董事會會議管理制度

董事會會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證董事會會議的規(guī)范化、高效化，依據(jù)《公司法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本董事會會議管理制度。

第二條適用范圍：本管理制度適用于公司董事會會議的組織、召開、表決、紀要整理及落實等全過程。

第三條會議性質(zhì)：董事會是公司最高決策機構(gòu)，負責決定公司的重大事項，監(jiān)督公司的經(jīng)營管理。

第四條會議原則：

1.會議應(yīng)堅持民主集中制原則，充分發(fā)揮董事的獨立意見。

2.會議應(yīng)遵循保密原則，與會人員對會議內(nèi)容負有保密義務(wù)。

3.會議應(yīng)注重實效，提高決策質(zhì)量和效率。

第五條會議頻次：董事會會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每季度至少召開一次，臨時會議根據(jù)需要召開。

第六條會議通知：召開董事會會議，應(yīng)當提前十日書面通知全體董事，并附上會議議題及有關(guān)資料。

第七條參會人員：

1.董事會會議由全體董事出席。

2.公司監(jiān)事、高級管理人員及有關(guān)人員可列席會議，必要時可邀請外部專家參加。

3.與會人員應(yīng)按時參加董事會會議，因故不能出席的，應(yīng)提前向董事長請假。

第八條表決方式：董事會會議表決采用記名投票方式，每位董事有一票表決權(quán)。

第九條制度修訂：本管理制度的修訂，需經(jīng)董事會三分之二以上董事表決通過。

第十條制度生效：本管理制度自董事會表決通過之日起生效，原管理制度同時廢止。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

1.董事會秘書負責組織會議籌備工作，確定會議時間、地點、議程等。

2.董事長或總經(jīng)理可指定相關(guān)人員準備會議議題及背景資料，并于會議召開前十天提交給董事會秘書。

3.董事會秘書應(yīng)及時將會議通知、會議議程及議題相關(guān)資料發(fā)送給全體董事。

第二條會議簽到：

1.與會人員應(yīng)在會議開始前十五分鐘到達會場，并簽到確認。

2.會議簽到表由董事會秘書負責保管，并在會議結(jié)束后歸檔。

第三條會議議程：

1.會議主持人按照議程順序組織討論。

2.會議議題應(yīng)限定在議程范圍內(nèi)，如有緊急事項需要討論，需經(jīng)會議主持人及董事會半數(shù)以上董事同意。

第四條議題討論：

1.與會董事對議題進行充分討論，可提出詢問、意見及建議。

2.會議主持人應(yīng)確保每位董事有充足的時間發(fā)表意見，保障討論的充分性和公平性。

第五條表決與決策：

1.會議主持人根據(jù)討論情況，適時提出表決建議。

2.表決采用記名投票方式，與會董事對每個議題進行投票表決。

3.表決結(jié)果由董事會秘書記錄，并由會議主持人當場宣布。

4.決策事項需經(jīng)董事會半數(shù)以上董事同意方可通過。

第六條會議記錄：

1.董事會秘書負責記錄會議過程及表決結(jié)果。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整地反映會議討論內(nèi)容、表決結(jié)果及董事意見。

3.會議記錄需經(jīng)與會董事簽字確認，并由董事會秘書在會議結(jié)束后五個工作日內(nèi)整理成會議紀要。

第七條會議總結(jié)：

1.會議主持人應(yīng)對會議成果進行總結(jié)，明確后續(xù)工作要求和責任分配。

2.董事會秘書負責將會議紀要分發(fā)給全體董事，并按照規(guī)定進行跟蹤落實。

第八條會議延期與取消：

1.如遇特殊情況，會議主持人可決定延期或取消會議，并通知董事會秘書及全體董事。

2.延期或取消的會議，應(yīng)重新安排時間和議程，并按照規(guī)定程序通知全體董事。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條紀要整理與發(fā)布：

1.董事會秘書應(yīng)在會議結(jié)束后五個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理工作。

