會議運營管理概論教學課件

會議運營管理概論課程性質(zhì)及地位會議運營管理是組織、運作、管理會議的重要手段和方式。會展管理專業(yè)的一門專業(yè)課程，涉及會議市場、會議產(chǎn)品、供應機構(gòu)等基本要素，會議的申辦、籌備管理、現(xiàn)場管理、財務管理、附設展覽、后續(xù)評估等相關方面的理論和實踐內(nèi)容。會展既作為會展管理專業(yè)的一門獨立專業(yè)課程，又是其他相關課程（如會展場館經(jīng)營與管理、會議酒店管理、會展客戶關系管理等）的基礎。屬于專業(yè)課，4學分，閉卷考試；課程要求

通過本課程的學習，應考者應掌握會議的基本概念和特征、會議細分市場類型、會議產(chǎn)品的主要構(gòu)成要素與供應機構(gòu)、社團組織會議的申辦、企業(yè)會議的競標、會議在籌備、現(xiàn)場等不同階段的管理內(nèi)容和重點、會議財務管理、附設展覽運作、會議評估等方面內(nèi)容。

了解會議運營的方式、方法和手段，培養(yǎng)和提高會議管理能力。

會展概論為本課程的先修課程?？己四繕?/p>

1.“識記”是知識能力的最低層次，要求自考者對課程的基本概念、基本知識能夠認識和記憶，并能夠作出扼要、準備、完整和規(guī)范性的表達。2.“領會”是認識能力的進一步深化，要求在“識記”的基礎上，能全面掌握基本概念、基本知識和方法，能夠用自己的語言解釋、闡述，又能夠準確判斷其內(nèi)在的聯(lián)系區(qū)別，從而抓住問題的本質(zhì)。3.“綜合應用”是知識能力的較高層次，要求在“識記”、“領會”的基礎上，用學習過的一些知識點準確分析和判斷解決綜合性問題，當然還包括適當?shù)挠嬎隳芰?。課程特點屬于會展專業(yè)的核心專業(yè)課；既有一定的理論性，又有一定的實用性；共有10章，核心是2部分:會議籌備；會議現(xiàn)場管理；重點:第三章會議產(chǎn)品要素、第四章會議供應機構(gòu)、第五章會議的申辦機構(gòu)、第六章會議籌備管理；第七章會議現(xiàn)場管理難點:第五章會議的申辦機構(gòu)、第六章會議籌備管理；第七章會議現(xiàn)場管理目錄第一章緒論第二章會議市場第三章會議產(chǎn)品要素第四章會議供應機構(gòu)第六章會議籌備管理第七章會議現(xiàn)場管理第八章會議財務管理第九章會議附設展覽的運作第五章會議的申辦活動第十章會議評估與會后工作第一章緒論02第一章緒論會議的基本概念會議的本質(zhì)屬性會議的類型會議的作用【案例導入】

