會(huì)議室日常使用管理制度

會(huì)議室日常使用管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室的高效利用，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議流程，制定本會(huì)議室日常使用管理制度（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

一、制度依據(jù)

本制度依據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議室的使用、管理等方面進(jìn)行規(guī)范。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)正式會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、培訓(xùn)、接待等活動(dòng)。

2.本制度適用于公司全體員工、各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)。

三、會(huì)議目的

1.提高決策效率，確保公司戰(zhàn)略、政策、計(jì)劃的貫徹落實(shí)。

2.加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享。

3.提升員工素質(zhì)，推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。

四、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)組織召開(kāi)的會(huì)議。

3.專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)，會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議召集人應(yīng)明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間等，并在會(huì)議前通知相關(guān)人員。

3.會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容符合公司規(guī)定，遵循保密原則。

六、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到、早退。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，提高會(huì)議效率。

3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程發(fā)言，不得偏離主題。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

八、本制度自發(fā)布之日起施行，如有修改，以最新版本為準(zhǔn)。公司原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下是會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要和公司要求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等，并在會(huì)前至少一天將會(huì)議議程通知參會(huì)人員。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，確定參會(huì)人員范圍，包括主持人、記錄人、參會(huì)部門(mén)及人員等。

4.預(yù)約會(huì)議室：會(huì)議召集人需提前向行政部門(mén)預(yù)約會(huì)議室，并確保會(huì)議時(shí)間與其他會(huì)議不沖突。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議召集人應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)議主題相關(guān)的資料、報(bào)告等，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由記錄人或行政部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)按照議程順序，依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，緊扣主題，禁止長(zhǎng)篇大論。

4.討論與決策：會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員就議題進(jìn)行充分討論，形成決策意見(jiàn)。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等，確保記錄真實(shí)、完整。

2.會(huì)議記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議召集人審核后，及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下次會(huì)議提供參考。

2.會(huì)議召集人應(yīng)關(guān)注會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)宣布散會(huì)，并提醒參會(huì)人員帶走個(gè)人物品。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)確保會(huì)議室整潔，關(guān)閉多媒體設(shè)備，并向行政部門(mén)歸還會(huì)議室。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下是對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的具體規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審核

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會(huì)議召集人進(jìn)行審核。會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，確保無(wú)誤。

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議召集人簽字確認(rèn)，并標(biāo)注正式發(fā)布。

二、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與傳閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)電子郵件、公司內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

2.各參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容，確保工作順利進(jìn)行。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策要求，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)間等。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)進(jìn)度滯后或問(wèn)題突出的環(huán)節(jié)進(jìn)行督促指導(dǎo)。

3.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)遇到的困難和問(wèn)題及時(shí)溝通，尋求支持與協(xié)助。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，如有需要，可隨時(shí)查閱。查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)遵循保密原則，不得泄露公司內(nèi)部信息。

五、會(huì)議紀(jì)要的整改與反饋

1.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析、整改。

2.整改措施應(yīng)形成書(shū)面材料，及時(shí)反饋給相關(guān)人員，確保問(wèn)題得到有效解決。

3.會(huì)議紀(jì)要的整改與反饋情況，應(yīng)作為下次會(huì)議的參考內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室的使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約：各部門(mén)需提前向行政部門(mén)預(yù)約會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

2.會(huì)議室使用：會(huì)議室使用應(yīng)遵循“先預(yù)約、先使用”的原則。未經(jīng)預(yù)約，不得占用會(huì)議室。

3.會(huì)議室變更：如需變更會(huì)議室，應(yīng)提前通知行政部門(mén)，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備使用：會(huì)議室內(nèi)的多媒體設(shè)備、音響、投影儀等，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。使用前，請(qǐng)確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備損壞處理：如在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)立即報(bào)告行政部門(mén)，以便及時(shí)維修或更換。

3.會(huì)議室設(shè)備操作：參會(huì)人員應(yīng)掌握會(huì)議室設(shè)備的操作方法，如遇問(wèn)題，可向行政部門(mén)求助。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.保持整潔：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得亂丟廢棄物。

2.環(huán)保意識(shí)：鼓勵(lì)參會(huì)人員節(jié)約用紙、用電等資源，提高環(huán)保意識(shí)。

3.會(huì)議室衛(wèi)生：行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全檢查：會(huì)議前，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線(xiàn)路等安全可靠。

2.保密要求：會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議室鑰匙管理：會(huì)議室鑰匙由行政部門(mén)負(fù)責(zé)保管，借用鑰匙需登記，用完后及時(shí)歸還。

五、會(huì)議室維護(hù)與報(bào)修

1.定期檢查：行政部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室正常使用。

2.報(bào)修流程：如需報(bào)修，請(qǐng)向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，行政部門(mén)將盡快安排維修。

3.維修驗(yàn)收：維修完成后，行政部門(mén)應(yīng)組織驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量。

遵循以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的良好環(huán)境，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供有力保障。

第五章附則

為確保本會(huì)議室日常使用管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有爭(zhēng)議，由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

二