公司合同管理合規(guī)操作指引

公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）【2024】

前言Introduction公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第一章總則第一條為規(guī)范×xxx××公司（以下簡稱“公司”）合同管理工作，實現(xiàn)公司合同管理的制度化、規(guī)范化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等有關(guān)法律、法規(guī)及《×××公司章程》等規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本指引。第二條公司適用本指引。公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)參照執(zhí)行本辦法。

公司所出資企業(yè)是指公司全資子公司和控股公司。

公司實際控制企業(yè)是指公司不直接持有股權(quán)，但通過投資關(guān)系、協(xié)議或者其他安排，能夠?qū)嶋H支配其行為的公司。第三條本指引所稱合同，是指公司在經(jīng)營管理活動中，與其他平等主體（自然人、法人、非法人組織）之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，以及具有法律約束力的備忘錄或其他具有合同效力的文件等。

訂單是采購方向供貨方發(fā)出的定貨憑據(jù)。訂單上約定了標的物品種、價格、質(zhì)量、數(shù)量、履行方式、履行時間等內(nèi)容，經(jīng)雙方達成合意后與合同具有同等法律效力。第四條本指引所稱合同不包括勞動合同和勞務(wù)派遣合同。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第五條本指引所稱合同管理，是指公司對合同的起草、評審、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止、歸檔以及監(jiān)督檢查等實施的一系列行為。

合同管理工作的基本要求是：

（一）規(guī)范合同文本，依法確定雙方當事人的權(quán)利義務(wù)，并最大限度維護公司利益；

（二）嚴格審批程序，按照制度規(guī)定履行程序，全面評估風(fēng)險并將風(fēng)險控制在可接受的范圍內(nèi)；

（三）有效監(jiān)控過程，加強對合同履行的監(jiān)督檢查，保證合同履行全過程處于可控狀態(tài)；

（四）及時處理糾紛，依法最大限度地采取有效措施避免和挽回損失。第六條公司應(yīng)當按照合同管理的規(guī)定，嚴格把控合同審批、訂立、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)合同全流程管理，強化合同履行控制，提高合同管理效率。第二章管理機構(gòu)及職責第七條公司實行統(tǒng)一授權(quán)、分級管理、分工負責的合同管理體制。

公司總經(jīng)理組織領(lǐng)導(dǎo)公司合同管理工作，其他高級管理人員對分管工作范圍內(nèi)的合同管理工作負領(lǐng)導(dǎo)責任。第八條公司的合同管理機構(gòu)包括合同管理部門、合同審核部門、合同承辦部門（單位）、綜合辦公室等。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第九條公司風(fēng)險合規(guī)部（可據(jù)實確定，下同）是合同管理部門，履行以下職責：

（一）宣傳貫徹與合同有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章；

（二）擬訂并組織實施合同管理制度；

（三）參與重大合同項目的可行性研究、談判；

（四）負責合同訂立、變更、解除的法律審核，負責組織或協(xié)助制訂、修改、發(fā)布、更新并指導(dǎo)適用合同示范文本；

（五）建立合同管理臺賬；

（六）審查、制作法定代表人授權(quán)委托書；

（七）辦理因合同糾紛產(chǎn)生的法律案件；

（八）監(jiān)督、檢查合同管理制度的執(zhí)行，向公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門反映合同管理情況，并提出建議。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第十條公司風(fēng)險合規(guī)部、財務(wù)管理中心（可據(jù)實確定，下同）是合同審核部門，履行以下職責：

（一）風(fēng)險合規(guī)部審核事項

1、審核合同的合法性、合規(guī)性，包括合同條款是否合法、合規(guī)，合同內(nèi)容是否損害國家、集體、第三人利益和社會公益，是否以合法形式掩蓋非法目的；