迷茫的李秘書小李大學剛畢業(yè)，就應聘到一家公司做行政秘書。有一次，公司準備召開“管理培訓會議”，會議組織安排工作自然就落在小李身上。小李一時傻了眼，雖然是從名牌大學中文系畢業(yè)，但是她對會議策劃組織方面的知識，對于會議的重要性、多樣性以及復雜性卻不甚了解，無從下手。于是，小李到辦公室，虛心向一位經(jīng)驗豐富的老秘書求教，老秘書聽后耐心地告訴小李：秘書工作主要是“三辦”。即辦文、辦會、辦事，所以，根據(jù)會議不同的要求、目的，搞好會務工作是秘書的一項經(jīng)常而又重要的工作。一般來說，遇到公司要開會，秘書主要要搞清楚開什么會,確定怎么開會和選擇開會時間和地點,還要考慮參會人員名單等等。會議對于公司更好地開展工作起著相當大的作用。會議具有多樣性，不同的會議目的，就會有不同的會議組織工作，即使是擺放桌子，如果是不同的會議，要求也不一樣。像小型日常辦公會議，就可以擺放成橢圓形或“回”字形；如果是一些茶話會、宴會等一般可擺放成“星點形”。一些大型會議還要做好會前的策劃準備工作，會中服務工作和會議的善后工作，環(huán)節(jié)較多，也比較復雜，所以就要求秘書盡量策劃周密、服務到位……小李聽后茅塞頓開，積極地去籌備會議了?！锼伎碱}1.根據(jù)自己的理解,說說什么是會議?2.召開會議的目的有哪些?第一節(jié)會議的基本概念一、會議的定義1.“凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規(guī)則者，則謂之會議?！保▽O中山）2.“凡一群人在特定的時間、地點聚集,來研商或進行某特定的活動均稱之(為會議)”(沈燕云、呂秋霞)3.“會議是一些人有組織、有領導地為了某種目的而進行討論和商議的集會,它有別于三言兩語的交換意見,有別于天南海北的漫談,有別于街頭巷尾的議論,更有別于消極的聚眾鬧事?！?楊冠群)4.“會議是指人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動。”（馬勇，王春雷）第一節(jié)會議的基本概念5.“會議是人們通過不同方式聚集起來，討論、協(xié)議、溝通和商定事情的一種社會活動形式。會議是人類社會生活的重要組成部分，對協(xié)調(diào)社會關系和促進人類發(fā)展有重大作用?！保ㄉ杲鹩瘢?.“在一定的時間和空間范圍內(nèi)，為了達到一定的目的所進行的有組織、有主題的議事活動，均可以被稱之為會議?！保ㄍ鯐洌?.會議是“有組織有領導地商議事情的集會?！保ㄖ袊鐣茖W院語言研究所詞典編輯室）第一節(jié)會議的基本概念

會——聚合、會合議——商議、議事會議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點、圍繞一定的主題、按照一定的規(guī)則所進行的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達成一定結(jié)論的活動。茶話會、朋友間的聚會等不是我們所說的會議，電視會議、電話會議和網(wǎng)絡會議等不在本課的討論范圍。①②會議的定義識記二、會議的特征:

1、有明確的目的。如研究問題、交流信息、獲取知識、貫徹上級指示和統(tǒng)一思想等；2、有明確的主題和各種議題。即有議論的中心，而不是隨意漫談；

2001年APEC會議的主題是“新世紀、新挑戰(zhàn)：參與、合作，促進共同繁榮”3、有一定的結(jié)果。無論是達成一致，還是意見不統(tǒng)一，是推遲決定，還是停止討論，最終都應有一個結(jié)論。4、人數(shù)不少于三人5、有主持人6、遵循一定的規(guī)則。7、是一種短暫性的行為。第一節(jié)會議的基本概念領會第二節(jié)會議的本質(zhì)屬性一.會議的信息性（考點）會議是一種信息的傳遞、交流、創(chuàng)造活動。二.會議的社會性會議是一種社會活動。電視、電話、網(wǎng)絡會議等無法取代一般會議的根本原因。三.會議的積聚性一定的時間內(nèi),大量的人流、物流、信息流在一定的空間范圍內(nèi)積聚，相互交匯、碰撞，并帶來大量的資金流。第三節(jié)會議的類型一、按會議的性質(zhì)劃分

代表大會學術(shù)會議研討會議股東大會培訓會議銷售會議……領會第三節(jié)會議的分類【考點】Congress—普通大會、政治性的代表 大會或社團召開的大會Convention—大型會議,年會Conference—專業(yè)性會議Forum—論壇Seminar—研修會(廣泛的參與性)（Academic）Symposium—（學術(shù)）專Panal—專題研討會題研討會Colloquium—非正式研討會Lecture—講座Workshop—小組討論會Session—一場(屆)會議Meeting—會議二、按會議參加者的國別劃分（一）國際會議國際會議

