可持續(xù)棕櫚油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈認證管理手冊及程序文件

可持續(xù)棕桐油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈

認證管理手冊及程序文件

可持續(xù)棕桐油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈認證管理手冊

（依據(jù)RSPO供應(yīng)鏈認證標準編制）

文件編號JH-RSPO-1M-2O21

版本號A/1

編制

審核

批準

生效日期

受控狀態(tài)

嘉布化妝品新材料有限公司

編制說明

本RSPO供應(yīng)鏈認證管理手冊是在總經(jīng)理的主持下，由質(zhì)量

部門、供應(yīng)部部門、銷售部門、生產(chǎn)部門、供應(yīng)商管理部門、PMC

等部門組織有關(guān)人員共同進行編寫的。本手冊的編寫確定了本公

司的RSPO方針和目標、管理職責(zé)、權(quán)限及其相互關(guān)系，并根據(jù)

RSPO管理體系要求和框架描述了整個結(jié)構(gòu)，是公司RSPO管理

的綱領(lǐng)性和權(quán)威性文件。本手冊是依據(jù)RSPO供應(yīng)鏈認證標準

的要求進行編寫的。本手冊組織相關(guān)人員進行了審查、評價，

并作了適當(dāng)?shù)男薷模詈笥晒究偨?jīng)理批準發(fā)布。

本手冊適用于嘉布化妝品新材料有限公司，適用于公司和

RSPO供應(yīng)鏈有關(guān)的所有過程。

嘉茹化妝品新材料有限公司

2021年01月05日

目錄

第一章RSPO體系概述

1.1公司簡介

1.2公司組織機構(gòu)圖

1.3RSPO管理職能分配表

1.4職責(zé)和權(quán)限

1.5授權(quán)書

1.6八大原則

1.7RSPO方針和目標

第二章概述

2.1主題內(nèi)容和刪減要求

2.2術(shù)語和縮寫

第三章RSPO管理體系

3.1總要求

3.2書面程序

3.3購買和進貨

3.4外包活動

3.5銷售和出貨

3.6注冊

3.7培訓(xùn)

3.8申報

程序文件清單

序號文件編號文件名稱所屬部門

1RS-CX-01-HR文件控制程序人資部

2RS-CX-02-HR記錄控制程序人資部

3RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序質(zhì)量部

4RS-CX-04-QCRSPO管理評審控制程序質(zhì)量部

5RS-CX-05-QCRSPO產(chǎn)品標識和可追溯控制程序質(zhì)量部

6RS-CX-06-GYRSPO采購控制管理程序供應(yīng)部

7RS-CX-07-GYRSPO供應(yīng)商管理程序供應(yīng)部

8RS-CX-08-SCRSPO生產(chǎn)過程控制程序生產(chǎn)部

9RS-CX-09-CCRSPO倉儲操作控制程序倉儲部

10RS-CX-10-QC潛在不安全及不合格控制程序質(zhì)量部

11RS-CX-11-QCRSPO客戶投訴控制程序質(zhì)量部

12RS-CX-12-PMCRSPO商標控制程序PMC部

13RS-CX-13-XSRSPO銷售訂單控制程序銷售部

14RS-CX-14-GYRSPO外包控制程序供應(yīng)部

15RS-CX-15-HR人力資源控制程序人資部

16RS-CX-16-XSRSPO訂單評審控制程序銷售部

17RS-CX-17-XSRSPO產(chǎn)品標簽控制程序PMC部

第一章RSPO管理體系概述

1.1公司簡介

嘉玲化妝品新材料有限公司于2018年成立，是以市場為

導(dǎo)向、高科技為支撐的專業(yè)從事醫(yī)藥輔料與化妝品的研發(fā)、生

產(chǎn)、銷售一體化的企業(yè)。嘉壬行化妝品新材料有限公司在江門

市高新區(qū)科技園建有占地80畝的現(xiàn)代化生產(chǎn)基地，總建筑面

積66000平方米，投資額1.5億萬人民幣。公司擁有一支

30余人的研發(fā)隊伍，開展新產(chǎn)品、新技術(shù)的科研、分析、測

試、評價等研發(fā)工作。

嘉笫化妝品新材料有限公司專注于新材料、個人護理品、

化妝品、洗滌用新產(chǎn)品及相關(guān)行業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)，通過高

效運營和規(guī)模生產(chǎn)，秉持不斷創(chuàng)新和改進的理念，為客戶提供

以高性價比為核心價值的功能化學(xué)品、醫(yī)用新材料和特殊化

學(xué)品的系統(tǒng)解決方案。公司目前的主營業(yè)務(wù)涉及綠色表面活性

劑、高分子新材料、防曬劑、防腐劑、殺菌劑、調(diào)理劑、天然

提取物等。

嘉玲化妝品新材料有限公司始終貫徹“優(yōu)良的品質(zhì)、完美

的服務(wù)，公司將不斷創(chuàng)新，來改善人類生活”的理念。目前

公司在已通過IS09001:2015,,IS022716CGMP、EFfCIGMP等

國際質(zhì)量管理體系認證。止匕外，公司作為行業(yè)解決方案供貨商，

勇于持續(xù)創(chuàng)新，開發(fā)相應(yīng)的高質(zhì)量新材料和特殊化學(xué)品，開發(fā)

和提升專業(yè)應(yīng)用方案，提供廣泛的客戶服務(wù)。企業(yè)專門設(shè)立配

方實驗室及開放性功效評價中心，可提供第三方功效評價測試，

包括體外SPF測試、抗衰老測試、美白測試，皮膚穿透性和

透皮吸收研究等。

公司遵守法律、重視客戶、保護環(huán)境、倡導(dǎo)良好的職業(yè)道

德，始終強調(diào)“以人為本”的科學(xué)管理理念。南京華獅制造基地

已通過IS014001:2015,IS045001:2018管理體系、SA8000、

AmforiBSCI及SEDEX等社會責(zé)任審計要求。

公司創(chuàng)立以來，除了持續(xù)專注創(chuàng)新，積極保護知識產(chǎn)權(quán)，

尊重相關(guān)國際慣例和所在國法律法規(guī)，企業(yè)申請國際國內(nèi)專利

數(shù)十件。

總體戰(zhàn)略：

成為全球新材料和化妝品品領(lǐng)域主流供應(yīng)商。

企業(yè)精神：

以人為本，珍惜生命。重視客戶，誠信合作。

dhlk使命：

為客戶提供具有競爭性的解決方案,并以此不斷提高全人類的生

活品質(zhì)。

經(jīng)營策略:

以高效運營和持續(xù)創(chuàng)新，為客戶提供高性價比的產(chǎn)品和服務(wù),

幫助客戶更好的獲得成功。

1.2公司組織機構(gòu)圖

1.3RSPO管理職能分配表

人供銷

總經(jīng)生產(chǎn)質(zhì)量行政PMC財務(wù)

