涉密會議 活動管理制度

涉密會議活動管理制度第一章總則

為確保涉密會議和活動的安全性、高效性以及合規(guī)性，制定本管理制度。以下總則適用于所有層級、類型和規(guī)模的涉密會議與活動。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范涉密會議與活動的組織、召開及管理流程，保障信息安全和會議質(zhì)量，提高決策效率。

2.涉密會議與活動應(yīng)遵循以下原則：

-國家秘密保護(hù)原則：確保會議內(nèi)容、資料及與會人員信息安全；

-高效務(wù)實(shí)原則：注重會議實(shí)效，減少形式主義，提高決策效率；

-公開透明原則：在不涉及國家秘密的前提下，適度公開會議信息，接受監(jiān)督；

-分類管理原則：根據(jù)會議性質(zhì)、內(nèi)容和涉密程度，實(shí)行分類管理。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司內(nèi)部各類涉密會議和活動，包括但不限于：

-公司董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會等高層決策會議；

-各部門業(yè)務(wù)會議中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的內(nèi)容；

-公司舉辦的各類涉密活動，如項(xiàng)目評審、技術(shù)研討等。

2.本管理制度不適用于公司內(nèi)部非涉密會議和活動。

三、責(zé)任與義務(wù)

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實(shí)施，確保會議符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定，對會議的安全、質(zhì)量和效果承擔(dān)責(zé)任；

2.與會人員：遵守會議紀(jì)律，保守國家秘密和商業(yè)秘密，積極參與會議討論，按時(shí)完成會議任務(wù)；

3.會議管理者：負(fù)責(zé)對會議的全程監(jiān)督與管理，確保會議流程的順利進(jìn)行，協(xié)助解決會議中出現(xiàn)的問題；

4.會務(wù)工作人員：負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作，提供會務(wù)服務(wù)，保障會議的順利進(jìn)行。

四、保密與安全

1.會議組織者應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對會議內(nèi)容進(jìn)行保密審查，確保會議信息安全；

2.與會人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守會議內(nèi)容和與會過程中獲悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私；

3.會議組織者應(yīng)采取必要的安全措施，包括但不限于會場安全檢查、會議資料加密、通信保障等，確保會議的順利進(jìn)行。

五、監(jiān)督與考核

1.公司保密辦、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對涉密會議和活動的監(jiān)督與檢查，確保會議的合規(guī)性；

2.對違反會議管理制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定給予相應(yīng)的處罰；

3.定期對會議管理制度進(jìn)行評估和修訂，不斷提高會議管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

本章為涉密會議活動管理制度的第一章總則，以下章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議的針對性和實(shí)效性。

2.制定會議方案：包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員、預(yù)期成果等，報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少一周向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求與會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，收集、整理會議所需資料，并進(jìn)行保密審查。

二、會議召開

1.會前簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前到達(dá)會場，進(jìn)行簽到，領(lǐng)取會議資料。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)按照會議議程，組織會議討論，確保會議有序進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：與會人員應(yīng)圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言，提出意見和建議，發(fā)言應(yīng)簡明扼要，具有針對性和建設(shè)性。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、與會人員的發(fā)言和討論成果。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)與會人員的討論，總結(jié)各方意見，形成會議決策。

2.對于重大事項(xiàng)，應(yīng)實(shí)行票決制度，確保決策的民主性和合規(guī)性。

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保決策的落實(shí)。

四、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織編寫會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送至與會人員，以便跟蹤落實(shí)。

五、會議評估

1.會議組織者應(yīng)在每次會議結(jié)束后，對會議效果進(jìn)行評估，收集與會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

2.定期對會議組織、會議效果等方面進(jìn)行總結(jié)，形成會議管理報(bào)告，為公司決策提供參考。

本章為涉密會議活動管理制度的第二章會議流程，詳細(xì)闡述了會議籌備、會議召開、會議決策、會議總結(jié)和會議評估等環(huán)節(jié)，旨在確保會議的有序、高效進(jìn)行。以下章節(jié)將論述會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容、討論情況和決策結(jié)果，確保紀(jì)要的客觀性和權(quán)威性。

2.會議紀(jì)要編寫完成后，應(yīng)由會議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容無誤。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或書面形式發(fā)送至與會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.與會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要明確的任務(wù)分工，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會議決策的落實(shí)。

2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會議組織者，協(xié)調(diào)解決。

三、會議決策的驗(yàn)收與評估

1.會議決策任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會議組織者提交驗(yàn)收報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、實(shí)際成果和存在的問題等。

2.會議組織者應(yīng)對驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行評估，對完成情況進(jìn)行評價(jià)，并根據(jù)實(shí)際情況提出改進(jìn)措施。

3.對于未按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，應(yīng)分析原因，對責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，并督促整改。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要檔案進(jìn)行歸檔，按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)確保信息安全，防止泄露國家秘密和商業(yè)秘密。

3.公司內(nèi)部人員如需查閱會議紀(jì)要，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)。

本章為涉密會議活動管理制度的第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，從會議紀(jì)要的編制、執(zhí)行、驗(yàn)收和歸檔等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，以確保會議決策的落實(shí)和會議效果的實(shí)現(xiàn)。后續(xù)章節(jié)將論述會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門需使用會議室時(shí)，應(yīng)提前向會務(wù)管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

-會務(wù)管理部門應(yīng)合理安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

-遇有緊急會議，會務(wù)管理部門應(yīng)優(yōu)先保障。

2.會議室使用：會議召開期間，與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守會議室紀(jì)律，確保會議順利進(jìn)行。

二、會議室設(shè)施與設(shè)備管理

1.會務(wù)管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會議需求。

2.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒等，并定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。

3.對于涉及國家秘密的會議，應(yīng)使用符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)的通信和會議設(shè)備，防止信息泄露。

三、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、配備保安人員等，確保會議安全。

2.會議期間，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會議室，與會人員應(yīng)妥善保管個人物品，防止遺失。

3.對于涉密會議，應(yīng)按照國家保密規(guī)定，對會議室進(jìn)行保密檢查，防止會議內(nèi)容泄露。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持會議室整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂丟雜物。

3.會務(wù)管理部門應(yīng)定期檢查會議室環(huán)境衛(wèi)生，對存在的問題及時(shí)整改。

本章為涉密會議活動管理制度的第四章會議室管理規(guī)定，從會議室預(yù)訂、設(shè)施設(shè)備管理、安全保密和環(huán)境衛(wèi)生等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，旨在為會議提供良好的環(huán)境保障。后續(xù)章節(jié)將論述附則等內(nèi)容。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不一致的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會（或相應(yīng)決策機(jī)構(gòu)）。

三、各部