2、審核合同的規(guī)范性，包括合同條款是否完備、合同用語是否規(guī)范、文字表達是否清晰、邏輯是否前后一致等；

3、審核合同權(quán)益，包括合同權(quán)利義務(wù)是否相適應(yīng)，合同條款是否充分，是否依法爭取公司權(quán)益等。

（二）財務(wù)管理中心審核事項

1、審核合同涉及資金的使用是否符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計劃；

2、審核合同金額、支付方式等條款的合理性和合法性；

3、審核合同稅務(wù)相關(guān)條款的合理性和合法性；

4、其他部門職責相關(guān)的審核事項。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第十一條公司負責合同實施的部門或單位是合同承辦部門（單位），負責本部門（單位）職責范圍內(nèi)的合同管理，履行以下職責：

（一）負責合同對方及擔保方簽約資格和履約能力等資信情況的調(diào)查核實；

（二）組織合同項目談判，起草合同文本，對合同的合法合規(guī)性、經(jīng)濟可行性、技術(shù)可行性等負責；

（三）按照招投標管理的相關(guān)規(guī)定履行相關(guān)程序，并將中標通知書作為合同評審的相關(guān)資料一并上報；

（四）按照公司黨委會、董事會、辦公會的議事規(guī)則，需要先履行會議決策程序的，應(yīng)將決議結(jié)果作為合同評審的相關(guān)資料一并上報；

（五）辦理合同授權(quán)委托申請；

（六）負責報審合同談判背景相關(guān)書面資料的全盤交底；

（七）負責承辦合同的談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等相關(guān)工作，負責將經(jīng)辦的合同數(shù)據(jù)及時、準確、規(guī)范地錄入合同管理系統(tǒng)，或按風(fēng)險合規(guī)部的要求匯總報備；

（八）負責審查涉及關(guān)聯(lián)交易合同的合規(guī)性；

（九）負責承辦合同的臺賬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集和檔案管理；

（十）負責處理合同糾紛，在合同管理部門和律師指導(dǎo)下收集整理有關(guān)證據(jù)材料；

（十一）其他有關(guān)職責。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第十二條公司綜合辦公室（可據(jù)實確定，下同）為合同檔案的管理部門，合同承辦部門須將當事人雙方簽字、蓋章生效的合同原件隨即交綜合辦公室存檔。否則，因合同原件丟失、損毀等情況導(dǎo)致的一切后果，由合同承辦部門承擔。第十三條合同內(nèi)容涉及其他職能部門職責的，相關(guān)職能部門應(yīng)當按照職責分工對合同有關(guān)條款的合法性、可行性進行審查，并提出具體審查會簽意見。第十四條合同管理部門和（或）審核部門同時也是承辦部門（單位）的，同時履行合同承辦部門（單位）的相關(guān)職責。第十五條合同承辦人員是指具體承辦合同項目的業(yè)務(wù)人員，根據(jù)合同承辦部門（單位）合同管理職責和具體安排開展工作。第十六條各合同管理機構(gòu)及相關(guān)人員應(yīng)當保守合同所涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他相關(guān)秘密。第三章合同的訂立第十七條合同的訂立應(yīng)當遵守國家的法律、行政法規(guī)，遵守公司規(guī)章制度。第十八條合同的訂立應(yīng)當符合公司預(yù)算管理、供銷管理、投資管理和招投標管理等有關(guān)規(guī)定。第十九條訂立合同應(yīng)當采用書面形式，利用信件和數(shù)據(jù)電文等其他形式訂立合同的，應(yīng)當在訂立合同后及時根據(jù)信件和數(shù)據(jù)電文等文件的內(nèi)容制訂、簽署正式的書面合同，或者以書面形式對合同內(nèi)容進行確認。

原則上不得以傳真形式簽署合同。如確有必要以傳真形式簽署合同，應(yīng)當在合同條款中明確傳真件與原件具有同等法律效力，確保傳真件的真實性，并及時取得對方簽字蓋章的原件。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第二十條簽訂合同應(yīng)當優(yōu)先使用公司合同范本。各部門、公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)和子公司應(yīng)當及時總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)營中使用的合同文本，起草本業(yè)務(wù)板塊或者本企業(yè)的合同范本，經(jīng)公司合同審核部門確認后，形成合同范本，納入公司合同范本庫。