資應(yīng)售

RSPO標準理部部部部部

部部部

5.1總要求★O▲OOOOOO

5.2供應(yīng)鏈模型OO▲OOOOO

5.3形成文件O

OOO▲O▲

的

程序

5.4購買和進貨OOOOOO▲O

5.5外包OOOO▲O▲▲

5.6銷售和出貨OOOOO▲OO

5.7交易注冊O(shè)OO▲OOOO

5.8培訓(xùn)OOOOO▲OO

5.9記錄保持▲▲▲▲▲▲▲▲

5.10轉(zhuǎn)化率▲OOOOOOO

5.11申明▲OOOOOOO

5.12投訴O▲OOOOOO

5.13管理評審★O▲OOOOOO

6.供應(yīng)鏈模型O▲OOOOOO

★主管領(lǐng)導(dǎo)▲責(zé)任部門。相關(guān)部門

1.4職責(zé)和權(quán)限

1.4.1供應(yīng)商管理部門負責(zé)采購具有RSPO認證的棕稠油產(chǎn)品。

1.4.2PMC部門負責(zé)訂單跟蹤。

1.4.3生產(chǎn)部門負責(zé)生產(chǎn)符合RSPO認證的產(chǎn)品。

1.4.4PMC部負責(zé)出貨產(chǎn)品符合RSPO的要求。

1.4.5HR負責(zé)對相關(guān)員工提供相應(yīng)的培訓(xùn)。

1.4.6PMC部負責(zé)按照RSPO要求提出采購申請并安排生產(chǎn)計劃。

1.4.7PMC部負責(zé)按照RSPO要求對運輸公司實施監(jiān)控。

1.4.8公用工程部負責(zé)對生產(chǎn)車間的設(shè)備、儀表進行校驗。

1.4.9質(zhì)量管理部促進部負責(zé)監(jiān)督各部門按照流程進行。

1.4.10相關(guān)參考文件

《RSPO小組成員職責(zé)》

1.5授權(quán)書

授權(quán)書

茲委任本公司運營總監(jiān)XXX同志為RSPO總負責(zé)人。全權(quán)

負責(zé)RSPO管理體系的建立、實施和保持正常運行工作，并負責(zé)報告

RSPO體系運行情況和處理影響體系運行的有關(guān)問題。

嘉玲化妝品新材料有限公司

2021年01月05日

1.6八大原則

RSPO原則與標準是由八項核心原則組成，工廠要獲得認證

必須遵守這些原則。

1.承諾保持透明度

2.遵守適用的法律和法規(guī)

3.承諾經(jīng)濟和財政上的長期可行性

4.種植者和工廠采用適當(dāng)?shù)淖罴焉a(chǎn)方式

5.對環(huán)境負責(zé)，保護自然資源和生物多樣性

6.對員工負責(zé)，對受到種植者和工廠影響的個人和社區(qū)負責(zé)

7.負責(zé)任地開發(fā)新種植園

8.承諾在關(guān)鍵活動領(lǐng)域持續(xù)改進

1.7RSPO方針和目標

RSPO方針:

精益求精，不斷創(chuàng)新，

遵守法律，綠色環(huán)保。

RSPO目標：

成品檢驗合格率99%

訂單達成率100%

產(chǎn)品安全性檢驗合格率100%

第二章概述

2.1主題內(nèi)容

2.1.1本手冊一經(jīng)總經(jīng)理批準后即生效，各部門均應(yīng)遵守本手冊的

規(guī)定。

2.1.2本手冊適用于本公司，適用的產(chǎn)品范圍為氨基酸表活類

產(chǎn)品有MB要求的客戶。

2.2術(shù)語和縮寫

本手冊采用《RSPO供應(yīng)鏈認證標準》最新版，術(shù)語和定

義，有如下術(shù)語：

2.2.1RSPO——可持續(xù)棕植I油圓桌倡議組織；

2.2.2IP——種植園身份保護體系；

2.2.3SG——認證與非認證分離體系；

2.2.4MB---認證與非認證混合體系；

2.2.5,Booh&Claim---證書交易體系；

對于前三個，供應(yīng)鏈認證體系控制認證從油磨坊到最終產(chǎn)

品都必需的。該文件規(guī)定了組織控制RSPO認證的棕稠油

產(chǎn)品為RSPO身份保留，分離、最低要求的隔離，和質(zhì)量平衡

的供筋腳。所有的認而鈿RSPO組織確認。

2.3.文件使用要求

典型文件應(yīng)包括以下內(nèi)容或以下組件:

------般供應(yīng)鏈的監(jiān)管要求適用于供應(yīng)鏈中的所有組織，毛棕

根1油（CPO）磨坊-CPO磨坊需要遵守模塊D或E-

——模塊化供應(yīng)鏈模型一一所有供應(yīng)鏈模型要求對應(yīng)所有

的棕植I油產(chǎn)品。這些設(shè)置適用于供應(yīng)鏈中的各種不同的供應(yīng)

鏈模型的不同的要求。

——獨立的磨坊只需要一個SCC證書，必須符合本標準中包

括模塊A或C與CPO磨坊相關(guān)的部分，在P和C審計模塊

D或E必須實現(xiàn)。對于所有其他組織，包括棕桐仁壓榨廠，

模塊A,B和/或C必須執(zhí)行。其中一個或多個可以一起實

現(xiàn)。

供應(yīng)鏈認證審核只包括組織實施的模塊。審核所涵蓋的

模塊將在供應(yīng)鏈證書上注明。除了供應(yīng)鏈的一般監(jiān)管要求

外，還必須注明應(yīng)用模塊。具體模塊包括：

模塊A的身份保存模塊B隔離

模塊C質(zhì)量平衡

模塊D-CPO磨坊：身份保持

模塊E-CPO磨坊：質(zhì)量平衡

模塊f多地點認證

模塊G組認證

對于RSPO再認證的指導(dǎo)性文件，可從網(wǎng)站獲取。

2.4RSP0管理手冊管理辦法

2.4.1制定本節(jié)要求是為了確定管理手冊（以下簡稱手冊）

的編制、發(fā)放和管理，規(guī)定手冊的審核、批準、發(fā)布、控制、

修改和換版等活動。

2.4.2本節(jié)要求的適用范圍是對管理手冊的管理。

2.4.3本管理辦法的制訂和執(zhí)行由行政部主要負責(zé)，各相關(guān)

部門均應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定。

2.4.4手冊的編制、發(fā)放和管理

2.4.4.1《RSPO供應(yīng)鏈認證管理手冊》的編制、發(fā)放和管理由

行政部負責(zé)，手冊在發(fā)放之前須經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準，公司

內(nèi)部發(fā)行時屬受控文件，手冊原件加蓋紅色“受控”章后由行

政部部負責(zé)保存。

2.4.5手冊的修改和換版

2.4.5.1《RSPO供應(yīng)鏈認證管理手冊》的修改和換版須在下列情況

下進行：

（D在管理體系運行過程中發(fā)現(xiàn)管理手冊存在差錯或條文要求不

明時；

⑵管理體系評審對體系提出了改進要求時；

⑶手冊中規(guī)定的體系要素或質(zhì)量活動有較大變動時;

(4)公司職能機構(gòu)有較大變動時；

⑸手冊依據(jù)的有關(guān)標準、法規(guī)有變動時；

(6)經(jīng)營環(huán)境和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化時；

⑺合同有要求時；

(8)總經(jīng)理認為需要時；

(9)手冊修改次數(shù)達到四次以上或修改范圍較大時。

第三章RSPO管理體系

3.1供應(yīng)鏈監(jiān)管鏈總體要求的適用范圍

311對供應(yīng)鏈的總體要求適用于整個供應(yīng)鏈的任何組織中

獲得法定所有權(quán)并實際處理（包括灌入儲罐中）的可持續(xù)棕

稠油產(chǎn)品，包括在組織包括外包商的控制下的一個產(chǎn)所。

該要求適用于包括RSPO產(chǎn)品制造商在內(nèi)的整個供應(yīng)鏈。

312貿(mào)易商和經(jīng)銷商需要獲得RSPO銷售RSPO認證產(chǎn)品

許可證但本身不需要認證。但銷售RSPO認證產(chǎn)品授權(quán)的貿(mào)

