采購合同管理規(guī)范

采購合同管理規(guī)范采購合同管理總則原則：合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)處，維護企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。目的：為了規(guī)范采購合同的管理，嚴格審查供應(yīng)商資格，確定雙方合作的內(nèi)容和條款，保證交易的可靠有效，降低采購風險，最大限度維護企業(yè)利益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關(guān)政府部門規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。特制定本管理制度。適用范圍：本采購合同管理規(guī)范適用于公司采購部全體人員。職責：負責制定購銷合同、代銷合同統(tǒng)一文本。依法簽訂、變更、解除本部門合同；嚴格審查本部門所簽訂的合同；協(xié)助法務(wù)部對采購合同的糾紛處理；負責采購合同的檔案管理；負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。保守商業(yè)秘密：管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當為公司保守商業(yè)秘密。采購合同的審批采購部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門審核并使之提出建議。公司財務(wù)部主要負責對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。公司副總負責對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。采購合同的簽訂（一）采購合同的主體訂立采購合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。簽訂采購合同前，應(yīng)當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。合同對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。簽訂合同必須遵守國家的法律、法規(guī)及有相關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責。（二）采購合同的形式“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。（三）采購合同的內(nèi)容公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。采購合同的編寫程序。選擇供應(yīng)商。必須是公司認可合格供應(yīng)商。進行談判。采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購商品的價格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應(yīng)商。擬定草案并評審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送法律顧問審核及總經(jīng)理\分管副總進行審批。擬寫正式的采購合同。采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理\分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內(nèi)容。合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。采購物品的單價、總價。采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。采購物品的履約方式、期限、到貨地點。采購物品的驗收標準和方式。付款方式和期限。售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。違約責任和解決爭議的方法。采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。執(zhí)行采購合同為了保證采購合同的正常執(zhí)行，采購人員需要跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，并恰當處理在采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的供應(yīng)、需求和緩沖余量等問題。合同執(zhí)行前跟蹤：制定采購合同后，采購人員需要了解供應(yīng)商是否接受合同和及時簽訂等情況。由于時間的變化，供應(yīng)商可能會提出改變物資價格、質(zhì)量和交期等合同條款的要求。此時，采購人員應(yīng)充分與供應(yīng)商溝通，確認可選擇的供應(yīng)商是否接受訂單。如果供應(yīng)商不能接受訂單，則需要選擇其他供應(yīng)商。合同執(zhí)行過程跟蹤：采購合同的簽訂后，采購人員應(yīng)全力跟蹤合同的執(zhí)行過程，其注意事項如下：嚴密跟蹤：嚴密跟蹤供應(yīng)商準備物資的過程，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。需要中途變更的要約要及時解決，不得耽誤供應(yīng)的時間。及時響應(yīng)生產(chǎn)需求：如生產(chǎn)需要緊急，要求物資立即到貨，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)保證需求物資的及時供應(yīng)?？刂莆镔Y驗收環(huán)節(jié)：物資達到規(guī)定的交貨地點，并按照所下訂單對到貨的物資、批量、單價及總金額等進行確認，存檔記錄后辦理付款手續(xù)。嚴格控制庫存：控制庫存水平，既不能缺貨，又要保持最低的庫存水平。庫存水平應(yīng)與采購環(huán)境和生產(chǎn)計劃準確性有關(guān)。合同執(zhí)行后跟蹤按照合同約定支付的條款向供應(yīng)商付款后，需要采購人員對采購合同進行后續(xù)跟蹤。主要以供應(yīng)商收到本次訂單的貨款為主。如果供應(yīng)商未收到貨款，采購人員需要督促財務(wù)部按照流程規(guī)定執(zhí)行付款，保證企業(yè)地良好信譽。采購合同履行合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對合同的履行情況以履約管理臺賬形式做詳細、全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報和報告相關(guān)公司領(lǐng)導。采購合同變更嚴格按照合同約定維護公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在采購合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，采購人員應(yīng)照國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。由于不可抗力致使合同不能履行的。采購合同的標的物數(shù)量、品質(zhì)、價格、以及交貨的日期、地點、方式和結(jié)算方式。對方存在合同約定期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)。由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行，但會導致重大損失。其他合同約定或法律和法規(guī)規(guī)定的情形。處理采購合同糾紛采購合同在執(zhí)行過程中，采購雙方會因彼此的權(quán)利和義務(wù)等問題產(chǎn)生合同糾紛，引起合同爭議。因此采購人員必須有預(yù)見沖突發(fā)生的能力，在合同糾紛發(fā)生時及時采取有效的解決措施。雙方在簽訂合同時就爭議、違約、索賠和糾紛解決等內(nèi)容明確的規(guī)定，這些內(nèi)容主要反映在采購合同的違約責任條款中。區(qū)分違約責任采購合同發(fā)生糾紛時，采購雙方應(yīng)根據(jù)早餐損失的原因和事實，按合同規(guī)定承擔相應(yīng)的責任。一般情況下，供應(yīng)方違反采購合同時的違約原因及主要責任如下：違約原因：供應(yīng)方不按合同規(guī)定的交貨期交貨；所交貨的品種、質(zhì)量和數(shù)量等不符合合同規(guī)定；提供的貨運單與合同規(guī)定的不符。主要責任：物資不符合合同規(guī)定，或未按時規(guī)定日期交貨，應(yīng)償付違約金或賠償金；物資未能運到規(guī)定地點，造成逾期交貨，應(yīng)償付逾期交貨違約金。合同中的索賠條款異議索賠條款：異議索賠條款適用于品質(zhì)和數(shù)量方面的索賠，索賠金額根據(jù)實際的損害程度確定。企業(yè)在制定采購合同異議索賠條款時，要根據(jù)采購標的物的特點明確索賠依據(jù)、索賠期間、索賠辦法及索賠金額等內(nèi)容。罰金條款：罰金又稱“違約金”，適用于供應(yīng)方延期交貨或采購方延遲接貨等情況的賠償。罰金金額是合同預(yù)先約定的賠償金額，其數(shù)額由延誤時間的長短而定。罰金條款主要規(guī)定當一方未履行或者未完全履行合同時，應(yīng)向?qū)Ψ街Ц兜牧P金。合同糾紛處理方式雙方