行政文員筆試題庫(kù)及答案

行政文員筆試題庫(kù)及答案

一、單項(xiàng)選擇題

1.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B）。

A.服務(wù)性B.決策性C.專業(yè)性D.主動(dòng)性

）

2.辦公室布置要注意（D0

A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻B.一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置

C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密

3.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C）。

A.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條

B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品

的下方

D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄

密

4.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。

A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫(huà)弧形，手臂所能覆蓋的

桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些

C.各種類型的文件柜要分門(mén)別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)

識(shí)

D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中,

再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5.在辦公室里，（D）的位置是上座。

A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近

C.靠近門(mén)口D.靠近窗戶

6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）□

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C.

不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（A）。

A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電

C.選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

）

8.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A0

A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C.機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米

D.錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。

A.安置窗簾遮擋室外光線B.與其他設(shè)備正確連接

C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。

A.訂購(gòu)B.制造C.分配D.儲(chǔ)備

11.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？

(B)。

A.保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾

B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C.通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度

D.用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品

12.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（B）□

A.沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行

D.上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施

13.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？

（D）o

A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

B.其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率

D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不

適宜的？（C）。

A.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)

B.盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

C.每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力

D.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限

15.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（D）。

A.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)

B.想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)

C.開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓

D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

16.以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？

(C)0

A.現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中

C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名

D.不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢(qián)

17.文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？(A)0

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)

B.必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記

18.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？

(B)□

A.善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致

B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己

C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任

19.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？(C)o

A.電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記

錄

B.文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話

C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D.如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系

20.以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的？（A）。

A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?/p>

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用

D.中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽(tīng)筒朝下放置

21.文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（B

A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)

B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下

來(lái)

C.文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位

D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）

A.考慮打電話的時(shí)間是否合適

B.打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上

調(diào)查此事

23.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。

A.按收件人姓名分揀B.按收件部門(mén)名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀

24.文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。

A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)

B.應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件

C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有

關(guān)問(wèn)題

D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并

保存好

25.文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。

A.在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并

退回去

B.在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，把信敞開(kāi)并退回去

C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D.寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去

26.郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室,

以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。

A.每天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B.取出郵件立即返回辦公室

C.事先帶上包袋返回辦公室

D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。

A.時(shí)間B.便利C.經(jīng)濟(jì)D.愛(ài)好

28.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是

（C）。

A.國(guó)名、地址、部門(mén)、姓名B.姓名、地址，部門(mén)、國(guó)名

C.姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名D.姓名、國(guó)名、部門(mén)、地址

29.傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（D）。

A.一般的圖紙B.機(jī)密文件

C.很長(zhǎng)的文件D.感謝信

30.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。

A.上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握

B.一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一

下

C.雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手

D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好

31.文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪

一種？（A）o

A.初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的

B.有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案處理的

D.沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信

32.文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C）。

A.拆開(kāi)后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面

一并裝訂

B.對(duì)寫(xiě)信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記

C.處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自

辦

D.對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

33.在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模?/p>

（C）。

A.協(xié)助簽到B.分發(fā)資料

C.作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品

34.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（）。

A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便

B.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度

C.會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定

D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作

35.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）。

A.加入自己的主觀意見(jiàn)B.不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

36.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員

應(yīng)（D）。

A.不理睬B.不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄

C.征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)

D.征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

37.上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該(A)□

A.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱

B.除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所

耗費(fèi)的時(shí)間

D.和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中遇到電話聯(lián)系的不便

38.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？

(C)0

A.口字型B.教室型

C.圓桌型D.U字型

39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？

(A)。

A.審查功能B.保密功能

C.歡迎詞播放功能D.報(bào)數(shù)功能

40.有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員

的任務(wù)？(B)。

A.準(zhǔn)備資料B.發(fā)表意見(jiàn)

C.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D.會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?/p>

41.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？

(D)□

A.如果用寫(xiě)信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)

B.告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知

C.對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

D.如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？

(D)□

A.上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫(xiě)在計(jì)劃表

上

B.如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)

單符號(hào)

C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的

時(shí)間

D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信

任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一

是具有(B),了解要求約會(huì)者的心理。

A.社交的能力B.說(shuō)話的技巧

C.聽(tīng)話的能力D.聽(tīng)寫(xiě)的能力

44.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？

(A)o

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書(shū)面形式

確認(rèn)

B.上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天

的行動(dòng)計(jì)劃

C.如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）

會(huì)議室

D.會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

45.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適

宜的？（B）。

A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

C.為商務(wù)洽談收集資料

D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。

A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清

疑點(diǎn)應(yīng)找同一人

B.首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求

C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳

之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明

47.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（D）。

A.首先搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊

C.與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)

