WCH-QP-01-文件控制程序-V2

編制者及日期FORMTEXT審核者及日期批準(zhǔn)者及日期修訂歷史版本修訂內(nèi)容修訂日期修訂者批準(zhǔn)者02文控中心改為質(zhì)量部08.5.21許毅羅文中02三級文件編審批權(quán)限修改，增加會簽要求08.5.21許毅羅文中02各類文件控制章的使用范圍定義更清楚08.5.21許毅羅文中02流程圖修訂08.5.21許毅羅文中02增加其它細(xì)節(jié)性的操作08.5.21許毅羅文中目的為確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個場所能夠使用到有效版本的文件，并使文件處于受控狀態(tài)，本程序規(guī)定了文件的審批、發(fā)布、更改、作廢等內(nèi)容。范圍本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（包括電子文件）的控制。職責(zé)和權(quán)限質(zhì)量部負(fù)責(zé)公司質(zhì)量體系文件控制的歸口管理；文件編制（更改）、審核、批準(zhǔn)權(quán)限：文件類型編制/更改審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊質(zhì)量部管理者代表總經(jīng)理程序文件部門經(jīng)理管理者代表總經(jīng)理三級文件部門經(jīng)理授權(quán)人員相關(guān)部門經(jīng)理會簽部門經(jīng)理技術(shù)文件技術(shù)經(jīng)理授權(quán)人員相關(guān)人員會簽技術(shù)經(jīng)理表格部門經(jīng)理授權(quán)人員部門經(jīng)理授權(quán)人員部門經(jīng)理外來文件沒有權(quán)限技術(shù)部顧客受控資料沒有權(quán)限相關(guān)人員不適用文控員（專兼職）負(fù)責(zé)受控文件的發(fā)放/接收和收回至文控中心，包括其登記工作。文件編制/更改部門根據(jù)文件的內(nèi)容，確定參與評審（會簽）的部門/人員。文件使用者應(yīng)確保在工作現(xiàn)場僅使用具有紅色鮮章的受控文件。工作程序本公司受控的文件有：內(nèi)部管理文件：質(zhì)量手冊、程序文件、各類管理規(guī)范、過程作業(yè)指導(dǎo)書（適用所有產(chǎn)品）等受控文件，詳見文控中心的《質(zhì)量管理體系文件清單》。內(nèi)部技術(shù)文件：技術(shù)部設(shè)計(jì)和開發(fā)活動中形成的工裝/檢具圖紙，產(chǎn)品作業(yè)指導(dǎo)書（適用特定產(chǎn)品）、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、材料標(biāo)準(zhǔn)等受控文件，詳見技術(shù)部的《技術(shù)文件清單》。以上兩類文件均蓋“受控文件”，以標(biāo)識該文件為最新版且被及時(shí)有效地更新。外部管理文件：公司/各部門用法律法規(guī)、參考手冊、設(shè)備資料等外來文件和資料，詳見文控中心的《受控資料目錄》。此類文件蓋“受控資料”章，以標(biāo)識該文件的適用性。外部技術(shù)文件：顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、威斯卡特標(biāo)準(zhǔn)等適用產(chǎn)品的外來文件和資料，詳見技術(shù)部的《外來文件清單》。此類文件蓋“外來文件”章，以標(biāo)識該文件為外來的受控文件，本公司無權(quán)限修改。內(nèi)外部的技術(shù)文件的評審、更改、保密、編號規(guī)則等要求按《技術(shù)文件管理規(guī)范》予以執(zhí)行。文件控制專用章及相應(yīng)清單適用范圍，見下表：適用范圍及含義印章樣式（紅色鮮章有效）該文件是最新有效的，且因?yàn)槠浞职l(fā)收到控制所以可以確保得到及時(shí)更新。受控文件ControlledDocument已被識別為適用本公司質(zhì)量/環(huán)境/安全等管理活動的外來文件，該文件定期得到評審和更新。