學(xué)校學(xué)生會(huì)議室管理制度

學(xué)校學(xué)生會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證學(xué)校學(xué)生會(huì)議室（以下簡稱“會(huì)議室”）的高效運(yùn)行，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議質(zhì)量與效率，制定本管理制度。本制度依據(jù)《中華人民共和國教育法》、《學(xué)校管理規(guī)定》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定如下規(guī)定。

第二條適用范圍：本管理制度適用于學(xué)校內(nèi)所有學(xué)生組織、社團(tuán)及學(xué)生個(gè)人發(fā)起的會(huì)議活動(dòng)。

第三條定義：會(huì)議室是指供學(xué)生組織、社團(tuán)進(jìn)行會(huì)議、討論、交流等活動(dòng)的專用場所。會(huì)議是指在會(huì)議室進(jìn)行的各類組織性討論活動(dòng)。

第四條原則：

1.公平使用原則：會(huì)議室資源面向全校學(xué)生開放，按照申請(qǐng)順序和時(shí)間優(yōu)先原則進(jìn)行分配。

2.效率原則：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定流程進(jìn)行，確保會(huì)議效率。

3.環(huán)保原則：會(huì)議組織者與參與者應(yīng)節(jié)約使用會(huì)議室資源，減少不必要的消耗。

4.保密原則：涉及敏感信息和隱私的會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好相應(yīng)的保密工作。

第五條責(zé)任分配：

1.會(huì)議室管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理與維護(hù)，保障會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的完好。

2.會(huì)議申請(qǐng)者：負(fù)責(zé)會(huì)議的申請(qǐng)、組織與實(shí)施，確保會(huì)議內(nèi)容符合學(xué)校規(guī)定。

3.參會(huì)人員：遵守會(huì)議管理制度，積極參與會(huì)議，維護(hù)會(huì)議秩序。

第六條管理與監(jiān)督：學(xué)校設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議管理制度執(zhí)行的監(jiān)督與檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行指導(dǎo)和糾正。

本總則作為學(xué)校學(xué)生會(huì)議室管理制度的基礎(chǔ)和指導(dǎo)原則，以下各章節(jié)應(yīng)遵循本總則精神進(jìn)行具體規(guī)定。

第二章會(huì)議流程

會(huì)議籌備：

1.會(huì)議主題確定：會(huì)議申請(qǐng)者應(yīng)根據(jù)組織需求明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.會(huì)議時(shí)間預(yù)定：會(huì)議申請(qǐng)者需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議時(shí)間申請(qǐng)，包括會(huì)議日期、開始和結(jié)束時(shí)間。

3.參會(huì)人員邀請(qǐng)：根據(jù)會(huì)議主題，會(huì)議申請(qǐng)者應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)參會(huì)人員，并提前通知會(huì)議主題、議程、時(shí)間等信息。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議申請(qǐng)者需準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，并在會(huì)議開始前將資料發(fā)放給參會(huì)人員。

會(huì)議實(shí)施：

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場。

2.會(huì)議開幕：會(huì)議主持人簡述會(huì)議主題、目的、議程等內(nèi)容，明確會(huì)議要求。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照預(yù)定議程，逐一進(jìn)行會(huì)議議題討論，保證會(huì)議有序進(jìn)行。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、結(jié)論以及待辦事項(xiàng)。

會(huì)議總結(jié)與反饋：

1.會(huì)議結(jié)論總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分配。

2.參會(huì)人員反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員就會(huì)議內(nèi)容、組織、效果等方面提出建議和意見。

3.會(huì)議記錄整理與發(fā)布：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)放給參會(huì)人員。

會(huì)議后續(xù)工作：

1.待辦事項(xiàng)跟進(jìn)：會(huì)議組織者需對(duì)會(huì)議中確定的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)，確保工作落實(shí)。

2.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議組織者可定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，以便優(yōu)化會(huì)議流程和提高會(huì)議質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議從籌備到后續(xù)工作的全流程，旨在確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，為學(xué)校學(xué)生會(huì)議室管理提供規(guī)范化的操作指導(dǎo)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要的編寫與審批：