找同一個(gè)人

D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48.照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（D）。

A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性

B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提

醒上司用餐

C.對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段

D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助

49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。

A.文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片

B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C.如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意

D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)（D）。

A.不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀

C.不用讀，只稱呼姓即可

D.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”

51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？

（D）□

A.用后跟著地走路

B.正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C.男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下

時(shí)慢悠悠地彎下腰

52.社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B）□

A.以右為次B.以右為尊

C.以后為次D,以左為尊

53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）。

A.向上司報(bào)告B.送禮

C.寫(xiě)信D.查證消息的可靠性

54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。

A.宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便

C.有無(wú)停車場(chǎng)D.有無(wú)休息室

55.以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？

（C）□

A.雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好

B.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可

D.午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D）。

A.用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B.站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)含有食物與人說(shuō)話

D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤(pán)靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕

輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是正確的（C）。

A.中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來(lái)擦刀叉

C.用來(lái)擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里

59.以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？

（C）。

A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜

B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香

水

C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀

刃向內(nèi)

D.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意

60.上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。

A.通知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿

C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝

61.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B）o

A.語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B.由過(guò)程先說(shuō)C.利用重復(fù)的效果

D.說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言

62.接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。

A.以煩躁的傾聽(tīng)B.盡量把責(zé)任推給別人

C.應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)椤盌.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話

題？（A）。

A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題

C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一

完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌

疑，這是（A）。

A.騎邊章B.封存章C.騎縫章D,證見(jiàn)章

65.值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（A）。

A.簽發(fā)文件B.分發(fā)會(huì)議通知

C.詢問(wèn)情況D.傳達(dá)指示

66.文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書(shū)資料是（A）。

A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C.單位內(nèi)部互相抄送的文件材料

D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料

67.以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與

復(fù)函等用（A）。

A.按通訊者特征立卷B.按地區(qū)特征立卷

C.按文種特征立卷D.按作者特征立卷

68.文書(shū)立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。

A.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求

B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求

C.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度

D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求

69.文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要

求。

A.歸檔時(shí)間B.歸檔憑證

C.歸檔模式D.歸檔歷史

二、判斷題

1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）

2.辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（X）

3.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。

（X）

4.沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文

員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（V）

5.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。

（X）

6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解,

即不能違反同事的意愿。（X）

7.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。

（X）

8.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一

起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）

9.文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的

口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（X）

10.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要

拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成

上司的語(yǔ)氣。（X）

11.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的

文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)

來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（V）

12.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在

他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（V）

13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分

批進(jìn)行。（V）

14.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（X）

15.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（V）

16.男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（X）

17.按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。

（X）

18.如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，

查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（X）

19.如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。

（X）

20.如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即

換手握住室內(nèi)的門(mén)把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。（V）

21.如果會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)

入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。（V）

22.介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；

若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（V）

23.文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X）

24.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。

（V）

25.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（V）

26.如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存

放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一

天你曾給某人安排了某件工作等。（V）

27.為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓

館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（X）

28.假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干

擾其他事情。（X）

29.如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名,

態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（V）

30.會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用

設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由

文員具體操作和負(fù)責(zé)。（X）

31.代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效,

因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（V）

32.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面

的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（V）

33.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而

且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上

司請(qǐng)示后再作決定。（V）

34.如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的

空檔，自己決定優(yōu)先順序。（X）

35.上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法

是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。（X）

36.文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。

“做過(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（X）

37.對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址

不對(duì)”，并把它退回去。（X）

38.假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人

員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取

消原定約會(huì)的重要事情。（V）

39.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。

（V）

40.當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下

屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（V）

41.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。

（V）

42.如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三

個(gè)人并行，則在中間。（V）

43.文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝

蓋與大腳可分開(kāi)。（X）

44.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一

個(gè)拳頭大小距離。（V）

45.當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都

要招呼一聲。（V）

46.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意,

還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（V）

47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味

的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（X）

48.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的

優(yōu)劣。（V）

49.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。

（X）

50.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)

口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（X）

51.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù?/p>

“黑領(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（V）

52.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。

（X）

53.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者

說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（X）

54.要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自

己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（X）

55.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別

使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（）

56.合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高

雅的話題和夸耀自己的話題。（X）

57.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（X）

58.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X）

59.文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介

紹信。（X）

60.值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志，直接解決不了

的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。（X）

61.面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)