易商和/或經(jīng)銷商必須通過對產(chǎn)品制造商的認證號碼和適用

的供應(yīng)鏈模型。

313無論是運營商在多地址級別或其母公司應(yīng)尋求認證的RSPO

會員，須在RSPO的IT平臺登記。

314加工助劑不需要包含在組織的認證范圍內(nèi)。

3.1.6供應(yīng)鏈模型

組織只能使用相同的供應(yīng)鏈模型或者一個不太嚴格的系

統(tǒng)要求其供應(yīng)商。解密/降級只能按下列順序進行：身份保

存-＞隔離-＞質(zhì)量平衡。

網(wǎng)站可以使用一個（1）或結(jié)合供應(yīng)鏈模型作為審核注冊的CB。

3.2書面程序

321現(xiàn)場應(yīng)有書面程序和/或工作指導(dǎo)書，以確保實施適用的

供應(yīng)鏈模型的所有要素。文件化的程序應(yīng)至少包括以下幾點:

?完整和最新的程序，包括實施供應(yīng)鏈模型要求的所有要素。

?完成的最新的記錄和報告，證明符合供應(yīng)鏈模型的要求（包括培

訓(xùn)記錄）

?識別具有全面責(zé)任和權(quán)威的人在執(zhí)行這些要求和遵守所

有適用要求的作用。這個人應(yīng)該能夠證實對本標準實施的組

織程序的意識。

322現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)有書面程序進行年度內(nèi)部審核確定為：

i）符合要求的供應(yīng)鏈認證標準RSPO市場溝通和投訴文件

ii）可以有效地實現(xiàn)組織內(nèi)保持標準的要求。

內(nèi)審輸出的不符合，都應(yīng)有糾正措施，再次審計結(jié)果前，

糾正措施應(yīng)再次確認。組織應(yīng)保持內(nèi)審的記錄和報告。

3.2.2相關(guān)參考文件

《文件控制程序》

《內(nèi)部審核控制程序》

3.3購買和進貨

331現(xiàn)場接收點應(yīng)確保采購RSPO認證的棕桐油產(chǎn)品的合規(guī)性，

以下由RSPO認證供應(yīng)商以文件的形式提供信息，至少應(yīng)包

括以下內(nèi)容：

*賣方的名稱和地址的名稱和地址:

*裝載或裝運/發(fā)貨日期的文件是產(chǎn)品發(fā)布說明，包括適用的供應(yīng)

鏈（識別保存，隔離或質(zhì)量平衡或批準的縮寫）的產(chǎn)品數(shù)量運輸

相關(guān)的文件；

*賣方供應(yīng)鏈證書編號；

*獨一無二的編碼

*信息必須是完整的，應(yīng)在組成或在一系列RSPO認證產(chǎn)品簽

發(fā)的文件（例如，送貨，運輸單據(jù)、文件）上標識

*現(xiàn)場接收RSPO認證的棕植I油產(chǎn)品應(yīng)保證產(chǎn)品在RSPO認證

的網(wǎng)站驗證，必須在RSPO平臺交易平臺上宣布和確認，這

包括航運公告/通知和確認在RSPOIT平臺每批船運或組。

可參閱本文檔5.7.1節(jié)指導(dǎo)。

*按網(wǎng)站上供應(yīng)商的要求檢查SC認證供應(yīng)鏈認證的有效

性。至少每年一次要通過檢查的供應(yīng)鏈認證的網(wǎng)站在自己網(wǎng)

站的1過RSPO的IT平臺確認（航運）公告。

*對貿(mào)易商和經(jīng)銷商許可的效力也應(yīng)通過至少每年一次檢查RSPO

網(wǎng)站或通過使用航運公告/公告確認。

332應(yīng)有書面文件證明與其供應(yīng)商（IP\SG\MB）就購買的原

料類別達成協(xié)議（比如，在采購訂單、合同、材料規(guī)格中指

定）對于到貨的原料，我公司應(yīng)對原料進行核查，確認有其獲

得RSPO認證的標識。對于被要求在RSPOIT（RCS）系統(tǒng)中

通知和確認交易的供應(yīng)商，應(yīng)該在RSPOIT（RCS）系統(tǒng)中

就每個運輸級別進行裝運通知和發(fā)貨確認。

333現(xiàn)場必須有適當(dāng)?shù)臋C制來處理不合格材料和/或文件。

334供應(yīng)商提供的COA需要到QC備案。

335PMC部負責(zé)下達采購訂單（PMC部在下達采購申請時，

在物料描述中注明“MB2并跟蹤到貨。

336相關(guān)參考文件

《訂單評審控制程序》

《RSPO認證產(chǎn)品的采購控制管理程序》

《潛在不安全及不合格控制程序》

《RSPO認證產(chǎn)品的供應(yīng)商管理程序》

3.5外包活動

3.5.1如果一個組織或持有證書尋求獨立第三方（如分包商

的儲存、運輸或其他外包活動）外包，尋求或保持認證操

作應(yīng)確保通過獨立第三方遵守RSPO供應(yīng)鏈認證標準要

求。CPO的磨坊和精煉廠不能外包像精煉或破碎的加工活

動。

本要求不適用于外包倉儲設(shè)施管理的棕桐油產(chǎn)品（S）

和罐區(qū)控制的認證組織（不是罐區(qū)經(jīng)理）

3.5.2現(xiàn)場包括外包在他們的供應(yīng)鏈認證范圍應(yīng)確保以下：

a）組織擁有所有的輸入材料的合法所有權(quán)，包括外包過程；

b）組織應(yīng)有一個協(xié)議或合同，通過與承包商簽署可執(zhí)行的協(xié)

議，涵蓋外包過程與每個承包商外包方有責(zé)任在現(xiàn)場確保認證

機構(gòu)（CBS）如果審計必要訪問外包商或操作。組織應(yīng)有一個

文件化的控制系統(tǒng)，并向相關(guān)承包商傳達外包過程的明確程

序。

c）現(xiàn)場應(yīng)有一個文件化的控制系統(tǒng)與外包過程傳達給相

關(guān)承包商明確程序。

d）現(xiàn)場應(yīng)尋找或保持認證保證（例如通過合同安排）獨立

的第三方從事提供委托CBS各自操作系統(tǒng)相關(guān)的訪問，以

及任何信息，可提前溝通。

3.5.3組織應(yīng)記錄用于加工或RSPO認證的棕桐油產(chǎn)品的

物理處理的所有承包商名字和聯(lián)系方式。

3.5.4組織將在下次審核前通知CB的名字和新承包商用于RSPO

認證的油棕產(chǎn)品處理或物理處理的詳細聯(lián)系方式。

3.5.5相關(guān)參考文件

《外包控制程序》

3.6銷售和出貨

3.6.1供應(yīng)商現(xiàn)場應(yīng)確保RSPO認證產(chǎn)品以下信息是以文

件的形式存在，文件化的信息至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

*買方的名稱和地址

*買方名稱和地址

*裝貨或裝運/交貨日期

*文件確認日期

*產(chǎn)品的描述，包括適用的供應(yīng)鏈模型（標識保存、隔離或

質(zhì)量平衡或已批準的縮寫）

*交付產(chǎn)品的數(shù)量

*賣方提供的任何相關(guān)運輸單證供應(yīng)鏈證書號碼

*唯一識別號

*信息必須是完整的，可組成或在一系列的RSPO認證產(chǎn)品簽

發(fā)的文件（例如，送貨，運輸單據(jù)、文件）的網(wǎng)站，

*應(yīng)現(xiàn)場確認RSPOIT平臺交易，應(yīng)包括航運公告/通知和確

認在使用IT每出貨或者組。請參閱本文檔為更進一步指導(dǎo)

