武漢大學(xué)會(huì)議管理制度

武漢大學(xué)會(huì)議管理制度武漢大學(xué)會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保武漢大學(xué)會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高決策的科學(xué)性、民主性，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于武漢大學(xué)全校范圍內(nèi)各類會(huì)議的組織、召開、管理和監(jiān)督。

第三條會(huì)議類型

（一）校務(wù)會(huì)議：研究決定學(xué)校重大事項(xiàng)，部署全校工作。

（二）專題會(huì)議：研究解決某一特定問(wèn)題或事項(xiàng)。

（三）部門會(huì)議：各部門內(nèi)部研究工作、部署任務(wù)、協(xié)調(diào)事項(xiàng)的會(huì)議。

（四）學(xué)術(shù)會(huì)議：探討學(xué)術(shù)問(wèn)題、交流學(xué)術(shù)成果的會(huì)議。

（五）其他會(huì)議：根據(jù)需要組織的其他類型的會(huì)議。

第四條會(huì)議原則

（一）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議應(yīng)注重解決實(shí)際問(wèn)題，提高工作效率。

（二）民主集中：充分發(fā)揚(yáng)民主，集中統(tǒng)一決策。

（三）事先準(zhǔn)備：會(huì)議議題和材料應(yīng)提前準(zhǔn)備，確保會(huì)議效果。

（四）保密紀(jì)律：會(huì)議內(nèi)容和涉密事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第五條會(huì)議組織與管理

（一）會(huì)議的組織單位應(yīng)明確會(huì)議目的、議題、議程、參會(huì)人員等。

（二）會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

（三）會(huì)議組織單位應(yīng)做好會(huì)議簽到、記錄、紀(jì)要等工作。

（四）會(huì)議組織單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議議定事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)。

第六條會(huì)議參加人員

（一）校務(wù)會(huì)議參加人員為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

（二）專題會(huì)議參加人員根據(jù)會(huì)議議題確定。

（三）部門會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人組織召開，部門內(nèi)部人員參加。

（四）學(xué)術(shù)會(huì)議參加人員為相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者。

（五）其他會(huì)議根據(jù)需要邀請(qǐng)相關(guān)人員參加。

第七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第八條本制度的解釋權(quán)歸武漢大學(xué)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議目的和議題：會(huì)議組織單位應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議目的、議題，并報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審批。

2.制定會(huì)議方案：會(huì)議組織單位應(yīng)根據(jù)審批通過(guò)的會(huì)議目的和議題，制定會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織單位應(yīng)提前發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織單位應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各類材料，如報(bào)告、提案、背景資料等，并在會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議組織單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：會(huì)議由組織單位指定主持人，主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言，確保會(huì)議秩序。

3.會(huì)議議程：會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定議程進(jìn)行，每個(gè)議題結(jié)束后，主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，形成決策或意見。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議組織單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程，包括會(huì)議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議決策

1.發(fā)言和表決：會(huì)議主持人應(yīng)確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見，并對(duì)議題進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采取口頭、舉手或無(wú)記名投票等。

2.決策公布：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)由主持人當(dāng)場(chǎng)公布，并在會(huì)議紀(jì)要中予以記錄。

3.異議處理：如會(huì)議決策存在異議，可提請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門進(jìn)行研究，必要時(shí)可再次召開會(huì)議進(jìn)行討論。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織單位應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

3.會(huì)議總結(jié)報(bào)告：會(huì)議組織單位應(yīng)定期對(duì)會(huì)議召開情況進(jìn)行總結(jié)，形成報(bào)告，以利于工作改進(jìn)和問(wèn)題解決。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)，確保工作落到實(shí)處。

2.反饋與評(píng)估：會(huì)議組織單位應(yīng)定期收集會(huì)議決策實(shí)施情況，進(jìn)行反饋和評(píng)估，以提高會(huì)議效果和決策質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制定與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)依據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容和決策結(jié)果，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、參會(huì)人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任分工、完成時(shí)限等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議組織單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

4.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由會(huì)議組織單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定程序報(bào)批。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，確保所有參會(huì)人員和相關(guān)單位都能夠及時(shí)獲得。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布可通過(guò)內(nèi)部郵件、公告、紙質(zhì)文件等形式進(jìn)行。

3.會(huì)議組織單位應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容被充分理解和執(zhí)行，必要時(shí)可對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行解釋和說(shuō)明。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和完成時(shí)限，各責(zé)任單位應(yīng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。

2.會(huì)議組織單位應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，責(zé)任單位應(yīng)及時(shí)上報(bào)，由會(huì)議組織單位協(xié)調(diào)解決。

四、會(huì)議決策結(jié)果的反饋

1.各責(zé)任單位在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織單位反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會(huì)議組織單位應(yīng)對(duì)反饋結(jié)果進(jìn)行整理，形成書面報(bào)告，并在下一次會(huì)議中通報(bào)。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成的任務(wù)，責(zé)任單位應(yīng)說(shuō)明原因，并提出整改措施。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.會(huì)議組織單位應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要的管理制度，確保紀(jì)要的保存完整、安全。

3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

六、跟蹤落實(shí)的評(píng)價(jià)與改進(jìn)

1.會(huì)議組織單位應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

2.通過(guò)評(píng)價(jià)和改進(jìn)，不斷提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行力和會(huì)議決策的實(shí)效性，確保學(xué)校各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或單位需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等，以便管理部門合理安排會(huì)議室資源。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂臺(tái)賬，對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和調(diào)度。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

3.對(duì)于損壞或故障的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修或更換，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、喧嘩等影響會(huì)議的行為。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故早退。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用單位應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，并關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會(huì)議期間的人員和財(cái)產(chǎn)安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期進(jìn)行消防安全檢查。

3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施，如設(shè)置密碼、限制人員進(jìn)入等。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定會(huì)議室開放時(shí)間，并在預(yù)訂系統(tǒng)中公示。

2.特殊情況下，會(huì)議室管理部門可根據(jù)需要調(diào)整開放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)部門。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)渠道，接受對(duì)違規(guī)行為的投訴和舉報(bào)，并及時(shí)處理。

七、會(huì)議室管理評(píng)價(jià)與改進(jìn)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，收集使用單位意見，查找存在的