急措施。（X）

62.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、

保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（X）

63.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和

保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（V）

64.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦

理的結(jié)果。（V）

65.檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)

值的文書(shū)。（V）

66.即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（X）

67.文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為

“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（X）

68.文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢

的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。

（X）

三、簡(jiǎn)答題

1.什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

教材P35

2.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36-

-37

3.來(lái)信受訪的范圍包括哪些？pl09受理與處理的程序和基本要求是

什么？P109-110

4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、

地點(diǎn)時(shí)要注意什么？P170-171

5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法

是怎樣的？P178-181

6.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？pl37

7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？P156-159

8.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？P234

9.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪

些？p237-238

10.單位印章主要有哪些？P244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)

定？p245-247

11.按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)

定的行政公文共有幾類幾種？P255

12.公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。P255-256

13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)

文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。P259-263

1.14.什么是文書(shū)的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？

P265-267

2.三：簡(jiǎn)答題

3.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？

答案：（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）

參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；

⑸適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；⑹適時(shí)。考慮時(shí)

機(jī)；⑺適地?？磮?chǎng)合；⑻適度。要注意掌握分寸。

2.什么是文書(shū)的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？

答案：⑴文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，稱

為“立卷特征”；⑵按問(wèn)題特征立卷；⑶按作者特征立卷；⑷按文

種特征立卷；⑸按時(shí)間特征立卷；⑹按地區(qū)特征立卷；⑺按通

訊者特征立卷；⑻在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上

的特征組合每一個(gè)案卷。

3.來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？

答案：⑴受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;

職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

⑵及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。

對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以

有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信?/p>

在后，要一并裝訂。

⑶認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的

重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或"可與前信印證”等。

提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。⑷逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、

職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單

位（人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、

查找和催辦。

⑸認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)

行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。

⑹及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組

織的信任。復(fù)信可采取收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方

式進(jìn)行。

4.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？

答案：（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被

指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上

司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。

⑵不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；

⑶報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如:

“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是

（4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；

⑸如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；

⑹如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多

時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。

5.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？

答案：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。⑵一種是直接受意，另一

種是間接受意。

⑶文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀

過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指

示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽(tīng)，用心判斷指示

的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如

有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接

受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

6.公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。

答案：（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。（2）密級(jí)、緊急程度。

⑶簽發(fā)人姓名。⑷公文標(biāo)題。⑸主送機(jī)關(guān)。

⑹正文、附件。⑺發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。

⑻注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。⑼主題詞。

（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明.

7.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要一系列程序即為發(fā)文處理

過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。

答案：（1）擬稿；

（2）核稿；是指以擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。

（3）簽發(fā)；是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（4）編號(hào)；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。

（5）繕??；對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印或排版印刷。

（6）校對(duì)；指將文件的譽(yù)寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。

（7）用?。皇侵冈谕瓿傻奈募霞由w機(jī)關(guān)印章。

（8）登記；

（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

8.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間

地點(diǎn)時(shí)要注意什么？

答案：（1）要獲得上司的許可；

（2）如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文

秘人員以確認(rèn)；

（3）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式

（早餐會(huì)、餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。

還應(yīng)該準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。

（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；

（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安

排約會(huì)；

（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；

（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否

需要保密、是否需要就餐等因素。

9.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？

答案：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開(kāi)

始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、

主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）

相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。

10.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪

些？

答案：（1）清楚地知道在所說(shuō)的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自

己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；

（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；

（3）偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見(jiàn)，或者用圖表、資

料、經(jīng)驗(yàn)談等等；

（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切

勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加

以說(shuō)服；

（5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及

背景如何等等；

（6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用另對(duì)方反感的言

詞;

（7）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自

己）；

（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。

11.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

答案：⑴單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；

（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記后由專

門(mén)刻制廠刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專

用；

（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核

簽名；

（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳

細(xì)登記；

（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不

能顛倒；

（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有

效。

12.按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政

公文共有幾類幾種？

答案：（1）命令（令）;（2）決定；（3）公告；通告；（4）通

知；通報(bào)；（5）議案;（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意

見(jiàn)；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。

一、請(qǐng)寫(xiě)出企業(yè)常用的公文文種？

答：一般企業(yè)公文有通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、函（邀請(qǐng)函、復(fù)函）、總

結(jié)、報(bào)告。

二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項(xiàng)工

作？

答:1、日常事務(wù)工作（文字錄入、復(fù)印、打印、整理會(huì)議紀(jì)要、人員

接待、電話接待、采購(gòu)、發(fā)放辦公用品）；檔案合同工作。

2.擬定相關(guān)公文；協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)策劃員工活動(dòng)及組織會(huì)議、活動(dòng)；