5.7.1節(jié)。

*交接信息不能手寫，不能以日期、數(shù)量、品名作為依據(jù)。

3.7交易的登記

3.7.1供應(yīng)鏈的參與者應(yīng)報告:

?原油粗品到終成品的供應(yīng)者；

?法律所有權(quán)采取物理處理RSPO認證可持續(xù)油棕產(chǎn)品在

RSPOIT平臺的產(chǎn)量計劃是可用的（見附錄2,3,圖1）如

適用，應(yīng)在收到RSPOIT平臺登記交易確認。

3.7.2供應(yīng)鏈參與者應(yīng)按照提到5.7.1以下流程在RSPO

IT平臺上執(zhí)行出貨公告/通知：

按體積銷售RSPO認證注冊:應(yīng)按在產(chǎn)量計劃產(chǎn)品的體積（圖

2和3,參見附錄1）登記為在船舶公告/公告的RSPOIT平

臺。申報時間及運輸通告/公告是基于成員自身的標準操作

規(guī)程。

跟蹤：當(dāng)RSPO認證量為RSPO認證的供應(yīng)鏈中的演練從

煉油廠出售，至少應(yīng)追溯到至少每年追蹤觸發(fā)一個獨特的

追溯編碼，跟蹤文件的生成。

至少每年以統(tǒng)一的方式進行跟蹤。

移除：RSPO認證的銷量在其他方案或常規(guī)或情況下生產(chǎn),

損失或損壞，應(yīng)移除。

確認：確認航運公告/公告的RSPO認證的購買量。

公司應(yīng)確保為RSPO認證的產(chǎn)品開具所有銷售發(fā)票

作為貨權(quán)交接的證明，購入RSPO/MB產(chǎn)品應(yīng)保存供應(yīng)商貨

權(quán)交接的單據(jù)或者證據(jù)，RSPO/MB物料在公司內(nèi)流轉(zhuǎn)相關(guān)的所

有單據(jù)應(yīng)體現(xiàn)貨權(quán)交接單據(jù)的唯一信息，應(yīng)在出儲存、生產(chǎn)、流

轉(zhuǎn)、銷售的過程中予以體現(xiàn)。

相關(guān)單據(jù)，如交貨通知，發(fā)貨單據(jù)和規(guī)格文件，都包括足

夠的信息，可以包括如下：

(1)買方姓名和地址；

⑵賣方姓名和地址；

⑶裝貨或發(fā)貨日期；

(4)單據(jù)開具日期；

⑸產(chǎn)品描述，包括所適用的供應(yīng)鏈模型；

(6)產(chǎn)品交付數(shù)量；

⑺任何相關(guān)運輸單證；

(8)供應(yīng)鏈認證參考編號。

3.7.3相關(guān)參考文件

《RSPO生產(chǎn)過程控制程序》

《RSPO銷售文件控制程序》

《訂單管理控制程序》

3.8注冊

3.8.13.8.1供應(yīng)鏈者包括：磨坊主貿(mào)易商法律所有者/提供RSPO

認證原有產(chǎn)品的物理分離,在RSPOIT平臺產(chǎn)量表上注冊登記（附表2和

3,附件1）應(yīng)在RSPOIT平臺上確認貨物的運輸和接收。

我公司產(chǎn)品取得RSPO認證后，一旦發(fā)生實際裝貨，就需要在

RSPOIT平臺上注冊其交易。

3.8.1供應(yīng)商涉及到5.7.1應(yīng)按照一些流程在RSPOIT平臺上注

nrt

冊：

裝載/卸貨：當(dāng)RSPO認證產(chǎn)品需要按照體積銷售，產(chǎn)品的體積

應(yīng)符合RSPOIT平臺公布的產(chǎn)量要求（表2&3,附錄II公告

的時間依據(jù)會員自己的SOPo

追溯:當(dāng)RSPO體積認證產(chǎn)品銷售給RSPO體系外的認證產(chǎn)品時

間，體積朔源每年至少進行一次。追溯演練應(yīng)遵循追溯的文件

要求按照慣例執(zhí)行，應(yīng)追溯不同批次的產(chǎn)品。追溯每年至少進

行一次。

移除：RSPO認證產(chǎn)品按照體積銷售應(yīng)在其他系統(tǒng)控制：例如

傳統(tǒng)、減產(chǎn)、減少或者損耗應(yīng)移除。

確認：關(guān)于RSPO認證產(chǎn)品的銷售信息應(yīng)在銷售公告中公布/公

告。

3.8.2相關(guān)內(nèi)容，可參閱《RSPOIT系統(tǒng)指南》o

3.9培訓(xùn)

3.9.1組織必須對供應(yīng)鏈標準要求的培訓(xùn)計劃，這是受持續(xù)

的審查和被記錄的培訓(xùn)，為員工提供支持。

3.9.2適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，由組織人員執(zhí)行任務(wù)的供應(yīng)鏈認證標準要求

的有效實施的關(guān)鍵所在。培訓(xùn)應(yīng)具體化，并與所執(zhí)行的任務(wù)

相關(guān)聯(lián)。

3.9.3HR根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和各部門、車間申報的需求，制訂

公司的年度培訓(xùn)計劃，并按照年度培訓(xùn)計劃開展培訓(xùn)，保存

相應(yīng)的培訓(xùn)記錄。

3.9.4HR應(yīng)根據(jù)需要對所有員工提供培訓(xùn)I,以落實供應(yīng)鏈認證體系

要求。

3.9.5HR應(yīng)保存與落實相關(guān)的員工培訓(xùn)記錄，員工的培訓(xùn)

記錄應(yīng)保存至員工離職后3年。

3.9.6相關(guān)參考文件

《人力資源控制程序》

3.10申報

銷售部技術(shù)支持人員對認證的產(chǎn)品進行申報，只申報使

用或支持符合RSP0傳播與聲明指南的RSP0認證油棕桐產(chǎn)

品。

3.11生產(chǎn)

3.11.1生產(chǎn)部只能使用與供應(yīng)商相同的供應(yīng)鏈模型，或者轉(zhuǎn)

入其他要求次嚴格的體系。轉(zhuǎn)入/降級只能按照以下順序完

成：《潛在不安全及不合格控制程序》。

3.11.2生產(chǎn)部應(yīng)確保并通過清晰程序和記錄查實，RSPO認

證產(chǎn)品在運輸和儲存過程中是與所包含的未認證材料相隔離

的，且已經(jīng)采取所有相應(yīng)措施確保避免污染。

3.12記錄

3.12.1組織應(yīng)保持準確的、完整的、最新的更新和審核記錄和

報告這些覆蓋供應(yīng)鏈認證要求的所有方面。

3.12.2所有記錄和報告的保存時間至少應(yīng)為2年，并且必

須符合法律和法規(guī)要求，能夠確認持有的原材料或產(chǎn)品的合

格狀態(tài).。

3.12.3組織應(yīng)當(dāng)能夠提供棕相］油/棕桐仁油含量的估計量

（分）在RSPO認證的棕桐油產(chǎn)品保持了容積的日期記錄購

買（輸入）和要求（輸出）超過十二（12）個耳（SG體系）

3.13轉(zhuǎn)化率

3.13.1適用的轉(zhuǎn)換率：必須提供從相關(guān)的投入適用于可靠

輸出的估計量。組織可以決定并設(shè)定自己的轉(zhuǎn)換率，必須根

據(jù)以往的經(jīng)驗，記錄和應(yīng)用一致。對轉(zhuǎn)化率的指導(dǎo)是發(fā)表在

圓桌會議網(wǎng)站。這是特別相關(guān)的棕根1油和棕桐仁油的衍生

物，如用在油脂化學(xué)和個人護理行業(yè)。對于公司的指導(dǎo)性文

件，可在網(wǎng)站查詢.

