酒店會(huì)議室閑置管理制度

酒店會(huì)議室閑置管理制度第一章總則

為確保酒店會(huì)議室資源得到合理分配與充分利用，提高會(huì)議效率，減少會(huì)議室閑置時(shí)間，特制定本管理制度。本制度適用于酒店內(nèi)所有會(huì)議室的使用、調(diào)度及管理。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議室使用流程，提高工作效率。

2.合理安排會(huì)議室資源，降低閑置率。

3.保障會(huì)議質(zhì)量，提升酒店形象。

二、適用范圍

1.酒店內(nèi)部各部門召開的各種會(huì)議。

2.酒店外部單位租用的會(huì)議室。

三、基本原則

1.優(yōu)先保障酒店重要會(huì)議和緊急會(huì)議需求。

2.合理安排，避免會(huì)議室資源浪費(fèi)。

3.公平、公正、公開，確保各部門利益均衡。

四、責(zé)任主體

1.酒店行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和調(diào)度。

2.各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的召開及會(huì)議室使用。

3.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備檢查、維護(hù)及保潔工作。

五、會(huì)議分類

1.日常會(huì)議：指各部門定期召開的工作例會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。

2.重要會(huì)議：指酒店高層領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議、重大決策會(huì)議等。

3.緊急會(huì)議：指因特殊情況臨時(shí)召開的會(huì)議。

六、會(huì)議預(yù)約

1.各部門需提前向行政部預(yù)約會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.行政部根據(jù)會(huì)議室實(shí)際情況，合理安排會(huì)議室資源，并及時(shí)反饋預(yù)約結(jié)果。

3.會(huì)議室預(yù)約遵循“先到先得”原則，已預(yù)約會(huì)議室如需調(diào)整，需提前通知行政部。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。酒店各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)酒店會(huì)議室的正常秩序。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為會(huì)議流程的具體規(guī)定：

一、會(huì)議前期準(zhǔn)備

1.會(huì)議預(yù)約：各部門應(yīng)提前向行政部提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)，預(yù)約時(shí)需提供以下信息：

-會(huì)議主題

-會(huì)議時(shí)間（包括開始和結(jié)束時(shí)間）

-參會(huì)人數(shù)

-會(huì)議室設(shè)備需求（如投影儀、音響設(shè)備等）

-其他特殊需求（如茶水、水果等）

2.會(huì)議通知：行政部在確認(rèn)會(huì)議室預(yù)約后，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并將會(huì)議相關(guān)信息通知給參會(huì)人員。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議主持人或負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料，并于會(huì)議前至少一天發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，行政部或會(huì)議負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作。

2.簽到時(shí)，需記錄參會(huì)人員的姓名、部門及簽到時(shí)間。

3.簽到表作為會(huì)議紀(jì)要的附件，由行政部存檔。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、高效。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不隨意離席、接打電話，如有緊急事項(xiàng)需離席，應(yīng)向會(huì)議主持人說(shuō)明情況。

3.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開討論，避免跑題。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄由指定人員負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果及待辦事項(xiàng)。

2.會(huì)議記錄應(yīng)詳盡、清晰，便于后續(xù)跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議主持人審核簽字。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任分工。

2.會(huì)議結(jié)束后，行政部負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，并督促各部門落實(shí)會(huì)議決定。

六、會(huì)議反饋

1.各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)反饋工作進(jìn)展及問題。

2.行政部負(fù)責(zé)收集會(huì)議反饋，并對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，為改進(jìn)會(huì)議管理制度提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決定的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)于24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編制。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

-會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人

-與會(huì)人員名單

-會(huì)議議程

-會(huì)議討論的主要內(nèi)容及結(jié)論

-待辦事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間

-會(huì)議總結(jié)及下一步工作計(jì)劃

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核簽字后，由行政部負(fù)責(zé)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。

二、會(huì)議決定的跟蹤

1.行政部設(shè)立專門的會(huì)議跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤。

2.各部門責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展及存在問題。

3.行政部定期收集各部門的進(jìn)展情況，并形成會(huì)議決定跟蹤報(bào)告。

三、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)與反饋

1.各部門責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，積極推進(jìn)待辦事項(xiàng)的落實(shí)。

2.如在執(zhí)行過程中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或行政部反饋，尋求支持與協(xié)助。

3.行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決會(huì)議決定落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題，確保工作順利進(jìn)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后，由行政部負(fù)責(zé)存檔。

2.行政部應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，便于相關(guān)人員查閱、了解會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循保密原則，未經(jīng)允許不得隨意泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.行政部定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行考核，評(píng)估各部門會(huì)議決定執(zhí)行效果。

2.會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況作為各部門及個(gè)人績(jī)效考核的依據(jù)之一。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)不力的部門或個(gè)人，酒店將視情況采取相應(yīng)措施，確保會(huì)議決定得到有效執(zhí)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，提升會(huì)議室使用效率，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型及所需設(shè)備等。

3.行政部根據(jù)會(huì)議室實(shí)際情況，合理分配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)日常檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用完畢后，使用部門應(yīng)恢復(fù)設(shè)備原狀，保持會(huì)議室整潔。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并通知行政部備案。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.使用部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或搬離。

3.會(huì)議室內(nèi)不得私自張貼、懸掛物品，如需布置，需提前向行政部申請(qǐng)。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

2.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)配合清理會(huì)議室，將垃圾帶走，保持會(huì)議室整潔。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和設(shè)備維護(hù)，確保會(huì)議室長(zhǎng)期保持良好狀態(tài)。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期檢查，確保設(shè)備正常。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保消防安全。

3.使用部門應(yīng)遵守會(huì)議室安全規(guī)定，如遇緊急情況，及時(shí)采取相應(yīng)措施，并報(bào)告行政部。

六、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)保管，使用部門需向管理員申請(qǐng)領(lǐng)取。

2.鑰匙領(lǐng)取時(shí)，需登記領(lǐng)取人姓名、部門及領(lǐng)取時(shí)間。

3.使用部門應(yīng)妥善保管鑰匙，不得私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

七、會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，行政部有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.造成的損失或損壞，需由違規(guī)部門或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.行政部定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高各部門遵守規(guī)定的意識(shí)。