制定外事接待方案指南

接待方案是外事接待工作的重要方案依據(jù)，是參與接待的各部門及有關人員都必須遵循的指令性文件，在接待工作的全過程中起著規(guī)劃、指導、溝通、協(xié)調(diào)的作用。因此，為了保證外事接待工作的順利進行，在外賓來訪前，接待單位應認真、細致地制定好接待方案。1．制定接待方案的依據(jù)制定接待方案的依據(jù)一般有兩種：一是對本部門、本單位邀請的團、組或個人，主要根據(jù)邀請目的和外賓的國別、身份、地位、要求等，結合我方的實際情況，制定接待方案；二是對上級有關部門指派或有關部門及其對口單位委托接待的團、組或個人，應根據(jù)上級或者有關部門的安排、部署和要求，結合地方的實際情況，制定出周密、完善、可行的計劃。我們在外事工作中第二種接待方案較之為多。2．接待方案的基本內(nèi)容接待方案一般應包括來訪者的基本情況、禮儀活動安排、生活安排等幾個部分。來訪者的基本情況一般寫在導語部分。應寫明來訪者的國籍、代表團名稱、主賓姓名、人數(shù)、抵離日期、交通工具、來訪目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分，要力求語言簡煉、精確；禮儀活動安排部分應逐項寫明迎送、會見、宴請、會談、晚會、參觀等活動的具體情況及要求。要明確我方參加各項禮儀活動的主要人員、活動時間、地點等。對宴請的安排，方案中還應寫清宴請方式、參加人數(shù)、宴會規(guī)模及標準等具體內(nèi)容；生活安排部分要寫明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級的房間、日?；锸硺藴省⒊塑囀裁窜囕v等。如遇來賓在生活上有特殊要求，應在這部分反映出來。例如伊斯蘭教國家的客人來訪，在日?；锸骋豁椛暇托枳⒚鳌扒逭妗弊謽?。除上述三部分外，接待方案中還要明確接待費用由誰負擔，如自費、由上級或有關部門報銷、本單位結算、由地方外事費核銷等。另外，根據(jù)接待規(guī)格，如需安排新聞報道，也應在方案中寫明；安全保衛(wèi)是外事接待中的一項重要工作，接待方案中也應包括這方面內(nèi)容。如沒有特殊要求，可寫“由公安部門協(xié)助安排”。3．接待方案的附屬材料除正式接待方案外，還應準備好必要的附屬材料，以做為接待方案的補充或供執(zhí)行方案時參考。附屬材料一般包括活動日程、外賓名單等。重要的接待任務還可有領導講話稿、會談方案等。4．接待方案的審批程序接待方案草擬后，經(jīng)本部門主管領導審簽，并加蓋本單位公章，送外事歸口部門審批。經(jīng)外事部門批準的接待方案，打字后發(fā)各有關單位實施。如邀請外國人去我國非開放地區(qū)活動，接待方案則應先報省公安廳、省軍區(qū)審批后，報省外辦審批，上述單位同意后，持公安部門開具的旅行證方可前往。5．應注意的幾個問題制定接待方案是一項很嚴肅的工作，必須有高度負責的精神，嚴密細致的工作態(tài)度，并注意如下幾點：（1）必須弄清外賓人數(shù)、國籍、性別、飲食習俗以及代表團成員的個別要求等情況，做到心中有數(shù)。（2）方案一經(jīng)批準，要認真落實，各項工作都應有專人負責安排。外賓到來之前還應逐項檢查落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。（3）在接待過程中，有時會因某些具體情況的變化，打亂原定方案的安排，因此，事前應有充分準備，以應付突變，不致于措手不及。（4）外事接待方案屬保密文件（視外賓情況和身份而劃定密級），有關人員不應向無關人員泄露。6．接待方案的基本格式接待方案一般為文字方案和表格方案兩種格式。重要團組和人員來訪，或活動內(nèi)容較為復雜，一般應擬文字方案，如系一般人員，活動內(nèi)容又較簡單，也可采用表格方案。接待單位可根據(jù)本單位的實際情況，制作自己的方案表格。例：文字文案基本格式密級文號****關于接待×國××代表團的方案（此方案業(yè)經(jīng)省外辦同意）應****邀請，以×××為團長的××國××代表團一行×人，2000年×月×日由××口岸入境，來我省進行為期×天的友好訪問。請各單位本著熱情友好、內(nèi)外有別、注意節(jié)約的原則予以接待。具體安排如下：一、迎送、陪同代表團出入境時，由×××等前往口岸（或機場、車站）迎送并全程陪同活動。代表團抵離×地進，請×××到車站迎送。請×××、×××分別陪同代表團在×地活動。參觀××單位時，請組織迎送，并備花籃。二、會見、宴請代表團抵長當晚，請×××在×××賓館會見廳會見代表團全體成員。會見后舉行宴會。屆時請×××等迎送人員出席。設×桌，標準每人××元（酒水在外）。三、生活代表團住××賓館，團長住套間，團員每人一單間，房間備煙、水果、飲料。日常伙食標準每人每天××元，午餐備啤酒，晚餐加白酒。四、車輛請××車隊備××車×臺，迎送站時加行李車一臺（行李車進出站臺）。五、參觀在×地擬安排代表團參觀××等單位，請各單位負責同志出面接待并書寫歡迎標語。六、零用費和紀念品由**贈給團長××元、團員每人××元人民幣零用費，贈送每人少量紀念品、一本影集和部分活動照片。七、新聞報道請省市報紙、電臺發(fā)在長活動綜合消息（由××單位供稿）。×××會見時，請××電視臺拍發(fā)電視新聞，××報發(fā)新聞報道時配發(fā)照片。請××日報社派一名攝影記者隨團在長春活動。八、安全保衛(wèi)工作請公安部門安排。九、請××鐵路分局、××機場協(xié)助安排代表團乘機