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文檔簡介

社區(qū)會(huì)議記錄管理制度第一章總則

社區(qū)會(huì)議記錄管理制度旨在規(guī)范社區(qū)會(huì)議的組織、召開及記錄工作,確保會(huì)議效率,促進(jìn)社區(qū)決策的透明化和民主化,加強(qiáng)社區(qū)內(nèi)部溝通與協(xié)作。以下總則對會(huì)議管理制度的基本原則、適用范圍、責(zé)任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.公開透明:會(huì)議內(nèi)容應(yīng)充分體現(xiàn)公開、公平、公正的原則,確保社區(qū)居民的知情權(quán)和參與權(quán)。

2.效率優(yōu)先:會(huì)議應(yīng)注重效率,減少冗余環(huán)節(jié),確保議題得到充分討論和決策。

3.記錄完整:會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容,便于跟蹤落實(shí)和監(jiān)督。

4.保密原則:涉及敏感信息或個(gè)人隱私的會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和社區(qū)規(guī)定進(jìn)行保密。

二、適用范圍

本制度適用于社區(qū)內(nèi)各類會(huì)議,包括但不限于:社區(qū)居民大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議、物業(yè)管理委員會(huì)會(huì)議、社區(qū)工作協(xié)調(diào)會(huì)議等。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者:負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、組織、主持等工作。

2.會(huì)議記錄者:負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的整理、歸檔和提交等工作。

3.與會(huì)人員:積極參與會(huì)議討論,遵守會(huì)議紀(jì)律,按時(shí)提交會(huì)議材料。

4.會(huì)議室管理員:負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)施維護(hù)等工作。

四、制度修訂

本制度根據(jù)社區(qū)實(shí)際情況制定,必要時(shí)可進(jìn)行修訂。修訂程序如下:

1.由會(huì)議組織者或相關(guān)部門提出修訂建議。

2.報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.召開會(huì)議,充分聽取各方意見。

4.形成修訂稿,報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.公布修訂后的制度。

五、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層所有。在執(zhí)行過程中,如有疑問或爭議,由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)解釋。

六、制度施行

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)制度與本制度不符的,以本制度為準(zhǔn)。在施行過程中,如有未盡事宜,可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

為確保社區(qū)會(huì)議的順利進(jìn)行,提高會(huì)議效率,明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求,制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議題:會(huì)議組織者根據(jù)社區(qū)實(shí)際情況,提前確定會(huì)議主題和議題,并在會(huì)議通知中明確。

2.發(fā)布會(huì)議通知:會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前,通過公告、短信、電話等方式,向與會(huì)人員發(fā)布會(huì)議通知,內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料:會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、提案等,并在會(huì)議召開前至少兩天送達(dá)與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到:與會(huì)人員在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到,會(huì)議記錄者負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)簽到情況。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始,并介紹會(huì)議主題、議題和議程。

3.與會(huì)人員依次發(fā)言,針對議題展開討論,會(huì)議記錄者做好記錄。

4.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況,組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或決策。

5.會(huì)議期間,與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律,保持會(huì)場秩序。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄者應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及與會(huì)人員的意見和建議。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,并在會(huì)議結(jié)束后盡快整理成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者審核后,發(fā)送給與會(huì)人員,并在社區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行公示。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后,對會(huì)議的召開情況進(jìn)行總結(jié),分析會(huì)議成果和不足之處,并提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)在下一次會(huì)議前提交給社區(qū)領(lǐng)導(dǎo),并通報(bào)與會(huì)人員。

五、會(huì)議決策的執(zhí)行與反饋

1.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策,及時(shí)開展相關(guān)工作。

2.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤了解會(huì)議決策的執(zhí)行情況,并及時(shí)向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.對于會(huì)議決策執(zhí)行中出現(xiàn)的問題,應(yīng)及時(shí)向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)反饋,并提出解決方案。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等資料進(jìn)行歸檔,以備查閱。

2.會(huì)議資料的保存期限根據(jù)社區(qū)規(guī)定和實(shí)際需要確定,但不得少于兩年。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行,加強(qiáng)會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化,提高社區(qū)管理工作的效率,本章對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議記錄者應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿,確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要初稿提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審核,審核通過后形成正式會(huì)議紀(jì)要。

3.正式會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi),通過社區(qū)公告、郵件、短信等方式發(fā)送給與會(huì)人員,并在社區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行公示。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息(如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等)。

2.詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果以及具體的行動(dòng)計(jì)劃。

3.明確各責(zé)任人和完成時(shí)限,確保會(huì)議決策的落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤機(jī)制,對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求,及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和存在的問題。

3.會(huì)議組織者針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題,協(xié)調(diào)各方資源,協(xié)助責(zé)任人解決問題。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評估

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議決策執(zhí)行完畢后,組織相關(guān)人員對執(zhí)行情況進(jìn)行評估。

2.評估結(jié)果應(yīng)以書面形式報(bào)告社區(qū)領(lǐng)導(dǎo),并提出改進(jìn)措施和建議。

3.對于未按期完成的會(huì)議決策,應(yīng)查明原因,追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照社區(qū)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔,確保資料的安全和便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版,電子版應(yīng)存放在社區(qū)指定的信息系統(tǒng)中。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)內(nèi)容涉及的范圍和保密要求進(jìn)行設(shè)置,確保信息安全。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要的公示期限不得少于7天,以確保社區(qū)居民的知情權(quán)。

2.社區(qū)居民對會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容有疑問或建議的,可向會(huì)議組織者提出,會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)回應(yīng)。

3.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況接受社區(qū)居民的監(jiān)督,提高社區(qū)管理工作的透明度和民主化。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障社區(qū)會(huì)議的順利召開,提高會(huì)議室的使用效率,確保會(huì)議環(huán)境的舒適與安全,特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度,由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)管理。

2.需要使用會(huì)議室的單位或個(gè)人,應(yīng)提前向會(huì)議室管理員提交書面或電子檔的會(huì)議室預(yù)訂申請。

3.預(yù)訂申請應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

4.會(huì)議室管理員根據(jù)預(yù)訂申請,合理安排會(huì)議室的使用,避免時(shí)間沖突。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室管理員應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù),提前布置會(huì)議室,確保座位充足、布局合理。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施,如投影儀、音響設(shè)備、白板等。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,禁止在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開前,會(huì)議室管理員應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)施是否正常,如有問題及時(shí)報(bào)修。

2.與會(huì)人員在會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜,遵守會(huì)議紀(jì)律,不在會(huì)議室內(nèi)吸煙。

3.會(huì)議結(jié)束后,使用單位或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室,恢復(fù)原狀,并將廢棄物品投放至指定位置。

四、會(huì)議室設(shè)施維護(hù)

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施,確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障,會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)修,并跟蹤維修進(jìn)度。

3.定期對會(huì)議室進(jìn)行保養(yǎng),延長設(shè)施使用壽命。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的消防安全,定期檢查消防設(shè)施。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識,提醒與會(huì)人員注意安全。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)私拉亂接電源線,避免發(fā)生安全事故。

六、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室鑰匙的保管和分發(fā)。

2.需要使用會(huì)議室的人員,應(yīng)在會(huì)議開始前向會(huì)議室管理員領(lǐng)取鑰匙,并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

3.會(huì)議室鑰匙丟失或損壞,應(yīng)立即向會(huì)議室管理員報(bào)告,并按照社區(qū)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

遵循以上規(guī)定,確保會(huì)議室的高效利用,為社區(qū)會(huì)議提供良好的召開環(huán)境。

第五章附則

為確保社區(qū)會(huì)議

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