信息技術(shù)（基礎(chǔ)模塊）第四節(jié)

第一部分：文檔處理基礎(chǔ)一、文檔基本編輯——Word行動派的行動指南二、圖片的插入與編輯——Word行動派的“內(nèi)功”1三、表格的插入與編輯——Word行動派的“內(nèi)功”2四、Word文檔操作進階——行動力提升的法寶五、多人協(xié)同和編輯文檔——行動力提升的秘密武器Word文檔操作進階——行動力提升的法寶1、文檔內(nèi)容分頁與分節(jié)（1）分頁當文檔內(nèi)容滿一頁時，Word將自動插入一個分頁符并且生成新頁。如果需要將同一頁的文檔內(nèi)容分別放置在不同頁中，可以通過插入分頁符的方法來實現(xiàn)，操作方法如下：①將光標移動到需要分頁的位置。②單擊“布局”選項卡“頁面設(shè)置”組中的“分隔符”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“分頁符”，如圖4-1所示，即可插入一個分頁符，實現(xiàn)分頁操作。此時如果切換到“頁面視圖”方式，則會出現(xiàn)一個新頁面，如果切換到“草稿”視圖方式，則會出現(xiàn)一條貫穿頁面的虛線。圖4-1“分隔符”下拉列表1、文檔內(nèi)容分頁與分節(jié)（2）分節(jié)“節(jié)”是文檔格式設(shè)置的基本單位，Word文檔系統(tǒng)默認整個文檔為一節(jié)，在同一節(jié)內(nèi)，文檔各頁的頁面格式完全相同。Word中一個文檔可以分為多個節(jié)，從而可以根據(jù)需要為每節(jié)都設(shè)置各自的格式，且不會影響其他節(jié)的格式設(shè)置。Word文檔中可以使用“分節(jié)符”將文檔進行分節(jié)，然后以節(jié)為單位設(shè)置不同的頁眉或頁腳。在圖4-1所示的“分隔符”下拉列表中選擇一種合適的分節(jié)符類型進行分節(jié)操作：

“下一頁”：在插入分節(jié)符位置進行分頁，下一節(jié)從下一頁開始?！斑B續(xù)”：分節(jié)后，同一頁中下一節(jié)的內(nèi)容緊接上一節(jié)的節(jié)尾?！芭紨?shù)頁”：在下一個偶數(shù)頁開始新的一節(jié)，如果分節(jié)符在偶數(shù)頁上，則Word會空出下一個奇數(shù)頁?！捌鏀?shù)頁”：在下一個奇數(shù)頁開始新的一節(jié)，如果分節(jié)符在奇數(shù)頁上，則Word會空出下一個偶數(shù)頁。如果要刪除分節(jié)符，只需將插入點置于分節(jié)符之前按“Delete”鍵即可。如果需要刪除文檔中多個分節(jié)符，可以使用“替換”功能實現(xiàn)。2、設(shè)置頁面邊框在頁面四周可以添加邊框，添加頁面邊框的方法如下：單擊“布局”選項卡“頁面設(shè)置”組中的“頁面設(shè)置”按鈕，彈出“頁面設(shè)置”對話框，單擊“版式”選項卡中的“邊框”按鈕，打開“邊框和底紋”對話框的“頁面邊框”選項卡，如圖4-2所示。在“頁面邊框”選項卡中，可以選擇邊框類型、樣式、顏色、寬度和藝術(shù)型等參數(shù)，還可以單擊“選項”按鈕，在打開的“邊框和底紋選項”對話框中設(shè)置邊距和邊框選項等參數(shù)，如圖4-3所示。圖4-2“邊框和底紋”對話框的“頁面邊框”選項卡圖4-3

“邊框和底紋選項”對話框3、設(shè)置頁碼、頁眉與頁腳Word文檔中通常都需要插入頁碼，插入頁碼的方法如下：（1）插入頁碼單擊“插入”選項卡“頁眉和頁腳”組的“頁碼”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇頁碼的頁面位置、對齊方式和強調(diào)形式。（2）設(shè)置頁碼格式在“頁碼”下拉列表中選擇“設(shè)置頁碼格式”命令，打開“頁碼格式”對話框，在“編號格式”下拉列表框中選擇一種合適的編號格式，在“頁碼編號”區(qū)域選擇“續(xù)前節(jié)”或“起始頁碼”單選按鈕。然后單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框，完成頁碼格式設(shè)置。3、設(shè)置頁碼、頁眉與頁腳（1）插入頁眉和頁腳單擊“插入”選項卡“頁眉和頁腳”組的“頁眉”按鈕，在彈出的下拉列表中單擊“編輯頁眉”命令，進入頁眉的編輯狀態(tài)，顯示圖4-4所示的“頁眉和頁腳工具-設(shè)計”選項卡，同時光標自動置于頁眉位置，在頁眉區(qū)域輸入頁眉內(nèi)容即可。圖4-4“頁眉和頁腳工具-設(shè)計”選項卡3、設(shè)置頁碼、頁眉與頁腳（2）設(shè)置頁眉和頁腳的格式頁眉和頁腳內(nèi)容也可以進行編輯修改和格式設(shè)置，如設(shè)置對齊方式等，其編輯方法和格式設(shè)置方法與在Word文檔頁面編輯區(qū)中編輯和設(shè)置格式的方法相同。