受控資料ControlledMaterial經(jīng)過技術(shù)部評審后確認(rèn)適用，對產(chǎn)品質(zhì)量有影響的外來材的標(biāo)準(zhǔn)，包括顧客標(biāo)準(zhǔn)。外來文件ExternalDocument已經(jīng)不適用，但因?yàn)槟承┰虮４嬉詡洳榈奈募鲝UObsolete屬于威斯卡特資料室所有，但不需要特別受控的文件，威斯卡特資料室WescastDataRoom表格作為特殊的“受控文件”，不需要蓋“受控章”。受控的表格可以通過其表格編號可以追溯到公司文控員的相應(yīng)清單。 文件的獲取當(dāng)需要獲取文件時(shí)，可先向部門文控員和/或公司文控員查詢該文件是否存在。如果有，通過部門文控員將經(jīng)過本部門經(jīng)理批準(zhǔn)后的“文件管理單”，交文控中心以申請?jiān)俅闻砂l(fā)。如果文控中心沒有，則通知相關(guān)直接責(zé)任人員編寫后受控發(fā)布。現(xiàn)場作業(yè)的文件應(yīng)該由部門張貼在現(xiàn)場，如果需要多份，可通過部門文控員向文控中心申請?jiān)俅闻砂l(fā)。文件的修改體系運(yùn)行過程中任何人都可提出文件的修訂建議，交給編制部門的經(jīng)理和/或體系工程師，由原編制部門負(fù)責(zé)實(shí)施文件修改。除非獲得特別授權(quán)，其他人員不得擅自修改文件并運(yùn)行。管理者代表根據(jù)內(nèi)審和管理評審的結(jié)果，組織評價(jià)各層次文件的充分性和適宜性，并確定是否需要實(shí)施必要的文件修訂；每次修改時(shí)，各部門應(yīng)確保在每份文件的“修訂歷史”中記錄與上一個版本的文件的主要或重要的不同，以確保對文件使用者的提示。文件的發(fā)布和補(bǔ)發(fā)各部門通過本部門的文控員將需受控發(fā)布的紙質(zhì)文件和電子版連同《文件管理單》一起交公司文控員，公司文控員確認(rèn)其清晰、完整、有效后，并按規(guī)定的發(fā)文范圍予以復(fù)印、受控、發(fā)布，領(lǐng)用部門文控員在《文件發(fā)放收回記錄表》簽字予以確認(rèn)；紙質(zhì)的第一、二層次受控文件和裝訂成冊的文件須在文件封面規(guī)定位置加蓋相應(yīng)的受控文件章（見4.3），三層次文件需每一頁蓋相應(yīng)的受控文件章，以防止非法的復(fù)制。公司各運(yùn)行場所應(yīng)確保使用受控文件；各接收部門所收文件由各部門兼職文控員作好收文登記，建立受控文件檔案進(jìn)行管理、保存，文件使用時(shí)應(yīng)確保其完整性；若需再次派發(fā)或有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)填寫《文件管理單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后按程序補(bǔ)發(fā)。各部門兼職文控員應(yīng)作好再次發(fā)文登記并簽收；外部獲得的文件的控制對外部來自顧客的工程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及其更改文件等，先由技術(shù)部文控員做好《外來文件收文登記表》，詳細(xì)記載來文時(shí)間、交接人、圖/文名稱、編號、版本、數(shù)量后，并確保在收文后2個工作日內(nèi)傳遞至技術(shù)經(jīng)理指定的評審人員；評審人員應(yīng)在5個工作日（如有顧客要求按顧客要求的時(shí)間）內(nèi)完成評審，形成《工程更改評審、處置和實(shí)施記錄》并簽署后交還技術(shù)部文控員，評審適用后，技術(shù)部文控員提交相關(guān)外來文件及《文件管理單》至文控中心后受控下發(fā)。技術(shù)部門人員應(yīng)按要求及時(shí)進(jìn)行相關(guān)文件的轉(zhuǎn)化或更新（如：控制計(jì)劃等）后，根據(jù)需要將更新結(jié)果交公司文控員進(jìn)行文控處理并進(jìn)行發(fā)放至指定公司場所；從收到《文件管理單》及相應(yīng)文件后，在2個工作日內(nèi)進(jìn)行文控處理并及時(shí)發(fā)出受控文件至指定場所。