DA-T88-2021產品數據管理(PDM)系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T88—2021

產品數據管理PDM系統(tǒng)電子文件

()

歸檔與電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件描述了企業(yè)產品數據管理系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法

(PDM)。

本文件適用于企業(yè)產品數據管理系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作

(PDM)。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T11822

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T18894—2016

磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T15

電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

DA/T38

文書類電子文件元數據方案

DA/T46—2009

基于的電子文件封裝規(guī)范

DA/T48—2009XML

文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T70—2018

電子檔案存儲用可錄類藍光光盤技術要求和應用規(guī)范

DA/T74(BD-R)

檔案數據硬磁盤離線存儲管理規(guī)范

DA/T75

3術語和定義

界定的以及下列術語和定義適用于本文件

GB/T18894—2016、DA/T70—2018。

31

.

產品數據管理系統(tǒng)productdatamanagementsystem

管理產品生產全過程以及生產過程中產生的與產品有關的信息包括文檔文件裝配關系

(、CAD、、

物料清單配置權限信息等的系統(tǒng)

、、)。

注簡稱系統(tǒng)

:PDM。

32

.

電子文件electronicdocument

國家機構社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中通過計算機等電子設備形成辦

、,、

理傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄電子文件由內容結構背景組成

、。、、。

來源

[:GB/T18894—2016,3.1]

33

.

電子檔案electronicrecord

具有憑證參考和保存價值并歸檔保存的電子文件

、。

131

DA/T88—2021

來源

[:GB/T18894—2016,3.2]

34

.

電子檔案管理electronicrecordsmanagement

對電子檔案進行接收整理保管利用統(tǒng)計鑒定和處置的活動

、、、、、。

35

.

電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystemERMS

;

對電子檔案進行接收整理保管統(tǒng)計利用和處置的計算機信息系統(tǒng)

、、、、。

來源有修改

[:GB/T18894—2016,3.10,]

36

.

電子文件歸檔electronicdocumentarchiving

辦理完畢或已正式發(fā)布的具有憑證參考和保存價值的電子文件提交電子檔案管理系統(tǒng)保存的

、

過程

。

37

.

真實性authenticity

電子文件電子檔案的內容邏輯結構和背景與形成時的原始狀況相一致的性質

、、。

來源

[:GB/T18894—2016,3.5]

38

.

完整性integrity

電子文件電子檔案的內容結構和背景信息齊全且沒有破壞變異或丟失的性質

、、、。

來源

[:GB/T18894—2016,3.7]

39

.

可用性usability

電子文件電子檔案可以被檢索呈現和理解的性質

、、。

來源

[:GB/T18894—2016,3.8]

310

.

安全性security

電子文件電子檔案的管理過程可控數據存儲可靠未被破壞未被非法訪問的性質

、、,、。

來源

[:DA/T70—2018,3.7]

311

.

四性fourproperties

電子文件電子檔案的真實性完整性可用性安全性

、、、、。

312

.

信息包informationpackage

包含電子文件電子檔案組件文檔和對應元數據按照一定的結構組織可用于不同環(huán)節(jié)之間信

、(),,

息傳遞的信息集合對象

。

來源

[:DA/T70—2018,3.10]

313

.

歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackageASIP

;

電子文件歸檔時立檔單位內部業(yè)務部門向檔案部門提交的信息包

。

來源

[:DA/T70—2018,3.11]

314

.

保存信息包archivalinformationpackageAIP

;

按照長期保存要求形成的電子檔案信息包

。

132

DA/T88—2021

來源

[:DA/T70—2018,3.13]

315

.

系統(tǒng)顯示名systemdisplaytitle

在電子檔案管理系統(tǒng)中存儲的檔案人員和用戶直接可見的件內組件文檔題名

,()。

注文檔是指歸檔文件最小的文件單元可以是一個獨立的自然件也可以是組合文件中的某一自然件或自然件的

:,,

附件

。

316

.