,國際會議是來自不同國家的人們所參加的會議，來自非會議目的地國家或地區(qū)的與會者要占到一定比例才能夠稱為國際會議國內(nèi)會議1.ICCA統(tǒng)計國際會議的標準⑴固定性會議⑵至少3個國家輪流舉行⑶與會人數(shù)至少50人第三節(jié)會議的分類2.UIA&新加坡會議社團組織統(tǒng)計國際會議的標準⑴與會人數(shù)至少300人⑵國外人士占與會人數(shù)40%以上⑶與會者來自至少5個國家⑷會期至少3天第三節(jié)會議的分類3.中國國際會議推展社團組織確定國際會議的標準⑴參加會議的國家（含主辦國）至少在兩國以上⑵與會人數(shù)需達50人以上⑶外國與會人數(shù)占總與會人數(shù)20%以上⑷以年會、展覽或獎勵旅游等形式均可4.日本國際觀光振興會統(tǒng)計國際會議的標準有來自包括主辦國在內(nèi)的兩個國家以上的20名以上人員參加的會議稱作國際會議第三節(jié)會議的分類5.中國的國際會議標準按我國有關文件的規(guī)定，國際會議是指來自3個或3個以上的國家和地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的代表參加、以交流為主要目的的研討會、報告會、交流會、論壇以及國際組織的行政會議，而對參加會議的國外代表人數(shù)和時間的長短沒有具體的要求，這就可以認為是我國衡量國際會議的標準。凡來自國外的與會者人數(shù)占出（二）國內(nèi)會議（考點）席會議總?cè)藬?shù)的比例達不到國際會議標準的會議均稱作國內(nèi)會議。第三節(jié)會議的分類第三節(jié)會議的分類三.按會議的主辦者來劃分社團會議企業(yè)會議政府會議工會會議教育會議……領會第四節(jié)會議的作用經(jīng)典語錄“如果在一個城市召開一次國際會議，就好比有一架飛機在這個城市上空撒錢?！?/p>

——門圖特：德國慕尼黑展覽公司總裁一、會議可以傳遞、交流并創(chuàng)造信息

人們可以在會議上進行信息交流，而且在會議討論、爭論和辯論的過程中通過觀點、意見的碰撞“擦出智慧的火花‘’，從而產(chǎn)生新的思想、掛念，這些新的思想、觀念就成為新的信息，并通過會議傳播開來。會議所帶來和創(chuàng)造的信息（知識、觀念、思想等）首先使會議目的地收益。

第四節(jié)會議的作用【實例】99《財富》全球論壇首次在上海舉行，給中國帶來了無窮的腦力激蕩。出席本屆論壇的通用電氣、時代華納、美國國籍集團等350多家跨國公司幾乎囊括了全球主要的國家和地區(qū)。

第四節(jié)會議的作用二：給所在城市或國家的會議業(yè)帶來直接收益

會議中心或會議賓館和直接為會議服務的PCO首先獲得直接收益。

【實例】1999年9月，《財富》全球論壇年會在上海舉行，參加本次論壇的有600多人，每張入場券5000美元（不包括住宿費用），這樣僅論壇的入場費收入這一項就超過了300萬美元。

三：會議為所在城市或國家的旅游業(yè)、商業(yè)等服務業(yè)帶來間接收益會議給旅游業(yè)、商業(yè)等服務業(yè)及相關生產(chǎn)行業(yè)所帶來的間接收益比給會議業(yè)所帶來的直接收益大得多，后者與前者之比為4—10∶1，此比例依會議目的地服務業(yè)及及相關生產(chǎn)行業(yè)的發(fā)達程度而有所不同例子1.巴黎每年接待的國際會議有400多個，給這個城市帶來將近40多億法郎收入。2.上?！敦敻弧啡蛘搲陼陂g的廣告、宣傳收入達到1億元以上，上海賓館業(yè)的收入超過3000萬元，機場、航空公司、出租車公司、商場、餐飲、旅行社等行業(yè)也都獲得不菲的收入。第四節(jié)會議的作用四：會議可以提升會議目的地的知名度。會議在進行宣傳、促銷時順帶把會議目的地推向了全國（世界）各地來自外地（國）的與會者把對會議所在城市（國家）的感性認識傳播開去媒體記者在對會議進行采訪報道時也把會議所在目的地推向了世界各地【實例】

因會議而成名或提高知名度的城鎮(zhèn)達沃斯—“達沃斯世界經(jīng)濟論壇”博鰲—“博鰲亞洲論壇”重慶—“亞洲議會和平協(xié)會（AAPP）第三屆年會”（2002年4月舉行）新加坡—每年二三百場國際會議……第四節(jié)會議的作用

