青協(xié)會議管理制度匯編

青協(xié)會議管理制度匯編第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保青協(xié)會議的有序、高效進行，提高決策與執(zhí)行能力，根據(jù)《中華人民共和國協(xié)會組織法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合青協(xié)實際情況，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于青協(xié)（以下簡稱為“協(xié)會”）召開的各類會議，包括但不限于會員大會、理事會、常務(wù)理事會、專業(yè)委員會會議等。

第三條會議原則

（一）民主集中制原則：會議應(yīng)充分發(fā)揚民主，保證與會人員充分發(fā)表意見，實行集中指導(dǎo)下的民主決策。

（二）效率原則：會議應(yīng)注重效率，議題明確，會前充分準(zhǔn)備，會中嚴格控制時間，會后及時落實。

（三）公開透明原則：除涉及保密事項外，會議內(nèi)容應(yīng)公開透明，接受全體會員監(jiān)督。

第四條會議類型

（一）定期會議：按照協(xié)會章程及工作計劃定期召開的會議。

（二）臨時會議：因特殊情況或緊急事項需要臨時召集的會議。

（三）專題會議：針對特定議題召開的會議。

第五條會議組織

（一）會議的組織工作由秘書處負責(zé)，包括會議通知、會場布置、會議記錄等。

（二）會議主持人由協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任，負責(zé)維護會議秩序，確保會議順利進行。

（三）會議參與人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加的，需提前向秘書處請假。

第六條會議紀律

（一）會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音，不隨意離場，不進行與會議無關(guān)的活動。

（二）會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應(yīng)嚴格保密。

（三）會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)按照會議紀要的要求，認真履行職責(zé)，確保會議決策的落實。

第七條制度的修訂與解釋

（一）本制度的修訂由秘書處負責(zé)，報理事會審議通過。

（二）本制度的解釋權(quán)歸青協(xié)理事會所有。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）議題征集：秘書處提前向各部門、專業(yè)委員會等征集會議議題，議題應(yīng)明確、具體，并附上相關(guān)背景資料。

（二）議題篩選與確定：秘書處對征集到的議題進行篩選，報請協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批，確定會議議題。

（三）會議通知：秘書處應(yīng)在會議召開前至少三個工作日向與會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題等。

第二條會議簽到

會議開始前，與會人員應(yīng)進行簽到，確認出席情況。簽到方式可以采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等形式。

第三條會議議程

（一）主持人宣布會議開始，并介紹會議議程。

（二）按照議程順序，逐項進行議題討論。

第四條會議討論

（一）議題提出人簡要介紹議題背景、目的及建議方案。

（二）與會人員就議題展開討論，充分發(fā)表意見。

（三）主持人根據(jù)討論情況，進行歸納總結(jié)，形成會議決策。

第五條會議決策

（一）會議決策應(yīng)充分體現(xiàn)民主集中制原則，尊重多數(shù)人意見。

（二）會議決策應(yīng)以書面形式記錄，并由與會人員簽字確認。

第六條會議總結(jié)

（一）主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策的重要性和落實要求。

（二）會議結(jié)束后，秘書處應(yīng)及時整理會議紀要，將會議決策通知相關(guān)責(zé)任人。

第七條會議延期與取消

（一）如遇特殊情況，需要延期或取消會議，由秘書處提前通知與會人員。

（二）延期或取消的會議，應(yīng)根據(jù)實際情況重新安排。

第八條會議記錄與歸檔

（一）會議記錄應(yīng)詳細記錄會議議程、與會人員發(fā)言、會議決策等內(nèi)容。

（二）會議記錄由秘書處負責(zé)整理歸檔，保存期限不少于五年。

第九條會議公開

（一）根據(jù)協(xié)會規(guī)定，會議紀要應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開，接受全體會員監(jiān)督。

（二）涉及保密事項的會議紀要，按照國家相關(guān)法律法規(guī)進行保密管理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