如無公司標準示范合同文本，合同的起草工作應(yīng)當爭取由公司或以公司為主承擔，語言應(yīng)嚴謹、簡練、準確，條款齊全，權(quán)利義務(wù)清楚，如不得不使用業(yè)務(wù)對方提供的合同文本的，合同承辦部門應(yīng)當進行審查修改，按照公司規(guī)定組織評審。第二十一條合同正式文本應(yīng)當打印或印刷制成。合同文本應(yīng)使用中文，或至少應(yīng)當制作中文文本。第二十二條合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人負責了解和審查合同對方的主體資格、資質(zhì)、履約能力等資信情況，包括但不限于：

（一）應(yīng)具備簽訂合同的主體資格，能以自身名義簽訂合同，具有經(jīng)年檢有效的營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項目的需要；

（二）涉及專營許可或法律法規(guī)規(guī)定的資質(zhì)（等級）要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的有效許可證書、資質(zhì)（等級）證書；

（三）由代理人代為訂立合同的，應(yīng)具備真實有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書和代理人身份證明；

（四）應(yīng)具備相應(yīng)的履約能力，必要時可要求對方出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師出具的驗資報告等；

（五）履約信用良好，主要審查對方對履行合同產(chǎn)生重大不利影響的經(jīng)濟糾紛、犯罪案件、司法判決、裁定、具體行政行為或其他法律程序等相關(guān)情形；

（六）通過招標方式確定合同當事人的，應(yīng)當有生效的中標通知書；公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：

（七）擔保資格和擔保能力；

（八）與合同簽訂、履行相關(guān)的其他情況。合同承辦部門（單位）除了解、審查合同對方的資信情況外，還應(yīng)關(guān)注其經(jīng)營情況。第二十三條合同承辦部門（單位）應(yīng)當根據(jù)合同項目的實際情況，組織合同審核部門及其他相關(guān)部門的人員參加合同談判。

談判前，合同承辦部門（單位）應(yīng)召集并主持準備會議，確定談判方案，組織談判小組，統(tǒng)一談判意見。第二十四條合同承辦部門（單位）可根據(jù)實際需要制作準備會會議紀要，并經(jīng)全體參會人員簽字確認，列入合同檔案。會議紀要主要記載內(nèi)容如下：

（一）會議召開的時間和地點；

（二）召集人、參會人員名單；

（三）各參會人員意見；

（四）會議主題，明確合同的內(nèi)容；

（五）會議最終確定方案；

（六）個別人員聲明保留的意見；

（七）需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報的事項；

（八）其他需記載的事項。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第二十五條參與合同談判的各部門應(yīng)相互配合，相互協(xié)作。

對外發(fā)表談判觀點應(yīng)協(xié)商統(tǒng)一，各談判人員不得隨意向?qū)Ψ桨l(fā)表不同意見。第二十六條合同談判對方要求提供有關(guān)資料的，合同承辦部門（單位）經(jīng)與相關(guān)部門協(xié)商后，統(tǒng)一對外出具。其他人員不得自行向談判對方提供有關(guān)資料。第二十七條合同文本應(yīng)當包括合同雙方的名稱和住所、法定代表人、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限和地點、履行方式、違約責任、解決爭議的方法等內(nèi)容，條款齊備、內(nèi)容具體，用語規(guī)范、嚴謹、簡練、準確。第二十八條合同文本為外文的，應(yīng)當同時附上與原意符合的中文版本。第四章合同的評審第二十九條公司實行合同審查、審核、審批制度。合同文本提交相關(guān)部門組織審核之前，合同承辦部門（單位）應(yīng)當首先進行審查，確保合同內(nèi)容符合相關(guān)管理規(guī)定和業(yè)務(wù)審批要求，主從合同及附件齊全，合同填寫準確規(guī)范。第三十條合同承辦部門（單位）應(yīng)提請合同評審，將合同文本及相關(guān)附件，報送合同審核部門審核，按照合同審批分級授權(quán)設(shè)置報領(lǐng)導(dǎo)審批。

