公司備用金管理制度

公司備用金管理制度

一、總則

1.1為加強(qiáng)公司備用金管理，規(guī)范備用金使用行為，提高資金使用效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度，特制定本制度。

1.2本制度適用于公司各部門備用金的管理與使用。

二、備用金定義及用途

2.1備用金：指公司為滿足日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中零星支出需要，提前撥付給各部門的一定金額的現(xiàn)金。

2.2備用金用途：

（1）支付公司日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的零星支出；

（2）應(yīng)急處理突發(fā)事件；

（3）其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的用途。

三、備用金管理原則

3.1合法合規(guī)原則：備用金的管理與使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度；

3.2審慎使用原則：備用金使用應(yīng)遵循必要性、合理性、經(jīng)濟(jì)性原則；

3.3專款專用原則：備用金必須按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用；

3.4透明公開(kāi)原則：備用金的管理與使用應(yīng)接受公司內(nèi)部審計(jì)及相關(guān)部門的監(jiān)督。

四、備用金申請(qǐng)與審批

4.1備用金申請(qǐng)：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，向財(cái)務(wù)部門提出備用金申請(qǐng)；

4.2備用金審批：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算及備用金管理原則，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批；

4.3備用金撥付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門將備用金撥付至申請(qǐng)部門。

五、備用金使用與報(bào)銷

5.1備用金使用：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用備用金，確保資金安全；

5.2報(bào)銷流程：備用金使用完畢后，申請(qǐng)部門需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交相關(guān)報(bào)銷憑證，經(jīng)審批后予以報(bào)銷；

5.3報(bào)銷要求：報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、完整，報(bào)銷金額不得超過(guò)備用金額度。

六、備用金監(jiān)督與檢查

6.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正；

6.2審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)備用金管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度執(zhí)行到位；

6.3各部門應(yīng)自覺(jué)接受監(jiān)督檢查，如實(shí)報(bào)告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r。

七、責(zé)任追究

7.1違反本制度規(guī)定，濫用備用金、挪用備用金等行為，將按公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰；

7.2備用金管理不善，導(dǎo)致資金損失或影響公司正常經(jīng)營(yíng)的，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

八、附則

8.1本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)；

8.2本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

九、備用金額度及調(diào)整

9.1備用金額度：備用金額度根據(jù)各部門實(shí)際工作需求及公司財(cái)務(wù)狀況確定，由財(cái)務(wù)部門提出建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

9.2額度調(diào)整：如部門因工作需要，需調(diào)整備用金額度，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，并說(shuō)明調(diào)整理由，經(jīng)審批通過(guò)后方可調(diào)整。

十、備用金使用范圍

10.1以下支出項(xiàng)目可作為備用金使用范圍：

（1）差旅費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)等日常辦公費(fèi)用；

（2）部門活動(dòng)、團(tuán)建等集體活動(dòng)費(fèi)用；

（3）應(yīng)急采購(gòu)、小額維修等費(fèi)用；

（4）其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的費(fèi)用項(xiàng)目。

10.2以下支出項(xiàng)目不得使用備用金：

（1）員工薪酬、福利及獎(jiǎng)金；

（2）購(gòu)置固定資產(chǎn)、大型設(shè)備；

（3）投資、融資及擔(dān)保等財(cái)務(wù)費(fèi)用；

（4）其他與公司經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)的費(fèi)用。

十一、備用金使用流程

11.1使用申請(qǐng)：各部門在實(shí)際發(fā)生支出前，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提交備用金使用申請(qǐng)，注明支出項(xiàng)目、金額、用途等信息；

11.2審批流程：財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，必要時(shí)可征求相關(guān)部門意見(jiàn)；

11.3支付備用金：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門將備用金支付給申請(qǐng)部門；

11.4報(bào)銷與核銷：申請(qǐng)部門在支出發(fā)生后，按照規(guī)定流程提交報(bào)銷材料，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷。

十二、備用金安全管理

12.1各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)備用金的安全管理，確保備用金存放安全；

12.2備用金使用過(guò)程中，應(yīng)采取有效措施，防止遺失、被盜等風(fēng)險(xiǎn)；

12.3一旦發(fā)現(xiàn)備用金安全問(wèn)題，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門，并采取相應(yīng)措施予以解決。