計算機文件名computerfiletitle

在電子檔案管理系統(tǒng)存儲器中唯一標識電子檔案組件文檔的一個字符串

()。

4總則

41總體要求

.

411系統(tǒng)中形成的電子文件是企業(yè)的核心信息資產系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理

..PDM,PDM

工作應納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理整體工作中統(tǒng)籌規(guī)劃有序推動

,,。

412應按照全程管理前端控制集中統(tǒng)一原則對系統(tǒng)電子文件實施全生命周期管理確保電

..、、PDM,

子檔案的四性

“”。

413應執(zhí)行規(guī)范的工作程序采取必要的技術手段對系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理全

..,,PDM

過程實行監(jiān)控

。

414應對系統(tǒng)中電子文件的情況進行綜合調查制定歸檔方案保管期限表元數據方案訪

..PDM,、、、

問控制規(guī)則利用規(guī)則等規(guī)范據此開展系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作

/,PDM。

415檔案部門信息技術部門業(yè)務部門等所有涉及系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作

..、、PDM

的部門和人員應明確分工相互協(xié)作通過規(guī)范的電子檔案管理服務于產品管理風險控制資產保護

,,,、、

等目標

。

416應配備必要的信息化基礎設施和信息安全設施保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行和信息

..,

安全

。

42職責

.

421PDM系統(tǒng)主管部門

..

系統(tǒng)主管部門職責如下

PDM:

根據產品數據管理規(guī)范和檔案業(yè)務需求組織信息技術部門檔案部門和相關業(yè)務部門開展

a),、

系統(tǒng)歸檔功能建設

PDM;

為系統(tǒng)歸檔功能的建設提供支持

b)PDM。

422檔案部門

..

檔案部門職責如下

:

將系統(tǒng)形成的電子文件納入管控范圍提出歸檔范圍歸檔方式歸檔格式歸檔時間和

a)PDM,、、、

四性檢測等業(yè)務需求

“”;

參與系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口實施工作負責歸檔接口功能測試驗證是否滿足設

b)PDM,,

計要求

;

定期對上線后的集成歸檔接口運行情況進行監(jiān)測確保功能運行正常

c),;

負責電子文件的接收以及電子檔案的整理保管統(tǒng)計利用

d),、、、;

133

DA/T88—2021

負責組織保管期滿電子檔案的鑒定處置工作

e)、。

423信息技術部門

..

信息技術部門職責如下

:

根據系統(tǒng)電子文件歸檔需求開展系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口開發(fā)測試

a)PDM,PDM、

和運行維護工作

;

及時響應系統(tǒng)主管部門和檔案部門提出的系統(tǒng)電子文件歸檔需求和問題反饋并

b)PDMPDM,

妥善處理

;

參與保管期滿電子檔案銷毀工作對銷毀是否徹底進行確認

c),。

424業(yè)務部門

..

業(yè)務部門職責如下

:

負責對待歸檔電子文件質量進行審核

a);

負責根據系統(tǒng)操作手冊和本單位電子文件管理規(guī)定開展電子文件提交歸檔

b)PDM;

參與保管期滿電子檔案鑒定工作

c)。

43工作流程

.

系統(tǒng)電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程包括電子文件及其元數據捕獲歸檔四性

PDM、、“”

檢測接收整理保管統(tǒng)計利用鑒定處置等環(huán)節(jié)見圖

、、、、、、、,1。

134

DA/T88—2021

圖1PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與歸檔后電子檔案管理流程圖

135

DA/T88—2021

44元數據要求

.