風(fēng)險合規(guī)部、財務(wù)管理中心為合同審核部門。合同承辦部門（單位）、合同審核部門和公司領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)合同實際情況增加審核部門，增加的審核部門根據(jù)其部門職責對合同進行審核。審核部門審查合同需提出明確意見，要求修改或者否定的意見需說明理由。合同承辦部門（單位）認可修改意見，需按照意見修訂合同條款；不認可修改意見，需書面說明理由。合同承辦部門（單位）需將修訂版合同和意見一并上傳至評審流程。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第三十一條合同評審的程序：

（一）合同承辦部門（單位）提交合同文本和審查所需的其他資料；

（二）風(fēng)險合規(guī)部、財務(wù)管理中心依職責或規(guī)定對合同進行審核；

（三）按照合同審批分級授權(quán)設(shè)置報領(lǐng)導(dǎo)審批。第三十二條合同審批分級授權(quán)

公司本部合同審批結(jié)點如下：

20萬以內(nèi)（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務(wù)管理中心、風(fēng)險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導(dǎo)審批；

20萬（含）-50萬（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務(wù)管理中心、風(fēng)險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總會計師審核，總經(jīng)理審批；

50萬以上（含）、3000萬以下（不含）：合同承辦部門（單位）審查，財務(wù)管理中心、風(fēng)險合規(guī)部審核，合同承辦部門（單位）分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總會計師審核，總經(jīng)理審核，董事長審批。

公司所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)合同審批流程依據(jù)公司與所出資企業(yè)、實際控制企業(yè)制定的相關(guān)管理權(quán)責清單的規(guī)定執(zhí)行。

除前款規(guī)定的合同外，其他合同的審批程序依交易類型遵照公司章程規(guī)定，未達到公司董事會、股東會審批標準的，由公司總經(jīng)理辦公會審批。

公司簽訂的合同涉及關(guān)聯(lián)交易時，如在董事會、年度股東會審議年度日常關(guān)聯(lián)交易范圍內(nèi)，按照前款審批權(quán)限履行合同審批程序，如未經(jīng)董事會、股東會審議，需遵照公司關(guān)聯(lián)交易管理制度履行經(jīng)濟行為審批程序后，再按照前款審批權(quán)限履行合同審批程序。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第三十三條合同承辦部門（單位）應(yīng)對其提供材料的真實性和完整性負責。合同審核部門在審核時可根據(jù)需要，要求合同承辦部門（單位）提供與合同有關(guān)的補充材料。報審合同及相關(guān)附件是外文文本的，需同時提交準確的中文翻譯件。第三十四條對缺少合同相對方當事人簽約主體資格必要材料、履約能力調(diào)查不明、缺乏合同經(jīng)濟性論證以及未按照本指引規(guī)定審核程序和要求報審的，合同審核部門（單位）有權(quán)退審，并責成合同承辦部門（單位）補充相關(guān)材料，重新提交審核。第三十五條合同評審各結(jié)點應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成，特殊情況可適當延長。合同審核人員要高度重視合同的審核時限，提高工作效率，盡快辦理完畢所負責流程權(quán)限范圍內(nèi)的合同審核工作。

專項或特殊業(yè)務(wù)合同及標的額100萬元以上的非制式合同需經(jīng)公司法律顧問審查。合同審查后，根據(jù)公司需要出具法律意見，對存在的問題進行分析，對風(fēng)險做出判斷，并視情況提出防范或降低風(fēng)險的對策，明確表示是否同意簽署。第三十六條合同應(yīng)當在履行公司規(guī)定的評審程序通過后，先由法定代表人或授權(quán)簽字人簽署，再由用章管理人員打印并加蓋合同專用章，超過兩頁的需加蓋騎縫章，如有需要可加蓋公章。公司法定代表人的授權(quán)人對外簽署合同前必須辦理授權(quán)委托手續(xù)，授權(quán)委托書應(yīng)明確被授權(quán)人的權(quán)限、期限，被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。未經(jīng)有效書面授權(quán)，任何人不得在合同上簽字。