3.13.2轉(zhuǎn)換率應(yīng)定期測試，以確保正確的實際性能或行業(yè)平均水

平，如果適當(dāng)。

3.13.4相關(guān)參考文件

《記錄控制程序》

《RSPO產(chǎn)品標識和可追溯控制程序》

3.14聲明

3.14.1組織現(xiàn)場將只考慮使用或RSPO認證的棕桐油產(chǎn)品，

在流通和產(chǎn)品生命周期中應(yīng)遵守支持的RSPO規(guī)則。

3.15投訴

3.15.1組織現(xiàn)場應(yīng)建立并保持文件化的程序，收集和解決利益相

關(guān)者的投訴.

3.15.2相關(guān)參考文件

《客戶投訴控制程序》

3.16管理評審

3.16.1組織必須按照計劃的時間間隔進行管理評審，以符合

所從事活動的規(guī)模和性質(zhì).

3.16.2管理評審的輸入應(yīng)包括：

?審核結(jié)果

?客戶反饋

?流程性能和產(chǎn)品符合性

?預(yù)防和糾正措施的狀態(tài)

?管理評審的后續(xù)行動

?可能影響管理系統(tǒng)的變化

?改進建議。

3.16.3管理評審的輸出應(yīng)包括有關(guān)的任何決定和行動.：

?改善管理體系及其流程的有效性

?資源需求。

3.16.3相關(guān)參考文件

《內(nèi)部審核控制程序》

《管理評審控制程序》

4、供應(yīng)鏈模型化要求

下面的部分標準規(guī)定了供應(yīng)鏈模型，提出了一種通用模

塊分別為一個組織必須實現(xiàn)在除了對供應(yīng)鏈設(shè)定在上述5節(jié)

保管要求一般鏈模塊至少有一個。幾個模塊可以同時實現(xiàn)。

所有組織必須執(zhí)行至少一個A,B或C模型。F或G模

型不能自己實現(xiàn)。

當(dāng)前可用的下列模塊是：

模塊A身份保存模塊B隔離

模塊C質(zhì)量平衡

模塊D-CPO磨坊：身份保持

模塊E-CPO磨坊：質(zhì)量平衡

模塊F多地認證

模塊G供應(yīng)鏈組認證

附錄

模塊C質(zhì)量平衡（MB）

Cl定義

C.1.1A質(zhì)量平衡（MB）的供應(yīng)鏈模式管理者監(jiān)管貿(mào)易RSPO

認證的棕桐油產(chǎn)品的整個供應(yīng)鏈，在RSPO認證的棕桐油產(chǎn)品

主流貿(mào)易驅(qū)動。MB只能現(xiàn)場操作（質(zhì)量平衡問題不能從站點

到站點）

質(zhì)量平衡供應(yīng)鏈模式讓每個參與者在供應(yīng)鏈中展示他們

對可持續(xù)棕稠油的生產(chǎn)，積極推進RSPO認證的棕桐油交易。

質(zhì)量平衡系統(tǒng)允許在供應(yīng)鏈中提供網(wǎng)站整體數(shù)量控制的任何階

段混合使用非RSPO認證的棕桐油。提供到市場的MB產(chǎn)品應(yīng)有

清單能追溯到RSPO磨坊；

C.2供應(yīng)鏈管理要求

根據(jù)質(zhì)量平衡的供應(yīng)鏈的要求應(yīng)包括的RSPO認證的

棕稠油產(chǎn)品的數(shù)量之間的調(diào)解所買的數(shù)量的RSPO認證的

棕桐油產(chǎn)品銷售。這包括控制的采購和銷售的RSPO認證的

棕桐油產(chǎn)品及其衍生物一一需獨立驗證。生產(chǎn)過程中不需要

單獨儲存運輸或控制。

C.3過程

C.3.1網(wǎng)站應(yīng)保證體育圓桌會議的質(zhì)量平衡的物質(zhì)輸入和

輸出量（體積或重量）在物理站點的監(jiān)測。

C3.2在現(xiàn)場應(yīng)確保使用質(zhì)量平衡的材料提供給客戶從現(xiàn)場輸出

不超過RSPO認證材料在現(xiàn)場接收的輸入，使用一個連續(xù)的統(tǒng)計系統(tǒng)

或固定庫存周期。

C4連續(xù)的統(tǒng)計系統(tǒng)

C.4.1連續(xù)統(tǒng)計制度在運行過程中，組織應(yīng)確保在現(xiàn)場RSPO

的質(zhì)量平衡物質(zhì)的輸入和輸出的數(shù)量是基于實時監(jiān)測。

C.4.2連續(xù)統(tǒng)計制度在運行過程中，組織應(yīng)確保材料核算系統(tǒng)

是不會透支。只有自己的數(shù)據(jù)已經(jīng)記錄在材料核算系統(tǒng)應(yīng)分

為組織所提供的輸出。

C5固定庫存周期

C.5.1在一個固定庫存周期在運行過程中，組織應(yīng)確保使用質(zhì)

量平衡物質(zhì)的輸入和輸出量（體積或重量）的平衡在一個固定

的庫存周期不超過3（三）個月。

C52在一個固定存周期運行中，組織可能透支的數(shù)據(jù)時，有

證據(jù)表明，使用質(zhì)量平衡采購庫存期內(nèi)交付覆蓋RSPO輸出

供給量。

C.5.3在一個固定庫存周期運行中，未使用的數(shù)量可隨庫周轉(zhuǎn)，

并記錄在材料核算系統(tǒng)的庫存周期；

C.5.4在一個固定庫存周期在運行過程中，組織應(yīng)確保材料核

算系統(tǒng)在庫存時間內(nèi)不透支。只有自己的數(shù)據(jù)已經(jīng)記錄在材料核

算系統(tǒng)內(nèi)的庫存周期（包括了前一段時間C.5.3數(shù)據(jù)）應(yīng)分

配在庫存周期提供輸出。

C.6轉(zhuǎn)換比率

C.6.1所有涉及棕桐油用分和交付的衍生物是扣除材料核

算系統(tǒng)根據(jù)轉(zhuǎn)換比率進行圓桌會議（見5.10節(jié)）與選項，

詳見C.6.3例外。

C.6.2煉油虧損是簡單的質(zhì)量平衡系統(tǒng)可忽略。

C63組織可以購買一定體積或重量的身份的保護或隔離的可持續(xù)

棕桐油和棕桐仁油的產(chǎn)品，用它來搭配相同體積的棕桐產(chǎn)品

的衍生物，然后進行質(zhì)量平衡，要求銷售不能在質(zhì)量平衡后

繼出售出售物理或化學(xué)鏈接的隔離產(chǎn)品和衍生物。

C.6.4隔離質(zhì)量平衡供應(yīng)鏈模型的產(chǎn)量計劃

IdentityPreserved/Segregatedoilpalmproducts

1,000mt

在

MassBalanceoilpalmproducts

1,000mt

注：IP/SG隔離棕稠油產(chǎn)品不能用來抵消MB替代棕相仁產(chǎn)

品，反之亦然。注：此分配做法不允許在歐洲可再生能源指

令（紅色）的范圍內(nèi)使用。特指的是符合RSP0標準歐盟生

物燃料.