3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè)，草擬、修改相關(guān)制度；

4.公司辦公場(chǎng)地綠化；辦公場(chǎng)地清潔、環(huán)境維護(hù)。

5.勞動(dòng)紀(jì)律監(jiān)督、行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及核算。

6.后勤支持性服務(wù)（辦公設(shè)備維修維護(hù)、名片印制、定餐等）

7、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。

三、請(qǐng)擬一份關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知。

答：關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知公司各部門(mén)：

今年國(guó)慶節(jié)放假7天，時(shí)間為10月1日至7日。其中1日、2日、

3日為法定假日，10月8日正常上班。

節(jié)日前各部門(mén)要做好節(jié)前清潔、安全工作；節(jié)日期間，各部門(mén)人員注

意個(gè)人安全。最后祝各部門(mén)人員節(jié)日快樂(lè)！

XXXXX有限公司

二0一三年九月二十八日

四、公司老總在例會(huì)說(shuō)：“上個(gè)月公司的電費(fèi)開(kāi)支很大，有一些浪費(fèi),

大家要注意一下?！蹦銓?duì)此種情形如何辦理？

答：先出一份通知，然后在每周各部門(mén)例會(huì)上花幾分鐘時(shí)間給大家強(qiáng)

調(diào)一下。同時(shí)要從自我做起，平時(shí)節(jié)約用電，并且在日常工作中，看

到有浪費(fèi)的情況下，友情提醒并主動(dòng)去完成。比如天氣不熱的時(shí)候?qū)?/p>

有人將空調(diào)打開(kāi)。這里給大家說(shuō)一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動(dòng)

空調(diào)，我先關(guān)閉了。

可以說(shuō)一些細(xì)節(jié)如：計(jì)算機(jī)如長(zhǎng)時(shí)間不用關(guān)機(jī)，空調(diào)下班后關(guān)閉,

下班后熱水器關(guān)閉，中午休息時(shí)關(guān)燈等均可。

五、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將如何辦

理？

1.草擬辦刊方案，如名稱，內(nèi)容、板塊設(shè)計(jì)等。2.費(fèi)用預(yù)算。3.征求領(lǐng)

導(dǎo)意見(jiàn)。3.員工意見(jiàn)征集。4.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對(duì)辦刊方案進(jìn)行

合理修改。

六、從行政方面控制公司日常的成本，你覺(jué)得從哪幾個(gè)方面入手？

控制公司日常成本，應(yīng)從以下幾方面入手：1、復(fù)印、打印控制。

2.辦公用品購(gòu)買成本控制。3、辦公用品領(lǐng)用控制。4、辦公用品使用

情況控制。5、水電費(fèi)用控制。6、辦公電話費(fèi)用控制。

7、會(huì)議和活動(dòng)組織成本控制。

8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識(shí)。

七、就一般的企業(yè)而言，如何進(jìn)行檔案的分類？

行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事管理類、銷售類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備檔案

類

八、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀，你覺(jué)得需要做哪些方面

的準(zhǔn)備工作。

應(yīng)做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報(bào)資料收

集。4、工作會(huì)議安排。5、陪同參觀人員安排

四、設(shè)計(jì)題

1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書(shū)

報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了

她新的文件架、文具用品盒.各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻

譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦

公桌，把東西分門(mén)別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做？

參考答案：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦

放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)

條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具

分門(mén)別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以

拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)

物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層.

2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安

徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)

一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)

小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（P121）

參考答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來(lái)賓（3）制訂計(jì)劃（4）預(yù)訂

宿食（5）迎接來(lái)賓（6）商議日程（7）安排會(huì)議（8）陪同

參觀（9）送別客人（10）接待小結(jié)

3.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)

格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員

應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？

答案：⑴座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能

獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；

⑵座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、/L人為宜；⑶座談會(huì)上，文秘

人員應(yīng)與主持人密切配合；⑷主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記

錄；

⑸詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；⑹座談

會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；

⑺會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

4.科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)

理各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人,

會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人

員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、

一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)

100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。

答案：（1）會(huì)議成本=2X3[（G+S）XT]n+后勤開(kāi)支=6（G+S）T?n+后勤開(kāi)

支

(2)G——參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資

為107C,(24004-304-8)

(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。

(6004-304-8)(4)T----參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小

時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；

⑹后勤開(kāi)支一一等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為

800(200+100+10X50)⑺會(huì)議成本一6X(10+2.5)X5X50+800=18750

一-800=19550(元)

