社區(qū)會(huì)議記錄管理制度

社區(qū)會(huì)議記錄管理制度第一章總則

社區(qū)會(huì)議記錄管理制度旨在規(guī)范社區(qū)會(huì)議的組織、召開及記錄工作，確保會(huì)議效率，促進(jìn)社區(qū)決策的透明化和民主化，加強(qiáng)社區(qū)內(nèi)部溝通與協(xié)作。以下總則對會(huì)議管理制度的基本原則、適用范圍、責(zé)任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.公開透明：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)充分體現(xiàn)公開、公平、公正的原則，確保社區(qū)居民的知情權(quán)和參與權(quán)。

2.效率優(yōu)先：會(huì)議應(yīng)注重效率，減少冗余環(huán)節(jié)，確保議題得到充分討論和決策。

3.記錄完整：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，便于跟蹤落實(shí)和監(jiān)督。

4.保密原則：涉及敏感信息或個(gè)人隱私的會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和社區(qū)規(guī)定進(jìn)行保密。

二、適用范圍

本制度適用于社區(qū)內(nèi)各類會(huì)議，包括但不限于：社區(qū)居民大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議、物業(yè)管理委員會(huì)會(huì)議、社區(qū)工作協(xié)調(diào)會(huì)議等。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、組織、主持等工作。

2.會(huì)議記錄者：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的整理、歸檔和提交等工作。

3.與會(huì)人員：積極參與會(huì)議討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)提交會(huì)議材料。

4.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)施維護(hù)等工作。

四、制度修訂

本制度根據(jù)社區(qū)實(shí)際情況制定，必要時(shí)可進(jìn)行修訂。修訂程序如下：

1.由會(huì)議組織者或相關(guān)部門提出修訂建議。

2.報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.召開會(huì)議，充分聽取各方意見。

4.形成修訂稿，報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.公布修訂后的制度。

五、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層所有。在執(zhí)行過程中，如有疑問或爭議，由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)解釋。

六、制度施行

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。在施行過程中，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

為確保社區(qū)會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議題：會(huì)議組織者根據(jù)社區(qū)實(shí)際情況，提前確定會(huì)議主題和議題，并在會(huì)議通知中明確。

2.發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過公告、短信、電話等方式，向與會(huì)人員發(fā)布會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、提案等，并在會(huì)議召開前至少兩天送達(dá)與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，會(huì)議記錄者負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)簽到情況。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議題和議程。

3.與會(huì)人員依次發(fā)言，針對議題展開討論，會(huì)議記錄者做好記錄。

4.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或決策。

5.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場秩序。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄者應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及與會(huì)人員的意見和建議。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并在會(huì)議結(jié)束后盡快整理成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者審核后，發(fā)送給與會(huì)人員，并在社區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行公示。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對會(huì)議的召開情況進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議成果和不足之處，并提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)在下一次會(huì)議前提交給社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，并通報(bào)與會(huì)人員。

五、會(huì)議決策的執(zhí)行與反饋

1.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，及時(shí)開展相關(guān)工作。

2.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤了解會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.對于會(huì)議決策執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并提出解決方案。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的保存期限根據(jù)社區(qū)規(guī)定和實(shí)際需要確定，但不得少于兩年。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化，提高社區(qū)管理工作的效率，本章對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄者應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要初稿提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審核，審核通過后形成正式會(huì)議紀(jì)要。

3.正式會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)，通過社區(qū)公告、郵件、短信等方式發(fā)送給與會(huì)人員，并在社區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行公示。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息（如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等）。

2.詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果以及具體的行動(dòng)計(jì)劃。

3.明確各責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤機(jī)制，對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和存在的問題。

3.會(huì)議組織者針對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)各方資源，協(xié)助責(zé)任人解決問題。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評估

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，組織相關(guān)人員對執(zhí)行情況進(jìn)行評估。

2.評估結(jié)果應(yīng)以書面形式報(bào)告社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，并提出改進(jìn)措施和建議。

3.對于未按期完成的會(huì)議決策，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照社區(qū)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，電子版應(yīng)存放在社區(qū)指定的信息系統(tǒng)中。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)內(nèi)容涉及的范圍和保密要求進(jìn)行設(shè)置，確保信息安全。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要的公示期限不得少于7天，以確保社區(qū)居民的知情權(quán)。

2.社區(qū)居民對會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容有疑問或建議的，可向會(huì)議組織者提出，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)回應(yīng)。

3.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況接受社區(qū)居民的監(jiān)督，提高社區(qū)管理工作的透明度和民主化。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障社區(qū)會(huì)議的順利召開，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議環(huán)境的舒適與安全，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)管理。

2.需要使用會(huì)議室的單位或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議室管理員提交書面或電子檔的會(huì)議室預(yù)訂申請。

3.預(yù)訂申請應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

4.會(huì)議室管理員根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會(huì)議室的使用，避免時(shí)間沖突。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室管理員應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，提前布置會(huì)議室，確保座位充足、布局合理。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開前，會(huì)議室管理員應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)施是否正常，如有問題及時(shí)報(bào)修。

2.與會(huì)人員在會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不在會(huì)議室內(nèi)吸煙。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用單位或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，并將廢棄物品投放至指定位置。

四、會(huì)議室設(shè)施維護(hù)

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度。

3.定期對會(huì)議室進(jìn)行保養(yǎng)，延長設(shè)施使用壽命。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的消防安全，定期檢查消防設(shè)施。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識，提醒與會(huì)人員注意安全。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)私拉亂接電源線，避免發(fā)生安全事故。

六、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室鑰匙的保管和分發(fā)。

2.需要使用會(huì)議室的人員，應(yīng)在會(huì)議開始前向會(huì)議室管理員領(lǐng)取鑰匙，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

3.會(huì)議室鑰匙丟失或損壞，應(yīng)立即向會(huì)議室管理員報(bào)告，并按照社區(qū)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

遵循以上規(guī)定，確保會(huì)議室的高效利用，為社區(qū)會(huì)議提供良好的召開環(huán)境。

第五章附則

為確保社區(qū)會(huì)議