附錄一、程序文件清單

序號文件編號文件名稱所屬部門

1RS-CX-01-HRRSP0文件控制程序人資部

2RS-CX-02-HRRSPO記錄控制程序人資部

3RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序質(zhì)量部

4RS-CX-04-QCRSPO管理評審控制程序質(zhì)量部

5RS-CX-05-QCRSPO產(chǎn)品標識和可追溯控制程序質(zhì)量部

6RS-CX-06-GYRSPO采購控制管理程序供應(yīng)部

7RS-CX-07-GYRSPO供應(yīng)商管理程序供應(yīng)部

8RS-CX-08-SCRSPO生產(chǎn)過程控制程序生產(chǎn)部

9RS-CX-09-CCRSPO倉儲操作控制程序倉儲部

10RS-CX-10-QC潛在不安全及不合格控制程序質(zhì)量部

11RS-CX-ll-QCRSPO客戶投訴控制程序質(zhì)量部

12RS-CX-12-PMCRSPO商標控制程序PMC部

13RS-CX-13-XSRSPO銷售訂單控制程序銷售部

14RS-CX-14-GYRSPO外包控制程序供應(yīng)部

15RS-CX-15-HR人力資源控制程序人資部

16RS-CX-16-XSRSPO訂單評審控制程序銷售部

17RS-CX-17-XSRSPO產(chǎn)品標簽控制程序PMC部

RS-CX-01-HRRSPO文件控制程序

1.0目的

對公司RSPO供應(yīng)鏈認證管理有關(guān)的文件進行控制，使文件處理及時、

迅速、準確、有效及確保各相關(guān)場所使用的文件為有效版本,避免逾

期失效的文件被使用.

2.0適用范圍

本程序適用于與RSPO供應(yīng)鏈認證管理運行有關(guān)的文件。

3.0定義

3.1RSP0受控文件：指公司RSPO供應(yīng)鏈認證管理文件，工程資

料（如：圖紙、產(chǎn)品B0M表等），外來文件（如：國際國

家標準、行業(yè)標準、客戶及供應(yīng)商提供的工程技術(shù)資料）

及記錄表單。

3.2非受控文件：受控文件以外的所有文件統(tǒng)稱為非受控文

件。

3.3DCC：是DocumentControllingCenter的縮寫，即文控

中心。

4.0職責(zé)

4.1總經(jīng)理：核準公司RSPO管理手冊、RSPO方針與目標、程序

文件及工程技術(shù)文件（含外來文件）、國

家標準、國際標準文件等，確保公司使用

最新的國家/國際標準。

4.2管理者代表

4.2.1審核RSPO管理手冊和程序文件，核準作業(yè)指導(dǎo)書、檢

驗標準、管理辦法等三階文件及表單記錄文件。

4.3文控中心

4.3.1對本公司所有RSPO過來文件的發(fā)放進行控制，并建立

和維護受控文件發(fā)放記錄，按程序文件要求回收作

廢的受控文件，保證文件持有者手上為最新版本之

有效文件。

4.4各部門

4.4.1負責(zé)按文控中心制訂的統(tǒng)一格式,負責(zé)本部門文件之編寫

與修訂，打印并經(jīng)審核批準后交文控中心進行受控發(fā)行，

對于文控中心發(fā)放的文件要妥善保管和維護.

4.4.2文件持有人收到文件時，應(yīng)及時簽收，并將已失效的

舊版本受控文件退回文控中心。

5.0程序內(nèi)容

5.1文件的分類、編號及版本版次規(guī)定

5.1.1公司的管理體系文件分為以下5類：

a)RSPO過來手冊；

b)程序文件；

c）作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、檢驗標準；

d）表單記錄；

e）技術(shù)文件和外來文件。（包括客戶提供的圖面、技術(shù)資料、

國家或國際有關(guān)產(chǎn)品的法律、法規(guī)、標準等文件）

5.1.2管理文件編號方法：

a）文件代號規(guī)定：

M1-RSP0管理手冊

CX-程序文件

WK-管理辦法/作業(yè)指導(dǎo)書/工作指引/崗位職責(zé)/

檢驗標準/流程圖

QR-記錄表單

WL-外來文件

b）部門代號規(guī)定：

總經(jīng)理一GM人力資源部一HR生產(chǎn)部一SC供應(yīng)部一GY

銷售部一XS質(zhì)量部一QC倉儲-CC

c）文件編號為一個確定且唯一的號碼，不能重復(fù)。具體編號原則如下:

質(zhì)量手冊：JH-ROPS-M1-2021

程序文件：JH—§X—Q口-部門代表

_______流水號

____________程序文件代碼

________________公司代碼

作業(yè)指導(dǎo)書：□□□—WK—□□□

I_______流水號

--------------作業(yè)指導(dǎo)類文件代碼

______________________發(fā)行部門代碼

記錄表單：QR—□

——版本號（首版A0,其次

A1-A9、B0..）

----------流水號（如：01...02..）

------------------二階或三階文件代碼（如:

QP01/WK01）

---------------------------表單代碼

外來文件有編號的以原有編號為準，無編號的依程序文件編號原則編

號分客戶類別管理。

5.1.3受控文件之版次規(guī)定：

5.L3.1英文字母初版為A,修訂版為B、C、D................Z,AA,

AB…如止匕類推；

5.1.3.2正文內(nèi)容變更不大（只對其中某頁作局部修改時），把

變更頁版次變?yōu)锳/l、A/2、A/3,再次修訂直接轉(zhuǎn)為B/0,

初版為A/0版次。

5.1.3.3文件內(nèi)容變更大或轉(zhuǎn)版時，整份文件要重新發(fā)行，并

變更版本，直接轉(zhuǎn)版本為B/0,初版為A/0版次。

5.2受控文件的目錄編寫及一般要求.

5.2.1所有體系文件應(yīng)統(tǒng)一編號.具體按5.1內(nèi)容執(zhí)行。

5.2.2文控中心對受控文件進行目錄編寫,制訂各類文件的【文件清

單】。

5.2.3所有受控文件在發(fā)布前須由相關(guān)部門評審其適宜性,然后經(jīng)過

審批后才能分發(fā),程序文件和手冊必須由制訂者簽名、管理者

代表審核、經(jīng)總經(jīng)理核準簽名后方可分發(fā)。

5.2.4受控文件要保持清晰，易于識別,不可涂改,若有更改必須有相

關(guān)負責(zé)人親筆（不可用鉛筆或紅色筆）簽名后，交文控中心統(tǒng)

一更改。

5.3文件的發(fā)放及保存

5.3.1文件制訂者將已獲批準并符合受控文件格式的文件送至文

控中心,文控中心將該受控文件之資料及時登入【文件清

單】，以便于有關(guān)作業(yè)部門核對現(xiàn)有文件是否為最新有效版

本之文件。

5.3.2文控中心根據(jù)【文件收發(fā)記錄表】確定分發(fā)范圍及數(shù)量進行

分發(fā)（技術(shù)文件除外），【文件收發(fā)記錄表】須經(jīng)過文控中心

負責(zé)人審核。

5.3.3文控中心按【文件收發(fā)記錄表】中分發(fā)數(shù)量復(fù)印后,加蓋藍色

“受控文件”印章，保存正本，分發(fā)副本。

5.3.4文控中心分發(fā)文件時應(yīng)確保文件持有者及時簽收并填上簽收

日期。若因工作需要須增加或破損補領(lǐng)時，由需求部門填寫

【文件補發(fā)申請單】經(jīng)管理者代表批準后交文控中心進行發(fā)