2.會議紀要應(yīng)準確記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果及責任分配。

3.董事會秘書將會議紀要發(fā)送給全體董事，并抄送公司監(jiān)事及相關(guān)部門。

第二條紀要審批：

1.會議紀要需經(jīng)董事長審核批準。

2.董事長應(yīng)在收到會議紀要后的三個工作日內(nèi)完成審批工作。

3.審批通過的會議紀要，由董事會秘書負責公布。

第三條任務(wù)分配與跟進：

1.董事會秘書根據(jù)會議紀要內(nèi)容，明確各事項的責任人和完成期限。

2.責任部門或責任人應(yīng)按照會議紀要要求，制定具體實施方案，并按時推進。

3.董事會秘書定期跟蹤事項進展，及時向董事長報告，確保決策落實。

第四條進度匯報：

1.責任部門或責任人應(yīng)定期向董事會秘書匯報事項執(zhí)行進度。

2.董事會秘書匯總進度信息，并在下一次董事會會議上匯報。

3.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時向董事會報告，尋求解決方案。

第五條督促與問責：

1.董事會應(yīng)對事項執(zhí)行情況進行督促，確保決策得到有效落實。

2.對于未按期完成或執(zhí)行不力的部門和個人，董事會可進行問責，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施。

第六條檔案管理：

1.董事會秘書負責將審批通過的會議紀要歸檔保存。

2.會議紀要及相關(guān)文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行保管，確保資料的安全、完整和可追溯。

第七條信息保密：

1.與會人員及相關(guān)部門應(yīng)嚴格遵守會議紀要的保密要求。

2.董事會秘書應(yīng)加強對會議紀要的管理，防止信息泄露。

第八條改進與優(yōu)化：

1.董事會可根據(jù)會議紀要跟蹤落實情況，對決策流程和會議管理制度進行持續(xù)改進和優(yōu)化。

2.定期對會議紀要的落實情況進行評估，以提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂：

1.董事會秘書負責會議室的預(yù)訂工作，確保會議時間、地點合理安排。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)考慮會議規(guī)模、設(shè)備需求等因素，選擇合適的會議室。

3.會議室預(yù)訂需提前至少三個工作日，以便做好會議準備工作。

第二條會議室布置：

1.會議室布置應(yīng)滿足會議需求，包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備等。

2.董事會秘書負責檢查會議室設(shè)備設(shè)施，確保會議期間正常使用。

3.會議前半小時，相關(guān)人員應(yīng)對會議室進行最后檢查，確保環(huán)境整潔、設(shè)備正常運行。

第三條會議室使用規(guī)范：

1.與會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜、整潔。

2.會議期間，不得在會議室吸煙、進食。

3.愛護會議室設(shè)施，如有損壞，應(yīng)及時報修。

第四條會議室設(shè)備管理：

1.會議室設(shè)備由專人負責維護，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，并關(guān)閉電源。

3.定期對會議室設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，確保會議順利進行。

第五條會議室安全與保密：

1.會議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控設(shè)備等。

2.會議室入口處應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴格控制進出人員。

3.會議期間，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員進入會議室。

第六條會議服務(wù)：

1.董事會秘書應(yīng)提前為與會人員準備充足的會議材料、文具等。

2.會議期間，提供適量的茶水、點心等服務(wù)。

3.會議結(jié)束后，及時清理會議室，確保場地整潔。

第七條會議室預(yù)約沖突處理：

1.如發(fā)生會議室預(yù)約沖突，董事會秘書應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，合理調(diào)整會議時間或地點。

2.在確保董事會會議優(yōu)先級的前提下，兼顧其他部門的需求。

第八條持續(xù)改進：

1.定期收集與會人員對會議室管理及服務(wù)的意見和建議。

2.根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議體驗。

第五章附則

第一條適用范圍：本管理制度適用于公司董事會會議，其他級別會議可參照執(zhí)行。

第二條解釋權(quán)：本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。