5.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這

些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？

答案：⑴在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)

婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

⑵還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；

⑶在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間

如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。

⑷還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮

物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

⑸要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。

⑹贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新

包裝一下。

⑺如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或

附上名片、賀卡。

⑻文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減,

表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范

圍。

（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的

人做一張卡片記錄。

6.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

答案：（1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后

向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

⑵回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。如果

是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或

批準(zhǔn)，然后存檔備案。

⑶盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。

⑷把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有

用。

⑸對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或

去電表示感謝。

7.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書(shū)

報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了

她新的文件架、文具用品盒.各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻

譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦

公桌，把東西分門(mén)別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做？

答案：（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦

放在右邊，

（2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：

（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門(mén)別類放在文具用品盒內(nèi),

參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。

（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)

（5）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層.

8.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行

時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？

答案：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅行信息，旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)

地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、

座位情況、旅館情況。

（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和省州名（如果是國(guó)

外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)的者的姓

名、公司和地址，電話號(hào)碼。

（3）為商務(wù)洽談收集資料。

（4）覺(jué)決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時(shí)需要帶的用品列出清

單。

（5）考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的兩重性計(jì)劃手冊(cè)或旅行社

代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。

（6）安排差旅費(fèi)。

（7）建立旅行一一旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信

息充實(shí)自己的資料庫(kù)。

(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。

9.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好

準(zhǔn)備，要做哪些工作？

答案：(1)客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請(qǐng)上司核定。

(2)確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國(guó)際慣例，征詢客人

的意見(jiàn)，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。

(3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、

場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)。

(4)擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、

目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。

(5)寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的

目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬

一般要提前一至二周發(fā)出。

(6)席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)

注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓

客間隔而坐；夫婦分開(kāi)坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男

主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接

觸。

10.文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

答案：(1)文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一

個(gè)完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。

（2）會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。（3）

對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。

（4）在會(huì)上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其他人的意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)

某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

（5）要求與會(huì)者記筆記，自己做好筆記并把會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)

文件夾，以作查證。

11.上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)人股，利用

上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表

團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)

小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？

答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來(lái)賓（3）制訂計(jì)劃（4）預(yù)訂食宿

（5）歡迎來(lái)賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請(qǐng)（9）正式

會(huì)談（10）簽訂協(xié)議書(shū)（11）陪同參觀游覽（12）互贈(zèng)禮品（13）

歡送來(lái)賓（14）接待小結(jié)。

12.某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小

胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)？

答案：（見(jiàn)書(shū)本P46頁(yè)：電話記錄單）

13.康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐

飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開(kāi)

全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康

橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室

主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？

答案：（1）會(huì)議的名稱：

（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱；（3）日期、時(shí)間（開(kāi)

始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）

議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；

（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地

圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資

料等。

14.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型

會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來(lái)賓，

為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？

答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；

（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）

有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（5）要為

參加會(huì)議的人員送行；

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，

則必須加以熄滅；

（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則

必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）

關(guān)緊門(mén)窗并上鎖；

（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的

工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她

的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工

作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自

己。

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電

話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？

參考答案：（1）該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）；⑵該記的

沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）；⑶該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)

向上司匯報(bào)）；⑷不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)

示）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤,

也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；⑹電話禮儀方面，鈴

響了沒(méi)有自報(bào)家門(mén)；⑺不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。

2.文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后,

又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)

的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為

小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為

此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹

應(yīng)該怎么辦？

參考答案：（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)

示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)

示；⑵在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境

地；⑶兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能

按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；（4）如果不能求得諒解

時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照

執(zhí)行；⑸如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，

并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。

3.某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)

表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái),

小林針對(duì)該公司管理寫(xiě)的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老

師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇?/p>

小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。

小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。小林言談中

常帶“像我們這樣的小公司””“，小趙越聽(tīng)越不高興，結(jié)果沒(méi)等小林

把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)“公司小是否埋沒(méi)了你的才能?你是大

材小用，為什么不去大公司呢？''小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引

起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。你認(rèn)為小趙在這

兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。

答案：（1）不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧''，辦公室人

員不能替上司做主；

⑵接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；

⑶對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；

⑷應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；

⑸對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；

⑹應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。

4.東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡

打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈

和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、

資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。小沈和小陳的

穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

答案：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)

談工作要求；

⑵小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

⑶小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；

⑷小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開(kāi)始就不順

利；

⑸小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不

足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，

并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

⑹小沈