放。

5.3.5當(dāng)發(fā)放新版本時,文控中心應(yīng)向文件持有人收回已失效的舊

版“受控文件”，加蓋紅色“作廢文件”印章后銷毀。將該作

廢文件的“正本”加蓋“作廢文件”印章后隔離存放至保存

限期（依文件保存期限）然后封存。

5.3.6各部門應(yīng)有專門的人員負責(zé)管理受控文件,受控文件儲存于

指定活頁夾內(nèi)，需懸掛公示的定點懸掛。在領(lǐng)取新版受控文

件時，將已作廢之受控文件交回文控中心處理。

5.3.7若以電子文件形式存在的受控文件必須進行及時備份和定

期殺毒，確保文件的有效性。

5.3.8接收到外來工程文件，受控后轉(zhuǎn)交工程部；工程部再按文件

控制要求分發(fā)到相關(guān)部門，并由接收人簽名；如有更改，

使用部門以舊換新；以確保新版本有效。

5.4受控文件的更改

5.4.1受控文件的更改應(yīng)填寫【文件制訂/修訂/作廢申請單】，須由

相關(guān)部門評審，然后經(jīng)過部門負責(zé)人（或受權(quán)人）及管理者代

表批準（手冊及程序文件的更改須經(jīng)總經(jīng)理審批）后方可執(zhí)

行。若因打字錯誤（漏字、錯字，標點符號錯等）需更改時，

此文件無需改版。

5.4.2工程更改一般包括:工序流程、物料規(guī)格等方面的更改或其

它技術(shù)上的更改,若與客戶簽訂的合約或訂單上有注明，或

由客戶正式通知;所有更改要求均要通知客戶并取得認可方

可執(zhí)行。

5.5文件的作廢

5.5.1受控文件的作廢：當(dāng)新版本文件發(fā)出，自動作廢舊版本文件，

具體程序見本程序5.3.5節(jié)。

5.6ROPS管理所需的外來文件

5.6.1外來工程技術(shù)資料

客戶提供的圖紙、樣品、資料由業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交工程課標識、歸檔，各

單位如有需要，視其需要審批發(fā)放范圍等。由客戶郵寄或以其它方式傳送

至公司需作管制的技Jit文件、檢驗規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)，詳見《外部文

件一覽表》均由文管單位統(tǒng)一收件。文管單位收件后，需先確認該份文件

,是否為首次發(fā)行，若為首次發(fā)行，則直接編碼、登錄；若為再發(fā)行文

件，且必須回收舊文件時，先通知相關(guān)單位，匯整舊文件待回收，再編

碼更新版本。對外來技擊:文件、檢驗規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)編碼規(guī)定可根

據(jù)實際情況進行，通常編碼按三位流水號。對此類的技Tit文件、檢驗規(guī)范

及相關(guān)的法律法規(guī)由文管中心負責(zé)進行編號或登錄。外部文件發(fā)至各相關(guān)

單位后，由各相關(guān)單位辦理相關(guān)事項或進行標準修訂。

5.6.2所需的國家/國際標準、法律法規(guī)。

5.6.2.1管理者代表或指定相關(guān)部門定期與提供國家國際標準機構(gòu)

保持聯(lián)絡(luò),確保其外來標準為最新有效版本。

5.6.2.2所需的國家/國際標準、法律法規(guī)接收由總經(jīng)理確認后,交

由文控中心蓋“受控文件”印章，建立【文件清單】，各部

門登記借閱使用。

5.7非受控文件

此類文件為本公司顧客或其它人員因工作需要須持有本公司普

通性參考文件，此文件改版時不再收回及換發(fā)新版本,非受控文

件應(yīng)加蓋“參考文件”印章加以標識。

5.8記錄的控制執(zhí)行《RSPO記錄控制程序》。

6.0相關(guān)文件

6.1《RSPO記錄控制程序》

7.0相關(guān)記錄

7.1【文件制訂/修訂/作廢申請單】

7.2【文件收發(fā)記錄】

7.3【文件補發(fā)申請單】

7.4【傳真發(fā)送記錄表】

7.51內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單】

7.6【外部文件一霓表】

7.7【最新文件一霓表】

7.81部F號管制文件一霓表】

7.9各種印章

RS-CX-02-HRRSPO記錄控制程序

1.0目的

保證記錄在貯存期內(nèi)能夠得到有效的管理和控制，以提供符合REPO供應(yīng)

鏈認證管理運作的客觀依據(jù)。

2.0適用范圍

適用于為證明RSPO供應(yīng)鏈認證產(chǎn)品符合顧客要求、符合相關(guān)法律法規(guī)

要求和RSPO供應(yīng)鏈認證有效運作的記錄。

3.0職責(zé)作

3.1程序文件編寫者：規(guī)劃記錄表單的格式，建立并保持記錄的標識，決

定保存期限。

3.2記錄保存單位：負責(zé)對記錄的分類,編目、歸檔、存儲、保存和銷毀。

3.3部門負責(zé)人：負責(zé)記錄的檢查和審核工作，對所提供證明產(chǎn)品質(zhì)量記

錄的真實性、可靠性負責(zé)。

3.4文控中心：負責(zé)原始表單的登記處理及建檔、編號、保存并對其進行

管制。

3.5管理者代表：負責(zé)審核記錄的適用性、一致性及外界人員調(diào)閱記錄的

核準。

4.0程序內(nèi)容

4.1凡相關(guān)程序文件的制訂者，應(yīng)依本規(guī)定，描述有關(guān)作為改善、追溯及

據(jù)以衡量RSPO供應(yīng)鏈認證管理體系有效運作的記錄；這些記錄在體

系檢查和評價時作為重點檢查內(nèi)容和評價依據(jù)。

4.2記錄的鑒別

4.2.1記錄的設(shè)計要求

4.2.1.1設(shè)計記錄之前，應(yīng)決定要記錄的內(nèi)容，作為一種文件,其應(yīng)