頁眉和頁腳設(shè)置完成后，在“頁眉和頁腳工具”選項卡“關(guān)閉”組中單擊“關(guān)閉頁眉和頁腳”按鈕，即可返回文檔頁面。4、創(chuàng)建與應(yīng)用目錄單擊“引用”選項卡，在“目錄”組中選擇目錄下拉列表，可以選擇目錄的樣式，如圖4-8所示。也可通過“自定義目錄”按鈕打開“目錄”選項卡，對目錄進行自定義設(shè)置，如圖4-9。圖4-8引用下的目錄組圖4-9對目錄進行自定義設(shè)置5、設(shè)置文檔保護Word文檔處于保護狀態(tài)時，文檔內(nèi)容不能復(fù)制、粘貼。（1）設(shè)置文檔保護打開Word文檔，單擊“審閱”選項卡“保護”組的“限制編輯”按鈕，打開“限制編輯”窗格，如圖4-11所示。圖4-11打開“限制編輯”窗格5、設(shè)置文檔保護①格式化限制在該窗格中“格式化限制”區(qū)域選定“限制對選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，然后單擊“設(shè)置”超鏈接，打開“格式設(shè)置限制”對話框中，在該對話框中選擇需要限制的樣式，然后單擊“確定”按鈕即可。然后單擊下方的“是，啟動強制保護”按鈕，彈出“啟動強制保護”對話框，在該對話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認新密碼”文本框輸入強制保護密碼，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置格式化限制的操作。②編輯限制在“編輯限制”區(qū)域選擇“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復(fù)選框，然后單擊下方的“是，啟動強制保護”按鈕，彈出“啟動強制保護”對話框，在該對話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認新密碼”文本框輸入強制保護密碼，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置編輯限制的操作。6、設(shè)置文檔保護（2）取消文檔保護打開Word文檔，單擊“審閱”選項卡“保護”組的“限制編輯”按鈕，打開“限制編輯”窗格。在該窗格單擊下方的“停止保護”按鈕，在打開的“取消保護文檔”對話框的“密碼”輸入框中輸入設(shè)置的保護密碼，再單擊“確定”按鈕，返回到Word文檔，即可對Word文檔再進行編輯。6、應(yīng)用樣式設(shè)置文檔格式①查看樣式及相關(guān)對話框在“開始”選項卡中“樣式”組右下角單擊“樣式”按鈕，在彈出的“樣式”窗格中可以查看樣式名稱，如圖4-5所示。在“樣式”窗格單擊“選項…”鏈接，打開如圖4-6所示的“樣式窗格選項”對話框。圖4-5“樣式”窗格

圖4-6“樣式窗格選項”對話框6、應(yīng)用樣式設(shè)置文檔格式②定義樣式在“樣式”窗格中單擊“新建樣式”按鈕，打開“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對話框，如圖4-7所示，在該對話框中即可創(chuàng)建新樣式。③修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開“管理樣式”對話框。在該對話框中單擊“修改”按鈕，打開“修改樣式”對話框，在該對話框中對樣式的屬性和格式等方面進行修改，修改方法與新建樣式類似。④應(yīng)用樣式選中文檔中需要應(yīng)用樣式的文本內(nèi)容，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式即可。圖4-7“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對話框7、批量制作文檔（1）初識“郵件合并”什么是“郵件合并”呢？“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信地址資料（數(shù)據(jù)源有Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。7、批量制作文檔（2）郵件合并主要過程借助Word提供的“郵件合并”功能，可以輕松、準確、快速地完成制作大量信函、信封或者工資條的任務(wù)，其主要過程如下：①建立主文檔“主文檔”就是固定不變的主體內(nèi)容，如給不同收信人的信函中的落款都是不變的內(nèi)容。使用郵件合并之前先建立主文檔是一個很好的習慣，一方面可以考查預(yù)計的工作是否適合使用郵件合并，另一方面為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標準和思路。