公司質(zhì)量會(huì)議管理制度

公司質(zhì)量會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為了加強(qiáng)公司質(zhì)量管理的決策效能，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本管理制度。

2.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、民主、創(chuàng)新的原則，為公司質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力保障。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量管理相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于質(zhì)量分析會(huì)、質(zhì)量評(píng)審會(huì)、質(zhì)量改進(jìn)會(huì)等。

2.本管理制度不包括公司其他非質(zhì)量管理類會(huì)議。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司質(zhì)量管理計(jì)劃定期召開的會(huì)議，如每周、每月、每季度的質(zhì)量分析會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對突發(fā)事件、質(zhì)量事故或緊急質(zhì)量問題時(shí)召開的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議應(yīng)由相關(guān)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議組織者需提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議參會(huì)人員應(yīng)包括與會(huì)議主題相關(guān)的各部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無故缺席、遲到或早退。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意接打電話或進(jìn)行其他與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，尊重他人意見，遵守會(huì)議議程。

七、保密原則

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要等文件應(yīng)妥善保管，防止遺失或泄露。

八、本管理制度的解釋權(quán)歸公司質(zhì)量管理部所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司質(zhì)量管理的實(shí)際需求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題，明確各議題的討論時(shí)間，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等參會(huì)。

4.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、準(zhǔn)備材料等信息。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的數(shù)據(jù)、報(bào)告、案例等，為會(huì)議討論提供依據(jù)。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程，并對參會(huì)人員提出要求。

3.各部門發(fā)言：根據(jù)會(huì)議議程，各部門負(fù)責(zé)人或指定代表就相關(guān)議題進(jìn)行發(fā)言。

4.討論與交流：參會(huì)人員針對發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行討論，提出建議和意見。

5.形成決議：對討論成果進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議等。

2.紀(jì)要整理：會(huì)后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.紀(jì)要審批：將會(huì)議紀(jì)要提交給會(huì)議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。

四、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人對會(huì)議討論成果進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行要求。

2.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：將審批通過的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員對會(huì)議效果、組織等方面提出意見和建議，以便不斷優(yōu)化會(huì)議管理。

五、會(huì)議后續(xù)

1.決議執(zhí)行：各部門應(yīng)按照會(huì)議決議，落實(shí)相關(guān)工作，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。

2.跟蹤檢查：會(huì)議組織者應(yīng)對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議落到實(shí)處。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議反饋和實(shí)際執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)將紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員，確保每位成員都能收到并了解會(huì)議內(nèi)容。

2.對于未能參加會(huì)議的人員，會(huì)議組織者應(yīng)確保其通過其他方式獲取會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決議。

二、決議任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的責(zé)任部門和個(gè)人，確保每個(gè)任務(wù)都有明確的負(fù)責(zé)人。

2.各責(zé)任部門和人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)實(shí)施。

三、跟蹤監(jiān)控機(jī)制

1.建立會(huì)議決議跟蹤表，記錄每一項(xiàng)決議的執(zhí)行狀態(tài)、進(jìn)度、遇到的問題及解決方案。

2.會(huì)議組織者或指定專人定期檢查決議執(zhí)行情況，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

四、反饋與溝通

1.責(zé)任部門和人員應(yīng)定期向會(huì)議組織者或相關(guān)部門反饋決議執(zhí)行情況，及時(shí)溝通遇到的問題和困難。

2.對于影響決議執(zhí)行的重大問題，應(yīng)及時(shí)召開臨時(shí)會(huì)議，討論解決方案，確保決議順利推進(jìn)。

五、評(píng)估與總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)對會(huì)議決議的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題和不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.定期對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，為公司質(zhì)量管理決策提供依據(jù)。

六、激勵(lì)機(jī)制

1.對于會(huì)議決議執(zhí)行到位、效果顯著的部門和人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工積極參與質(zhì)量管理。

2.對于執(zhí)行不力、影響公司質(zhì)量目標(biāo)的部門和人員，視情況給予通報(bào)批評(píng)、績效扣減等處罰。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，不斷優(yōu)化會(huì)議流程、決策機(jī)制和執(zhí)行措施，提高公司質(zhì)量管理水平。

2.鼓勵(lì)員工針對會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過程中的問題提出改進(jìn)建議，為公司質(zhì)量管理持續(xù)改進(jìn)貢獻(xiàn)力量。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門或指定人員提交會(huì)議室申請，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.行政管理部門或指定人員根據(jù)預(yù)訂情況，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

2.行政管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得隨意挪動(dòng)設(shè)施。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間，不得遲到或早退。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備，清理垃圾，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)保管好個(gè)人物品，貴重物品應(yīng)隨身攜帶。

2.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用應(yīng)遵循安全操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或人員傷亡。

3.行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室消防設(shè)施、電路系統(tǒng)等安全可靠。

五、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期對會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

2.對于會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)、檢修，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

3.遇到設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整會(huì)議室布局，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對實(shí)體會(huì)議室的依賴，提高工作效率。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.造成的設(shè)備損壞或遺失，應(yīng)照價(jià)賠償，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本管理