會議管理制度職責(zé)有哪些

會議管理制度職責(zé)有哪些第一章總則

為確保會議的效率與效果，明確會議管理制度中各職責(zé)分工，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司內(nèi)所有層級會議，旨在規(guī)范會議組織、召開、記錄及跟蹤等各環(huán)節(jié)，保障決策的及時性和準(zhǔn)確性。

一、會議管理目標(biāo)

1.提高會議效率，縮短會議時間，確保議題集中、討論深入。

2.明確會議職責(zé)，加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作。

3.保證會議決策的及時性和有效性，確保決策的貫徹執(zhí)行。

4.提高會議紀(jì)要的質(zhì)量，便于跟蹤和落實(shí)會議決策。

二、會議管理原則

1.嚴(yán)謹(jǐn)性：會議議題應(yīng)具有針對性和緊迫性，避免召開無意義、無效的會議。

2.及時性：會議召開應(yīng)把握時機(jī)，確保決策的時效性。

3.溝通協(xié)作：會議應(yīng)促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作，共同解決問題。

4.公開透明：會議紀(jì)要應(yīng)及時公開，便于全體員工了解會議內(nèi)容。

三、會議管理職責(zé)分配

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、召開、主持以及會議紀(jì)要的整理和發(fā)布。

a.確定會議議題、議程和時間。

b.邀請參會人員，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

c.擬定會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后及時發(fā)布。

d.跟蹤會議決策的落實(shí)情況，并向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報。

2.參會人員：積極參與會議討論，提出建議和意見，并按時完成會議安排的任務(wù)。

a.提前準(zhǔn)備會議材料，確保發(fā)言有據(jù)可依。

b.會議期間保持專注，積極參與討論。

c.遵守會議紀(jì)律，尊重他人意見。

3.會議室管理員：負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、布置、設(shè)施檢查及維護(hù)。

a.掌握會議室使用情況，合理安排會議時間。

b.確保會議室設(shè)施正常運(yùn)行，提供良好的會議環(huán)境。

c.會后及時整理會議室，確保下次會議的順利進(jìn)行。

四、會議管理制度生效與修訂

1.本制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

2.本制度如有需要修訂，由會議組織者提出，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以更新。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題及議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和各部門工作計(jì)劃，確定會議主題和具體議題。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和議題，制定詳細(xì)的會議議程，包括議題討論順序、預(yù)計(jì)時長等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，明確參會人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)出會議通知。

4.預(yù)訂會議室：根據(jù)參會人數(shù)、會議時間等因素，預(yù)訂合適的會議室，并確保會議室設(shè)施齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員。

3.會議討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，參會人員積極發(fā)言，提出建議和意見。

4.會議決策：針對議題進(jìn)行充分討論后，由主持人或會議決策者作出決策。

三、會議記錄

1.會議紀(jì)要：會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要整理：會后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)布。

四、會議通知與反饋

1.會議紀(jì)要發(fā)布：會議紀(jì)要審批通過后，及時發(fā)布給全體參會人員及相關(guān)人員。

2.參會人員反饋：參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并提出意見或建議。

3.會議組織者收集反饋意見，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改完善。

五、會議跟蹤與落實(shí)

1.任務(wù)分配：會議決策后，會議組織者應(yīng)明確任務(wù)分工，將具體任務(wù)分配給相關(guān)人員。

2.任務(wù)進(jìn)度跟蹤：會議組織者負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)進(jìn)度，確保會議決策的貫徹執(zhí)行。

3.任務(wù)完成情況反饋：任務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向會議組織者反饋任務(wù)完成情況，以便于會議組織者了解決策落實(shí)情況。

六、會議總結(jié)與改進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議效果、參會人員反饋等方面進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。

2.對會議流程、會議紀(jì)要等方面存在的問題進(jìn)行梳理，不斷完善會議管理制度。

3.定期組織培訓(xùn)，提高會議組織者和參會人員的會議管理能力。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會議決策的有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議紀(jì)要的作用，特制定會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)措施，具體如下：

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由會議組織者負(fù)責(zé)發(fā)布至參會人員及相關(guān)人員。

2.會議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時限，便于相關(guān)人員了解和執(zhí)行。

3.會議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀，確保對會議決策的理解一致。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織者需對會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要要求，制定具體實(shí)施計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)。

3.會議組織者定期跟蹤任務(wù)進(jìn)度，了解執(zhí)行過程中存在的問題，及時協(xié)調(diào)解決。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.責(zé)任人需在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織者反饋任務(wù)完成情況，包括實(shí)際完成情況、遇到的問題及解決方案等。

2.會議組織者對反饋情況進(jìn)行整理，評估會議決策的落實(shí)效果，并對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，找出原因。

四、會議紀(jì)要的督辦與整改

1.對會議決策落實(shí)不到位的情況，會議組織者應(yīng)進(jìn)行督辦，推動問題解決。

2.針對執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整和優(yōu)化工作流程，確保會議決策的貫徹執(zhí)行。

3.對因主觀原因?qū)е聲h決策未落實(shí)的責(zé)任人，給予相應(yīng)處罰，以強(qiáng)化責(zé)任意識。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.會議組織者定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理、總結(jié)，為今后類似會議提供借鑒。

3.加強(qiáng)會議紀(jì)要的保密工作，確保會議內(nèi)容的安全。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源合理利用，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂實(shí)行預(yù)約制度，由會議室管理員負(fù)責(zé)管理。

2.預(yù)訂會議室時，需提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息。

3.會議室管理員根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會議室使用時間，避免沖突。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行，保證會議空間合理分配。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，確保會議順利進(jìn)行。

3.定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，遵守會議紀(jì)律。

2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、飲食，保持會議室衛(wèi)生。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)施電源，保持會議室原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室管理員負(fù)責(zé)會議室的安全管理，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會議期間，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險物品進(jìn)入會議室。

3.加強(qiáng)會議室的保密工作，確保會議內(nèi)容不被泄露。

五、會議室維護(hù)與保潔

1.定期對會議室進(jìn)行保潔，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室管理員應(yīng)定期檢查設(shè)施運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議室設(shè)施完好。

3.會議結(jié)束后，會議室管理員應(yīng)檢查會議室使用情況，對損壞的設(shè)施進(jìn)行登記和維修。

六、會議室資源調(diào)配

1.會議室管理員根據(jù)公司實(shí)際情況，合理調(diào)配會議室資源，提高使用效率。

2.對于重要會議或緊急會議，會議室管理員應(yīng)優(yōu)先保障會議室的使用需求。

3.鼓勵部門間共享會議室資源，減少資源浪費(fèi)。

第五章附則

為確保本會議管理制度的實(shí)施效果，明確相關(guān)規(guī)定，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守