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文檔簡介
體系文件掌控制度1.文件掌控概述本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)體系文件的創(chuàng)建、發(fā)布、審批、更新、歸檔和銷毀的過程,以確保體系文件的有效性、合規(guī)性和保密性。2.文件定義2.1體系文件:指由企業(yè)內(nèi)部或相關(guān)部門編寫和發(fā)布,用于規(guī)范和引導(dǎo)企業(yè)管理活動的文件,包含但不限于政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、流程、指南、報告等。2.2文件編號:為了方便管理和追蹤,每個體系文件都應(yīng)有一個唯一的編號,并依照肯定的規(guī)定設(shè)置。2.3文件版本:每個體系文件應(yīng)標(biāo)注其版本號,版本號隨著文件的更新而遞增。3.文件編制3.1文件編制責(zé)任:企業(yè)各部門應(yīng)明確文件編制的責(zé)任人和編制流程,確保文件的編制符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。3.2文件編制格式:體系文件應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的格式進行編寫,包含文件標(biāo)題、編號、生效日期、版本號、編制人、審批人等信息。3.3文件編制流程:文件編制人應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和研究,收集必需的信息,編寫完整、準(zhǔn)確、簡明的體系文件。3.4文件審查:完成文件編制后,文件編制人應(yīng)將文件提交至相關(guān)部門進行審查,確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī),符合企業(yè)的要求。4.文件發(fā)布與轉(zhuǎn)達4.1文件發(fā)布責(zé)任:文件發(fā)布人應(yīng)依據(jù)企業(yè)規(guī)定的程序,將經(jīng)過審查的體系文件進行轉(zhuǎn)達和發(fā)布,確保相關(guān)人員能夠及時知悉和理解文件內(nèi)容。4.2文件發(fā)布渠道:體系文件可以通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件、文件柜等方式進行發(fā)布,確保文件的安全性和可訪問性。4.3文件轉(zhuǎn)達確認:文件發(fā)布人應(yīng)確保文件的轉(zhuǎn)達和接收情況進行確認,可以通過簽字、回執(zhí)等方式進行。5.文件更新與廢止5.1文件更新責(zé)任:文件更新人應(yīng)定期對現(xiàn)行的體系文件進行評估和更新,確保其與企業(yè)實際運營的全都性。5.2文件更新流程:文件更新人應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的流程進行文件更新,包含編制、審查、發(fā)布等環(huán)節(jié)。5.3文件廢止:當(dāng)某個體系文件不再適用或被新的文件取代時,應(yīng)及時將其廢止并進行歸檔,確保企業(yè)內(nèi)部體系文件的乾凈和可追溯性。6.文件歸檔與保管6.1文件歸檔責(zé)任:文件歸檔人應(yīng)負責(zé)對廢止的體系文件進行歸檔,確保其可追溯性和安全性。6.2歸檔要求:歸檔文件應(yīng)依照肯定的規(guī)定進行分類、編號,以便于管理和檢索。6.3文件保管:歸檔文件應(yīng)妥當(dāng)保管,防止文件的丟失、損壞或泄露。7.文件銷毀7.1文件銷毀申請:當(dāng)某個體系文件不再需要保存時,相關(guān)部門應(yīng)填寫文件銷毀申請,并經(jīng)過審核批準(zhǔn)后方可銷毀。7.2文件銷毀程序:文件銷毀應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的程序進行,包含確認文件的準(zhǔn)確性和完整性,進行文件記錄,并由專人進行銷毀。7.3文件銷毀記錄:文件銷毀人應(yīng)記錄文件銷毀的相關(guān)信息,包含文件名稱、編號、銷毀日期等。8.文件安全和保密8.1文件安全責(zé)任:企業(yè)各部門應(yīng)加強對體系文件的安全保護,確保文件的機密性和完整性。8.2文件安全措施:企業(yè)可以采取密碼保護、權(quán)限管理、加密傳輸?shù)确绞絹泶_保文件的安全。8.3文件保密要求:某些敏感的體系文件可能需要進行保密處理,相關(guān)部門應(yīng)訂立相應(yīng)的保密措施和流程,確保文件的保密性。9.文件培訓(xùn)與宣貫9.1文件培訓(xùn):企業(yè)應(yīng)定期開展體系文件的培訓(xùn),確保相關(guān)人員了解和掌握文件的內(nèi)容和使用方法。9.2文件宣貫:企業(yè)應(yīng)通過會議、通知、培訓(xùn)等方式向相關(guān)人員宣貫體系文件的緊要性和應(yīng)用方法。10.文件監(jiān)督與評估10.1文件監(jiān)督責(zé)任:企業(yè)各級管理人員應(yīng)對體系文件進行監(jiān)督,確保文件的有效性和合規(guī)性。10.2文件評估:企業(yè)應(yīng)定期對體系文件進行評估,檢查文件的適用性、完整性和更新。11.文件更改管理11.1文件更改申請:當(dāng)企業(yè)內(nèi)部顯現(xiàn)重點變動,或需要對體系文件進行調(diào)整時,相關(guān)部門應(yīng)填寫文件更改申請,并經(jīng)過審批后方可更改。11.2文件更改流程:文件更改應(yīng)依照肯定的程序進行,包含編制、審查、發(fā)布等環(huán)節(jié)。11.3文件更改記錄:文件更改人應(yīng)記錄文件的更改歷史,包含更改內(nèi)容、版本號、更改日期等。12.文件制度的執(zhí)行和修訂12.1文件執(zhí)行責(zé)任:企業(yè)各部門應(yīng)嚴格執(zhí)行體系文件,確保文件的有效性和合規(guī)性。12.2文件修訂:當(dāng)企業(yè)內(nèi)部顯現(xiàn)重點變動,或需要對體系文件進行修訂時,相關(guān)部門應(yīng)填寫文件修訂申請,并經(jīng)過審批后方可修訂。12.3文件修訂記錄:文件修訂人應(yīng)記錄文件的修訂歷史,包含修訂內(nèi)容、版本號、修訂日期等。
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