（一）會議結(jié)束后，秘書處應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿編制。

（二）會議紀要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容，明確記錄會議決策和責(zé)任分配。

（三）會議紀要初稿完成后，應(yīng)及時發(fā)送給與會人員審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤。

（四）經(jīng)審核無誤的會議紀要，由秘書處正式發(fā)布，并通知相關(guān)責(zé)任人。

第二條責(zé)任分配與執(zhí)行

（一）會議紀要中明確的任務(wù)和責(zé)任，應(yīng)明確到具體的人員或部門。

（二）責(zé)任人在接到會議紀要后，應(yīng)立即開始執(zhí)行任務(wù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成。

（三）責(zé)任人應(yīng)定期向秘書處報告任務(wù)進展情況，確保會議決策的有效實施。

第三條跟蹤監(jiān)督

（一）秘書處應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督。

（二）對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任人應(yīng)及時向秘書處報告，并尋求解決方案。

（三）秘書處應(yīng)定期向協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)匯報會議決策的執(zhí)行情況，確保領(lǐng)導(dǎo)層對執(zhí)行進度有全面的了解。

第四條反饋與評估

（一）任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向秘書處提交任務(wù)完成報告，包括執(zhí)行結(jié)果、存在的問題及改進建議。

（二）秘書處應(yīng)對任務(wù)完成情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的工作提供參考。

（三）對于執(zhí)行效果良好的決策，應(yīng)予以表彰；對于執(zhí)行不力的，應(yīng)分析原因，并提出整改措施。

第五條信息共享與公開

（一）會議紀要的執(zhí)行情況，應(yīng)在協(xié)會內(nèi)部進行信息共享，促進各部門之間的溝通與協(xié)作。

（二）根據(jù)協(xié)會規(guī)定，會議紀要的執(zhí)行情況應(yīng)在一定范圍內(nèi)向會員公開，接受監(jiān)督。

第六條持續(xù)改進

（一）秘書處應(yīng)定期收集會議紀要執(zhí)行過程中的反饋意見，不斷完善會議管理制度。

（二）針對會議紀要執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時調(diào)整管理措施，確保會議決策的落實更加高效。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

（一）協(xié)會內(nèi)部各部門或會員需使用會議室，應(yīng)提前向秘書處提交會議室預(yù)訂申請。

（二）預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細信息。

（三）秘書處根據(jù)預(yù)訂申請統(tǒng)籌安排會議室，并在會議前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

第二條會議室使用

（一）會議室使用應(yīng)遵循先預(yù)訂先使用的原則。

（二）會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、亂丟雜物等不文明行為。

（三）會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)確保設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，避免資源浪費。

第三條會議室設(shè)備管理

（一）會議室設(shè)備由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

（二）會議前，責(zé)任人應(yīng)檢查設(shè)備是否齊全、正常，如有問題及時報修。

（三）會議期間，如遇設(shè)備故障，責(zé)任人應(yīng)立即聯(lián)系技術(shù)人員進行處理。

第四條會議室安全保障

（一）會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防、用電等安全設(shè)施齊全有效。

（二）會議期間，與會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室進行危險操作。

（三）會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保關(guān)閉門窗、電源等，防止安全事故發(fā)生。

第五條會議室衛(wèi)生管理

（一）會議室衛(wèi)生由專人負責(zé)，定期進行打掃、保潔。

（二）會議期間，與會人員應(yīng)保持會議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾。

（三）會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)組織與會人員共同清理會議室，保持環(huán)境整潔。

第六條會議室檔案管理

（一）會議室使用記錄、設(shè)備維護記錄等相關(guān)檔案，應(yīng)由專人負責(zé)整理歸檔。

（二）會議室檔案保存期限不少于五年，以備查閱。

第七條違規(guī)處理

（一）違反會議室管理規(guī)定的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（二）情節(jié)嚴重的，將按照