五：促進目的地的建設和經(jīng)濟發(fā)展高規(guī)格的會議一般要提前數(shù)年確定舉辦地，各申辦地為了競辦會議，都要對本地提出建設美化計劃。取得舉辦權(quán)的申辦地為迎接會議的召開，要進行高標準的市政工程建設，對當?shù)亍罢荨焙汀懊廊荨?，提升當?shù)氐沫h(huán)境和管理水平。此舉還可以拉動當?shù)鼗蛩趪慕ㄖ?、鋼鐵、水泥、裝修、裝飾等行業(yè)的發(fā)展，并為當?shù)靥峁┮欢ǖ木蜆I(yè)機會。

第四節(jié)會議的作用博鰲亞洲論壇國際會議中心重慶——取得AAPP舉辦權(quán)以后，對山城形象進行了大規(guī)模的“整容”和“美容”，投資數(shù)千萬元用于整修道路、增設公共設施、拆除影響市容的違法建筑、建設綠地，使重慶的城市建設一下子前進了好幾年，山城變得更加美麗動人了。周莊——為迎接2001年6月APEC貿(mào)易部長非正式會議的召開00年啟動古鎮(zhèn)污水處理工程，01年3月投資2000萬元的首期工程主管網(wǎng)完成對河道進行了治理實施了管線地埋工程增加綠地6000多平方米對有關建筑按照粉墻黛瓦的風貌進行改造，進一步突出了江南水鄉(xiāng)的風格……

六：會議是社會民主的重要手段會議本身就有著民主的內(nèi)涵。每個與會者都代表著一定數(shù)量的社會公眾,會議本身賦予與會者發(fā)表自己觀點、見解的權(quán)力所以，會議成為社會民主的有力表現(xiàn)形式，是實現(xiàn)社會民主的重要手段。

他認為搞“民權(quán)”的第一步就是要知道如何開會，會中如何表決，決議后如何執(zhí)行。這一點若辦不到，則假民主便遠不如真獨裁之能福國利民。第四節(jié)會議的作用七：會議幫助人們消除隔閡、促進和平

會議可以溝通信息。有隔閡的各方代表坐在一起開會，進行交流、溝通，彼此就可增多理解，減少誤會，甚至消除隔閡，避免進一步的紛爭。會議是一種社交活動。有敵意的各方代表能一起開會本身就是彼此友好意愿的表示。【實例】

歷史上的和平會議中國戰(zhàn)國時期的公元前546年，楚、晉、齊、魯?shù)纫还?3個國家聚集在宋國國都商丘，召開了“弭兵會議”，這次會議劃定了各國的勢力范圍，確立了晉楚兩國平分霸權(quán)的地位，確保了之后各國間50多年的和平。第四節(jié)會議的作用1814年的維也納會議是一次著名的和平會議。拿破侖戰(zhàn)爭結(jié)束后，相互敵對多年的6個歐洲國家的君主在維也納舉行了一次會議，重新調(diào)整了歐洲各國的疆界，達成了新的“力量平衡”，使歐洲強國的均勢得以持續(xù)30多年。八：會議促進目的地社會文明程度的提高為迎接會議特別是國際會議的召開，東道主城市或國家要對有關接待人員進行禮貌禮節(jié)等文明知識或技藝的培訓，甚至對當?shù)鼐用襁M行一次文明禮貌知識的宣傳教育。 與會者一般都有較高的文明禮貌修養(yǎng)，在接待與會者和與與會者交往的過程中，有關人員也會受到影響而自然而然地提高自己的文明禮貌修養(yǎng)水平。第四節(jié)會議的作用【實例】