十三、備用金會(huì)計(jì)處理

13.1備用金撥付時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照實(shí)際金額計(jì)入相應(yīng)會(huì)計(jì)科目；

13.2備用金使用過(guò)程中，各部門發(fā)生的支出應(yīng)按照實(shí)際報(bào)銷金額計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用；

13.3備用金核銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照實(shí)際支出金額調(diào)整相應(yīng)會(huì)計(jì)科目，確保賬務(wù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。

十四、備用金信息披露

14.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門披露備用金使用情況，提高透明度；

14.2備用金信息披露內(nèi)容包括：備用金總額、使用部門、支出項(xiàng)目、報(bào)銷情況等；

14.3各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門，確保備用金信息披露的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

十五、制度修訂與廢止

15.1如國(guó)家法律法規(guī)及公司管理制度發(fā)生變化，或?qū)嶋H工作中出現(xiàn)新情況，需要對(duì)備用金管理制度進(jìn)行修訂或廢止時(shí)，由財(cái)務(wù)部門提出建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；

15.2修訂后的備用金管理制度應(yīng)廣泛宣傳，確保各部門了解并貫徹執(zhí)行。

十六、備用金管理責(zé)任

16.1各部門負(fù)責(zé)人為本部門備用金管理的第一責(zé)任人，應(yīng)對(duì)備用金的使用負(fù)直接責(zé)任；

16.2財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)備用金的整體管理和監(jiān)督，確保備用金使用的合規(guī)性、合理性；

16.3公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)備用金管理制度的有效執(zhí)行負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)定期檢查備用金管理情況。

十七、備用金使用的內(nèi)部控制

17.1各部門應(yīng)建立健全備用金內(nèi)部控制機(jī)制，明確備用金使用的權(quán)限、程序和責(zé)任；

17.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過(guò)內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查等方式，評(píng)估備用金內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；

17.3公司應(yīng)定期對(duì)備用金內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)，不斷完善內(nèi)部控制體系。

十八、備用金使用的培訓(xùn)與指導(dǎo)

18.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織備用金管理培訓(xùn)，提高各部門對(duì)備用金管理制度的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用能力；

18.2對(duì)于新入職員工，所在部門應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行備用金管理制度的培訓(xùn)和指導(dǎo)；

18.3財(cái)務(wù)部門應(yīng)提供備用金管理的咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，幫助各部門解決實(shí)際操作中的問(wèn)題。

十九、備用金使用的風(fēng)險(xiǎn)管理

19.1各部門在使用備用金過(guò)程中，應(yīng)識(shí)別和控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，防止因備用金管理不當(dāng)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)損失；

19.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立備用金風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，定期評(píng)估備用金使用過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行防范；

19.3對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并制定應(yīng)急預(yù)案。

二十、備用金使用的績(jī)效考核

20.1公司將備用金管理納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)備用金使用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)；

20.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期發(fā)布備用金使用報(bào)告，分析備用金使用效率，作為績(jī)效考核的依據(jù)；

20.3對(duì)備用金管理優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)管理不善的部門和個(gè)人，按照公司規(guī)定給予處罰。

二十一、備用金使用的不當(dāng)行為處理

21.1如發(fā)現(xiàn)備用金使用中的違規(guī)行為，應(yīng)立即制止，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理；

21.2對(duì)于濫用備用金、挪用公款等嚴(yán)重違法行為，應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理；

21.3公司鼓勵(lì)員工對(duì)備用金使用中的不當(dāng)行為進(jìn)行舉報(bào)，并對(duì)舉報(bào)人予以保護(hù)。

二十二、備用金管理制度實(shí)施細(xì)則

22.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)本制度制定備用金管理實(shí)施細(xì)則，明確具體操作流程、審批權(quán)限等；

22.2各部門應(yīng)結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定備用金使用管理細(xì)則，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案；

22.3實(shí)施細(xì)則應(yīng)定期進(jìn)行修訂，確保與公司管理實(shí)際和外部環(huán)境變化相適應(yīng)。

二十三、備用金的回收與結(jié)轉(zhuǎn)

23.1各部門應(yīng)在備用金使用完畢后，及時(shí)將剩余備用金返還財(cái)務(wù)部門；

23.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各部門備用金進(jìn)行清理，對(duì)于長(zhǎng)期未使用或不再需要的備用金，應(yīng)及時(shí)回收；