元數據要求如下

:

元數據應能為系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)所處理實現元數據的傳輸解析交換利

a)PDM,、、、

用等

;

元數據的捕獲方式和捕獲節(jié)點應在系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設計與開發(fā)過程中進行規(guī)

b)PDM

劃實現元數據與電子文件同時捕獲

,;

元數據的捕獲方式包括直接提取計算寫入手工錄入默認賦值等

c)、、、;

元數據的捕獲節(jié)點包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲歸檔檢測接收整理保管利

d)、、、、、、

用遷移轉換鑒定處置等各個節(jié)點

、、、、;

系統(tǒng)電子文件歸檔時應同時歸檔對應元數據確保元數據與所描述的電子文件的有效

e)PDM,,

關聯(lián)

;

按照將系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理元數據設

f)DA/T46—2009、DA/T48—2009,PDM

置為文件實體機構人員實體業(yè)務實體文件關系實體

、、、;

本文件對元數據屬性的描述方法與規(guī)定的描述方法一致凡

g)DA/T46—2009。DA/T46—

中已描述的元數據以為準

2009、DA/T48—2009,DA/T46—2009、DA/T48—2009。

未描述的元數據本文件在附錄表表的備注

DA/T46—2009、DA/T48—2009,AA.1~A.2

中進行了描述

。

5PDM系統(tǒng)電子文件歸檔

51歸檔范圍與保管期限

.

511系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主與設計相關聯(lián)的項目管理類電子文件試

..PDM,、

驗類電子文件制造類電子文件客服類電子文件市場與銷售類電子文件供應商類電子文件應同時

、、、、

歸檔

。

512保管期限一般分為永久年年保管期限一般自歸檔時間起算具體參見附錄

..、30、10(),B

表表

B.1~B.7。

513檔案部門業(yè)務部門系統(tǒng)主管部門應共同確定本單位系統(tǒng)電子文件歸檔范圍和保

..、、PDMPDM

管期限表

。

52電子文件組件

.

521件的構成

..

5211歸檔電子文件一般以每份文件為一件

...。

5212正文附件為一件來文與復文一般獨立成件

...、;。

5213同一文件編號的同一版本二維圖三維圖和審簽文檔為一件

...、。

5214同一文件編號的同一版本原始格式和轉換格式為一件

...。

5215同一文件編號的不同版本獨立成件

...。

5216同一文件編號的同一版本的不同語種版本一般獨立成件

...。

5217同一文件編號的更改文件一般獨立成件

...。

5218同一文件編號的不同版本的軟件源碼和執(zhí)行碼一般獨立成件

...。

522件內電子文件排序

..

5221件內文件排序時正文在前附件在后

...,。

136

DA/T88—2021

5222同一文件編號的二維圖三維圖和審簽文檔按照審簽文檔三維圖二維圖排序

...、、、。

5223同一文件編號的原始格式和轉換格式按照原始格式轉換格式排序

...、。

523系統(tǒng)顯示名

..

5231系統(tǒng)顯示名一般應與系統(tǒng)命名保持一致

...PDM。

5232系統(tǒng)命名不規(guī)范的可在歸檔時由電子檔案管理系統(tǒng)采用文件編號正題名的格式

...PDM,“+”

重新命名

。

524計算機文件名

..

5241電子檔案管理系統(tǒng)內電子檔案計算機文件名應具有唯一性

...。

5242計算機文件名一般采用唯一性代碼系統(tǒng)顯示名格式命名

...“+”。

5243唯一性代碼可采用哈希值日期時間或隨機碼日期時間格式隨機碼由計算機自

...“+”“+”?！啊?/p>

動隨機生成一般為位

,32。

53歸檔要求

.

531歸檔方式

..

5311在軟硬件條件具備的前提下系統(tǒng)電子文件歸檔應選擇在線歸檔方式通過系統(tǒng)

...,PDM,PDM

和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口實現否則可以采用線下歸檔方式

,。

5312歸檔接口通常包括但不限于以下兩種歸檔接口和中間庫歸檔接口

...:WebService。

5313歸檔接口原理示意圖見圖

...WebService2。

圖2WebService歸檔接口原理示意圖

5314中間庫歸檔接口原理示意圖見圖

...3。

137

DA/T88—2021

圖3中間庫歸檔接口原理示意圖

532歸檔時間

..

