公司接待工作管理辦法

公司接待工作管理辦法XXX公司接待工作管理辦法第一章總則第一條（目的、依據(jù)）為進(jìn)一步加強(qiáng)公司公務(wù)接待工作，健全接待工作制度，規(guī)范接待行為，提高接待工作的效率和組織水平，樹立良好的公司形象，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際，特制定《XXX公司接待工作管理辦法》（以下簡稱“本辦法”）。第二條（適用范圍）本辦法適用于總公司及各分支機(jī)構(gòu)公務(wù)接待工作。各分公司根據(jù)本辦法制定相應(yīng)的接待工作管理細(xì)則。第二章接待工作原則第三條（工作原則）公司公務(wù)接待工作應(yīng)遵循“熱情禮貌、節(jié)儉周到、對口保密”的原則，展示公司良好形象。（一）熱情禮貌：接待所有來賓時(shí)均要熱情禮貌、有禮有節(jié)，維護(hù)公司形象。（二）節(jié)儉周到：接待工作應(yīng)遵循節(jié)儉和周到原則，不得鋪張浪費(fèi)，不得重復(fù)宴請，主方陪客人數(shù)不得多于賓客人數(shù)，接待安排應(yīng)銜接周密，協(xié)調(diào)有序，細(xì)致安全，尊重少數(shù)民族風(fēng)俗習(xí)慣。-1-（三）對口保密：各部門來客按對口原則由部門接待，重要或綜合性公務(wù)接待由辦公室組織接待，相關(guān)部門予以配合；接待工作由對口接待部門進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算；接待相關(guān)工作人員須遵循公司保密制度，不得未經(jīng)批準(zhǔn)泄露接待內(nèi)容或其他保密事項(xiàng)，不得向來客泄露公司機(jī)密信息，不得擅自對外表態(tài)或回答問題。第四條（管理部門）辦公室為公司公務(wù)接待工作管理部門，負(fù)責(zé)公司所有接待工作的安排、協(xié)調(diào)或配合部門接待。第三章接待內(nèi)容及分工第五條（接待范圍）公司公務(wù)接待工作范圍包括：（一）來訪來客接待，參觀接待。（二）會(huì)議、培訓(xùn)和其他重要活動(dòng)。（三）上級主管部門或上級機(jī)構(gòu)來公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)、聯(lián)系工作。（四）下級機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員來匯報(bào)工作。第六條（接待分類）接待工作一般分為會(huì)見、會(huì)談、參觀、宴請等四類，公司接待根據(jù)來訪目的和內(nèi)容進(jìn)行安排。（一）會(huì)見按其內(nèi)容可分為：禮節(jié)性會(huì)見和事務(wù)性會(huì)見，或兼而有之。禮節(jié)性會(huì)見時(shí)間較短而內(nèi)容較廣泛。事務(wù)性會(huì)見一般涉及工作相關(guān)等的內(nèi)容。-2-（二）會(huì)談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見，主要是對工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行洽談、座談、研討，也可指公務(wù)洽談和業(yè)務(wù)談判。會(huì)談一般說來內(nèi)容較為正式，政策性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。（三）參觀分為一般性參觀和專項(xiàng)參觀，公司接待時(shí)根據(jù)不同需要安排參觀項(xiàng)目及內(nèi)容。（四）宴請主要分為禮儀性宴請、交誼性宴請和工作性宴請。1、禮儀性的宴請。如為重要節(jié)日而舉行的宴請，都屬于禮儀上的活動(dòng)需要。2、交誼性的宴請。為表示友好、發(fā)展友誼、交流感情而舉行，如接風(fēng)、送行、告別。3、工作性的宴請。參加宴會(huì)的各方，為解決特定的工作問題而舉行的宴請，以便席間商談。就其宴請的形式來分，常見的有宴會(huì)、自助餐、冷餐招待會(huì)和酒會(huì)。宴會(huì)又包括晚宴、午宴、早餐、工作餐等。各種宴請活動(dòng)的方式，可根據(jù)舉行活動(dòng)目的、性質(zhì)、規(guī)模、參加人數(shù)以及其他有關(guān)條件，并參照風(fēng)俗習(xí)慣和規(guī)格，選擇運(yùn)用，妥善安排，以期達(dá)到較好的效果。第七條（接待分工）接待分工（一）總公司辦公室或分支機(jī)構(gòu)綜合管理部牽頭負(fù)責(zé)接待工-3-作，并根據(jù)具體情況請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后協(xié)調(diào)各相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行接待安排。（二）做好宣傳報(bào)道工作，包括根據(jù)需要制作、懸掛歡迎橫幅或水牌，邀請新聞媒體，相關(guān)活動(dòng)的攝影、攝像及視頻制作等。