有確切的名稱。

4.2.1.2記錄應(yīng)有系統(tǒng)性，能完整地反映體系的運行情況,記錄應(yīng)滿

足對RSPO供應(yīng)鏈認證管理的要求，能作為RSPO供應(yīng)鏈認證

管理體系運行的見證。

4.2.2記錄與程序文件同步，并另做編號及標明保存期限。

4.3編號

4.3.1文控中心按《文件控制程序》的內(nèi)容、編號及版次規(guī)定對表單

進行編號。編號完成后即登記于【RSPO記錄一覽表】。

4.3.2若記錄表單不適應(yīng)現(xiàn)狀需要時一，使用部門可提出修訂，試行半

個月后，填寫【文件制訂/修訂/作廢申請單】并附更改后的表

單依流程審批，審批完成后交文控中心進行換版，再發(fā)行使用，

任何部門不得私自使用與RSPO供應(yīng)鏈認證管理體系管理體系

相抵觸的文件（REPO供應(yīng)鏈認證管理文件必須受控）。

4.4發(fā)行

4.4.1各相關(guān)部門使用的表單如需在外印刷，必須經(jīng)文控中心在原始

表單上簽名確認為最新版次后方可申請采購，以防止被誤用舊

版的記錄表單。各發(fā)行使用的記錄表單，其左上角必須要有公

司標志，其右下角必須標示該記錄表單的表單編號。

4.4.2為保證各部門明確記錄表單保存期限及確認所用表單為最新版

本，各部門可根據(jù)需要向文控中心索取主文件復(fù)印使用。

4.4.3為用于表單控制，使用印刷流水編碼的單據(jù)，在發(fā)放和使用時,

發(fā)出部門必須按流水編碼的順序發(fā)放并予以登記領(lǐng)用人和領(lǐng)用

編號。在領(lǐng)用人使用完畢后必須繳回、注銷原領(lǐng)用單據(jù)，在核

對無誤后方可領(lǐng)取新的單據(jù)。

4.5填寫記錄

4.5.1相關(guān)程序文件的編寫者,應(yīng)對相關(guān)填寫記錄的人員進行培訓(xùn)，保

證記錄的規(guī)范與準確。

4.5.2各相關(guān)部門在使用表單時，應(yīng)確實、完整的填寫，并且嚴禁使

用鉛筆。務(wù)必使記錄清晰易讀，原則上不準涂改，需要涂改時,

必須有更改人簽名蓋章以示擔(dān)當(dāng)。印刷有流水編碼的單據(jù)在使

用過程中如有填寫錯誤不可任意撕毀，不可跳號、漏號等，必

須保留單據(jù)的完整性。

4.5.3當(dāng)記錄填完后,須有相應(yīng)的負責(zé)人承認和審批。

4.6整理、建檔與識別

4.6.1各項記錄必須經(jīng)該相關(guān)審核合格后，方可將記錄按大類項目進

行整理分類保存，可以以檔案夾或卷宗形式裝訂成冊，并在其

上標示各記錄的名稱。

4.6.2各受控表單樣板由文控中心負責(zé)建檔和保存。各相關(guān)部門參照

【RSPO記錄一覽表】對其建立相應(yīng)之記錄臺帳，以利管理。

4.7儲存與保管：

各相關(guān)部門之記錄表單的儲存和保管必須以便于存取和檢索為原

貝IJ,并提供適宜可靠之環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和遺失。各項記錄

表單的保存期限依照【RSPO記錄一覽表】之規(guī)定執(zhí)行保存。電子檔

記錄的填寫者要注意權(quán)限，定期維護。

4.8記錄的調(diào)閱

由于工作的需要，公司內(nèi)部人員調(diào)閱記錄,須經(jīng)記錄保管部門批準。

外部人員調(diào)閱記錄時，須經(jīng)過管理者代表批準。

4.9過期銷毀：

4.9.1記錄超過保存期限時-，經(jīng)部門主管/經(jīng)理批準后，交文控中心統(tǒng)

一銷毀。

4.9.2規(guī)定保存期限：

表單編寫者可視具體情況而規(guī)定期限，由文控中心根據(jù)各文件

規(guī)定情況登錄【RSPO記錄一覽表】，各部門按照執(zhí)行。保存期

限一般為三年，特殊的可參考以下方式確定：

a.工作需要；

b.認證機構(gòu)或定期評審的時間間隔；

c.顧客的規(guī)定：若顧客的保存期和本公司不同時,應(yīng)同業(yè)務(wù)或相

關(guān)人員在接受訂單前與客戶協(xié)商，應(yīng)以客戶要求的保存期限為

準。

4.10供方記錄保存方式

4.10.1因外發(fā)作業(yè)，供應(yīng)商因公司要求需提供相關(guān)的品質(zhì)記錄，作

為檢測的證據(jù)。其記錄的保存期限依照本公司同類型的表格

保存期限，由使用單位保存，一般為三年。。

5.0相關(guān)文件

5.1《RSP0文件控制程序》

6.0記錄表單

6.1【RSP0記錄一覽表】

6.2【文件制訂/修訂/作廢申請單】

RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序

1.0目的

驗言正RSPO供應(yīng)鏈認證管理體系是否被正確實施，以適時發(fā)現(xiàn)問題并采

取改善措施，確保RSPO供應(yīng)鏈認證管理體系有效運行及持續(xù)改進。

2.0適用范圍

公司與RSPO供應(yīng)鏈認證管理體系有關(guān)規(guī)定事項與實施部門皆為審核范

圍。

3.0定義

無

4.0職責(zé)和權(quán)限

4.1管理者代表：組織編制【年度RSPO內(nèi)部審核計劃】、組成審核小組并

安排時間監(jiān)督及執(zhí)行審核工作及針對審核結(jié)果及措施

向最高主管提出報告并負責(zé)追蹤成效。

4.2審核組長：盛督全體人員遵循RSPO過來手冊各項標準所述之規(guī)定要求

審核之不合格項確認，審核管理，總結(jié)審核報告；監(jiān)督追蹤RSPO

審核之改善措施執(zhí)行成效并要求相關(guān)人員徹底執(zhí)行。

4.3審核組：依【內(nèi)審實施計劃】執(zhí)行審核及并對不符合的糾正和預(yù)防實

施之有效性、適宜性進行跟蹤驗證。

4.4各相關(guān)部門：審核后不符合事項的糾正和預(yù)防處理。

5.0程序內(nèi)容

5.1審核計劃及成員資格

5.1.1管理者代表每年12月底組織編制【年度RSPO內(nèi)部審核計劃】，報

總經(jīng)理審批，對RSPO體系全部過程進行審核，且每年至少進行1

次內(nèi)審（兩次內(nèi)審時間間隔不超過12個月）。特殊情況下經(jīng)總經(jīng)

理批準，可以增加審核次數(shù)。如：當(dāng)外部/內(nèi)部不符合或客戶抱怨

發(fā)生時，審核方式一般采用集中式審核，需要時也可采用滾動式

審核。

5.1.2審核人員由管理者代表指定具體范圍/項目的內(nèi)審組長。審核組成

員由本公司內(nèi)審員擔(dān)任，內(nèi)審組長及成員必須與所審核的活動無

直接工作關(guān)系，且具備下述資格：

a）必須經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)。

b）對本公司產(chǎn)品有一定了解。

c）取得本公司最高管理者任命的資格。

5.3審核實施

5.3.1在【年度RSPO內(nèi)部審核計劃】中規(guī)定審核實施前一周內(nèi)，由管理

者代表組織公司內(nèi)部審核人員成立該次的內(nèi)部RSPO體系審核小

組，并選出組長。

5.3.2組長負責(zé)制定該次【RSPO內(nèi)部審核計劃表】,由管理者代表核準

后書面通知受審核部門的負責(zé)人。

5.3.3審核實施前，內(nèi)審員須編制【RSPO內(nèi)部審核查檢表】交審核組長

確認，作為審核內(nèi)容的樣本。

5.3.4內(nèi)審組長應(yīng)召集內(nèi)審員與被審核單位負責(zé)人舉行首次會議，說明

本次審核之目的、范圍、時程及注意事項。審核組長負責(zé)審核小

組與被審核單位之間的溝通工作。

5.3.5進行現(xiàn)場審核，尋找客觀證據(jù)。

a）被審核單位負責(zé)人應(yīng)親自或指派有關(guān)人員陪同進行審核。

b）審核小組成員應(yīng)參閱【RSPO內(nèi)部審核查檢表】作為審核指引,

不允許被審核單位人員參與審核，但被審核單位有義務(wù)提供各項

目之資料以利審核作業(yè)的順利進行。

c）審核小組成員