1.紀(jì)要內(nèi)容完整性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、待辦任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。

2.紀(jì)要格式規(guī)范：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一格式，清晰、條理分明，便于閱讀和理解。

3.審批流程：會(huì)議紀(jì)要完成后，需提交給會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)：

1.及時(shí)發(fā)布：審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成發(fā)布，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性。

2.傳達(dá)方式：通過電子郵件、學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、微信群等多種方式，將會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)給所有參會(huì)人員和相關(guān)利益方。

待辦任務(wù)的跟蹤：

1.任務(wù)分解：將會(huì)議中確定的待辦任務(wù)分解為具體的行動(dòng)項(xiàng)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.跟蹤機(jī)制：建立任務(wù)跟蹤機(jī)制，通過定期檢查、進(jìn)度報(bào)告等方式，監(jiān)控待辦任務(wù)的執(zhí)行情況。

3.支持與協(xié)調(diào)：會(huì)議組織者應(yīng)提供必要的支持和協(xié)調(diào)，幫助責(zé)任人解決在任務(wù)執(zhí)行過程中遇到的問題。

執(zhí)行結(jié)果的反饋與評(píng)估：

1.結(jié)果反饋：責(zé)任人需在完成任務(wù)后，向會(huì)議組織者提供執(zhí)行結(jié)果的反饋。

2.效果評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行結(jié)果，評(píng)估會(huì)議決策的實(shí)際效果，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)依據(jù)。

會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱：

1.存檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和追溯。

2.查閱權(quán)限：合理設(shè)定會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全同時(shí)，方便相關(guān)人員查閱。

本章著重強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果能夠轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)，并通過有效的跟蹤與評(píng)估機(jī)制，不斷提高會(huì)議效率和質(zhì)量。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室預(yù)訂：

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的組織或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交書面申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.時(shí)間沖突處理：若預(yù)訂時(shí)間發(fā)生沖突，按照申請(qǐng)?zhí)峤坏臅r(shí)間順序優(yōu)先安排，或由會(huì)議室管理部門協(xié)調(diào)解決。

會(huì)議室使用規(guī)范：

1.使用要求：會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，需保持室內(nèi)整潔，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀。

2.設(shè)備使用：使用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)遵循操作規(guī)程，如需額外設(shè)備，應(yīng)提前申請(qǐng)，并在會(huì)后歸還。

會(huì)議室維護(hù)與安全：

1.日常維護(hù)：會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)備設(shè)施，確保其正常運(yùn)作。

2.安全管理：會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器等，并定期進(jìn)行安全演練。

會(huì)議室開放時(shí)間：

1.開放時(shí)間規(guī)定：會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)安排和實(shí)際情況設(shè)定，并在顯著位置公示。

2.特殊時(shí)間安排：對(duì)于特殊時(shí)段的會(huì)議需求，需提前與會(huì)議室管理部門協(xié)商，并根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整。

違規(guī)處理：

1.違規(guī)行為界定：明確違規(guī)使用會(huì)議室的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)使用、損壞設(shè)備等。

2.處罰措施：對(duì)違反規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取警告、限制使用直至追究責(zé)任等措施。

本章規(guī)定旨在保障會(huì)議室的高效、規(guī)范使用，為學(xué)校各類會(huì)議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障，同時(shí)確保會(huì)議室資源得到合理分配和有效管理。

第五章附則

修訂與解釋：

1.本管理制度可根據(jù)學(xué)校發(fā)展和實(shí)際情況的需要進(jìn)行修訂，修訂過程需廣泛征求意見，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)管理部門批準(zhǔn)后公布實(shí)施。

2.本管理制度的最終解釋權(quán)歸學(xué)校所有。

實(shí)施日期與過渡期：

1.本管理制度自公布之日起施行。

2.對(duì)于本管理制度實(shí)施前的會(huì)議活動(dòng)，按照原規(guī)定執(zhí)行