②準備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access，或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。③在實際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成的，如要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”“地址”“郵政編碼”等字段。在這種情況下，將這些字段直接拿過來使用就可以了，不必重新制作。也就是說，在準備自己建立數(shù)據(jù)源之前要先考查一下是否有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源可用，如果沒有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源，則要根據(jù)主文檔的要求，使用Word、Excel、Access建立數(shù)據(jù)源。實際工作時，常常使用Excel制作數(shù)據(jù)源。7、批量制作文檔（3）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩個步驟都完成之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。利用圖4-10所示的“郵件”選項卡中各項命令完成郵件合并的相關(guān)操作。圖4-10“郵件”選項卡【任務(wù)描述】打開Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康?生命之舞選拔項目的通知.docx”，按照以下要求完成相應(yīng)的操作：（1）創(chuàng)建以下各個樣式①通知標題：字體為宋體，字號為三號，字形為加粗，居中對齊，行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級別為1級，自動更新。②通知稱呼：字體為宋體，字號為小三號，行距為固定值28磅，無縮進，大綱級別為正文文本，自動更新。③通知正文：字體為宋體，字號為小三號，首行縮進2字符，行距為固定值28磅，大綱級別為正文文本，自動更新。④通知署名：字體為宋體，字號為三號，行距為1.5倍行距，右對齊，大綱級別為正文文本，自動更新。⑤通知日期：字體為宋體，字號為小三號，行距為1.5倍行距，右對齊，大綱級別為正文文本，自動更新。⑥文件頭：字體為宋體，字號為小初，字形為加粗，顏色為紅色，行距為單倍行距，居中對齊，字符間距為加寬10磅?！救蝿?wù)描述】打開Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康?生命之舞選拔項目的通知.docx”，按照以下要求完成相應(yīng)的操作：（2）應(yīng)用自定義的樣式①文件頭應(yīng)用樣式“文件頭”，通知標題應(yīng)用樣式“通知標題”。②通知稱呼應(yīng)用樣式“通知稱呼”，通知正文應(yīng)用樣式“通知正文”。③通知署名應(yīng)用樣式“通知署名”，通知日期應(yīng)用樣式“通知日期”?！救蝿?wù)描述】（3）制作文件頭在文件頭位置插入水平線段，并設(shè)置其線型為由粗到細的雙線，線寬為4.5磅，長度為15.88厘米，顏色為紅色，文件頭的外觀效果如圖4-12所示。（4）制作印章在“通知”落款位置插入圖4-13所示的印章，設(shè)置印章的高度為4.05厘米，寬度為4厘米。圖4-12文件頭的外觀效果

圖4-13待插入的印章【任務(wù)描述】（5）創(chuàng)建模板利用Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”創(chuàng)建模板“通知模板.docx”，且保存在同一文件夾。完成以上操作后，打開Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”，然后加載模板“通知模板.docx”，利用模板“通知模板.docx”中的樣式分別設(shè)置通知標題、稱呼、正文、署名和日期的格式。Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”的最終設(shè)置效果如圖4-14所示。圖4-14【任務(wù)實現(xiàn)】（1）打開文檔打開Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”。