復的或者價值很低的項目，在這個階段將被剔除出項目組合。企業(yè)在本階段實施的難點在于如何制定出符合企業(yè)實際的IT項目評價指標體系并實現(xiàn)評價標準的統(tǒng)一。企業(yè)需要成立較強勢的IT項目管理機構來進行實施推動，同時可以采取總體規(guī)劃、分步實施的策略，先小范圍試點，再進行推廣培訓。2.3lT項目組合優(yōu)化本階段也是整個IT項目組合管理過程的重要階段。一方面通過分析企業(yè)IT項目的資源能力，使企業(yè)資源能力與IT項目組合相匹配，另一方面利用優(yōu)化模型進行項目組合萬方數(shù)據(jù)優(yōu)化，進行組合內(nèi)IT項目平衡，確定最優(yōu)IT項目組合。(1)企業(yè)IT項目資源能力配置。企業(yè)IT項目資源能力可以包括企業(yè)人力物力資源能力、資金預算能力以及企業(yè)能夠承受的項目風險能力等。在對每個項目進行分析之后，企業(yè)需要在自身資源能力的條件下進行項目組合的確定。企業(yè)根據(jù)建立的IT項目信息和資源庫，來進行企業(yè)項目整體資源配置，從而使企業(yè)資源能力能夠與項目組合相匹配。事實上，IT項目組合管理的關鍵是保證多個項目之間的緊密協(xié)作并充分利用企業(yè)資源。資源的有效利用是IT項目組合管理的重要內(nèi)容。(2)進行IT項目組合優(yōu)化分析。企業(yè)可以使用一些項目組合優(yōu)化模型和工具形成初步的IT項目組合，進行組合決策之后將形成最終IT項目組合。企業(yè)每個IT項目組合的信息可以包括歸屬的各個項目信息、組合的資源使用信息、組合的風險信息、組合的項目交付信息等。一般常用的組合分析工具包括項目評估矩陣、氣泡圖、優(yōu)化模型等。2.4IT項目組合決策在本階段企業(yè)項目決策者根據(jù)企業(yè)所處的內(nèi)部、外部環(huán)境以及目前財務資金和資源狀況，充分考慮投資、風險和收益的平衡等因素，進行IT項目組合最后調(diào)整，使企業(yè)IT項目組合之間資源進一步得到平餐，最終進行IT項目組合決策，實現(xiàn)IT收益最大化。企業(yè)可以通過組織組合決策會議來進行項目組合的最終決策。由于企業(yè)建立的項目選擇評價標準各不相同，其相對重要性也不盡相同。但最終選擇IT項目組合時一般都會重點關注在價值最大化、項目組合平衡以及與企業(yè)戰(zhàn)略目標保持一致等目標上。在本階段實施過程中，中止或取消項目并重新分配資源對管理者來說都會感到比較困難。要讓企業(yè)管理者認識到中止一個失敗項目也是一種成功。如果管理層有勇氣將資源重新分配給更需要的項目，那么企業(yè)所從事的都將是最好的項目，這將是一種雙贏。2.5lT項目組合動態(tài)跟蹤進行了項目組合決策之后，實際上已經(jīng)完成了企業(yè)IT項目組合的建立過程，之后將開始項目組合的實施過程。一方面通過建立企業(yè)IT項目組合視圖，及時監(jiān)控并了解影響項目組合分析的各種因素變化情況;另一方面及時對項目環(huán)境、戰(zhàn)略目標、影響因素等變化情況進行審查，進行變更控制。發(fā)生變更情況或者一定時間周期內(nèi)企業(yè)都需要重新開始項目組合管理流程。IT項目信息以及企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境不斷變化，使項目動態(tài)跟蹤和決策面臨挑戰(zhàn)。企業(yè)可以建立IT項目組合管理系統(tǒng)或借助廠商提供的組合管理工具來進行IT項目組合優(yōu)化分析以及組合監(jiān)控。3總結與建議本文提出了企業(yè)IT項目組合管理的框架過程模型，在過程模型的不同階段為企業(yè)提供了相應的管理方法。企業(yè)通過實施IT項目組合管理，將加強IT項目與業(yè)務之間的溝通和聯(lián)系，提升企業(yè)整體競爭力。在實施IT項目組合管理過程中，筆者認為可以從以下幾點進行逐步實施和改進：(1)以企業(yè)信息化主管CIO為首成立IT項目管理小組，對企業(yè)現(xiàn)有在建的以及規(guī)劃中的IT項目進行收集整理和檢查，了解每個IT項目的實施狀況。(2)充分分析企業(yè)自身特點，結合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，建立企業(yè)IT項目統(tǒng)一評價指標和標準。(3)按照評價標準對每個IT項目進行評估，中止重復的、冗余的、不符合企業(yè)戰(zhàn)略目標的項目。