（三）做好后勤服務(wù)工作，包括住宿、用餐等，做到熱情、周到、安全、衛(wèi)生。（四）聯(lián)系相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門做好參觀的協(xié)調(diào)工作，根據(jù)需要確定參觀等。（五）根據(jù)需要，突發(fā)、應(yīng)急接待工作可臨時(shí)協(xié)調(diào)布置，請有關(guān)機(jī)構(gòu)或部門予以配合。（六）辦公室或綜合管理部根據(jù)接待性質(zhì)和規(guī)格，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以協(xié)調(diào)相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)具體的接待，辦公室或綜合管理部根據(jù)接待需求做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。第四章接待工作程序及規(guī)格第八條（接待程序）接待工作程序（一）辦公室或綜合管理部接到上級單位來訪的來函、來電及領(lǐng)導(dǎo)的指示后，了解基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、來訪意圖、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班等。（二）辦公室或綜合管理部根據(jù)來賓情況，填寫《XXX公司-4-接待工作計(jì)劃表》（見附表），提出接待意見：接待人員、規(guī)格、方式、日程安排、費(fèi)用預(yù)算、參加部門及人員等，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的指示并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作。（三）辦公室或綜合管理部根據(jù)接待計(jì)劃和方案進(jìn)行接待準(zhǔn)備及負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、落實(shí)、實(shí)施。（四）接待工作結(jié)束后，辦公室或綜合管理部整理接待工作相關(guān)檔案資料歸檔，對接待工作進(jìn)行總結(jié)并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第九條（接待規(guī)格）接待規(guī)格（一）公司接待根據(jù)來賓情況和來訪目的確定接待規(guī)格。1、高規(guī)格接待。陪客比來賓職務(wù)高一些，適用于監(jiān)管機(jī)構(gòu)派員來人，上級機(jī)構(gòu)重要來員，其他單位來員洽商重要事宜，下屬機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)來訪匯報(bào)情況。2、對等接待。適用于原則上不宜進(jìn)行高規(guī)格接待的一般性接待活動(dòng)。3、低規(guī)格接待。陪客比來賓職務(wù)低一些，適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來，或者普通來員。（二）接待工作要根據(jù)內(nèi)外賓情況及接待規(guī)格遵循商務(wù)禮儀和風(fēng)俗習(xí)慣，主要包括：迎送、引見、行路、乘車、著裝、用餐、參觀等。-5-（三）各機(jī)構(gòu)接待上級機(jī)構(gòu)經(jīng)常性業(yè)務(wù)來員，本著高效、節(jié)約的原則，部門級領(lǐng)導(dǎo)及其他員工可由綜合管理部進(jìn)行接送。第五章接待工作費(fèi)用及禮品第十條（費(fèi)用支出原則）公司接待費(fèi)用支出應(yīng)本著“最小支出、最大效果”的原則。辦公室（綜合管理部）及其他部門需要科學(xué)預(yù)算，合理安排，節(jié)儉接待。第十一條（流程）公司接待費(fèi)用支出流程：（一）接待部門根據(jù)接待規(guī)格和規(guī)模在《XXX公司接待工作計(jì)劃表》中闡明費(fèi)用金額，由部門負(fù)責(zé)人簽字。（二）接待部門將載明費(fèi)用使用計(jì)劃《XXX公司接待工作計(jì)劃表》送公司財(cái)務(wù)部門審核會(huì)簽意見。（三）財(cái)務(wù)部門對接待部門送達(dá)的計(jì)劃表中費(fèi)用使用進(jìn)行審核，并由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）接待費(fèi)用金額較大，需要經(jīng)過總經(jīng)理審核同意。（五）接待工作完成后，接待部門應(yīng)在財(cái)務(wù)制度規(guī)定時(shí)間內(nèi)將發(fā)票、計(jì)劃書復(fù)印件送計(jì)劃財(cái)務(wù)部報(bào)銷。第十二條（禮品購買）公司接待工作中需要購買必要的禮品，由辦公室（綜合管理部）根據(jù)物品采購規(guī)定報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批