（2）定義樣式在“開始”選項卡“樣式”組中單擊右下角的“樣式”按鈕，彈出“樣式”窗格，單擊其中的“新建樣式”按鈕，打開“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對話框，按以下步驟創(chuàng)建新樣式：【任務(wù)實現(xiàn)】①在“名稱”文本框中輸入新樣式的名稱“通知標題”。②在“樣式類型”下拉列表框中選擇“段落”。③在“樣式基準”下拉列表框中選擇新樣式的基準樣式，這里選擇“正文”。④在“后續(xù)段落樣式”下拉列表框中選擇“通知標題”。⑤在“格式”區(qū)域設(shè)置字符格式和段落格式，這里設(shè)置字體為“宋體”、字號為“小二號”、字形為“加粗、對齊方式為“居中對齊”。⑥在對話框中單擊左下角“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在該對話框中設(shè)置行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級別為1級?！薄Ｈ缓髥螕簟按_定”按鈕返回“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對話框。⑦勾選“添加到樣式庫”復(fù)選框，將創(chuàng)建的樣式添加到樣式庫中。然后勾選“自動更新”復(fù)選框，這樣如果該樣式進行了修改，則所有套用該樣式的內(nèi)容將同步進行自動更新。⑧單擊“確定”按鈕完成新樣式定義并關(guān)閉該對話框，新創(chuàng)建的樣式“通知標題”便顯示在“樣式”列表中。⑨應(yīng)用類似方法創(chuàng)建“通知小標題”“通知稱呼”“通知正文”“通知署名”“通知日期”和“文件頭”等多個自定義樣式?！救蝿?wù)實現(xiàn)】（3）修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開“管理樣式”對話框。在“管理樣式”對話框中單擊“修改”按鈕，打開“修改樣式”對話框，在該對話框中對樣式的屬性和格式等方面進行修改，修改方法與新建樣式類似。（4）應(yīng)用樣式選中文檔中需要應(yīng)用樣式的通知標題“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知”，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式“通知標題”。（5）應(yīng)用類似方法依次選中通知稱呼、通知正文、通知署名、通知日期和文件頭，分別應(yīng)用對應(yīng)的自定義樣式即可?！救蝿?wù)實現(xiàn)】（6）在文件頭位置插入水平線段在“插入”選項卡“插圖”組單擊“形狀”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“直線”，然后在文件頭位置繪制一條水平線條。選擇該線條，在“繪圖工具-格式”選項卡“大小”組中設(shè)置線條寬度為15.88厘米。在該線條上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置形狀格式”命令，在彈出的“設(shè)置形狀格式”窗格“線條”組下將“顏色”設(shè)置為“紅色”，“寬度”設(shè)置為“4.5磅”，“復(fù)合類型”設(shè)置為“由粗到細”，如圖4-16所示。（7）在通知落款位置插入印章將光標置于通知的落款位置，在“插入”選項卡“插圖”組單擊“圖片”按鈕，在彈出的“插入圖片”對話框中選擇印章圖片，然后單擊“插入”按鈕，即可插入印章圖片。選擇該印章圖片，在“繪圖工具-格式”選項卡“大小”組中將“高度”設(shè)置為“4.05厘米”，“寬度”設(shè)置為“4厘米”。圖4-16【任務(wù)實現(xiàn)】（8）創(chuàng)建新模板選擇“文件”選項卡中的“另存為”命令，單擊“瀏覽”按鈕，打開“另存為”對話框。在該對話框?qū)⒈４嫖恢迷O(shè)置為“模塊3”，在“保存類型”下拉列表框中選擇“Word模板（*.docx）”，在“文件名”下拉列表框中輸入模板的名稱“通知模板.docx”，如圖4-17所示。然后單擊“保存”按鈕，即創(chuàng)建了新的模板。圖4-17“另存為”對話框【任務(wù)實現(xiàn)】（9）打開文檔與加載自定義模板①打開Word文檔“關(guān)于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知2.docx”。②在“文件”選項卡中選擇“選項”命令，打開“Word選項”對話框，在該對話框中選擇“加載項”選項，然后在“管理”下拉列表框中選擇“模板”選項，單擊“轉(zhuǎn)到…”按鈕，打開“模板和加載項”對話框。③在“模板和加載項”對話框中的“文檔模板”區(qū)域單擊