政務(wù)機(jī)關(guān)會議室管理制度

政務(wù)機(jī)關(guān)會議室管理制度第一章總則

第一條為加強(qiáng)政務(wù)機(jī)關(guān)會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本管理制度。

第二條本制度適用于政務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部各類會議的組織、召開和管理工作。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）務(wù)實(shí)高效。會議應(yīng)突出重點(diǎn)，注重實(shí)效，減少數(shù)量，提高質(zhì)量。

（二）計(jì)劃管理。會議召開應(yīng)提前計(jì)劃，明確議題，確保會議有序進(jìn)行。

（三）責(zé)任明確。會議的組織、召開、紀(jì)要整理及跟蹤落實(shí)等工作，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

（四）保密安全。會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

第四條政務(wù)機(jī)關(guān)各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)會議管理，提高會議效果。

第五條政務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)定期對會議管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第六條本制度的解釋權(quán)歸政務(wù)機(jī)關(guān)辦公廳（室）所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會議流程

第七條會議分類

（一）例行會議：定期召開，討論日常工作及決策事項(xiàng)。

（二）專題會議：針對特定議題或項(xiàng)目召開的會議。

（三）緊急會議：應(yīng)對突發(fā)事件或緊急情況召開的會議。

（四）協(xié)調(diào)會議：協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門問題的會議。

第八條會議籌備

（一）會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、議題、時間、地點(diǎn)、參會人員等。

（二）會議通知應(yīng)包含會議主題、議題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等，并提前發(fā)送給參會人員。

（三）會議組織者應(yīng)根據(jù)會議議題準(zhǔn)備相關(guān)材料，提前發(fā)送給參會人員以便預(yù)習(xí)。

第九條會議召開

（一）會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行，確保會議有序進(jìn)行。

（二）會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，鼓勵開展討論，形成共識。

（三）會議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、參會人員發(fā)言及決策結(jié)果。

第十條會議決策

（一）會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取參會人員意見。

（二）會議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，具備可操作性。

（三）會議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

第十一條會議總結(jié)

（一）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，將會議決策結(jié)果和相關(guān)要求通知相關(guān)部門和人員。

（二）會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、議題、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

（三）會議組織者應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員意見和建議，為下次會議提供改進(jìn)方向。

第十二條會議通知與反饋

（一）會議通知應(yīng)通過適當(dāng)方式發(fā)送給參會人員，確保參會人員準(zhǔn)時參加。

（二）參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時反饋是否能參會，如有特殊情況需提前告知會議組織者。

（三）會議組織者應(yīng)根據(jù)參會人員反饋，適時調(diào)整會議議程和參會人員。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十三條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

（一）會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人員在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

（二）會議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會議決策事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（三）會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，由會議組織者發(fā)布給相關(guān)部門和人員。

第十四條跟蹤落實(shí)機(jī)制

（一）會議決策事項(xiàng)的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并報會議組織者備案。

（二）會議組織者應(yīng)建立跟蹤落實(shí)機(jī)制，對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

第十五條進(jìn)度報告與反饋

（一）責(zé)任人應(yīng)按照完成時限要求，及時向會議組織者報告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度。

（二）會議組織者應(yīng)收集責(zé)任人的進(jìn)度報告，對執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析，并向相關(guān)部門和人員通報。

（三）如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋給會議組織者，尋求協(xié)調(diào)解決。

第十六條落實(shí)情況的評估與處理

（一）會議組織者應(yīng)根據(jù)責(zé)任人的進(jìn)度報告和反饋，對會議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行評估。

（二）對于未能按期完成的決策事項(xiàng)，會議組織者應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人盡快完成。

（三）對于落實(shí)效果不理想的決策事項(xiàng)，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行研究，提出改進(jìn)方案，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。

第十七條會議紀(jì)要的歸檔與查閱

（一）會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

（二）會議紀(jì)要?dú)w檔應(yīng)確保信息安全，嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

（三）相關(guān)部門和人員如需查閱會議紀(jì)要，應(yīng)向會議組織者提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

第十八條會議室預(yù)訂

（一）會議室預(yù)訂需提前向管理部門提出申請，填寫會議室預(yù)訂表，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

（二）管理部門應(yīng)依據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進(jìn)行。

（三）會議室預(yù)訂實(shí)行先到先得原則，對于重要會議或緊急會議，管理部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)先安排。

第十九條會議室配置

（一）會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等。

（二）會議室布局應(yīng)合理，確保參會人員視線、聽力均能達(dá)到良好效果。

（三）會議室應(yīng)保持整潔、安靜，為會議提供良好的環(huán)境。

第二十條會議室使用

（一）會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動室內(nèi)設(shè)施。

（二）會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保會議按時開始。

（三）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)督促參會人員帶走個人物品，關(guān)閉會議室設(shè)施，確保會議室整潔。

第二十一條會議室維護(hù)與保養(yǎng)

（一）管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（二）會議室在使用過程中如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告管理部門進(jìn)行維修。

（三）管理部門應(yīng)建立會議室使用檔案，詳細(xì)記錄會議室使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等。

第二十二條會議室安全管理

（一）會議室應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等。

（二）會議組織者應(yīng)確保會議室在使用期間的安全，遵守相關(guān)安全規(guī)定。

（三）管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保