合同報送法定代表人或授權(quán)代表批準時，如有法律意見書，應(yīng)當將法律意見作為附件一并報送，并對采納部分和不采納部分進行說明，合同承辦部門（單位）在合同存檔時也應(yīng)將法律意見書一并存檔。所簽署的合同，公司留存不能少于2份，由合同承辦部門（單位）、檔案管理部門至少各留存1份。第三十七條未經(jīng)評審的合同，不得簽署。第三十八條公司內(nèi)部機構(gòu)不得以部門的名義對外簽訂合同。第三十九條審核人和審批人對合同審核和審批過程中涉及到的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他相關(guān)秘密負有保密義務(wù)。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第五章合同的履行第四十條合同生效后，應(yīng)及時、全面、實際履行。

合同生效前，不得實際履行。第四十一條合同承辦部門（單位）負責組織、監(jiān)控和跟蹤記錄合同的履行情況，協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題和爭議。第四十二條合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人應(yīng)當增強證據(jù)意識，及時收集、保管合同履行過程中的相關(guān)文件和資料。在常年合同特別是常年銷售、采購合同的履行過程中，經(jīng)辦人應(yīng)定期（不超過半年）對賬，確認雙方債權(quán)債務(wù)。第四十三條財務(wù)管理中心應(yīng)將正式生效的合同作為對外付款憑證之一。

如果合同變更涉及金額等基本事項變動，應(yīng)按照原合同審批程序重新履行審批程序并簽訂書面補充合同（協(xié)議）。有下列情形之一的，財務(wù)管理中心一律不得對外付款：

（一）應(yīng)訂立書面合同而未訂立；

（二）合同沒有加蓋合同專用章或公章；

（三）合同未正式生效；

（四）違反合同約定的方式或提前付款；

（五）合同履行發(fā)生重大爭議尚未解決。第四十四條合同承辦部門（單位）及經(jīng)辦人全面負責動態(tài)監(jiān)控和跟蹤記錄合同的履行，負責合同正常履行及異常履行的執(zhí)行與處理，同時對合同的異常履行情況及時上報風(fēng)險合規(guī)部和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)，負責法律意見或建議的最終落實與反饋，妥善解決合同履行中出現(xiàn)的問題和爭議，做好合同履行資料的統(tǒng)一歸檔管理。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第四十五條合同履行中重點監(jiān)控以下異常內(nèi)容：

（一）合同主體資格、履約能力變化影響合同履行的；

（二）未按約定收付款的；

（三）延期完成產(chǎn)品、工程或服務(wù)成果等合同標的交付、驗收的；

（四）不可抗力情形出現(xiàn)的；

（五）合同變更、中止、終止及解除的；

（六）合同其他權(quán)利義務(wù)履行不符合合同約定的；

（七）未履行完畢公司付款流程的。第四十六條遇到不可抗力影響合同正常履行的，合同承辦人員應(yīng)當及時按照合同約定書面通知合同相對方，并注意保存有關(guān)證據(jù)。

合同相對方提出因不可抗力影響其履行合同的，應(yīng)當要求其提交有效證明文件，及時采取必要自救措施，避免公司發(fā)生損失或者擴大損失。第六章合同變更和解除第四十七條合同簽訂后確需補充、修改、變更有關(guān)合同內(nèi)容的，或者實際履行情況與合同約定內(nèi)容不一致的，經(jīng)雙方協(xié)商形成一致意見后，可以變更合同。依據(jù)法律規(guī)定或合同約定出現(xiàn)公司有權(quán)解除合同的情形時，應(yīng)當根據(jù)實際情況決定是否解除合同。第四十八條變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。第四十九條合同變更可以采取下列方式：