技術(shù)部相關(guān)人員應(yīng)定期對顧客工程規(guī)范、產(chǎn)品的版本有效性進(jìn)行確認(rèn)。其他如法律/法規(guī)、設(shè)備說明書、參考手冊等“受控資料”由相關(guān)責(zé)任部門收集并評審確認(rèn)適用后，交文控中心按“受控資料”辦理手續(xù)。文控中心每年底組織相關(guān)部門/人員對《受控資料目錄》進(jìn)行評審，以識別是否有新版本的外部文件產(chǎn)生，并根據(jù)評審的結(jié)果通知相關(guān)人員進(jìn)行收集和更新。受控文件的使用質(zhì)量體系文件經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)后方可發(fā)布，且在文件規(guī)定的生效日期開始運(yùn)作。各運(yùn)行場所不得持有或使用無“受控文件”鮮章的復(fù)印文件。受控文件右下位置“收文部門”欄蓋上各自部門的文控號以區(qū)別不同的部門。文件保存文件原件由公司文控員建立受控文件檔案并管理、保存?zhèn)浒?；公司各部門文控員負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量管理體系文件的歸口管理和保存。當(dāng)文件出現(xiàn)丟失、破損等異常時(shí)應(yīng)及時(shí)與公司文控員溝通；作廢文件由公司文控員及時(shí)收回銷毀，保留一份加蓋“作廢”章的原件以備必要時(shí)追溯，并形成《作廢文件清單》。對于無須保存紙質(zhì)版本的作廢文件，可以根據(jù)需要通過掃描原版文件后保存在公司服務(wù)器中指定的作廢文件目錄。電子文件控制電子文件不適用蓋章的方法，只有在公司指定服務(wù)器地址（\\wchfs\TS16949）內(nèi)的，方為“受控文件”。除了空白表格，打印后的紙質(zhì)版文件均屬于不受控的文件。受控的電子版文件只有公司文控員才有權(quán)限上傳到該服務(wù)器地址。文控員應(yīng)采取與紙質(zhì)版文件“同步接收，同步審核、同步發(fā)放/上傳、同步作廢/刪除”的原則處理文件控制活動。沒有獲得電子版的文件，可采取掃描后上傳的方法。具有保密要求的電子版文件，如內(nèi)外部技術(shù)文件，應(yīng)設(shè)置必要的訪問權(quán)限。其它電子文件的信息安全方面的要求見《IT管理制度》。質(zhì)量體系文件格式作業(yè)指導(dǎo)類文件及質(zhì)量記錄文件的編制中須包含以下信息內(nèi)容：文件編號、生效日期、版本號、文件擁有者、頁碼（PageXofY）。版本用阿拉伯?dāng)?shù)字表示版本，從01開始。質(zhì)量體系文件編號規(guī)定：質(zhì)量手冊編號： WCH-QM程序文件編號： WCH-QP-文件序號文件序號(阿拉伯?dāng)?shù)字，從01開始)作業(yè)指導(dǎo)書類文件編號：WCH-WI-—文件序號文件序號(阿拉伯?dāng)?shù)字，從01開始)，2008年6月30日發(fā)布的文件，升級為4位數(shù)。編制部門的文控代碼質(zhì)量記錄類文件編號：WCH-QR-—文件序號文件序號(阿拉伯?dāng)?shù)字，從01開始)編制部門的文控代碼各部門的文控代碼部門名稱文控中心總經(jīng)理管理者代表財(cái)務(wù)部人力資源部制造部采購及物流部質(zhì)量部銷售部技術(shù)部持續(xù)改進(jìn)部文控代碼0001020304050607080910印章管理所有的文件控制專用章（見4.3）由公司文控員保管，不得借用和挪用。資料的借閱或領(lǐng)用借閱/領(lǐng)用資料時(shí)需登記《文件/資料借閱/領(lǐng)用登記表》。孤本的資料，不可領(lǐng)用，只允許借閱。相關(guān)文件《技術(shù)文件管理規(guī)范》 WCH-WI-09-001《IT管理制度》 WCH-WI-03-001相關(guān)記錄質(zhì)量管理體系文件清單 W