5321系統(tǒng)電子文件歸檔可選擇實時歸檔和定期歸檔

...PDM。

5322實時歸檔是指在電子文件發(fā)布的同時即啟動歸檔程序實現系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)

...,PDM

即時歸檔

。

5323定期歸檔是指根據本單位具體情況選擇定期每周每月每年等產品定型或重大節(jié)點完成

...(、、)、

后年內歸檔

1。

533歸檔格式

..

5331電子文件歸檔格式

...

電子文件歸檔格式要求如下

:

系統(tǒng)電子文件歸檔格式應具備格式開放不綁定軟硬件顯示一致性可轉換易于利用

a)PDM、、、、

等性能能夠支持格式轉換

,。

文本類電子文件一般采用符合規(guī)定的版式文件格式根據需要可同時保存原始格式

b),。

二維圖樣三維數模電子文件應按以下要求歸檔

c)、:

二維圖樣文件以原始格式和符合規(guī)定的版式文件格式同時歸檔

———;

三維數模文件以原始格式和等中性格式同時歸檔

———STEP、PDF/E。

系統(tǒng)結構化數據庫應根據數據庫表結構及電子檔案管理要求轉換為以下格式歸檔

d)PDM:

以等任意一種格式歸檔

———XML、ET、XLS、DBF;

參照紙質表單或電子表單版面格式將應歸檔數據庫數據轉換為版式文件歸檔

———,。

如果采用原始格式和中性格式同時歸檔保存電子檔案管理系統(tǒng)應對二者建立關聯(lián)

e),。

5332元數據歸檔格式

...

系統(tǒng)形成的各類電子文件元數據應根據歸檔接口確定歸檔格式按照

PDM。GB/T18894—2016

中和的要求結合本單位接口開發(fā)技術路線元數據可采用等

8.4DA/T48—2009,,XML、ET、DBF

格式

。

5333電子文件格式轉換

...

電子文件格式轉換要求如下

:

138

DA/T88—2021

電子文件格式轉換時間的優(yōu)先級分別為文件發(fā)布時歸檔前歸檔過程中

a)、、;

電子文件格式轉換工具優(yōu)先選擇電子文件編制軟件自帶轉換功能并以此為基礎開發(fā)批量轉

b),

換工具批量轉換工具的可靠性應經過評審確認滿足本單位生產運營場景需求

。,。

534捕獲

..

5341歸檔電子文件應正式發(fā)布相關元數據信息得到準確完整捕獲

...,、。

5342歸檔前應由業(yè)務部門人員對歸檔電子文件質量進行檢查確認是否滿足歸檔要求

...,。

5343歸檔電子文件的格式不符合歸檔要求可在生成信息包前進行轉換確保轉換前后內容一致

...,,。

5344歸檔信息包以件為單位生成包內包含歸檔電子文件全文和元數據文件參見附錄

...,,C。

5345電子文件歸檔后系統(tǒng)電子文件如發(fā)生更改或作廢應將新版文件或作廢說明文件另行

...PDM,

捕獲歸檔并將相關關聯(lián)關系以元數據形式同步歸檔確保歸檔電子文件狀態(tài)與系統(tǒng)一致

,,PDM。

535分類

..

檔案部門應制定分類方案對系統(tǒng)電子檔案進行分類參見附錄

PDM(D)。

536立卷

..

5361立卷規(guī)則

...

檔案部門應參照如下規(guī)則結合本單位實際制定電子檔案立卷規(guī)則

,:

項目管理類電子文件按照項目類別年度立卷

a)“--”;

設計技術報告類電子文件按照項目類別專業(yè)立卷

b)“--”;

設計圖樣類電子文件按照項目類別產品結構立卷

c)“--”;

試驗類電子文件按照項目類別專業(yè)立卷

d)“--”;

制造類電子文件按照項目類別年度立卷

e)“--”;

客戶服務類電子文件按照項目類別年度立卷

f)“--”;

市場與銷售類電子文件按照項目類別年度立卷

g)“--”;

供應商類電子文件按照項目類別供應商年度立卷

h)“---”。

5362排序規(guī)則

...

