會(huì)議實(shí)行封閉管理制度

會(huì)議實(shí)行封閉管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的效率與效果，加強(qiáng)會(huì)議的組織與管理，特制定本會(huì)議實(shí)行封閉管理制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，旨在通過封閉式管理，提高會(huì)議質(zhì)量，確保信息安全，規(guī)范會(huì)議行為，促進(jìn)決策的貫徹執(zhí)行。

一、會(huì)議封閉管理的定義

會(huì)議封閉管理是指對(duì)會(huì)議的召開、組織、參與、討論、決策、紀(jì)要、落實(shí)等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性、嚴(yán)肅性和實(shí)效性。

二、會(huì)議封閉管理的原則

1.機(jī)密性原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參與人員需保守秘密，不得泄露給無關(guān)人員。

2.實(shí)效性原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

3.公平性原則：會(huì)議參與人員應(yīng)享有平等的發(fā)言權(quán)和表決權(quán)，充分發(fā)表意見和建議。

4.嚴(yán)肅性原則：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)間安排，保持會(huì)場(chǎng)秩序，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性。

三、會(huì)議封閉管理的適用范圍

本制度適用于公司各級(jí)會(huì)議，包括但不限于：

1.公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)等高層會(huì)議；

2.總經(jīng)理辦公會(huì)、部門負(fù)責(zé)人會(huì)議等中層會(huì)議；

3.專項(xiàng)工作小組會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議等臨時(shí)性會(huì)議。

四、會(huì)議封閉管理的責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、通知、主持等工作；

2.參會(huì)人員：遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，按時(shí)完成會(huì)議任務(wù)；

3.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，跟蹤落實(shí)會(huì)議決策。

五、會(huì)議封閉管理的監(jiān)督與考核

1.公司設(shè)立會(huì)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核；

2.各級(jí)管理部門應(yīng)建立健全會(huì)議管理制度，確保本制度的落實(shí)；

3.對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，并納入個(gè)人績(jī)效考核。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有，自發(fā)布之日起生效。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議的封閉管理。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議討論的主題和目標(biāo)。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，制作會(huì)議PPT、報(bào)告等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，確保會(huì)議出席情況。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

三、會(huì)議討論

1.發(fā)言順序：會(huì)議主持人指定發(fā)言順序，確保每位參會(huì)人員都有機(jī)會(huì)發(fā)言。

2.發(fā)言要求：發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直擊要點(diǎn)，禁止長(zhǎng)篇大論和偏題。

3.討論記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

四、會(huì)議決策

1.表決：對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，采取舉手或投票方式進(jìn)行表決。

2.決策記錄：將會(huì)議決策結(jié)果記錄在案，以便會(huì)后跟蹤落實(shí)。

3.反饋意見：對(duì)于未達(dá)成共識(shí)的事項(xiàng)，征求參會(huì)人員意見，會(huì)后進(jìn)一步溝通解決。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見。

六、散會(huì)

1.會(huì)議主持人宣布散會(huì)，感謝參會(huì)人員的積極參與。

2.會(huì)后清理：指定專人負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)整潔。

本章節(jié)對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。各級(jí)管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照本流程組織會(huì)議，共同維護(hù)會(huì)議的秩序和效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行力度，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各執(zhí)行部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)間和工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的困難和問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)，尋求支持與幫助。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.各執(zhí)行部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議決策的執(zhí)行，并向會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人反饋執(zhí)行情況。

2.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人對(duì)反饋情況進(jìn)行整理，形成評(píng)估報(bào)告，提交給會(huì)議主持人和相關(guān)部門。

3.根據(jù)評(píng)估報(bào)告，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)未達(dá)標(biāo)的事項(xiàng)進(jìn)行原因分析，并提出改進(jìn)措施。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱、借閱需遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，防止信息泄露。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，為公司決策提供參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為充分利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.各部門需提前向行政管理部門預(yù)訂會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.行政管理部門根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.預(yù)訂部門應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政管理部門。

二、會(huì)議室配置

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的基本設(shè)施配置，包括但不限于音響、投影儀、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，設(shè)施完好，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持衛(wèi)生。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急情況，請(qǐng)?jiān)跁?huì)場(chǎng)外接聽電話。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防設(shè)施正常，通道暢通，避免安全隱患。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)存放易燃、易爆物品。

3.行政管理部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間根據(jù)公司工作安排而定，原則上應(yīng)滿足日常會(huì)議需求。

2.特殊情況下，行政管理部門可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，并提前通知相關(guān)部門。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，如耗材、維修等，由行政管理部門統(tǒng)一核算。

2.各部門按照實(shí)際使用情況，承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。

3.行政管理部門定期公布會(huì)議室費(fèi)用使用情況，接受監(jiān)督。

本章節(jié)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在提高會(huì)議室使用效率，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

二、本制度自發(fā)布之日起生效，各部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，確保相關(guān)人員充分了解和掌握。

三、本制度的修改和廢止，由公司會(huì)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組提出，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予