（一）簽訂補充協(xié)議，作為原合同的組成部分；

（二）另行簽訂合同。

合同的解除必須采用書面形式。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第五十條需要變更、解除合同的，應(yīng)當在法律規(guī)定或合同約定的條件下，書面通知合同相對方，要求合同相對方在一定期限內(nèi)做出答復(fù)，并在合理期限內(nèi)與合同相對人進行協(xié)商。與合同相對方協(xié)商解除合同的，應(yīng)當按照法律規(guī)定和合同約定要求合同相對方承擔相應(yīng)責任。第五十一條合同承辦部門（單位）收到合同相對方變更或解除合同的要求后，應(yīng)當及時提出初步意見，并按照公司審批流程進行審批后實施。第五十二條合同的變更、解除應(yīng)遵守以下原則：

（一）主體及內(nèi)容的變更，應(yīng)當征得合同各方的同意；

（二）有擔保條款的合同變更，應(yīng)當征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保印章；

（三）經(jīng)上級主管機關(guān)批準的合同的變更、解除，應(yīng)當報原批準機關(guān)批準；

（四）經(jīng)公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議應(yīng)當報原公證、鑒證機關(guān)備案；

（五）承包經(jīng)營、租賃經(jīng)營、涉外等合同的變更、解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)當依特別規(guī)定辦理。第五十三條合同轉(zhuǎn)讓應(yīng)當依法進行，必須履行法律規(guī)定的程序并保留通知送達的證據(jù)材料。轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利的，應(yīng)當以書面形式及時通知原合同相對方；轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)或者將合同權(quán)利、義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當取得原合同相對方的書面同意。第五十四條對設(shè)有保證條款的合同或者對保證合同的主合同進行變更或者轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當征得保證人的書面同意。設(shè)定抵押或者質(zhì)押的主合同進行變更或者轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當同時辦理抵押或者質(zhì)押合同的變更手續(xù)，并依法辦理抵押權(quán)、質(zhì)權(quán)變更登記手續(xù)以及質(zhì)物轉(zhuǎn)移占有手續(xù)。在未落實擔保物權(quán)變更轉(zhuǎn)讓手續(xù)前，不得辦理主合同變更或者轉(zhuǎn)讓手續(xù)。第五十五條在合同履行期間，合同相對方及擔保人發(fā)生合并、分立、改制、重組或者其控股股東、實際控制人、法定代表人、合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員應(yīng)當及時與合同相對方進行溝通、對賬、簽認；必要時，應(yīng)當要求合同相對方提供符合法律和公司規(guī)定的擔?；蛘哐a充擔保，確保合同有效銜接、落地。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第五十六條公司合同經(jīng)辦人員工作崗位發(fā)生變動的，應(yīng)當及時妥善辦理內(nèi)部交接手續(xù)，收回授權(quán)文件和印鑒等。合同承辦部門（單位）應(yīng)當在經(jīng)辦人員變動情況發(fā)生后3個工作日內(nèi)書面告知與該經(jīng)辦人員相關(guān)的合同相對方。第七章合同糾紛處理第五十七條合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員在合同履行期間發(fā)現(xiàn)己方不能全面履行合同的，應(yīng)當及時與合同相對方進行協(xié)商，積極采取補救措施，并與公司有關(guān)部門溝通共同商討應(yīng)對措施，及時向合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)報告。第五十八條在合同履行期間，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員發(fā)現(xiàn)合同相對方有下列情況之一的，應(yīng)當及時依法行使抗辯權(quán)、追索權(quán)、撤銷權(quán)，維護公司的合法權(quán)益，并在3個工作日內(nèi)書面通報風(fēng)險合規(guī)部，并向合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)報告：

