學(xué)校會議室管理規(guī)章制度

學(xué)校會議室管理規(guī)章制度第一章總則

為確保學(xué)校會議室的高效利用和管理，提高會議質(zhì)量，制定本管理規(guī)章制度。以下內(nèi)容適用于學(xué)校內(nèi)所有會議室的管理和會議活動的組織。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范學(xué)校會議室的使用，保障會議的順利進行，提高工作效率。

2.會議室管理遵循公平、公正、公開的原則，確保資源合理分配，服務(wù)于教學(xué)、科研和行政管理等工作。

二、適用范圍

1.本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會議室，包括但不限于多功能廳、報告廳、會議室等。

2.凡在學(xué)校會議室舉行的各類會議，均應(yīng)遵守本制度。

三、責(zé)任主體

1.學(xué)校辦公室負責(zé)會議室的統(tǒng)籌管理和監(jiān)督工作。

2.各部門、單位負責(zé)本部門、本單位會議室的使用和管理工作。

3.會議室管理員負責(zé)會議室的日常維護、設(shè)備管理等工作。

四、會議室使用要求

1.使用會議室需提前向?qū)W校辦公室申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

2.會議組織者需確保會議內(nèi)容符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定，不得在會議室內(nèi)進行違法違規(guī)活動。

3.會議組織者應(yīng)合理安排會議時間，確保會議室的充分利用。

五、違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室的，將視情節(jié)給予通報批評、罰款等處理。

2.使用會議室過程中，違反學(xué)校規(guī)章制度或損壞設(shè)備的，由會議組織者及相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要及時進行修訂，修訂后予以公布。

2.修訂后的制度自公布之日起生效，原制度同時廢止。

本章節(jié)為學(xué)校會議室管理規(guī)章制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將分別對會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容進行詳細闡述。請各部門、單位遵照執(zhí)行。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，制定以下會議流程。會議流程分為會前準(zhǔn)備、會議進行和會后整理三個階段。

一、會前準(zhǔn)備

1.會議申請

-會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)、時間等因素，提前向?qū)W校辦公室提交會議室使用申請。

-申請內(nèi)容包括：會議名稱、目的、時間、參會人員、所需設(shè)備等。

2.會議通知

-學(xué)校辦公室在收到會議申請后，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并通過郵件、短信等方式通知會議組織者。

-會議組織者收到批準(zhǔn)通知后，應(yīng)及時通知參會人員，確保參會人員按時參加。

3.會議資料準(zhǔn)備

-會議組織者需提前準(zhǔn)備會議資料，包括但不限于會議議程、相關(guān)文件、PPT等。

-會議資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，便于參會人員提前了解會議內(nèi)容。

4.會議設(shè)備檢查

-會議室管理員需在會議開始前對會議室設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。

-如有設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，確保會議順利進行。

二、會議進行

1.會議簽到

-參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到。

-會議組織者應(yīng)確保簽到表的準(zhǔn)確性，便于會后整理參會人員名單。

2.會議開幕

-會議主持人宣布會議開始，介紹參會人員，說明會議目的和議程。

-會議主持人應(yīng)確保會議氛圍莊重，議程清晰。

3.會議議程

-按照會議議程，依次進行各項議題的討論。

-會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容的連貫性和邏輯性，避免跑題。

4.會議記錄

-指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容和決策事項。

-會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，便于會后整理會議紀(jì)要。

三、會后整理

1.會議紀(jì)要整理

-會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。

-會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、決策事項等。

2.會議紀(jì)要分發(fā)

-會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，以便了解會議成果和落實決策事項。

-會議紀(jì)要的分發(fā)應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確。

3.會議室整理

-會議結(jié)束后，會議室管理員應(yīng)檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備完好，關(guān)閉電源。

-會議組織者應(yīng)負責(zé)整理會議室，保持環(huán)境整潔。

本章節(jié)為學(xué)校會議室管理規(guī)章制度的第二章會議流程，對會議的會前準(zhǔn)備、會議進行和會后整理進行了詳細闡述。請各部門、單位參照執(zhí)行，確保會議的順利進行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的落實，制定以下會議紀(jì)要跟蹤落實措施。

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要整理完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，確保紀(jì)要的正式性和權(quán)威性。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)及時，以便參會人員盡快了解會議內(nèi)容和決策事項。