(4)必要時使用項目組合管理工具軟件進行IT項目管理，通過軟件進行項目實施監(jiān)控和跟蹤，及時分析影響IT項目評價的指標變化情況，動態(tài)進行項目組合優(yōu)化。綜上所述，企業(yè)IT項目組合管理實施是一個動態(tài)、交互、不斷反復的過程，也是需要企業(yè)持續(xù)投入、持續(xù)改進的過程。實施IT項目組合管理，能夠降低項目成本、加快項目完成時間，并使投資回報最大化從而更好地獲取利潤。同時能夠使企業(yè)在有限的資源情況下執(zhí)行“適合的”項目，實現(xiàn)IT項目的戰(zhàn)略價值，從而提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。本文結合IT項目的特點，通過分析目前企業(yè)在多個IT項目實施和管理的環(huán)境下存在的問題，提出了企業(yè)IT項目組合管理的過程框架模型，為企業(yè)實施IT項目組合管理提供參考和借鑒。0引言隨著電子商務的不斷發(fā)展以及計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，企業(yè)內(nèi)部實施的IT項目越來越多。如何能夠提高IT項目的投入產(chǎn)出，獲得最大的IT投資回報，企業(yè)高層管理者面臨著多個IT項目投資選擇和有效管理的難題。單一的項目管理理論已經(jīng)不能滿足企業(yè)多個IT項目管理的要求，項目組合管理理論的出現(xiàn)為企業(yè)解決上述難題提供了有效的方法和手段。項目組合管理是指在可利用的資源和企業(yè)戰(zhàn)略計劃的條件下進行多個項目或項目群投資的選擇和支持。項目組合管理作為企業(yè)項目和戰(zhàn)略之間的橋梁，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標和項目結合起來，在現(xiàn)有的投資和資源條件下，確保項目符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，同時通過項目選擇和優(yōu)先次序的排定，進行資源充分整合，使企業(yè)收益達到最大化。IT項目與一般項目相比，復雜性、不確定性以及風險都比較高。具體IT項目有如下特點：(1)隨著電子商務和電子數(shù)據(jù)交換的發(fā)展，企業(yè)為了在市場競爭環(huán)境中保持優(yōu)勢，把IT系統(tǒng)實施、過程改進和組織變革結合在一起，實現(xiàn)業(yè)務信息化。這些變化使IT項目與傳統(tǒng)項目相比，復雜性大為增加。(2)IT項目彈性大，不確定性高。IT項目的范圍缺少非常清晰的邊界，隨著IT項目的實施，范圍很容易蔓延和擴大。(3)由于信息技術變化非?？?，使得IT項目技術風險較高。(4)IT項目管理更多地是對項目人員團隊的管理，項目成果是技術人員的知識產(chǎn)品。1企業(yè)IT項目管理存在的問題及項目組合管理帶來的優(yōu)勢目前企業(yè)IT項目管理已經(jīng)是多個項目的管理，單一的項目管理理論已經(jīng)無法解決企業(yè)在IT項目管理方面存在的問題。據(jù)國外資料統(tǒng)計，70%以上的企業(yè)信息化項目沒有成功或達到預期的結果。在許多企業(yè)中，IT項目延期、資源沖突、執(zhí)行得不好，都使企業(yè)的信息化戰(zhàn)略難以實施。IT項目組合管理將企業(yè)IT項目與企業(yè)戰(zhàn)略結合起來，通過運用戰(zhàn)略手段進行企業(yè)IT項目的整體統(tǒng)籌管理，最終實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。具體企業(yè)IT項目管理存在的問題以及應用IT項目組合管理給企業(yè)帶來的好處見表1?？梢?，企業(yè)通過進行IT項目組合管理，能夠合理運用企業(yè)各種資源，快速適應市場環(huán)境的變化，解決在IT項目管理中存在的問題，從而改善企業(yè)IT信息化項目的管理現(xiàn)狀，提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。2IT項目組合管理的過程框架模型企業(yè)針對IT項目的組合管理是目前企業(yè)IT項目管理一個持續(xù)執(zhí)行、循環(huán)反復的管理過程。本文參考了國內(nèi)外關于項目組合管理的大量文獻，結合自身多年的IT項目管理實踐，提出企業(yè)IT項目組合管理過程框架體系，使項目組合理論與企業(yè)的實際管理流程相結合，充分發(fā)揮IT項目組合管理對企業(yè)管理的作用。企業(yè)IT項目組合管理過程主要包括五個階段(見圖1)。2.1