體系文件控制制度

體系文件掌控制度1.文件掌控概述本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)體系文件的創(chuàng)建、發(fā)布、審批、更新、歸檔和銷毀的過程，以確保體系文件的有效性、合規(guī)性和保密性。2.文件定義2.1體系文件：指由企業(yè)內(nèi)部或相關(guān)部門編寫和發(fā)布，用于規(guī)范和引導(dǎo)企業(yè)管理活動的文件，包含但不限于政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、流程、指南、報告等。2.2文件編號：為了方便管理和追蹤，每個體系文件都應(yīng)有一個唯一的編號，并依照肯定的規(guī)定設(shè)置。2.3文件版本：每個體系文件應(yīng)標(biāo)注其版本號，版本號隨著文件的更新而遞增。3.文件編制3.1文件編制責(zé)任：企業(yè)各部門應(yīng)明確文件編制的責(zé)任人和編制流程，確保文件的編制符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。3.2文件編制格式：體系文件應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的格式進行編寫，包含文件標(biāo)題、編號、生效日期、版本號、編制人、審批人等信息。3.3文件編制流程：文件編制人應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和研究，收集必需的信息，編寫完整、準(zhǔn)確、簡明的體系文件。3.4文件審查：完成文件編制后，文件編制人應(yīng)將文件提交至相關(guān)部門進行審查，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)，符合企業(yè)的要求。4.文件發(fā)布與轉(zhuǎn)達4.1文件發(fā)布責(zé)任：文件發(fā)布人應(yīng)依據(jù)企業(yè)規(guī)定的程序，將經(jīng)過審查的體系文件進行轉(zhuǎn)達和發(fā)布，確保相關(guān)人員能夠及時知悉和理解文件內(nèi)容。4.2文件發(fā)布渠道：體系文件可以通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件、文件柜等方式進行發(fā)布，確保文件的安全性和可訪問性。4.3文件轉(zhuǎn)達確認：文件發(fā)布人應(yīng)確保文件的轉(zhuǎn)達和接收情況進行確認，可以通過簽字、回執(zhí)等方式進行。5.文件更新與廢止5.1文件更新責(zé)任：文件更新人應(yīng)定期對現(xiàn)行的體系文件進行評估和更新，確保其與企業(yè)實際運營的全都性。5.2文件更新流程：文件更新人應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的流程進行文件更新，包含編制、審查、發(fā)布等環(huán)節(jié)。5.3文件廢止：當(dāng)某個體系文件不再適用或被新的文件取代時，應(yīng)及時將其廢止并進行歸檔，確保企業(yè)內(nèi)部體系文件的乾凈和可追溯性。6.文件歸檔與保管6.1文件歸檔責(zé)任：文件歸檔人應(yīng)負責(zé)對廢止的體系文件進行歸檔，確保其可追溯性和安全性。6.2歸檔要求：歸檔文件應(yīng)依照肯定的規(guī)定進行分類、編號，以便于管理和檢索。6.3文件保管：歸檔文件應(yīng)妥當(dāng)保管，防止文件的丟失、損壞或泄露。7.文件銷毀7.1文件銷毀申請：當(dāng)某個體系文件不再需要保存時，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件銷毀申請，并經(jīng)過審核批準(zhǔn)后方可銷毀。7.2文件銷毀程序：文件銷毀應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的程序進行，包含確認文件的準(zhǔn)確性和完整性，進行文件記錄，并由專人進行銷毀。7.3文件銷毀記錄：文件銷毀人應(yīng)記錄文件銷毀的相關(guān)信息，包含文件名稱、編號、銷毀日期等。8.文件安全和保密8.1文件安全責(zé)任：企業(yè)各部門應(yīng)加強對體系文件的安全保護，確保文件的機密性和完整性。8.2文件安全措施：企業(yè)可以采取密碼保護、權(quán)限管理、加密傳輸?shù)确绞絹泶_保文件的安全。8.3文件保密要求：某些敏感的體系文件可能需要進行保密處理，相關(guān)部門應(yīng)訂立相應(yīng)的保密措施和流程，確保文件的保密性。9.文件培訓(xùn)與宣貫9.1文件培訓(xùn)：企業(yè)應(yīng)定期開展體系文件的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員了解和掌握文件的內(nèi)容和使用方法。9.2文件宣貫：企業(yè)應(yīng)通過會議、通知、培訓(xùn)等方式向相關(guān)人員宣貫體系文件的緊要性和應(yīng)用方法。10.文件監(jiān)督與評估10.1文件監(jiān)督責(zé)任：企業(yè)各級管理人員應(yīng)對體系文件進行監(jiān)督，確保文件的有效性和合規(guī)性。10.2文件評估：企業(yè)應(yīng)定期對體系文件進行評估，檢查文件的適用性、完整性和更新。11.文件更改管理11.1文件更改申請：當(dāng)企業(yè)內(nèi)部顯現(xiàn)重點變動，或需要對體系文件進行調(diào)整時，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件更改申請，并經(jīng)過審批后方可更改。11.2文件更改流程：文件更改應(yīng)依照肯定的程序進行，包含編制、審查、發(fā)布等環(huán)節(jié)。11.3文件更改記錄：文件更改人應(yīng)記錄文件的更改歷史，包含更改內(nèi)容、版本號、更改日期等。12.文件制度的執(zhí)行和修訂12.1文件執(zhí)行責(zé)任：企業(yè)各部門應(yīng)嚴格執(zhí)行體系文件，確保文件的有效性和合規(guī)性。12.2文件修訂：當(dāng)企業(yè)內(nèi)部顯現(xiàn)重點變動，或需要對體系文件進行修訂時，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件修訂申請，并經(jīng)過審批后方可修訂。12.3文件修訂記錄：文件修訂人應(yīng)記錄文件的修訂歷史，包含修訂內(nèi)容、版本號、修訂日期等。