會(huì)議辦理工作管理制度

會(huì)議辦理工作管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議辦理工作的責(zé)任與權(quán)限，特制定本管理制度。

一、會(huì)議目的

會(huì)議作為公司決策、協(xié)調(diào)、溝通的重要手段，旨在促進(jìn)各部門之間的信息交流，解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

二、會(huì)議類型

1.公司級(jí)會(huì)議：包括年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議等。

2.部門級(jí)會(huì)議：包括部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

3.項(xiàng)目組會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議。

三、參會(huì)人員

1.公司級(jí)會(huì)議：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。

2.部門級(jí)會(huì)議：部門內(nèi)部人員及相關(guān)人員。

3.項(xiàng)目組會(huì)議：項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)由主持人或組織者提前通知參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、場(chǎng)地安排、資料準(zhǔn)備等工作。

3.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場(chǎng)。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要，尊重他人意見(jiàn)。

六、本管理制度適用于公司各部門及項(xiàng)目組召開(kāi)的各類會(huì)議。如有特殊規(guī)定，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

七、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可向公司行政管理部門提出修改建議。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議目的，確定會(huì)議主題。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的議題，明確各議題的討論順序和時(shí)間分配。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，確定參會(huì)人員范圍，通知相關(guān)人員參加。

4.安排會(huì)議時(shí)間：選擇合適的會(huì)議時(shí)間，避免與其他重要工作沖突。

5.選擇會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議設(shè)備需求，選擇合適的會(huì)議室。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)送會(huì)議通知：通過(guò)郵件、電話、即時(shí)通訊工具等方式，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等。

2.確認(rèn)參會(huì)人員：通知發(fā)送后，及時(shí)跟進(jìn)參會(huì)人員的回復(fù)，確認(rèn)是否能參加會(huì)議。

3.通知變更：如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，組織者負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和預(yù)期效果。

3.主題發(fā)言：根據(jù)會(huì)議議程，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行主題發(fā)言，介紹相關(guān)情況。

4.討論與發(fā)言：參會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論，提出意見(jiàn)和建議。

5.歸納總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成共識(shí)和決策。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論過(guò)程、關(guān)鍵觀點(diǎn)和決策結(jié)果。

2.編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要：整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

3.發(fā)送會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作要求。

2.確認(rèn)參會(huì)人員：確認(rèn)參會(huì)人員是否全部在場(chǎng)，確保會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)到位。

3.通知散會(huì)：主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員參與。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議的籌備、通知、進(jìn)行、紀(jì)要和結(jié)束等流程，旨在為會(huì)議的有序開(kāi)展提供指導(dǎo)。參會(huì)人員應(yīng)遵循會(huì)議流程，確保會(huì)議效率和質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，并在最短時(shí)間內(nèi)由會(huì)議組織者審核后發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)通知所有參會(huì)人員查看，并要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)涉及自身工作內(nèi)容的部分進(jìn)行確認(rèn)。

3.相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋對(duì)會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)情況，如有異議或補(bǔ)充，應(yīng)及時(shí)提出。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和截止時(shí)間。

2.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤任務(wù)的執(zhí)行情況，確保各責(zé)任人清晰了解自己的工作任務(wù)。

3.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定工作計(jì)劃，確保按時(shí)完成任務(wù)。

三、進(jìn)度跟蹤與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)進(jìn)度，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)資源，提供支持。

2.如任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)重大問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)立即向會(huì)議組織者報(bào)告，尋求解決方案。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展。

四、反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作結(jié)果，以便評(píng)估任務(wù)完成情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)完成情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)建議。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

五、歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況應(yīng)作為重要文件歸檔保存，以備日后查閱。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

本章強(qiáng)調(diào)了會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，旨在確保會(huì)議決策得以有效執(zhí)行，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)是提高公司管理效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需得到高度重視。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或項(xiàng)目組需提前向行政管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿足。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得隨意張貼物品。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)修。

3.會(huì)議室內(nèi)不得大聲喧嘩，影響其他會(huì)議室的正常使用。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)和更新。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政管理部門解決。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，并歸位放置，以免影響下次會(huì)議使用。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定要求。

2.會(huì)議室內(nèi)涉及公司機(jī)密內(nèi)容的討論，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保攜帶個(gè)人物品離開(kāi)會(huì)議室，以防丟失。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)務(wù)服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議期間，行政管理部門應(yīng)隨時(shí)關(guān)注會(huì)議室使用情況，及時(shí)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.對(duì)于特殊會(huì)議需求，行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況提供個(gè)性化服務(wù)。

本章針對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定，明確了會(huì)議室預(yù)訂、使用、設(shè)備管理、安全與保密以及服務(wù)與支持等方面的要求，旨在為會(huì)議的順利召開(kāi)提供良好的環(huán)境和服務(wù)保障。參會(huì)人員應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，公司各部門及員工應(yīng)嚴(yán)