檔案部門應參照如下規(guī)則結合本單位實際制定卷內電子檔案排序規(guī)則

,:

卷內文件一般按事由結合時間排列

a);

如同一卷內有若干事由按事由結束時間先后排列

b),;

同一事由的電子檔案應集中排列

c);

同一事由內的電子檔案按形成時間先后順序排列

d);

技術報告圖樣文件等有嚴格編號結構的電子檔案按編號文件編號圖號等順序排列

e)、(、)。

537檔號

..

檔案部門應遵守的規(guī)定一般按照全宗號分類號案卷順序號卷內序號結構

GB/T11822,“+++”

制定編號規(guī)則

。

538歸檔

..

電子文件捕獲完整后由業(yè)務部門人員按照內置分類方案組卷和排序規(guī)則補充分類號和檔號立

,、,,

卷之后提交歸檔

。

139

DA/T88—2021

539檢測接收

..

5391電子檔案管理系統(tǒng)應對電子文件四性進行檢測檢測方案參見附錄

...“”,E。

5392對于檢測合格的電子文件電子檔案管理系統(tǒng)應能夠正確解析歸檔信息包將元數據電子文

...,,、

件實體各類關聯(lián)關系按照約定規(guī)則寫入

、。

5393對于檢測不合格的電子文件電子檔案管理系統(tǒng)應向系統(tǒng)發(fā)送拒收原因報告

...,PDM。

5394檢測報告一般在電子檔案管理系統(tǒng)結構化存儲作為業(yè)務實體元數據保存支持查閱

...,,。

5395成功接收后電子檔案管理系統(tǒng)應對電子檔案進行登記同時向系統(tǒng)發(fā)送接收成功

...,,PDM

信息

。

54歸檔接口

.

541PDM系統(tǒng)的歸檔接口功能

..

系統(tǒng)的歸檔接口功能如下

PDM:

歸檔前將待歸檔電子文件及其元數據以件為單位進行捕獲形成歸檔信息包

a),;

應能夠嵌入分類方案和組卷方案業(yè)務部門人員可根據電子文件內容選擇生成類號和檔號

b),;

將歸檔信息包傳輸至指定位置傳輸過程中歸檔信息包中信息不丟失不被非法更改

c),、;

接收歸檔信息包接收方的反饋消息包括歸檔成功消息與失敗消息以及失敗故障代碼

d),,;

對歸檔成功的電子文件進行已歸檔標記以防止重復歸檔歸檔標記能取消并在人工干預下

e),,,

重新歸檔

;

應能夠將升版作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)確保系統(tǒng)電子文件

f)、,PDM

與電子檔案管理系統(tǒng)電子檔案狀態(tài)保持一致

;

應能夠提取零部件裝配關系以及其他數據對象之間的關聯(lián)關系并以文件實體關系元數據形

g),,

式傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)

;

應具有歸檔控制功能模塊記錄歸檔電子文件類型歸檔時間歸檔狀態(tài)并能夠實現按照歸檔

h),、、,

電子文件類型歸檔時間歸檔狀態(tài)組合查詢

、、;

應具有擴展功能支持新增文件類型在線歸檔

i),。

542電子檔案管理系統(tǒng)接口功能

..

電子檔案管理系統(tǒng)接口功能如下

:

向系統(tǒng)發(fā)送歸檔信息包存儲位置信息

a)PDM;

接收業(yè)務系統(tǒng)傳遞來的信息包并正確解析

b),;

對系統(tǒng)提交歸檔的電子文件及其元數據的四性進行檢測檢測不合格不能接收并反

c)PDM“”,,

饋相應不合格的檢測結果及不合格原因

;

將解析后的電子文件及其元數據存儲在指定位置

d);

應能夠正確解析升版作廢等電子文件變化信息