國際會議促進重慶市民文明程度提高“AAPP第三屆年會”在重慶舉行，對地處西南內(nèi)地、相對閉塞的重慶市民來說，最大收獲或許是在思想觀念上，這次高規(guī)格的關注和平與發(fā)展的國際會議給重慶帶來了開放、文明的思想觀念，開闊了市民的眼界，促進了市民文明程度的提高，增強了市民的主人翁精神和責任感?！罢\信重慶、知識重慶、禮儀重慶、魅力重慶”的城市精神深入市民人心。根據(jù)中國發(fā)展戰(zhàn)略研究會咨詢中心等部門在AAPP召開前對重慶市民的抽樣調(diào)查，所有市民都愿意為AAPP做貢獻。重慶市社會科學院院長俞榮根深有感觸地說：“我看見不少街道、居民區(qū)都掀起了英語熱。普通市民這種開放、進取的心態(tài)令人感動?！钡谒墓?jié)會議的作用一：會議傳遞、交流并創(chuàng)造信息二：會議給所在城市或國家的會議業(yè)帶來直接收益三：會議為所在城市或國家的旅游業(yè)、商業(yè)等服務業(yè)帶來間接收益四：會議可以提升會議目的地的知名度。五：會議促進目的地的建設和經(jīng)濟發(fā)展六：會議是社會民主的重要手段七：會議幫助人們消除隔閡、促進和平八：會議促進目的地社會文明程度的提高第四節(jié)會議的作用綜合應用第二章會議市場會議市場社團會議市場企業(yè)會議市場企業(yè)會議市場與社團會議市場的比較其他會議市場會議市場的統(tǒng)計分析舉辦會議的目的第二章會議市場【本章概要】會議市場的類型、特點、規(guī)律，爭取各種會議的途徑；社團、企業(yè)會議市場和開會的目的?！颈菊聦W習目標】⑴掌握社團會議和企業(yè)會議的特點；⑵掌握會議主辦者主辦會議的目的和人們參加會議的目的；⑶熟悉如何開拓社團會議市場和企業(yè)會議市場；⑷熟悉影響社團會議和企業(yè)會議策劃者選擇會議賓館的重要因素；⑸了解會議市場的基本規(guī)律；(6)了解其他會議市場的基本情況。1．識記：會議市場的定義和基本類型。2．領會：會議細分市場的特點與規(guī)律；社團組織會議市場與企業(yè)會議市場的差異。3．綜合應用：試用案例闡述爭取各種會議細分市場的途徑。第一節(jié)會議市場會議市場的定義：對會議服務企業(yè)而言指那些會議的機構(gòu)所組成的客戶群體；對會議組織者而言，是指參加會議的人們所組成的的消費群體。識記第一節(jié)會議市場

按照會議主辦者對會議市場進行細分：2.會議市場的基本類型：識記社團會議市場企業(yè)會議市場政府會議市場工會會議市場教育會議市場宗教會議市場第二節(jié)社團會議市場協(xié)會學會商會同業(yè)公會聯(lián)合會……社團組織

……內(nèi)科分會小兒神經(jīng)中華醫(yī)學會外科分會學科小組

……兒科分會小兒腎?。?87）……學科小組

……≥10000個國內(nèi)會議/年中國科協(xié)社團：是指具有某種共同特征的人群所組成的，為實現(xiàn)成員的共同目標、按照期章程開展活動的非營利性社會團體組織。（考點）一、社團會議類型