二、會議決策事項的分解與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項應(yīng)進行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織者應(yīng)將決策事項分解表通知相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，確保各部門、各單位了解自身職責(zé)。

3.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照分解表認真履行職責(zé)，確保會議決策得到有效落實。

三、會議紀(jì)要落實的監(jiān)督與檢查

1.學(xué)校辦公室或相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督小組，對會議決策事項的落實情況進行監(jiān)督和檢查。

2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式，確保各部門、各單位按照會議紀(jì)要執(zhí)行。

3.對未按期完成或落實不到位的決策事項，應(yīng)查明原因，督促相關(guān)部門和責(zé)任人盡快整改。

四、會議紀(jì)要落實情況的反饋與匯報

1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)，將決策事項的落實情況向會議組織者進行反饋。

2.會議組織者應(yīng)定期收集、整理會議紀(jì)要落實情況，并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.對于重要會議決策事項的落實情況，應(yīng)通過適當(dāng)方式進行公示，接受全校師生的監(jiān)督。

五、會議紀(jì)要落實結(jié)果的運用

1.會議紀(jì)要落實情況應(yīng)作為各部門、各單位工作考核的重要內(nèi)容。

2.對于落實到位、成效顯著的部門和單位，給予表彰和獎勵；對落實不力的，進行通報批評和問責(zé)。

3.通過會議紀(jì)要的落實，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化學(xué)校管理水平和決策效率。

本章節(jié)為學(xué)校會議室管理規(guī)章制度第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實，對會議紀(jì)要的審批、分解、監(jiān)督、反饋和結(jié)果運用等方面進行了詳細闡述。請各部門、單位認真執(zhí)行，確保會議決策得到有效落實。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室的高效利用和良好環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門、單位需提前向?qū)W校辦公室提交會議室使用申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

-預(yù)訂時應(yīng)考慮會議性質(zhì)，合理選擇會議室類型。

-學(xué)校辦公室根據(jù)預(yù)訂情況統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

2.會議室使用：會議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時間、地點使用會議室，遵守以下規(guī)定：

-會議室內(nèi)不得吸煙、進食，保持環(huán)境整潔。

-會議組織者應(yīng)確保參會人員遵守會議紀(jì)律，不得大聲喧嘩、隨意走動。

-會議結(jié)束后，及時清理會議室，關(guān)閉電源、門窗，確保設(shè)備安全。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備使用：會議組織者應(yīng)提前熟悉會議室設(shè)備操作，確保會議期間設(shè)備正常運行。

-如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系會議室管理員或相關(guān)部門進行維修。

-未經(jīng)許可，不得私自拆卸、搬運會議室設(shè)備。

2.設(shè)備維護：會議室管理員負責(zé)定期檢查、維護會議室設(shè)備，確保設(shè)備完好。

-定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)，提高設(shè)備使用壽命。

-建立設(shè)備使用、維護檔案，便于查詢和管理。

三、會議室環(huán)境與安全

1.環(huán)境衛(wèi)生：會議室管理員負責(zé)會議室的日常清潔、衛(wèi)生工作，確保會議環(huán)境整潔。

-定期對會議室進行徹底清潔，如吸塵、擦拭家具等。

-會議期間，保持會議室通風(fēng)良好，確?？諝赓|(zhì)量。

2.安全管理：學(xué)校辦公室應(yīng)加強會議室安全管理，遵守以下規(guī)定：

-會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險品。

-會議組織者應(yīng)確保會議室消防設(shè)施完好，了解消防逃生路線。

-會議室管理員應(yīng)定期進行安全檢查，消除安全隱患。

四、會議室開放時間

1.會議室開放時間根據(jù)學(xué)校實際情況制定，原則上應(yīng)在工作時間內(nèi)開放。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，需提前向?qū)W校辦公室申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

本章節(jié)為學(xué)校會議室管理規(guī)章制度第四章會議室管理規(guī)定，對會議室預(yù)訂與使用、設(shè)備管理、環(huán)境與安全等方面進行了詳細闡述。請各部門、單位嚴(yán)格遵守，共同維護良好的會議室環(huán)境。

第五章附則

一、本管理規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校辦公室所有。

三、各部門、單位可根據(jù)本