23.3年末或預(yù)算周期結(jié)束時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將備用金進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，確保新預(yù)算周期備用金的有效使用。

二十四、備用金使用的分析與優(yōu)化

24.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)備用金使用情況進(jìn)行分析，包括支出結(jié)構(gòu)、使用效率等；

24.2根據(jù)分析結(jié)果，對(duì)備用金管理制度和流程進(jìn)行優(yōu)化，提高備用金使用效益；

24.3鼓勵(lì)各部門提出備用金管理優(yōu)化建議，共同提升公司備用金管理水平。

二十五、備用金信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)

25.1公司應(yīng)建立備用金管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備用金申請(qǐng)、審批、使用、報(bào)銷等流程的電子化管理；

25.2財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)備用金信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；

25.3各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門，及時(shí)更新和維護(hù)備用金信息系統(tǒng)中的相關(guān)信息。

二十六、備用金管理的內(nèi)外部審計(jì)

26.1公司應(yīng)接受內(nèi)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)備用金管理的審計(jì)，確保備用金管理制度的合規(guī)性；

26.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供審計(jì)所需的資料和數(shù)據(jù)；

26.3根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)備用金管理制度進(jìn)行必要的調(diào)整和完善。

二十七、備用金管理制度宣傳教育

27.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期開(kāi)展備用金管理制度的宣傳教育活動(dòng)，提高全體員工的制度意識(shí)；

27.2通過(guò)內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳冊(cè)等多種形式，普及備用金管理知識(shí)；

27.3各部門應(yīng)將備用金管理制度宣傳教育納入日常工作中，確保員工充分了解和遵守制度。

二十八、備用金管理制度的持續(xù)改進(jìn)

28.1公司應(yīng)持續(xù)關(guān)注備用金管理制度的執(zhí)行情況，及時(shí)收集反饋意見(jiàn)；

28.2定期組織相關(guān)部門對(duì)備用金管理制度進(jìn)行評(píng)估，查找不足，制定改進(jìn)措施；

28.3鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，對(duì)于有價(jià)值的建議給予采納并實(shí)施。

二十九、備用金管理制度的例外處理

29.1在特殊情況下，如遇緊急事件，需超出備用金管理規(guī)定使用備用金的，應(yīng)一事一議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

29.2例外處理的備用金使用，必須符合公司利益，且事后需補(bǔ)充完善相關(guān)手續(xù)；

29.3財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)例外處理的備用金使用進(jìn)行跟蹤管理，確保資金使用的合理性和安全性。

三十、備用金管理制度的實(shí)施保障

30.1公司應(yīng)確保備用金管理制度所需的人力、物力、財(cái)力資源；

30.2各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門，為備用金管理制度的有效實(shí)施提供保障；

30.3對(duì)于備用金管理制度實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)給予必要的支持和協(xié)助。

三十一、備用金管理制度評(píng)估與監(jiān)督

31.1公司應(yīng)定期對(duì)備用金管理制度進(jìn)行全面評(píng)估，以確保其適應(yīng)公司發(fā)展需求；

31.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立備用金管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；

31.3對(duì)于評(píng)估和監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施予以糾正，并不斷完善制度。

三十二、備用金管理制度培訓(xùn)與更新

32.1隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期更新備用金管理制度，并進(jìn)行新一輪的培訓(xùn)；

32.2各部門應(yīng)確保員工及時(shí)了解并掌握最新的備用金管理制度內(nèi)容；

32.3新員工入職時(shí)，所在部門需負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行備用金管理制度的培訓(xùn)。

三十三、備用金管理制度的溝通與協(xié)調(diào)

33.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)與各部門建立有效的溝通機(jī)制，及時(shí)解決備用金管理中的問(wèn)題；

33.2在備用金管理制度的執(zhí)行過(guò)程中，各部門之間應(yīng)保持良好的協(xié)調(diào)與合作；

33.3對(duì)于涉及多部門的備用金使用事項(xiàng)，應(yīng)加強(qiáng)跨部門溝通，確保信息暢通。

三十四、備用金管理制度的總結(jié)與反饋

34.1每年末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)備用金管理制度進(jìn)行全面總結(jié)，分析制度的執(zhí)行效果；

34.2各部門應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供備用金管理制度的反饋意見(jiàn)，共同促進(jìn)制度的優(yōu)化；

34.3