（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化，喪失商業(yè)信譽的；

（二）轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)的；

（三）面臨拆遷、資產(chǎn)重組等重大事件的；

（四）發(fā)生重大訴訟、仲裁案件或者被行政處罰，影響其實際履約能力的；

（五）有喪失或者可能喪失履行合同能力的其他情形。第五十九條在合同履行期間，合同承辦部門（單位）和經(jīng)辦人員發(fā)現(xiàn)合同相對方有延遲履行、不履行或者不完全履行合同情形的，應(yīng)當及時發(fā)出督促其履行合同、承擔違約責任的函件；合同相對方明確表示不繼續(xù)履行合同或者經(jīng)督促對方仍然不履行的，合同承辦部門（單位）應(yīng)當及時整理分析合同資料，提出處理意見，并按照規(guī)定向合同管理部門和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)報告。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第六十條發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門（單位）應(yīng)在24小時內(nèi)向合同管理部門和合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)報告。合同承辦部門（單位）應(yīng)根據(jù)有關(guān)制度規(guī)定，組織相關(guān)合同審核部門及其他職能部門商討合同糾紛的解決方案，在報合同承辦部門（單位）主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，根據(jù)方案積極與對方當事人協(xié)商解決合同糾紛。合同承辦部門（單位）應(yīng)提供真實完整的證據(jù)材料，不得瞞報、遲報、漏報和誤報。第六十一條經(jīng)與對方當事人協(xié)商解決合同糾紛，達成一致意見的，合同承辦部門（單位）應(yīng)按照合同簽訂程序與對方簽訂補充、變更、解除合同的書面協(xié)議。第六十二條經(jīng)與對方當事人協(xié)商不能解決，擬采取訴訟或者仲裁方式解決合同糾紛的，由風(fēng)險合規(guī)部牽頭與合同承辦部門（單位）等相關(guān)職能部門商討處理辦法，按照公司有關(guān)法律糾紛案件管理的規(guī)定辦理。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第八章合同檔案的管理第六十三條合同檔案包括正式合同文本及合同相關(guān)資料，一般應(yīng)當包含：

（一）合同正式文本及變更、補充（合同）協(xié)議；

（二）可行性分析報告及立項登記審批資料（如有）；

（三）與合同簽署有關(guān)的營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)、特許經(jīng)營等基礎(chǔ)、背景資料；

（四）對方的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、被授權(quán)委托人身份證明；

（五）與合同有關(guān)的電傳、郵件、信函、電報、圖表及快遞單等；

（六）有關(guān)履行、變更、解除合同形成的（合同）協(xié)議、會議紀要、備忘錄或音像資料等；

（七）合同糾紛處置涉及的法律意見書、協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等法律文書；

（八）其他與合同有關(guān)的資料。第六十四條合同在雙方當事人簽署蓋章、其他合同相關(guān)資料生成后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當在1個工作日內(nèi)建檔成冊，按照公司檔案管理制度規(guī)定定期向檔案歸口管理部門進行歸檔。第六十五條合同歸檔材料應(yīng)當保存原件；確實不能保存原件的，保留與原件核對無誤的復(fù)印件，標注“與原件一致”并簽名，同時注明保存部門。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第六十六條合同檔案的保管期限參照公司檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。

下列合同檔案應(yīng)當至少保存20年：

（一）不動產(chǎn)購置和處置合同；

（二）對外股權(quán)投資、收購兼并或股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同；

（三）公司檔案管理制度規(guī)定應(yīng)保存20年的其他合同。第六十七條合同承辦部門（單位）應(yīng)當定期開展合同檔案自查活動。合同承辦部門（單位）負責人對本部門合同資料承擔直接領(lǐng)導(dǎo)貴任，應(yīng)當確保本部門經(jīng)辦的所有合同及相關(guān)資料完整、準確、真實，并及時歸檔。

合同經(jīng)辦人員對本人經(jīng)辦的合同資料承擔直接責任，應(yīng)當確保資料完整、準確、真實，并及時歸檔。合同原始資料發(fā)生遺失的，應(yīng)當采取積極有效的措施予以彌補。第六十八條合同保管不善，丟失、損毀合同文本，造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)當追究相關(guān)部門和人員的責任。第六十九條借用、查閱、銷毀合同檔案的，應(yīng)當按照公司檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。第九章監(jiān)督檢查第七十條合同管理部門負責合同的監(jiān)督檢查工作。

合同管理部門可以自行開展或者牽頭組織相關(guān)部門成立聯(lián)合檢查小組，對公司各部門、所出資企業(yè)和實際控制企業(yè)的合同管理工作進行檢查。公司合同管理合規(guī)操作指引（2024）：第七十一條合同檢查包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）合同管