1.AnnualConventions年會2.地區(qū)年會3.理事會和委員會4.Conference&workshop專業(yè)性會議和專題討論會5.Seminar（Academic）Symposium專題（學術(shù)研討會)、研修會6.Lecture,trainingcourses培訓課程……1、會議舉辦頻率有規(guī)律2、多數(shù)會議籌備時間長3、會員自愿參加4、與會者多帶陪同人員5、會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要6、會議主辦者事先并不清楚與會者的具體情況7、會議地點經(jīng)常變換8、會議人數(shù)確定的比較晚9、會議組織者通常不直接與會議供應商直接接觸二、社團會議的特點【考點】第二節(jié)社團會議市場領會第二節(jié)社團會議市場三、社團會議的平均會期重要因素主要年會其它會會議室數(shù)量、大小、質(zhì)量88%63%餐飲與房間價格可協(xié)商82%68%食品服務質(zhì)量79%70%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量78%47%結(jié)賬程序的效率57%49%入店與離店程序的效率57%42%會議服務與設備57%40%有專人負責處理會務52%38%四.影響社團選擇會議場所的因素第二節(jié)社團會議市場第二節(jié)社團會議市場社團會議的決策者有1.社團組織主席、副主席2.秘書長3.委員會主席、副主席4.理事會成員5.秘書……..五、社團會議的決策人第二節(jié)社團會議市場六、如何找到社團及其會議國際性社團會議UIA的出版物或網(wǎng)站《國際組織年鑒》動態(tài)提供目前活躍在300多個國家和地區(qū)49000多個社團詳細時新的資料《國際會議日歷》是全球民間社團會議指南，每年有15000個國際會議列入其中，所有會議信息都由召開會議的組織本身提供并確認，相當可靠搜索引擎中國全國性社團、跨省社團及其涉外團體可以從民政部的社團登記處查找，或通過其下屬民間組織管理局的網(wǎng)站中“相關連接”欄目連接到“全國民間組織”（）地區(qū)性的社團地方民間組織管理局的網(wǎng)站上海市社會團體管理局

各類網(wǎng)站第三節(jié)企業(yè)會議市場企業(yè)會議市場跨國公司,國家級企業(yè),省級企業(yè),市級企業(yè),國營企業(yè),合資企業(yè),民營企業(yè)……每個企業(yè)每年都要開很多各種各樣的會議,其目的是為了企業(yè)的生存和發(fā)展。一、企業(yè)會議類型1.新產(chǎn)品推介會2.銷售會議3.管理會議4.培訓會議5.專業(yè)/技術(shù)會議6.股東會議7.(出資召開)專題研討會8.獎勵(旅游)會議領會二、企業(yè)會議的特點【考點】

1.會議舉辦頻率多無規(guī)律2.多數(shù)會議籌備時間短3.有關員工必須參加會議4.會議人數(shù)確定早5.不需要通過促銷吸引人們參加6.沒有各種委員會7.會議組織者事先就了解與會者的具體情況8.會議資金由企業(yè)全額支付，只有一個賬戶第三節(jié)企業(yè)會議市場領會

四、影響企業(yè)選擇會議場所的重要因素第三節(jié)企業(yè)會議市場三、企業(yè)會議的會期多數(shù)會議（如管理、股東會議）1天就開好了，一般選擇在當?shù)卣匍_，不住宿，吃一頓午餐和一頓晚餐，甚至只吃一頓午餐有些會議的會期是2-3天少數(shù)會議（如獎勵會議）可能會持續(xù)5-7天第三節(jié)企業(yè)會議市場影響企業(yè)選擇獎勵旅游會議場所的因素五、企業(yè)會議的決策人1.辦公室主任（總秘，行政秘書）2.總經(jīng)理（總裁，副總經(jīng)理，副總裁）3.市場營銷部經(jīng)理4.人力資源部經(jīng)理（人力資源總監(jiān)，培訓主任）5.董秘第三節(jié)企業(yè)會議市場六、如何找到企業(yè)會議查黃頁號薄，然后打電話或上門推銷也許會找到一些企業(yè)會議，但效率低。最好是讓計劃開會的企業(yè)來找你。宣傳，廣告樹立自己的品牌（北京九華山莊）

第三節(jié)企業(yè)會議市場第四節(jié)社團會議市場與企業(yè)會議市場的比較領會一、從會議數(shù)量和會議總?cè)藬?shù)來比較二、從會議花費來比較一、教育/研究機構(gòu)會議市場是指舉辦教育性會議的各類教育機構(gòu)（大學、學院、高職高專、中學等），研究機構(gòu)會議市場是指舉辦研究性會議的各類研究機構(gòu)。（研究院、研究所、研究中心）二、政府會議市場

是一個不小的市場，不僅會議數(shù)量多，而且花費大，往往不太計較價格，但對會議要求非常高，很研究會議的規(guī)格、秩序，經(jīng)常有高級政府官員出席，通常不允許會議出現(xiàn)任何差錯。三、宗教會議市場與會者大多自費參加，宗教團體對價格很在意，策劃者一般會選在淡季或者平